基層疾病預防控制中心檔案管理的信息化轉型

宋麗娜

【摘要】在信息化時代飛速發展的今天，網絡先進技術已在各行各業廣泛應用起來。對于基層疾病預防控制中心檔案管理而言，涉及到多個方面的工作內容，因此，有必要利用信息化手段來將各類檔案進行歸檔和利用。在此基礎上本文著重分析了基層疾病預防控制中心實施信息化檔案管理的重要意義以及發展現狀，并提出了相應的實施策略，希望可以為我國檔案管理工作提供參考和借鑒。

【關鍵詞】基層疾病預防;檔案管理;信息化轉型;問題及對策

引言：當前我國基層疾病預防控制中心檔案的管理現狀不容樂觀，對檔案管理工作的健康發展產生一定阻礙作用，這就需要相關檔案管理人員加大重視力度，科學合理利用現代化信息管理手段，全面研究和運用疾病預防控制的檔案信息資料，以提高檔案資料的利用效益，為各類疾病防治控制管理工作提供有力指導與支持。唯有認真處理好上述問題，方可實現基層疾病預防控制中心檔案管理的健康發展。

一、基層疾病預防控制中心信息化檔案管理的重要意義

首先，它有利于提高信息檔案管理的效率。在現代計算機技術的支持下，信息檔案管理的強度已大大降低，信息檔案管理者已經可以利用信息化媒介安全快捷地將文件數據存儲在硬盤和光盤上。其次，它還能夠對原始數據進行維護和保存。基層疾病預防控制中心的檔案系統是在特定環境、條件和時間下形成的，并且是在經過很長時間的積累和分類以后才建立的。存儲溫度和濕度的變化也會影響傳統紙質檔案的質量，備份和恢復文件的電子方法比較便利，即使原始數據損壞，也可以使用適當的技術進行恢復，這在維護方面具有明顯的優勢。最后，它有助于文件的機密性。基層疾病預防控制中心的檔案記錄了地方和國家重大疾病的特征、影響程度以及應對方案等，并且被歸類為高度機密的文件，如果文件中的信息泄露，可能被不法分子進行不當應用。對于安全問題可以通過設置權限、密碼限制等方式增加檔案管理安全性，也可以通過物理隔離來防止信息泄露[1]。

二、基層疾病預防控制中心檔案管理的現狀

（一）重視程度不夠

在檔案管理工作開展過程中，部分領導將非醫學專業人士、檔案管理員或缺乏醫學知識的工作人員分配到檔案管理崗位上。這種崗位職能不匹配的分配方式嚴重阻礙了檔案信息管理的發展進程。此外，檔案管理是一項長期而復雜的工作，短期內不會取得顯著效果，這也是部分防控中心對檔案管理重視力度不夠的主要原因，再加上在資金、人力資源等方面投入較少，導致員工缺乏工作熱情和積極性，進而導致信息化管理狀況不樂觀。

（二）檔案管理體系不健全

目前，雖然大部分防控中心從事基層疾病防控、檔案室建設、設備實施等工作取得了一定的成效。但是相關的管理體系還不夠健全和完善，比如隨意安排工作人員進行檔案管理，文件檔案未能及時歸檔和保存。此外，公共衛生事件的涌現對防控中心的檔案管理工作提出了新的標準和要求。記錄地方流行疾病的發生、傳播、診斷和治療是防控中心檔案管理的一項重要任務，但一些防控中心在文件管理上趨于保守。檔案管理也較為分散，檔案管理無法集中進行保存，還有部分防控中心存在集中管理檔案能力不足的情況，這些現象都導致了檔案利用率低，疾病防控作用小。

（三）信息化基礎比較薄弱

文件檔案管理是一項比較特殊的工作，要想有效地提高檔案管理的信息化水平，就必須加大資金、人力等各方面的投入，確保軟件和硬件滿足現實需求，大量資金投入在很大程度上依賴于財政補貼，信息管理可能難以滿足資金使用需求，進而阻礙了信息化基礎設施建設，對于檔案管理信息化轉型是非常不利的。

三、基層疾病預防控制中心檔案管理的信息化轉型策略

（一）加大重視力度

防控中心的管理部門應該認識到信息化檔案管理的重要性和積極影響，并設立獨立的管理部門，聘請專業能力強的管理人員。同時，要通過會議、講座、培訓班等多種渠道，在全司營造檔案建設的重要氛圍，加強檔案工作的推進，鼓勵各部門人員的合作與支持。只有防控中心內容形成一致的共鳴，才能夠更好地推進檔案管理向信息化良好的轉型。

（二）健全和完善信息化管理體系

首先，要將各類檔案文件進行集中統一管理，以保證檔案資料的完整和全面性。其次，全面掌握檔案管理的讀寫權限，對重要信息進行保密等安全處理。同時指定專人查看文件信息，拒絕不完整、不準確、不當的信息記錄。最后，檔案管理信息化轉型不是檔案管理一個部門的工作，而是需要防控中心內多個部門的相互配合。部門內各部門要加強協作與交流，達成一致的工作目標。各部門、各環節的員工必須齊心協力創建數據庫，并對數據庫進行嚴格限制，只有具備一定權限的管理人員才可以進行操作，這樣可以保證檔案信息的安全可靠性。

（三）加大信息化投入

目前，國家相關主管部門已經出臺了一系列關于歸檔保存工作的規章制度，如《衛生檔案暫行條例》就明確提出檔案管理信息化轉型的重要意義，相關單位用于檔案管理，呼吁將計算機化技術整合到檔案的創建中。因此，各地政府都必須提供大量的專項資來支持數字檔案管理的建立，國家主要疾病預防控制中心也應對檔案部門提供資助與支持，以便加快數字檔案進程。此外，疾病預防控制中心應完善與信息檔案管理相關的軟硬件配置，比如建立檔案資料存儲倉庫、數據庫等，還需要不斷擴大防火墻、加密文件軟件、計算機網絡平臺等的使用，通過幫助轉化文件管理信息來提高文件管理效率。此外，檔案部門工作人員在信息資源管理方面的技能要不斷提高。例如，必須結合人事檔案的特點，運用現代管理技術，從人模管理、技術組合管理轉向網絡管理和查詢統計的實施。

結論：綜上所述，基層疾病預防控制中心檔案管理的信息化轉型與我國現代化建設目標相一致，這一轉型對于檔案管理工作的有序開展具有積極意義。但是在具體落實過程中還存在許多問題，這就需要相關部門以及管理人員加大重視力度，提高信息化建設程度。

參考文獻：

[1] 云麗娟.基層疾病預防控制中心檔案管理的信息化轉型[J].辦公室業務.2021（01）：56-58.

[2] 方泉.基層疾病預防控制中心檔案信息化管理探究[J].辦公室業務.2020（06）：23-25.

[3] 王巍.基于云計算網絡的疾病預防控制中心檔案管理信息化初探[J].世界最新醫學信息文摘.2018（81）：90-93.