基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

余小蓮

（景德鎮(zhèn)市中天財稅咨詢有限公司，江西 景德鎮(zhèn) 333000）

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下開展企業(yè)的內(nèi)部控制工作，需要保證兩者的協(xié)調(diào)發(fā)展，積極對其中的風(fēng)險和問題進行預(yù)防。在實際工作中，要在根本意義上分析有效企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，并在根本條件上做好企業(yè)的內(nèi)部控制工作，避免受到傳統(tǒng)管理思想理念的影響，確保在ERP系統(tǒng)環(huán)境下是企業(yè)內(nèi)部控制工作得以順利實施的重要條件之一。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

ERP翻譯成中文就是企業(yè)資源計劃，它是互聯(lián)網(wǎng)時代下多種先進技術(shù)的融合產(chǎn)物，也是當(dāng)前全世界范圍內(nèi)應(yīng)用范圍最廣的一種企業(yè)管理方法。在新時期我國推行大發(fā)展、大改革背景下，ERP系統(tǒng)的作用和價值也逐漸突出，將其與企業(yè)內(nèi)部控制相融合，則能夠有效降低企業(yè)運營成本，并且明顯提高企業(yè)經(jīng)濟效益，優(yōu)化企業(yè)資源分配。要想充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用和功能，需要結(jié)合企業(yè)內(nèi)部環(huán)境定義業(yè)務(wù)流程、明確崗位權(quán)責(zé)。同時，它還需要根據(jù)企業(yè)組織構(gòu)架、人力資源、文化體系等要素綜合分析，以求全面實施保障型財務(wù)的職責(zé)。

（一）有助于提升企業(yè)內(nèi)部控制效率

企業(yè)在實際建設(shè)和發(fā)展過程中，為了保證內(nèi)部控制工作的穩(wěn)定實施，需要構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系。內(nèi)部控制體系的形成具備一定的系統(tǒng)化特點，與企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和各個工作環(huán)節(jié)都存在很大聯(lián)系，能對企業(yè)的總體發(fā)展情況進行監(jiān)督、管理和控制。使用傳統(tǒng)的內(nèi)部控制體系已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代時代的發(fā)展需求，還無法促使內(nèi)部控制體系的有效形成和建立。對于ERP系統(tǒng)來說，其存在一定的集成化和開發(fā)性特點，將其應(yīng)用到企業(yè)的內(nèi)部控制工作中，能避免干擾因素對其產(chǎn)生的影響，也能夠?qū)⑵髽I(yè)的各個工作和內(nèi)部控制體系相互結(jié)合，且結(jié)合具體情況進行內(nèi)部控制體系節(jié)點的設(shè)置，保證內(nèi)部控制體系構(gòu)建得更加規(guī)范。隨著先進信息系統(tǒng)的應(yīng)用，該系統(tǒng)也能為企業(yè)的預(yù)警工作提供幫助，內(nèi)部控制工作部門能全面的掌握各個情況，實現(xiàn)扁平化管理，促使各個部門之間的相互溝通和交流，避免增加內(nèi)部控制工作層次，各個主體的工作職責(zé)也得到明確，在信息溝通效果得到良好實現(xiàn)的情況下，也將對內(nèi)部控制工作現(xiàn)狀有效改善[1]。

（二）有助于核心價值鏈的集成化構(gòu)建

將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)中，能促使核心價值鏈的集成化構(gòu)建，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個預(yù)算資源、項目資源、采購資源以及財務(wù)資源的整合，也能為各個業(yè)務(wù)前段區(qū)域、管理后臺提供數(shù)據(jù)信息傳輸，以達到信息的實時性獲取。并且，還能將各個方案相互結(jié)合起來，使前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和后臺數(shù)據(jù)積極傳遞，保證傳遞工作的無縫銜接，形成內(nèi)部控制工作中各個節(jié)點的信息流，后期也將集合在財務(wù)核算系統(tǒng)中，使資源信息呈現(xiàn)出一種高度化的集成狀態(tài)[2]。同時，通過財務(wù)數(shù)據(jù)的挖掘，可以為企業(yè)提供良好的市場機會，不僅可以明確出市場的信息導(dǎo)向，而且還可以為內(nèi)部控制部門的管理工作提供重要條件。不但如此，內(nèi)部控制工作實際開展期間，還能結(jié)合ERP系統(tǒng)的實際運行情況，對其情況全面監(jiān)督和管理，能夠分析ERP系統(tǒng)期間存在的問題，掌握所有情況，保證各個方面工作任務(wù)的完成和實現(xiàn)。所以說，ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制工作之間存在非常密切的聯(lián)系，兩者是相互促進和相互協(xié)同的關(guān)系[3]。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

作為企業(yè)資源計劃，ERP通過利用信息系統(tǒng)管理方式，能為企業(yè)的管理工作提供綜合性系統(tǒng)。還可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，將企業(yè)的外部和內(nèi)部供應(yīng)鏈相互結(jié)合起來，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，保證工作管理水平的穩(wěn)定提升。企業(yè)的內(nèi)部控制工作能為企業(yè)的安全、穩(wěn)定運行提供重要的監(jiān)督手段，特別是內(nèi)部環(huán)境管理、風(fēng)險管理以及信息溝通管理工作等，都將促使經(jīng)營工作水平的提升，維護資產(chǎn)的整體安全性，增強財務(wù)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。對于ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部控制之間的關(guān)系，具體表現(xiàn)為兩個方面。在現(xiàn)代市場經(jīng)濟水平逐漸提升下，企業(yè)要構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系，促使內(nèi)部管理工作效率的有效提升。從現(xiàn)有階段實際情況分析，國內(nèi)企業(yè)都開始構(gòu)建了完善的內(nèi)部控制體系，而且很多的大型企業(yè)都開始對ERP系統(tǒng)加以，并且將ERP系統(tǒng)和企業(yè)的內(nèi)部管理工作進行相互的結(jié)合。

第一，在企業(yè)內(nèi)部控制工作中使用ERP系統(tǒng)，能將其作為主要的工具和平臺。企業(yè)當(dāng)前的內(nèi)部管理工作中，需要企業(yè)中構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系。內(nèi)部控制工作整體涉及的面積廣泛，且整個工作也十分復(fù)雜，所以，要構(gòu)建一個完善的支撐體系運行平臺，保證ERP系統(tǒng)在實際運行期間都滿足內(nèi)部控制工作的發(fā)展需要。

第二，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制工作中的主要對象，企業(yè)在內(nèi)部控制中應(yīng)用ERP系統(tǒng)可以將其作為主要的平臺和工具。在ERP系統(tǒng)中的各個控制點都需要實現(xiàn)人為設(shè)置，該情況下很容易面對一些風(fēng)險。所以，內(nèi)部控制工作中，需要將ERP系統(tǒng)作為主要的執(zhí)行工具[4]。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）ERP系統(tǒng)自身軟件應(yīng)用存在的風(fēng)險

將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)中，不僅是自身的基本功能，也是為結(jié)合企業(yè)的自身業(yè)務(wù)需求實現(xiàn)個性化開發(fā)，期間ERP系統(tǒng)的使用能夠滿足企業(yè)的實際發(fā)展需求。但在一定程度上也將給系統(tǒng)帶來不穩(wěn)定的因素，給基層的財務(wù)數(shù)據(jù)信息收集工作帶來重要影響，整體上會十分復(fù)雜，工作流程都不會太簡單，還會給ERP系統(tǒng)的維護工作帶來成本增加的情況。一旦ERP系統(tǒng)發(fā)生故障后，維護工作人員需要積極展開維修工作，以免在內(nèi)部控制工作中增加系統(tǒng)問題[5]。

（二）ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全問題

ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部控制工作中，能對財務(wù)數(shù)據(jù)信息進行處理，通過網(wǎng)絡(luò)的使用，能對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息進行整合和重建，保證財務(wù)運行得更加系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)實際運行過程中很產(chǎn)生數(shù)據(jù)安全問題，特別是計算機病毒、系統(tǒng)故障以及人力破壞等，都將給系統(tǒng)帶來很大影響。并且，企業(yè)在進行權(quán)利分配期間，如果未配備合適的個人和隊伍，也將導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞，引起嚴(yán)重的數(shù)據(jù)信息泄露情況，無法促使企業(yè)的穩(wěn)定進步和發(fā)展。企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)期間，由于沒有與其配備適合的CPU和硬盤，將會給系統(tǒng)的運行轉(zhuǎn)碼帶來不利的影響[6]。

（三）ERP系統(tǒng)面對的操作風(fēng)險

ERP系統(tǒng)具備較強的信息化特點，在實際操作期間會比較困難，會給操作人員的知識水平提供較高要求。操作人員在實際執(zhí)行中，需要對各個模塊的操作步驟詳細掌握，對模塊的處理做出具體分析。如果未按照一定標(biāo)準(zhǔn)來操作，將導(dǎo)致在數(shù)據(jù)中心產(chǎn)生一些問題，會在整個業(yè)務(wù)流程上發(fā)生風(fēng)險。對于ERP系統(tǒng)中各個模塊中的權(quán)限設(shè)置，在一些節(jié)點上也進行了相關(guān)權(quán)限和風(fēng)險警告設(shè)置，該情況的產(chǎn)生，是因為受到特殊過程和外部因素的影響，導(dǎo)致外部節(jié)點發(fā)生明顯的風(fēng)險控制問題，無法促使企業(yè)內(nèi)部控制工作效率的有效提升。

（四）不規(guī)范的業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)

企業(yè)在內(nèi)部工作中，經(jīng)常會導(dǎo)致業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生一些不規(guī)范的現(xiàn)象。在采購管理工作中，一般實施的采購管理工作是滿足客戶的要求、符合未來和當(dāng)前庫存需求等。這種采購方法在很大程度上會導(dǎo)致在采購計劃之間的數(shù)據(jù)時間性不斷增加，也將給準(zhǔn)確性帶來較大的依賴性，當(dāng)前期工作中的數(shù)據(jù)信息存在很大偏差的時候，將給采購計劃帶來很大影響，在后期工作中也將給生產(chǎn)和銷售工作帶來影響。同時，在庫存管理工作中，如果在后期出現(xiàn)退貨的情況，系統(tǒng)也沒有按照具體的流程來實施，僅僅按照收錄來完成，將引起嚴(yán)重的庫存偏差，也無法實現(xiàn)新舊系統(tǒng)的良好銜接。特別是在后期訂單用到該庫存的時候，將無法為結(jié)轉(zhuǎn)提供方便，只能進行手動錄入。在這種情況下，成本結(jié)轉(zhuǎn)是十分復(fù)雜的，它會給財務(wù)數(shù)據(jù)信息的完整性帶來影響。在收付款管理工作中，ERP系統(tǒng)中的收付款進行了審批限額的設(shè)定，當(dāng)超出這個限定的時候，還需要上級領(lǐng)導(dǎo)的審批，這樣才能結(jié)轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)。在上述一系列的執(zhí)行工作中，如果企業(yè)未做出及時的人員授權(quán)，審批的流程無法有效展開，將產(chǎn)生超級別審批的情況，無法保證內(nèi)部控制工作意義的發(fā)揮。ERP系統(tǒng)的使用會對客戶實施統(tǒng)一的編碼管理工作，當(dāng)出現(xiàn)新客戶且在運行和管理中，要按照要求需求來編碼，最后將信息提交給相關(guān)部門。在完成審批后，還需要對客戶代碼進行維護，實現(xiàn)級別性管理，但這種情況針對大型企業(yè)來說，因為存在很多的子公司，且各個編碼的客戶之間存在一定的合作關(guān)系，都將在后期給統(tǒng)計分析工作帶來影響。

四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代信息化發(fā)展的產(chǎn)物，自身存在著重要的作用，作為一種調(diào)整機制還存在一定輔助作用，所以要對其合理使用，但是也不能完全依賴該系統(tǒng)，需要存在一定的判斷能力，這樣才能促使其真正價值的發(fā)揮。因此，基于ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的影響，給出針對性的控制措施，以促使企業(yè)經(jīng)濟的穩(wěn)定進步和發(fā)展。

（一）保證員工ERP系統(tǒng)應(yīng)用能力的提升

為了提高員工ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能力，可以在兩個方面來進行。第一，需要對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行科學(xué)編寫，確保整個操作都能有效實施，加大力度對員工進行培訓(xùn)，使企業(yè)在整體運作中的執(zhí)行度更加成熟。同時，工作人員在實際操作的時候，還需要對操作的模塊、相關(guān)的操作節(jié)點詳細掌握，研究各個節(jié)點存在的問題，能夠及時對接，避免給后期工作的正常開展帶來影響。第二，加大力度對ERP系統(tǒng)操作人員進行培訓(xùn)，引導(dǎo)工作人員進行有關(guān)模塊操作手冊的編制，并在實際操作中確保規(guī)范性，以免因為操作失誤給系統(tǒng)的有效應(yīng)用帶來不利影響。這樣在企業(yè)內(nèi)部控制中，ERP系統(tǒng)不僅會提供穩(wěn)定的服務(wù)，也將保證企業(yè)的安全穩(wěn)定運行。

（二）維護ERP系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性

在企業(yè)內(nèi)部控制工作中，如果ERP系統(tǒng)不穩(wěn)定或者不安全，都將造成很大影響。所以，要維護好ERP系統(tǒng)的安全性，確保各個軟件和硬件使用的更加安全。在日常檢查工作中，相關(guān)部門需要做好數(shù)據(jù)的備份和處理工作，有效明確出工作人員的操作權(quán)限，以免因為人為因素引起ERP系統(tǒng)損壞等情況。為了維護ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定性，要對ERP系統(tǒng)進行定期維護和升級，特別是系統(tǒng)中存在的漏洞要及時修復(fù)，并不斷將先進人才引入企業(yè)中，以確保ERP系統(tǒng)運行得更加穩(wěn)定。

（三）完善ERP系統(tǒng)風(fēng)險管理體系

在企業(yè)內(nèi)部控制工作中，ERP系統(tǒng)為其中的主要管理平臺，將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部控制中十分重要，在具體執(zhí)行期間，要制定完善的風(fēng)險管理體系，逐漸提高風(fēng)險抵抗能力，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)中的控制功能和管理功能，以保證企業(yè)的內(nèi)部控制體系更加完善。為了使ERP系統(tǒng)風(fēng)險管理體系更加完善，要結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展需要和業(yè)務(wù)流程對ERP系統(tǒng)進行優(yōu)化，并將ERP系統(tǒng)的各個模塊相互結(jié)合起來，保證各個流程的創(chuàng)新，在ERP系統(tǒng)得到優(yōu)化的情況下，也能夠?qū)L(fēng)險控制在最低。并且，基于ERP系統(tǒng)中的財務(wù)管理，也能夠使企業(yè)管理工作更加科學(xué)。因為ERP系統(tǒng)是一個基于財務(wù)為主要引導(dǎo)的業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)，企業(yè)的各個部門都能夠進行全面的財務(wù)分析，實現(xiàn)財務(wù)管理成本的詳細監(jiān)督、分析和控制。在ERP系統(tǒng)主導(dǎo)下，也能夠使企業(yè)的內(nèi)部控制管理工作更加科學(xué)。同時，外部的審計機構(gòu)也要加強對內(nèi)部控制工作的評價，外部的審計機構(gòu)可以參與到內(nèi)部信息系統(tǒng)的操作、執(zhí)行以及開發(fā)和維護等工作中，能夠有效分析系統(tǒng)運行和內(nèi)部控制中存在的問題，且各個執(zhí)行機構(gòu)都能有效分析出企業(yè)內(nèi)部控制工作中存在的各項問題，并給出合理的解決意見，在企業(yè)內(nèi)部控制水平得到提升的同時，也將在激烈的競爭下獲得有利地位，以實現(xiàn)企業(yè)的健康進步和發(fā)展。

（四）對業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)控制工作進行規(guī)范

企業(yè)在內(nèi)部控制工作中，保證各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性十分重要。在進行采購管理工作中，要按照生產(chǎn)、銷售的基本業(yè)務(wù)模型對整個采購的管理流程進行優(yōu)化，經(jīng)過對采購數(shù)據(jù)的分析和研究進行安全庫存的采購，避免因為外部交易價格給生產(chǎn)和銷售帶來一些影響。在進行庫存管理中，特別是對ERP系統(tǒng)進行開發(fā)和審計前期，可以將傳統(tǒng)系統(tǒng)中的庫存、銷售、采購信息等轉(zhuǎn)移到新系統(tǒng)中，以保證在ERP系統(tǒng)完成更新后進行各個訂單、庫存信息的整理，也能夠維護好數(shù)據(jù)信息的完整性。在收付款管理中，對于付款需要在前期對合同、訂單以及發(fā)票等進行審核和核對，在各項信息都合格后在ERP系統(tǒng)中生成付款計劃明細。對于收款，在ERP系統(tǒng)中會出現(xiàn)逾期報警設(shè)置，能夠?qū)⑿畔l(fā)送給業(yè)務(wù)部門予以提醒，也能夠為客戶設(shè)置邊界線和等級劃分，按照不同的統(tǒng)計要求都能滿足客戶的要求。

綜上所述，基于上述的研究和分析了解到，目前我國的市場經(jīng)濟發(fā)展水平高，當(dāng)企業(yè)在內(nèi)部控制中，需要增加對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用。具體執(zhí)行過程中，企業(yè)的管理人員要對ERP系統(tǒng)的使用予以重視，認識到ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制工作的意義以及實際工作中存在的問題，并重點以提升工作效率為主，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的創(chuàng)新，以確保企業(yè)的激烈競爭下獲得有利地位。