數字化檔案管理在司法行政工作中的運用

王火群

由于數字信息技術的快速發展，我國各個行業領域都開始應用數字信息化技術，對行業產生了較大的影響。所以，信息的數字化發展已經成為大勢所趨。如今，數字化檔案在檔案管理工作中發揮重要的作用，同樣檔案管理工作的責任也逐漸加重。針對司法行政工作來講，司法檔案管理的機制和模式也在逐漸地改進和完善，數字化檔案管理在司法行政工作中得到了良好的應用。鑒于此，本文主要從司法檔案管理的特點出發，對數字化檔案管理的作用和司法行政工作中數字化檔案管理的應用進行了分析，以供參考。

數字化檔案管理主要是將紙質化的檔案信息通過掃描轉化成電子檔案，然后存儲到計算機數據庫系統中。這種檔案管理的方式和傳統的紙質化檔案管理相比較，對檔案信息的保存和查詢都更加便捷，而且檔案信息能夠快速更新備份。在信息化環境下，通過數字化檔案管理，可以讓工作效率得到良好的提升。因此，司法行政工作中，對數字化檔案管理的重要性要全面認知，并有效應用數字化檔案管理模式，提高司法行政部門的工作水平。

司法行政檔案管理的特點

司法行政部門的工作中涉及較多的文字信息，同時部分工作中產生的圖像、視頻、音頻等文件也是非常重要的資料，對這些信息內容進行整理、歸檔、存儲就形成了司法行政檔案。目前，我國司法行政檔案管理工作的成效以及相關工作的推進效率都和這些信息的流通速度有較大的關聯。因此，司法行政工作中，對檔案管理非常重視。由于社會科技水平的不斷提升，司法行政部門在管理方面受到較大的影響，如何有效地開展檔案管理工作已經成為司法行政部門重點考慮的問題。如錄音資料、影像資料、訴訟文書等都是司法行政檔案中的重要內容，都是伴隨司法行政工作產生的，需要依照相關的規定進行立卷歸檔。

司法行政檔案資料具有原始性、嚴謹性以及專業性特點，區別于其他檔案資料的一點是司法行政檔案信息具有正義性，和檔案的當事人存在密切的關聯，所以，通常為了確保事件得到真實記錄，司法檔案的錄入都要保證信息的嚴謹性，體現司法服務的公平公正性。另外，司法檔案信息基本都是采取手抄方式進行錄入，因此具有原始性，是司法行政工作中最能反映事實的資料文件，在司法行政工作中反復調用的頻率較高。再者，司法檔案信息中有記錄較多包含隱私的內容，檔案信息的查詢權限有明確的限制。所以，對于司法行政檔案資料的管理要求更高，如果司法行政檔案管理出現問題，會造成較為嚴重的后果。檔案如果出現丟失、污損等，相關的責任人需要承擔相應的責任。

數字化檔案管理的作用

能夠使工作效率得到有效提升

實施數字化檔案管理方式，檔案信息的整合分類會更加有效，對檔案進行存儲、查詢等都會更加高效，而且信息的真實情況可以直觀地反映給用戶，對于所需的檔案信息可以快速調閱，工作人員的工作效率提高，改變了以往檔案管理的固定模式，使工作效率得到較好的提升。在司法行政工作中，產生的相關信息資料較多，檔案信息的整合、分類、存儲等都需要花費較長的時間，而且對這些信息資料使用的頻率較大，數字化檔案管理模式使得檔案信息的存儲和調用都更加方便，所以，工作效率就會得到提升。

能夠使檔案的利用率得到良好提升

在以往的檔案管理中，信息資料一般都是以文件的形式進行歸檔分類和保存，統一由儲藏室或者專門的檔案室進行保存。在這樣的情況下，如果對相關的檔案資料進行查詢，就需要花費較長的時間，而且查找起來也存在一定的困難。而實施數字化檔案管理，在對檔案資料進行調用時就會更加便捷，節約了較多的時間，而且檔案管理也打破了以往在空間和時間方面的限制，檔案的利用率得到提升。

能夠使檔案管理的綜合效益得到提高

在以往的檔案管理工作中，為了達到檔案管理的目標，通常是利用增加人力的方式來提高工作的成效，在這樣的情況下，檔案管理的直接人工成本就大大增加，而且在一定程度上也浪費了人力資源。而實施數字化檔案管理，使得以往的管理方式得到改變，紙質化檔案為主的管理方式轉變到數字化電子檔案管理為主，檔案管理成本得到了較好的節約，使檔案管理的綜合效益得到提升。

數字化檔案管理在司法行政工作中應用的措施

健全數字化檔案管理機制

在司法行政檔案管理工作中，檔案信息的安全性保障非常關鍵，為了更好地實施數字化檔案管理，需要對相關的管理機制進行健全。比如完善建立網絡安全管理制度、數字檔案鑒定制度、歸檔制度等，并且依照相關制度規定落實數字化檔案管理。檔案資料同樣也具有隱私性，部分檔案內容不能對外公開，需要進行保密，而且在實際使用時需要經過集體或者個人意愿同意后再進行調用。所以，在實施數字化檔案管理時，需要注重其安全管理問題，不能隨意進行存檔，特別是司法行政檔案資料，保密性非常重要。在進行電子文檔保存時，對其硬件設備的使用需要嚴格審查，在經過審核通過后，再進行相應的存儲。另外，對數字化電子文檔進行保存時，需要注意適當延長文檔保存時間，并且安排專門的人員負責電子文檔的修復工作，避免外部因素對檔案存儲產生影響。再者，對網絡防護機制進行不斷強化，防止數字化檔案被惡意破壞。

構建案件管理系統和信息查詢子系統

司法行政檔案管理要想更好的落實數字化管理，需要構建案件管理系統和信息查詢子系統，以有效提升司法辦案的工作效率，為司法行政工作節約工作時間和工作成本。借助于信息化手段建立一套完善的司法管理信息庫，對檔案信息進行合理化的管理，可以使相關工作信息公開透明化，提升司法服務的質量。例如借助于人口資源查詢、審判結果查詢等系統，對案卷的排查和調閱原先需要當事人提供相關資料，而實施數字化檔案管理后，通過在計算機中搜索相應的關鍵詞，就能快速地找到需要的資料信息，查閱資料更加方便，工作人員的工作效率得到較好的提升。

在這樣的情況下，司法行政檔案信息從整合到歸檔保存都可以快速完成。對于檔案查閱人員來講，只需要將當事人的基礎信息在相應設備上進行搜索，就能夠從數據庫中調用出來，這對案件的進一步梳理細化起到良好的幫助。而對于當事人來講，如果當事人想要復查案卷，傳統的檔案管理方式需要耗費較長的時間，而且過程中也容易出現偏差，而數字化檔案管理模式的應用，信息系統為其提供了便利，有助于司法行政工作的順利進行。

完善信息技術支持系統

信息技術的發展推動了我國信息內容的數字化建設，在司法行政工作中，以信息技術作為支撐，進行數字化檔案管理能夠以管理系統為平臺提高檔案管理的兼容性。所以，司法行政部門需要對相關的工作體系進行完善，并且健全信息技術支撐系統。司法行政部門的檔案管理人員需要注重數字化檔案系統的完整性和技術的先進性，對檔案管理系統進行定期的更新升級，逐漸完善系統管理性能。另外，在建立數字化檔案管理系統的過程中，需要積極借鑒先進的檔案歸檔機制，同時以網絡安全作為系統構建的基礎，并且在硬件設施的建設方面，需要注意其內部的磁盤陣列不可有單點障礙的存在。再者，由于管理系統的更新迭代，需要確保系統更迭時有可靠的依憑，硬件要保證支持熱插拔。最后，積極建立全國范圍內的數字化檔案管理網絡，使部門的檔案信息得到及時流通和更新，便于更好地開展司法服務。

結 語

總而言之，在如今的社會發展環境下，司法行政工作中的檔案管理模式和如今的形勢已經不相適應，對現代化司法行政工作要求也無法有效滿足，因此，在司法行政工作中，需要積極應用數字化檔案管理模式。這樣司法行政工作人員的工作效率可以得到良好的提升，檔案資料的利用率也可以得到較好的提高。基于此，要想更好的落實數字化檔案管理模式的應用，需要對數字化檔案管理的機制進行完善，構建案件管理系統和信息查詢子系統，完善信息技術支撐，確保數字化檔案管理的安全可靠性，推動司法行政服務水平得到良好的提升。

（福建省三明市明溪縣社區矯正中心）

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