伊位嵐
(三明市三元區(qū)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督所,福建 三明 365001)
隨著國(guó)家對(duì)行政事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn),以及部分行政事業(yè)單位暴露出來(lái)的違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象的日漸增多,行政事業(yè)單位如何有效地履行社會(huì)服務(wù)職能、提高社會(huì)效益、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。因此,為了進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位的整體管理水平,規(guī)范單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng),化解風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)單位廉政建設(shè),2012年11月29日財(cái)政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,并自2014年1月1日起正式開(kāi)始施行。從此,行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)步入了正軌。近年來(lái),財(cái)政部又相繼制定和印發(fā)了有關(guān)內(nèi)部控制的指導(dǎo)性文件,行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)正在日臻完善。但是,在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)發(fā)展過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題,亟待解決。
行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是指單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo),防范或降低經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理控制,而制定和實(shí)施的一系列的專門的控制方法、措施和程序。它既是單位內(nèi)部的一種特殊形式的管理制度,也是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。
行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)包括五個(gè)方面:誠(chéng)信守法,確保單位的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)要求;維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的安全與完整,提高國(guó)有資產(chǎn)的使用效率;保證單位財(cái)務(wù)信息質(zhì)量真實(shí)、可靠;建立反舞弊的長(zhǎng)效機(jī)制,預(yù)防違規(guī)違紀(jì)行為發(fā)生;提高單位整體工作效率和服務(wù)效果。
第一,內(nèi)部控制助力行政事業(yè)單位內(nèi)部治理出成效,是單位深化改革促進(jìn)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二,內(nèi)部控制有利于貫徹中央及各級(jí)政府勤儉辦事的一貫方針,推動(dòng)單位注重預(yù)算績(jī)效管理,講求績(jī)效,提高績(jī)效水平。第三,內(nèi)部控制為財(cái)政資金的規(guī)范使用,提供有效保障。第四,內(nèi)部控制是政府會(huì)計(jì)改革的基石。內(nèi)部控制促進(jìn)單位會(huì)計(jì)核算規(guī)范化,有助于政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的貫徹執(zhí)行,有助于政府財(cái)務(wù)報(bào)告編報(bào),增強(qiáng)了政府財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性,是深化政府會(huì)計(jì)改革的根本保證。第五,內(nèi)部控制有利于形成良好的工作環(huán)境和秩序。完善的內(nèi)部控制制度會(huì)促進(jìn)單位各職能部門之間的密切聯(lián)系,使單位內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)活動(dòng)得到很好的協(xié)調(diào)、溝通,形成良好的工作秩序,確保各項(xiàng)計(jì)劃和工作任務(wù)完成。
很多單位沒(méi)有設(shè)置內(nèi)部控制的專門機(jī)構(gòu),未指定適當(dāng)?shù)牟块T來(lái)具體牽頭組織內(nèi)部控制的建立和實(shí)施,認(rèn)為內(nèi)部控制是財(cái)務(wù)部門的事。單位負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的總體要求往往是知之甚少、不甚了解,對(duì)本單位內(nèi)部控制建設(shè)缺乏主動(dòng)參與的熱情和積極支持的態(tài)度。單位既沒(méi)有建立適合本單位實(shí)際情況的內(nèi)部控制工作機(jī)制,也沒(méi)有形成分工明確、職責(zé)權(quán)限具體明了的權(quán)責(zé)清單,致使內(nèi)控的實(shí)施環(huán)境較為薄弱。
一是部分行政事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人和相關(guān)工作人員對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)缺少充分認(rèn)識(shí),對(duì)于內(nèi)部控制建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估概念模糊,對(duì)本單位日常發(fā)生的各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程摸不清,對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的工作內(nèi)容和工作程序不夠明確。因此,無(wú)法對(duì)單位實(shí)際存在的風(fēng)險(xiǎn)做出全面、系統(tǒng)、客觀的評(píng)估。二是部分單位對(duì)可能發(fā)生的重大風(fēng)險(xiǎn)或突發(fā)事件不僅缺乏清醒的認(rèn)識(shí),也沒(méi)有制定相應(yīng)的行之有效的應(yīng)對(duì)措施及應(yīng)急預(yù)案。
很多單位的財(cái)會(huì)部門的工作還僅限于傳統(tǒng)的記賬、算賬、報(bào)賬,與業(yè)務(wù)部門之間沒(méi)有建立良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,工作出現(xiàn)脫節(jié),財(cái)務(wù)人員對(duì)單位重大建設(shè)項(xiàng)目、大額采購(gòu)項(xiàng)目、專項(xiàng)資金使用的決策、實(shí)施過(guò)程,均未參與或參與度較低,對(duì)項(xiàng)目的具體情況和實(shí)施結(jié)果不了解,無(wú)法及時(shí)對(duì)該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)施必要的財(cái)務(wù)控制和監(jiān)督。此外,實(shí)行政府集中采購(gòu)制度以后,行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的購(gòu)置得以規(guī)范,但使用管理中仍存在不少問(wèn)題,重購(gòu)置輕管理的現(xiàn)象隨處可見(jiàn)。有的單位對(duì)購(gòu)入或建成的固定資產(chǎn)沒(méi)有認(rèn)真組織驗(yàn)收,實(shí)物卡片登記的內(nèi)容不完整,導(dǎo)致資產(chǎn)質(zhì)量不符合要求、資產(chǎn)信息失真、資產(chǎn)流失;有的單位沒(méi)有指定資產(chǎn)管理員,資產(chǎn)領(lǐng)用、發(fā)出沒(méi)有審批、登記,資產(chǎn)使用和保管責(zé)任沒(méi)有落實(shí)到人,有的單位沒(méi)有建立資產(chǎn)定期盤點(diǎn)制度,造成資產(chǎn)丟失、毀損、固定資產(chǎn)賬實(shí)不符。
一些單位在崗位設(shè)置和人員配備上不科學(xué),崗位職責(zé)、崗位權(quán)力劃分不清,存在一個(gè)人擔(dān)任多個(gè)崗位、兩個(gè)不相容的職務(wù)由同一個(gè)人兼職的亂象,如記賬兼保管、出納兼復(fù)核、采購(gòu)兼保管、業(yè)務(wù)審批兼執(zhí)行等,由此產(chǎn)生管理上的漏洞。一些規(guī)模小、人員少的單位,關(guān)鍵崗位長(zhǎng)期不輪崗。
1.內(nèi)部控制觀念淡薄
一些單位的管理層和內(nèi)部相關(guān)工作人員內(nèi)控意識(shí)不強(qiáng),對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)和實(shí)施的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足,對(duì)內(nèi)部控制規(guī)范內(nèi)容缺乏基本了解,不能很好地貫徹執(zhí)行內(nèi)部控制制度,這嚴(yán)重影響內(nèi)部控制建設(shè)的順利開(kāi)展和有效實(shí)施。例如,對(duì)設(shè)計(jì)好的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程不按相關(guān)規(guī)定去執(zhí)行,隨意省略某些環(huán)節(jié);對(duì)于“三重一大”沒(méi)有實(shí)行集體決策或聯(lián)簽制度,其直接后果就是產(chǎn)生管理漏洞,留下風(fēng)險(xiǎn)隱患。
2.內(nèi)部管理制度不完善
多數(shù)單位缺乏一整套、完整的適合本單位實(shí)際情況的管理制度,這導(dǎo)致相關(guān)辦事工作人員無(wú)章可循。有的單位雖然制定了一系列管理制度,但并未嚴(yán)格執(zhí)行,對(duì)制度的執(zhí)行及效果又缺乏必要的評(píng)價(jià)和監(jiān)督,導(dǎo)致有章不循、違章不究,內(nèi)部管理制度無(wú)法得到有效執(zhí)行,形同虛設(shè)。
3.單位所有相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊
行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展,內(nèi)控制度的執(zhí)行,全都依賴相關(guān)工作人員來(lái)完成,而相關(guān)工作人員特別是財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力決定了有關(guān)制度的執(zhí)行效果?;鶎有姓聵I(yè)單位工作人員崗位不穩(wěn)定,非財(cái)會(huì)專業(yè)人員未經(jīng)培訓(xùn)直接從事財(cái)會(huì)工作的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。由于相關(guān)工作人員專業(yè)能力有所欠缺,直接導(dǎo)致內(nèi)部控制功能削弱,作用難以充分發(fā)揮。
財(cái)政部門和審計(jì)部門是單位內(nèi)部控制的外部監(jiān)督機(jī)構(gòu),但都忽視了開(kāi)展監(jiān)督檢查對(duì)單位內(nèi)部控制的建立和有效實(shí)施所起的重要促進(jìn)作用,檢查的覆蓋面、頻率明顯不足,與實(shí)際需要相去甚遠(yuǎn)。目前,財(cái)政部門日常對(duì)行政事業(yè)單位的監(jiān)督檢查,一般重點(diǎn)關(guān)注財(cái)政性資金的使用、管理是否符合國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)的要求,對(duì)于內(nèi)部控制的建設(shè)及其實(shí)施的有效性則缺乏相適應(yīng)的運(yùn)行監(jiān)管力度。審計(jì)部門在實(shí)施審計(jì)項(xiàng)目時(shí),對(duì)被審計(jì)單位的內(nèi)部控制建設(shè)情況也沒(méi)有引起足夠的重視。由于必要的外部監(jiān)督有所缺失,致使行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度體系建設(shè)失去了來(lái)自外部的推動(dòng)力和約束力。
首先,管理層一定要重視內(nèi)部控制,從思想上認(rèn)識(shí)到它的作用,把內(nèi)部控制視為單位內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分,在實(shí)際行動(dòng)上,單位一把手要親自參與單位內(nèi)部控制的建設(shè),以身作則、帶頭遵守內(nèi)控制度并給予工作上的大力支持。其次,單位應(yīng)構(gòu)建職責(zé)明確、責(zé)任到位的組織結(jié)構(gòu)、議事規(guī)則,明確領(lǐng)導(dǎo)層的職責(zé)權(quán)限,形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制。建立健全內(nèi)部控制工作相關(guān)機(jī)制。最后,應(yīng)當(dāng)選拔和任用具有職業(yè)道德修養(yǎng)、責(zé)任心強(qiáng)和專業(yè)能力強(qiáng)的人承擔(dān)關(guān)鍵崗位工作,加強(qiáng)對(duì)全體員工進(jìn)行職業(yè)道德教育,并定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),不斷提升專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)成立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作小組,最好由領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)。工作小組成員應(yīng)該預(yù)先接受內(nèi)部控制相關(guān)知識(shí)、運(yùn)用方法的培訓(xùn)輔導(dǎo),了解、掌握有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的指導(dǎo)意見(jiàn)、規(guī)范和管理制度,以便對(duì)內(nèi)部控制有一個(gè)較為全面的認(rèn)識(shí),自覺(jué)形成風(fēng)險(xiǎn)管理觀念。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要覆蓋單位所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)。需要對(duì)單位各類、各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真地梳理,在梳理的過(guò)程中了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程,對(duì)業(yè)務(wù)的具體目標(biāo)、內(nèi)容做出明確的規(guī)定。在此基礎(chǔ)上,按照相關(guān)的工作機(jī)制,合理設(shè)置部門和崗位,明確各權(quán)責(zé)事項(xiàng)的設(shè)定依據(jù)和責(zé)任主體部門,明確崗位的人員分工、崗位職責(zé)。對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的分析,找出可能造成經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),將低效、浪費(fèi)和舞弊等風(fēng)險(xiǎn)控制在最小的范圍內(nèi)。
完善、嚴(yán)密的財(cái)務(wù)管理制度對(duì)于防止單位舞弊的發(fā)生、維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的安全性與完整性、強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理具有十分重要意義。因此,建立健全相關(guān)的財(cái)務(wù)管理制度是內(nèi)部控制建設(shè)非常關(guān)鍵的一步。
相關(guān)的財(cái)務(wù)制度涉及六大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié):預(yù)算業(yè)務(wù)管理、收支業(yè)務(wù)管理、政府采購(gòu)業(yè)務(wù)管理、國(guó)有資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目管理、合同管理。其中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注收支業(yè)務(wù)管理和國(guó)有資產(chǎn)管理兩大環(huán)節(jié)。一方面,收支業(yè)務(wù)管理。應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位實(shí)際情況,建立收支業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度。收入業(yè)務(wù),通過(guò)實(shí)施集中歸口管理,明確由財(cái)會(huì)部門統(tǒng)一管理各項(xiàng)收入,并進(jìn)行統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算,嚴(yán)禁收入不入賬,杜絕賬外賬;所有非稅收入均應(yīng)及時(shí)足額上繳國(guó)庫(kù),不得坐支;建立票據(jù)和印章保管制度。支出業(yè)務(wù),明確規(guī)定各項(xiàng)支出事項(xiàng)的開(kāi)支范圍和開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn),并嚴(yán)格執(zhí)行;建立支出審批、審核及支付制度,嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批、審核,辦理支付業(yè)務(wù)。另一方面,國(guó)有資產(chǎn)管理。國(guó)有資產(chǎn)管理主要包括貨幣資金和固定資產(chǎn)的管理。應(yīng)當(dāng)制定單位固定資產(chǎn)管理辦法、國(guó)有資產(chǎn)登記制度和財(cái)產(chǎn)清查制度,使各項(xiàng)工作都嚴(yán)格按照既定的固定資產(chǎn)管理辦法、相關(guān)制度認(rèn)真執(zhí)行;要設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)或者指派專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理工作;固定資產(chǎn)入庫(kù)、領(lǐng)用、發(fā)出均應(yīng)當(dāng)辦理相關(guān)手續(xù),實(shí)物資產(chǎn)使用要指定保管人;應(yīng)當(dāng)建立固定資產(chǎn)內(nèi)部監(jiān)督制度,重點(diǎn)關(guān)注資產(chǎn)使用中修理、修繕的報(bào)批手續(xù)和費(fèi)用的控制,把好固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移、對(duì)外出租、報(bào)廢處理環(huán)節(jié)關(guān)口;對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行定期清查盤點(diǎn),清楚掌握固定資產(chǎn)的實(shí)有數(shù)量,保證賬實(shí)相符。
行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依照科學(xué)、精簡(jiǎn)、高效、制衡的原則合理地設(shè)置關(guān)鍵崗位。明確每個(gè)崗位的人員分工、每個(gè)崗位的職責(zé)、權(quán)限,并根據(jù)崗位的需要,安排合適的人選,確保不同崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督。同時(shí)以規(guī)范的書(shū)面形式明確職責(zé)權(quán)限授予的具體部門、崗位和人員。這樣可以在一定程度上預(yù)防和及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤或舞弊行為。
內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位主要包括預(yù)算業(yè)務(wù)管理、收支業(yè)務(wù)管理、政府采購(gòu)業(yè)務(wù)管理、國(guó)有資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目管理、合同管理以及內(nèi)部監(jiān)督等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵崗位。具體來(lái)說(shuō),預(yù)算業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié),預(yù)算編制崗位負(fù)責(zé)做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和相關(guān)信息的運(yùn)用及編制預(yù)算報(bào)表,預(yù)算審核崗位負(fù)責(zé)對(duì)提交的預(yù)算建議數(shù)的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核,后者是對(duì)前者工作的查證核對(duì),二者應(yīng)當(dāng)分離;預(yù)算審批崗位負(fù)責(zé)年度預(yù)算的指標(biāo)分解、追加調(diào)整,預(yù)算執(zhí)行崗位負(fù)責(zé)完成批復(fù)的預(yù)算,安排各項(xiàng)收支,后者是對(duì)前者決策的執(zhí)行,二者應(yīng)當(dāng)分離。收支業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié),收款的收費(fèi)員與記錄收入款項(xiàng)的會(huì)計(jì),崗位應(yīng)當(dāng)分設(shè);支出的申請(qǐng)與審批,支出的審批與付款,應(yīng)當(dāng)由相對(duì)獨(dú)立的人員來(lái)分別執(zhí)行。政府采購(gòu)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié),采購(gòu)需求提出、采購(gòu)方式確定與審核崗位應(yīng)當(dāng)分離;采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)分離;采購(gòu)驗(yàn)收與登記崗位應(yīng)當(dāng)分離。國(guó)有資產(chǎn)管理環(huán)節(jié),資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬必須由不同人員登記;資產(chǎn)保管與清查必須由不同人員完成。建設(shè)項(xiàng)目管理環(huán)節(jié),概預(yù)算編制與審核、項(xiàng)目實(shí)施與價(jià)款支付、竣工決算與審計(jì)這些崗位都應(yīng)當(dāng)由相對(duì)獨(dú)立的部門或人員分別實(shí)施。合同管理環(huán)節(jié),合同的擬訂與審核應(yīng)當(dāng)分離;合同文本訂立與合同章管理應(yīng)當(dāng)分離;合同執(zhí)行與監(jiān)督也應(yīng)當(dāng)分離。對(duì)于規(guī)模小、人員少的單位,關(guān)鍵崗位的設(shè)置顯得尤為重要,若確需兼職,應(yīng)當(dāng)盡可能安排相容的職務(wù),使不相容崗位形成牽制。若不相容職務(wù)確實(shí)無(wú)法分離,或關(guān)鍵崗位由于人員配備不齊,無(wú)法實(shí)現(xiàn)輪崗的,則應(yīng)該采取相應(yīng)的控制手段,如定期抽查工作記錄或接受定期的專項(xiàng)檢查。
內(nèi)部監(jiān)督主要由各單位的內(nèi)部審計(jì)部門或者專職內(nèi)審人員來(lái)完成,內(nèi)部紀(jì)檢監(jiān)察部門可以作為補(bǔ)充力量,發(fā)揮監(jiān)督作用。管理層應(yīng)當(dāng)保證內(nèi)審部門或內(nèi)審人員的獨(dú)立性,確保他們對(duì)本單位內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況做出客觀、公正的評(píng)價(jià),及時(shí)糾正出現(xiàn)的偏差。同時(shí),要建立切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲機(jī)制,調(diào)動(dòng)全體員工共同地積極參與到內(nèi)控建設(shè)工作當(dāng)中。
實(shí)施內(nèi)部控制是財(cái)政部門的重點(diǎn)工作之一,對(duì)內(nèi)部控制的監(jiān)管也是財(cái)政部門的重要工作任務(wù)。建議財(cái)政部門提高對(duì)內(nèi)部控制報(bào)告質(zhì)量的總體要求,針對(duì)審查出的問(wèn)題,提出檢查意見(jiàn)和建議,并堅(jiān)持要求必須整改,同時(shí)跟蹤整改落實(shí)情況,以此加快行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息公開(kāi)的步伐,確保內(nèi)部控制報(bào)告的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。
審計(jì)機(jī)關(guān)也是內(nèi)控的監(jiān)督管理部門,具有權(quán)威性和獨(dú)立性,應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化重點(diǎn)監(jiān)督的職能,著重調(diào)查內(nèi)控制度的建立和實(shí)施的有效性,對(duì)調(diào)查發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷,嚴(yán)肅處理,限期整改,及時(shí)糾正錯(cuò)誤,完善相關(guān)制度、措施和程序。
在我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新階段,行政事業(yè)單位要進(jìn)一步優(yōu)化單位內(nèi)部控制制度,使其不斷發(fā)展和完善,充分發(fā)揮內(nèi)部控制制度在單位管理中的作用,推動(dòng)行政事業(yè)單位健康持續(xù)地發(fā)展。