信息化背景下醫院檔案數字化管理的應用

尤曉紅

摘要：醫院檔案的數字管理以及應用，不僅能夠有效促進醫院醫療事業的發展，同時也能為廣大的患者群體帶來福音，我們必須清楚地認識到目前檔案數字化管理過程中存在的問題并加以重視，持續改進，為醫院的長期發展打好基礎。

關鍵詞：信息化;醫院檔案;數字化管理

一、在醫院檔案數字化管理的應用研究

（一）在文件管理和檔案管理之間的差異

檔案是文件的一部分，而文件則不一定都是檔案，因此檔案管理和普通的文件管理是存在很多差異性的。很大一部分檔案都是在文件的基礎上轉化而來的，但是并不是所有文件都能夠轉化成為檔案。只有那些具有價值的文件才會作為檔案保存起來，從而形成我們所說的檔案，它的存在以及儲存具有一定的價值，不僅是對于醫院本身的科研工作而言還是對于來院就診的患者而言都具有很重要的作用。總而言之，有意義的文件才能作為檔案進行保存，從而為后續的參考和使用做好準備。

（二）在文件管理和檔案管理之間的關系

文件管理和檔案管理之間也存在一些相關性，對于檔案管理工作而言，文件管理是基礎，而檔案管理是在文件管理的基礎上不斷發展從而具有價值后才形成的文件類型，因此即使是文件類型也是同樣很重要的，它能夠為醫院的持續發展打下良好的信息基礎。然而就目前我國醫院的檔案管理工作來說，管理人員的素質還說普遍較為低下的，他們無法通過自己的能力來鑒別文件所具有的價值，從而導致了大量重要文件未被保存下來，出現遺失。所以說，醫院在開展具體的文件管理工作時，任何一個部門都應該參與到其中，由每一個部門負責鑒定對自己有幫助同時具有保存價值的文件，在后續做好全面系統的文件管理以及追蹤，確保這些有價值的文件能夠得到有效保存，實現檔案管理的雙重保險。

二、在醫院檔案數字化管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理人員思想理念滯后的問題

當前醫院檔案通常都是以文件未載體的，和傳統的檔案管理方式比起來，這確實是發生了極大的優化。在這樣一種情況下，倘若檔案管理人員仍然堅持以往傳統的檔案管理理念，就會在很大程度上導致各種問題的出現，從而給醫院帶來很多不必要的麻煩。通常情況下，以往醫生在給患者面診完成后，所輸出的各種紙質檔案都會匯總到檔案管理人員初進行保存，而隨著檔案數字化的應用，越來越多的檔案的保存載體都變成了電腦，如果這個時候管理人員還不及時更新理念，使用傳統紙質檔案管理方式，就會很容易遺忘電腦文檔中的內容，從而造成檔案文件的不全面性。

（二）檔案管理流程嚴重沖擊職能分工的問題

在傳統的管理模式中，文件管理和檔案管理是分別由不同的部門進行負責的，它們各司其職即可。隨著新模式的應用，文件管理和檔案管理實現了統一化局面，導致很多檔案管理人員在開展工作時仍然堅持著以往的文件管理理念，這種理念對于檔案管理而言是不適合的，很容易導致檔案出現收集不全面的問題，同時也難以真正挖掘檔案的真正價值。久而久之，大量具有較高價值的文件會不斷丟失，對醫院的科研工作而言是一種極大的損失，同時也會影響到醫院對患者的服務質量。

（三）管理人員的技能水平無法匹配檔案數字化管理要求的問題

檔案管理所涉及的計算機信息技術具有更新快的特征，目前醫院檔案管理人員在素質上還是存在普遍低下的問題，無法匹配檔案數字化管理需求，它們往往采用以往的文件管理經驗來進行電子檔案管理，使電子檔案管理模式的價值無法真正發揮出來，久而久之檔案管理過程中會暴露出各種各樣的問題，這些問題的不斷出現將會嚴重阻礙檔案數字化的發展，必須加以重視。

三、在信息化背景下醫院檔案數字化管理的具體措施

（一）檔案數字化管理應匹配醫院發展戰略

任何工作的開展都離不開總體規劃和策略，檔案數字化管理工作也是如此。醫院在進行檔案數字化管理的過程中，必須始終以醫院發展戰略目標為導向，并始終保持一致性。醫院檔案中所涵蓋的醫學數據是非常豐富的，具有極高的價值，對這些數據進行有效挖掘和利用可以總結歸納出各類檔案之間的關系，因此醫院檔案管理工作的開展絕不能脫離醫院發展戰略。針對上面這一點，首先作為醫院領導，必須要深刻地意識到檔案數字化管理的重要性，并認可它的作用，清楚了解到檔案中包含著大量由醫院長期積累下形成的醫學數據，這些數據對于醫院科研工作的開展而言具有重要意義，能夠有效推進醫院的持續發展。因此作為醫院領導人員，必須將檔案數字化管理納入醫院發展戰略當中，使醫院檔案管理工作成為醫院發展戰略的重要組成部分，并為醫院戰略的實現貢獻一份力量。

（二）人員隊伍建設的強化

檔案數字化管理工作的開展，必須與信息化時代的需求相匹配，納入更多高素質人才，優化檔案管理工作的人員結構。所以說，醫院必須加強對員工建設的重視度。信息化背景下的檔案數字化管理必須依托計算機來完成，因此任何相關工作人員都必須能夠熟練掌握電子計算機的使用方法和技巧。醫院在招聘這一類工作人員的時候必須關注其電子計算機的操作水平。

（三）醫院檔案數字化管理的設施標準的健全

隨著信息技術的不斷發展，社會也步入了前所未有的信息化時代。在這一時代中，檔案數字化管理工作必須具備更高的要求，例如檔案的保存以及價值的挖掘都必須依托相應的軟件來輔助完成。醫院的檔案類型也逐漸多樣化，作為檔案管理的主要負責人，必須建立一套系統的檔案管理準則，為檔案管理人員的數字化管理工作提供一些可靠的參考依據。檔案管理人員還可以針對不同類型的文件來進行分類管理，以此來實現后期檔案查詢和應用時的便捷性和高效性。

結束語

綜上所述，在信息化時代背景下，計算機科學技術也取得了很大的突破，這也在一定程度上推進了醫院檔案管理工作朝著數字化方向發展，使得醫院各類檔案資料得到了較好的保存，同時在查詢時也變得更加便捷、有效。所謂檔案數字化管理，具體是指把各種不容易保存的檔案進行保存，使其發揮更大的價值，得到更好地應用。

參考文獻

[1]田冬梅，郝曉梅.淺析醫院檔案管理信息化建設[J].蘭臺內外，2020（18）：71-72.

[2]張蔚.數字化背景下醫院綜合檔案管理研究[J].蘭臺內外，2017（03）：35.