試論大數據時代文書檔案安全管理

張聰

（吉林省地質科學研究所，吉林 長春 130012）

引言：隨著信息化的不斷發展，大量的新數據模式，悄然地改變人們的思想觀念，為了有效地留存文書檔案資料，檔案管理過程中存在的一些問題正在逐漸的被解決，大數據時代的技術變革，一步一步把人們推向了生活更便利的層面。為了突破大數據時代文書檔案安全管理的瓶頸，新時期的檔案管理工作需要借助信息化的手段，研究大數據時代背景下文書檔案信息和重要的文檔管理內容，從而能夠使得整個檔案管理進程和工作體系更加合理，給人們帶來更多的便利。

一、大數據時代文書檔案管理的內涵

（一）大數據時代的基本概念

大數據往往被人們看作一個比較抽象的概念，這是一種借助現代信息化的手段，在高速運轉的計算機數據中，將數據信息化的共享資源與傳統工作內容相伴生的發展過程。大數據時代，人們需要處理海量的工作信息，并在這些信息量中找到與實際工作內容息息相關的內容。大數據時代與檔案管理工作之間的連接點，就是能夠利用電腦中所處理的信息，把這些信息與網絡相連接，在網絡中汲取信息資源儲存和保管信息，并且可以使信息的整理及分析工作變得更為快捷，這也是數據處理在新環境之下應運而生的過程。

（二）檔案管理工作

檔案管理工作，指的是立檔單位對館（室）藏檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作。檔案管理工作包括很多具體的內容，根據檔案管理、職責落實、檔案實體安全管理等內容的進程收集管理歸檔，并及時移交一些特殊的檔案內容，在規范管理的制度保障之下，定期核查，保證檔案管理完整并動態追加檔案內容是檔案管理工作的主要職責。

二、做好大數據時代文書檔案的安全管理策略

（一）加強檔案安全管理的人員管理

在大數據時代，傳統被動的服務已經不能實現，用戶對于檔案資源的查詢需求，檔案管理部門必須建立能夠為大多數用戶所服務的安全管理體系，此時，加強檔案管理的人員管理，是從人力資源角度保障檔案使用進程的一個重要方法。強化檔案管理工作中的人員主體責任，根據各個不同部門對于檔案的實際需求，將檔案管理人員的安全職責作為考核的重要目標，各部門都要建立健全大安全管理的責任機制和意識，有關部門與檔案管理部門之間應該有所溝通。在事業單位內部，進一步規范和完善安全管理工作要從收集、整理、保管、移交利用等幾個環節入手，將規范的管理制度和人員管理相結合，采用一系列標準化的移交手段，將檔案信息整理出來，以計算機形式傳輸，成為檔案部門不可或缺的內容。創新檔案工作人員的教育培訓機制，使得檔案管理人員成為掌握單位內部電子安全技術的中堅力量，并借助這些先進的技術手段，完善檔案管理工作的進程。

（二）夯實檔案管理的安全基礎，構建檔案安全管理的防火墻

檔案的安全管理工作需要完善的管理設施和設備。在檔案管理工作過程中，硬件設備是必不可少的組成部分，定期對檔案室進行防火、防塵、防潮等安全檢查，配備專門的儲物柜，將一些需要留有原始檔案核心部分的資料儲藏于櫥柜之內。同時用特殊的櫥柜保護檔案安全監督及資料錄入系統。可以解決以往檔案管理過程中所出現的安全漏洞。對于事業單位來說，檔案管理的內容是比較多的，夯實檔案管理的安全基礎，需要各個部門之間的密切配合，建立檔案管理安全防護的各項新技能，可以使用科學的方法實現大安全監督系統的構建，并定期進行安全問題的排查。但管理要求在新的時代與時俱進，將很多檔案的具體內容轉化為電子版檔案，因此，有關部門必須層層落實檔案安全管理的防火墻建設工作，避免因為疏忽或者網絡攻擊，造成檔案管理電子資料的丟失。

（三）建立健全事業單位檔案信息安全監測系統

有效的監督系統能夠杜絕檔案信息安全管理工作中的一些漏洞，建立檔案信息生成和控制系統需要利用各類技術，這些技術主要包括簽署技術，數字水印技術，加密技術，仿寫技術和信息隱藏技術，將檔案信息的安全監測工作作為自動生成檔案之后的重要的內容，建立健全監測技術，并采用自動更新升級的方式，完善檔案信息的自動備份。這是一種非常聰明的監督監控方法，同時也是一種能夠使檔案信息資源獲得“雙保險”的保護過程。檔案管理工作的信息自動備份系統能夠防范檔案工作人員操作的失誤，而且在檔案信息、原始數據和非數據信息的備份方面建立一個快速查詢的通路，以控制人員權限的方式完善管理人員對于管理策略的設定，從而能夠調整檔案信息安全測試系統的不足，不斷地幫助防范檔案管理工作懈怠的思想。

結論：在事業單位，檔案管理工作分為不同的步驟，這就要求相關人員認真履行好職責。在大數據時代，大量信息安全管理工作的基礎是人力資源的防控，安全管理工作不是一蹴而就的，必須不斷加強從業人員的安全意識，并隨著安全形勢的變化不斷改善自身，做到最大限度地適應社會形勢的發展，利用大數據手段解決檔案管理工作中的一些漏洞。