電商企業(yè)財務信息化建設問題研究

王璟珺

（杭州優(yōu)田服飾有限公司，浙江 杭州 311106）

一、財務信息化建設對于電商企業(yè)的意義

（一）提高決策支持水平

因電商企業(yè)原始交易數(shù)據(jù)均來源于互聯(lián)網(wǎng)平臺，傳統(tǒng)的單據(jù)流轉到財務部門進行加工、處理形成財務信息，已經(jīng)無法滿足電商企業(yè)的需求和發(fā)展，而且數(shù)據(jù)傳遞的準確性和及時性直接影響著公司戰(zhàn)略決策，只有財務信息化建設才能為企業(yè)的財務決策提供強有力的支持。財務信息化旨在把分散的各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)打通、形成數(shù)據(jù)關聯(lián)，由人工收集、處理原始數(shù)據(jù)轉變?yōu)橄到y(tǒng)自動傳輸、處理信息流和數(shù)據(jù)流，直接形成對決策有用的信息，無須進行二次人工處理，并可用于決策支持。

（二）提高財務數(shù)據(jù)質(zhì)量

電商企業(yè)中財務需要從繁雜的業(yè)務數(shù)據(jù)中提取財務信息和數(shù)據(jù)，會受到人為主觀判斷的影響而導致提取的數(shù)據(jù)與實際情況不符，降低財務數(shù)據(jù)的質(zhì)量。建設財務信息化，在系統(tǒng)建設初期就把數(shù)據(jù)傳輸路徑和口徑標準予以明確，系統(tǒng)自動傳遞數(shù)據(jù)，不受人為限制，使得輸出的數(shù)據(jù)更加客觀、真實、準確。

（三）優(yōu)化業(yè)務流程、提升效率

財務信息化建設是以獲取財務信息和數(shù)據(jù)為導向進行系統(tǒng)的搭建，那么在此過程中需要重新梳理業(yè)務流程，對其進行重組，通過簡化必要流程、合并不重要流程、去除不必要的流程，形成最適合企業(yè)發(fā)展、有助于財務取數(shù)的流程，進而提升流程效率。

二、電商企業(yè)財務信息化建設的問題

（一）數(shù)據(jù)傳遞規(guī)則確定的難度大

財務信息化建設中面臨的數(shù)據(jù)規(guī)則確定成為難點，提煉決策有用信息的標準化勢必影響著整個財務信息化建設，數(shù)據(jù)規(guī)則因受業(yè)務模式、市場變化、人為判斷、行業(yè)規(guī)則等諸多因素的影響，使得標準化實施受到約束，如公司的業(yè)務模式操作流程并非完全符合標準化操作，大部分電商企業(yè)看似業(yè)務模式相似，實際上個性化差異較大，那么在財務信息化建設過程中就需根據(jù)公司目前的業(yè)務模式確定相應的信息和數(shù)據(jù)提取規(guī)則，后續(xù)可根據(jù)實際變化進行相應的調(diào)整。

（二）新型信息化財務人員的缺失

目前電商企業(yè)在財務信息化建設過程中，需要既精通業(yè)務、又精通財務、同時對于IT技術也要有所了解的復合型人才，但是因大部分財務人員仍然局限于傳統(tǒng)的核算工作、常規(guī)的財務報表處理工作。對電商企業(yè)的財務重點工作并不精通、在業(yè)務層面也有脫節(jié)，IT技術較為缺乏，所以具備高水準的復合型財務人員嚴重缺失，亟待培養(yǎng)和補充后備力量，才能保證財務信息化建設的順利進行。

（三）高管層過度依賴ERP解決財務信息化建設問題

由于一些電商企業(yè)的高管層對于ERP系統(tǒng)認識的局限性，導致過度依賴ERP系統(tǒng)進行財務信息化建設，但是任何系統(tǒng)或軟件都有其自身的應用范圍，單獨依靠某一個系統(tǒng)就想把所有復雜的問題解決掉，存在不切實際的問題。

三、電商企業(yè)財務信息化建設的路徑

（一）財務信息流的數(shù)據(jù)傳輸路徑建設

在財務信息化建設中，要從全局著眼思考整體建設規(guī)劃，因電商企業(yè)的基礎數(shù)據(jù)和信息均為線上傳遞，那么需要重點關注各節(jié)點財務數(shù)據(jù)的獲取路徑，以財務項目的銷售成本為例，要想獲取準確的銷售成本數(shù)據(jù)，那么首先要控制好采購環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)源的準確性，一般電商企業(yè)采購環(huán)節(jié)涉及如下環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)傳遞：提交采購申請、訂立采購合同、下發(fā)采購訂單等。采購訂單一般是以合同為依據(jù)，采購單的數(shù)量、金額的及時準確傳遞才能保證采購入庫數(shù)據(jù)的準確性，從采購下訂單、發(fā)貨、收貨、入庫環(huán)節(jié)中每一個產(chǎn)品數(shù)據(jù)的傳遞，都會影響到銷售成本的準確及時傳遞，因此看似簡單的數(shù)據(jù)傳遞，牽涉到業(yè)務流轉的諸多環(huán)節(jié)，那么在對應環(huán)節(jié)上取數(shù)邏輯和依據(jù)的確定就顯得尤為重要。單純從財務信息化角度考慮，只有保證從采購下單的數(shù)據(jù)與簽訂的合同產(chǎn)品類目、數(shù)量、金額保持一致，才能使傳遞到發(fā)貨、入庫的數(shù)據(jù)具有相關性和一致性。發(fā)貨、入庫數(shù)據(jù)的校對又是生成供應商賬單的數(shù)據(jù)依據(jù)，用以供應商結算。供應商結算的價款也是采購入庫成本的最終數(shù)據(jù)源，為銷售成本數(shù)據(jù)的準確提取提供了原始數(shù)據(jù)源。

（二）將財務內(nèi)控嵌入財務信息化建設中

如何有效地將財務內(nèi)控嵌入到財務信息化建設中，是電商企業(yè)值得思考和探討的問題。現(xiàn)以一般電商企業(yè)為研究對象，列舉部分內(nèi)控嵌入問題。

產(chǎn)品采購環(huán)節(jié)，由于電商企業(yè)庫存體量較大，一方面，要想確保采購形成的是合理庫存，就需要在提交采購申請時，可自動調(diào)用現(xiàn)有庫存數(shù)據(jù)，并根據(jù)對應品牌、銷售渠道匹配到每一個產(chǎn)品中，并自動提示目前可用庫存量和預計可售時長，可用庫存數(shù)量能夠滿足當前采購需求的，系統(tǒng)自動攔截采購需求，不會流轉到下一個環(huán)節(jié)。除因特殊原因，必須進行同一平臺店鋪相同產(chǎn)品采購時，系統(tǒng)設置解鎖功能，解鎖需經(jīng)相關部門負責人審批通過后，才可以進行采購，如此可避免冗余庫存和大量資金占用，超量庫存會造成大量資金占用，而資金占用產(chǎn)生的成本原本可用于其他投資獲取投資收益，然而卻形成了公司無形的損失，利潤點也被拉低了。另一方面，為了保證采購單的信息和合同信息一致，在財務信息化建設中，通過采購單關聯(lián)合同編號，提取合同內(nèi)容中的產(chǎn)品信息（品名、數(shù)量、金額），當下單數(shù)量超過合同數(shù)量時，系統(tǒng)會自動提示是否繼續(xù)下單，超出部分會自動拆分出新的合同，作為補單信息進入系統(tǒng)中，補單信息作為績效考核的依據(jù)之一進入人事模塊中，如上設計可有效控制補單情況，并使補單信息有據(jù)可查。

資金管理方面，現(xiàn)以電商企業(yè)的物流費預付賬款充值賬戶為例做簡要論述。對于充值賬戶作為一個單獨的賬戶管理來講，需要把充值賬戶和付款模塊打通，將賬戶充值和發(fā)票核銷數(shù)據(jù)同步傳遞至充值賬戶中，形成月末余額和實時余額，一方面方便業(yè)務端口、不需要找財務部門就可查看資金情況，另一方面也可以保證財務賬和業(yè)務賬的勾稽核對，有效地形成了業(yè)務和財務的信息數(shù)據(jù)融合、保證了數(shù)據(jù)的準確性和完整性。再如公司資金計劃中，因電商企業(yè)資金靈活性較大，資金回籠受平臺放款限制，所以需要預留部分緊急支付資金，那么在建設信息化中，就需把預留資金的數(shù)據(jù)源和傳輸考慮在內(nèi)，首先，設置好內(nèi)部流程的管控，因為此資金較特殊，所以需要對留款過程設置逐級審批，財務部門在系統(tǒng)上接收到信息后根據(jù)資金計劃確認是否給以預留或駁回處理，在這個過程中，既管控了資金的無效提交，又可對資金使用提前做出安排，保證了資金流的順暢流轉。其次，在業(yè)務部門提交申請時，會關聯(lián)合同信息、填寫部門申請人信息，這樣在相關審批環(huán)節(jié)上，可點擊查看關聯(lián)信息，保證提交的信息有據(jù)可查，而不是斷層信息；所屬部門和申請人可明確職責，款項也具有可追查性，每一筆款項均由申請人作為第一責任人負責追蹤，如此操作既節(jié)省了審核中線下翻查關聯(lián)信息的時間，也可以避免部門互相推諉責任，較線下傳遞信息而言有較強的監(jiān)控作用和責任劃分功能，一旦發(fā)生款項不清問題，根據(jù)各節(jié)點的人員確定責任范圍和追究責任。

（三）多維度財務信息數(shù)據(jù)集成建設

在財務信息化建設中，通常會涉及電商集團內(nèi)不同公司主體數(shù)據(jù)的傳輸和集成，如下以電商集團的店鋪銷售公司和供應鏈公司的數(shù)據(jù)傳輸和集成為例，展開論述。

首先，供應鏈公司作為銷售公司的上游企業(yè)，銷售公司的采購數(shù)據(jù)來源于供應鏈公司的銷售數(shù)據(jù)，以供應鏈為核算主體時，那么需要確定計價依據(jù)，當供應鏈公司實現(xiàn)銷售并發(fā)貨時，系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要將原始的成本價計算為銷售價進行出庫結算。對于供應鏈公司主體模塊，以其自身從采購原材料到加工為產(chǎn)成品的過程，所有的財務信息傳遞都是單一流向，當銷售給店鋪銷售公司時，從集團層面來講，首次出現(xiàn)數(shù)據(jù)的交叉集成，所以此數(shù)據(jù)需同時進入下游企業(yè)和集團公司，分別以不同的計價依據(jù)在系統(tǒng)中傳輸和反映。

其次，店鋪銷售公司作為供應鏈公司的下游企業(yè)，在其采購模塊中，接受的采購數(shù)據(jù)是供應鏈公司的銷售數(shù)據(jù)，這一數(shù)據(jù)也是銷售訂單成本的數(shù)據(jù)來源。那么在信息化建設中，實現(xiàn)的銷售收入所對應的銷售訂單系統(tǒng)會自動匹配采購成本數(shù)據(jù)，用于核算產(chǎn)品、店鋪毛利等。當銷售公司實現(xiàn)銷售時，在銷售公司主體模塊中，形成集團內(nèi)最終的銷售收入數(shù)據(jù)上傳至集團公司，作為集團內(nèi)的收入數(shù)據(jù)。

最后，對于集團內(nèi)部，如上數(shù)據(jù)均需要進行財務核算的內(nèi)部抵銷，以集團公司為核算主體登錄時，供應鏈的銷售和店鋪銷售公司的采購數(shù)據(jù)均可進入集團模塊數(shù)據(jù)庫，并且形成數(shù)據(jù)的自動勾對，將形成的內(nèi)部利潤反映出來并在財務核算時予以抵銷。所以在數(shù)據(jù)集成和勾對中，數(shù)據(jù)傳輸標準要建立起來，在集團層面可查看和比對的數(shù)據(jù)需在傳輸?shù)臅r候分不同路徑進入指定數(shù)據(jù)庫。

綜上所述，不同核算主體登錄后所使用的財務信息模塊不同，實現(xiàn)的數(shù)據(jù)傳輸也是不同的。所以在集成數(shù)據(jù)的時候，各模塊和核算主體數(shù)據(jù)的傳輸規(guī)則建設便成為重點和難點，一旦規(guī)則定義產(chǎn)生偏差，后續(xù)輸出的信息都將失去意義。

四、結束語

伴隨著電商企業(yè)的發(fā)展，財務信息化建設成為推動企業(yè)發(fā)展至關重要的因素。要從公司整體角度來思考和建設財務信息化，既要能夠滿足財務核算、分析的數(shù)據(jù)傳輸和提取，又要能夠滿足集團化財務信息管理和處理，如此才能全面、系統(tǒng)的搭建信息化，將重要且決定企業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)及時傳遞至管理層，做出適時可行的決策方案和及時調(diào)整不必要的投入，通過財務信息化建設，實現(xiàn)企業(yè)價值的增加和提升。