信息化管理在行政管理工作中的應用及作用

黃晶晶

摘要：行政管理部門是單位的“大后方”，加強單位的行政管理力度，能夠有效提高單位整體辦公效率，對于企業單位的發展有重要的意義。信息化管理能夠運用于行政管理部門的方方面面，如檔案的整理、部門的交流協調、信息的傳遞及單位的宣傳建設等，信息技術的運用，能夠有效提高辦公效率與水平，進而推進單位整體的進步。

關鍵詞：信息化;管理;行政管理

信息化管理是以信息化帶動工業化，把現代信息技術和先進管理理念進行融合，以此優化現有的生產、經營、業務流程，在綜合單位各類資源的基礎上進行優化配置，提升整體的工作效率。行政管理部門提升信息化管理水平后，能夠進一步優化管理效率、辦公安全性，而這也是當下行政管理部門的重要方式。特別是對于科研單位來講，直接與其競爭力水平掛鉤。

一、信息化管理在行政管理工作中的應用現狀

當下，整體的信息化發展水平是很快的，此種背景下，行政管理部門的整體信息化管理水平也有了相應的提升，當下雖有相應的成功，不過仍有很多需解決的問題。首先，整體基礎設備完善度偏低。目前所使用的各類行政管理水平相對傳統，且相關人員在此方面的關注度不高，基礎設施方面的配套度也較低，此種狀況下便無法進行聯網管理。其次，相關軟件的開發力度較弱。目前，辦公信息化管理軟件的更新速度偏慢，其中所囊括的功能較少，由此也使得軟件安全性無法得到保障，甚至會一定程度上造成信息資源無法共享，還可能發生泄密情況。再次，整體管理標準的規范度偏低。當下的信息化管理模式完善度偏低，其中的標準不夠完善，執行力度也較多，相關職能部門間無法進行高效化的交流。最后，缺少配套的專業人才。行政管理當中的信息化管理人才較少，且現存的信息管理人員年紀偏大，對處于科技前端的各類技術了解度偏低，設備操作方面水平也較弱。僅存的一些信息技術人員的工作責任意識偏低，工作的效率、效果不如意。這均是當下信息化管理工作當中必須解決的幾大問題。

二、信息化管理在行政管理工作中的重要性分析

在信息技術進一步發展的基礎上，單位信息化發展也需納入更多的技術應用，且需按照現狀展開全面化的評估，以此得到針對性的解決方案，實現對項目的監管。建設單位要獨立進行整個信息化系統課題的研究，從而達到適合單位實現信息化的正確方法。單位應當改變傳統思維觀念，分析信息化當中的各類問題，在綜合配置技術、市場、人力等各類資源的基礎上，提升單位管理機制完善程度，在進行文化建設的基礎上提高工作人員熱情。除此之外，管理層相關人員的整體素質也需提升，員工責任感日益強烈、員工的權利日益清晰，從而能達到單位獲得健康、長期、穩定發展的目的。

三、信息化管理在行政管理工作中的應用策略

（一）文件管理應用

很長時間以來，文件管理使用的是紙質文件模式。在技術、辦公方式進一步改進發展的基礎上，傳統化的文件管理模式已無法適應現代的要求。此類工作使用的大多是人工方式，在時間逐步推移的基礎上，其各類缺點也開始展現出來;紙質文件管理便捷性偏低，很容易出現丟失、損壞等狀況，且進行查找及內容追溯時難度較大，需投入的人力與費用也較多。由此，文件的人工管理是當下必須優化的內容，對此需搭建起完善化、高效化的文件信息化管理體系，這樣才能更好地優化管理水平，提高信息化程度。此處需綜合使用信息處理技術與相關設備，取代之前的人工化管理，如通過內部郵件系統、辦公自動化系統等均能夠進行業務操作，也能夠很好地節約各類成本。這樣即使大家處于不同的區域，同樣可借助平臺登錄的方式來優化整體的辦公質量與水平。

（二）印章管理應用

印章屬于行政管理當中十分重要的內容。對于印章管理工作來講，必須有專人管理，并且需要逐級的進行審批簽字，無法隨時進行用章;印章隨著時間的流逝，用章時間、文件內容、審批人、經辦人，也會出現模糊不清;防偽標志也不明顯，無法保護數據信息的正確性。因此，在信息日益發展的社會，應實施電子印章，實現行政管理的信息化。給員工提供更好地辦公環境，也使工作更加便利。第一，借助身份認證方式，提高操作人員與崗位之間的匹配程度，在確保人員可控的基礎上降低風險的出現。電子印章的使用減少了紙質簽字及蓋章等步驟，也是對資源的一種有效化使用，并進一步優化了工作流程，減少了管理成本的支出。系統各級部門之間進行信息溝通，能夠有效提升工作效率，優化行政管理整體的信息化水平。

（三）檔案管理應用

在時代進一步發展的基礎上，信息技術水平也有了很大程度地提升。從辦公檔案管理方面來看，信息化操作也是必然的發展趨勢。不過就當下的信息技術發展狀況來看，整體的檔案工作信息化管理水平狀況較差，推進進程也相對緩慢。

1. 加大領導對檔案工作信息化的認識

檔案管理工作的負責人可以多向領導層宣傳自己部門的工作內容，定期向領導交一份部門工作匯報或者工作計劃書，讓領導更加深入地了解到檔案管理工作的主要內容和重要性。改變領導過去對檔案管理工作的看法，引起領導對檔案管理工作的重視。檔案管理部門的管理者應鼓勵本部門的員工積極參加檔案業務培訓，提高員工的業務能力，引起領導的注意力。

2. 提高檔案管理工作者的整體素質

對于任何部門的發展來講，均需高素質的人才團隊為其做保障。若想構建專業能力強的信息化檔案管理團隊，便需關注這類人員自身的工作素養，在推動其參加各類專業培訓內容的基礎上，提升整體的檔案管理專業性水平。所以，便需就員工素質給出標準，讓員工在優化能力水平的基礎上提升道德水平。除此之外，其專業知識水平也需進行重點關注，因檔案管理工作與很多工作均有關聯，一旦其中出現問題，便會造成系列性問題的出現。

3. 靈活運用信息系統

檔案管理信息系統的使用能夠最大程度上優化辦公檔案信息資源的使用效率。借助信息化方式，檔案載體從之前的紙質版轉變至電子版，而電子檔案的存儲方式也是多樣的，如光盤、磁盤等。自紙質版至電子版的發展過程中，檔案種類開始增多，相應的時間跨度也逐步增大，由此便使得檔案管理工作出現了一定的問題。所以，對于管理人員來講，必須良好使用檔案管理信息系統。這樣不僅能提升工作效率，還能夠減少各類不必要問題的出現，同時也會讓各項工作變得更便捷化。

4. 挖掘檔案的服務潛在價值

對于單位來講，檔案與資源二者間的關聯是十分密切的，很多內容均是直接包含于檔案中。開展檔案管理的主要目的是為單位能夠提供更便捷性、高效性的服務，但是當下來看，諸多的單位管理人員在檔案管理方面關注的僅僅是管理，其中各類資源的整體利用程度卻較低。所以，必須關注檔案價值的挖掘，這樣才能夠尋求檔案服務方面的潛能，更好地讓檔案管理人員進行資源發掘，進而在逐步優化檢索工具的基礎上，讓員工有更多的方式獲取檔案資源，提升檔案服務，展現出檔案管理工作的效用。對于檔案管理工作的信息化發展來講，相關人員必須關注企業的原始信息狀況，在進行針對性優化的基礎上，變成切實有用的檔案信息。

（四）行政管理方面的應用

關于信息化行政管理，其中主要涉及兩方面內容：第一，行政管理方面的信息化，在現代信息技術發展的基礎上，必須動用所有的信息數據資源，在綜合分析資本、信息與物流等基礎上，實現信息化的擴展應用。以此來提升管理現代化水平;第二，信息化方面的行政管理，也就是通過明確的信息表達與傳輸，明確信息產業的具體發展走向，以此來保證信息化發展各項工作的合理、合法化發展。

就行政管理當中涉及到的組織、指揮與創新等理念來講，本質上即是對各類信息進行整合后得到的理念，借助對信息數據的了解與分析，能夠進一步提升行政管理的效率。關于管理理念的信息化發展，屬于管理機構與管理者逐步邁向現代化的過程。在行政管理水平進一步完善的基礎上，單位方面需將公眾服務逐步轉移至網絡，這樣不僅能夠減少其中各類環節的重復，還可以提升各個環節間的溝通效率，進而在進行資源分配、優化配置的基礎上實現組織的聯動重組。

在信息化管理技術不斷發展、信息基礎設施水平逐步完善的基礎上，各類創新管理辦法也應運而生。網絡化環境的發展導致更多的管理職能能夠很好的借助網絡來實現;管理方式當中更多納入市場機制，以此實現管理社會化與服務的市場化發展。除此之外，還可將現代單位管理當中涉及到的各類辦法，如投入產出等內容放置于政管理中。借助現代管理辦法與手段的優化來提升管理水平，逐步實現組織、部門間的管理體系的創新發展。借助智能化平臺，在完善行政管理流程的基礎上，將傳統程序轉變成多部門聯動，以此來最大程度上提升行政管理的效率水平。

（五）宣傳方面的應用

單位信息化是一場深刻的革命和艱巨復雜的系統工程，沒有一大批、一代甚至幾代高素質、復合型的信息化人才是不可能完成的。由于我國各類單位本身就存在對信息化認識不夠的問題，在單位內部也未注重對員工信息化技術方面知識的專門培訓，所以信息化基礎知識的普及宣傳工作極為重要。當然，對信息化技術方面的人才培訓也是相當重要的，可以通過建立一些試點部門，選定一些院校和社會培訓機構來進行信息技術專業人才培訓。還可以利用圖書、期刊和相關資料成立一個信息管理中心來鼓勵吸引更多的人加入到學習行列中，努力培養一大批專業人才。

四、結語

信息化管理的運用，能夠簡化行政管理工作效率，不僅在對信息的處理中能夠簡化步驟，還能為日后的查找提供便捷的服務;部門間交流變得緊密，信息傳達速度加快，也是依仗于信息化管理完成，信息化管理在未來種類單位發展中占據著核心競爭力的地位，同時在信息時代，時間就是金錢，信息技術的運用節省了時間實際上也就是節約了金錢，為單位發展作出貢獻。只有不斷推進行政管理部門的信息化發展，才能使單位的發展有源源不斷的動力，提高行政辦公效率，進而提高工作效率。

盡管信息化管理在行政管理中發揮著重要作用，但在行政管理部門信息化進程中要加強安全意識，信息安全將成為行政管理部門信息化的重要威脅，信息化進程不僅在于短期的建立，更在于長期的維護。信息化是單位發展的必然趨勢，加強行政管理部門的信息化進程，能夠提高單位辦公效率，是單位改革中不容忽視的部分。

文獻參考：

電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

（作者單位：福建省計量科學研究院）