檔案信息化管理中紙質檔案的價值探討

宋新峰

（河南省濮陽市經開區紀工委監察工委，河南 濮陽 457000）

一、紙質檔案的相關概述

（一）紙質檔案的概念與特點

紙質檔案指的就是運用紙張將人類活動的各種信息記錄下來，包括多種不同的形式，如電報、書稿、信札、契約、戶籍、證書、日記、家譜、筆記等。同時也擁有不同的記錄方式，如文字、圖表等，便于人們日后進行查閱。

無論是紙質檔案的使用，還是其管理具有較為明顯的三個特點：第一，原始性。紙質檔案中記錄的信息就是原始憑證；第二，可靠性。紙質檔案中記錄的信息具有較強的可靠性；第三，耐久性。儲存信息的介質將能保持較長的時間。

（二）紙質檔案的優勢

第一，檔案的載體與信息具有依附性。無論是紙質檔案的紙張，還是其記錄的信息，都具有不可分離性，而這就能保證紙質檔案具有較強的穩定性。紙質檔案可以將載體與信息有機融合起來，人們在使用檔案時只能通過其中的圖表、文字等獲取各類信息。

第二，紙質檔案可以將信息的原始性充分呈現出來。紙質檔案通常都是用筆和紙將信息記錄下來，都是曾經發生過的事情。無論是圖表還是文字都可以將整個事情的過程與實踐充分呈現出來，獲取更多的人的信服與認同。此外，紙質檔案通常都需要專業的管理人員進行保管，從根本上提高的檔案管理的可靠性與安全性。

（三）紙質檔案的劣勢

第一，無論是紙質檔案的保存，還是其收集，都需要耗費大量的人力和物力，具有較高的成本。此外，紙質檔案的整理、歸檔也會耗費人力和物力，也會花費較長的時間，進一步增加檔案管理的成本。

第二，紙質檔案的利用效率較低，具有較大的檢索量，非常容易出現資源浪費的情況。首先，紙質檔案具有較強的獨立性，無法實現多人同時查閱；其次，檢索較為麻煩，無法及時獲取信息，不具備較高的檢索效率；最后，無法深入利用和開發一些深層次的檔案。

第三，紙質檔案需要耗費較多的空間，管理人員也未能運用科學合理的管理手段，無法滿足當前快速發展的社會趨勢[1]。

二、檔案信息化管理的背景下紙質檔案的價值分析

第一，紙質檔案具有較強生命力。紙質檔案擁有法律憑證，同時還可以收集和整理一些原始證據。我國已經進入信息時代，相對于電子檔案來說，紙質檔案具有更強的法律效力，具備較強的真實性，可以為電子檔案的管理和應用提供可靠、必要且有效的保證。

第二，紙質檔案具有較強穩定性。在檔案管理信息化的背景下，無論是電子檔案的傳輸、存儲，還是利用的安全性都會受到計算機硬軟件系統的影響。由于系統不具備較強的穩定性，因而非常容易受到黑客、病毒的影響。因此，電子檔案不具備較強的安全性，擁有較高的安全防護難度[2]。而紙質檔案具有較強的穩定性，同時具備安全管理經驗與模式，具有較強的安全性。如果電子檔案遭受到損壞后，紙質檔案仍舊能提出相應的服務，保證檔案的安全性與穩定性。

第三，紙質檔案具有真實性與可靠性。要想將檔案的作用和價值充分發揮出來，那么就需要從根本上保證檔案的真實性與可靠性[3]。但是從當前的實際情況來看，我國在電子檔案管理方面尚未制定完善的法律法規，但紙質檔案方面相對較為完善。因此，相對于電子檔案來說，紙質檔案具有較強的真實性與可靠性，也正是因為紙質檔案是實體，因而其圖像、字體、自己無法隨意進行替換與更改。但是在檔案信息化管理的過程中，難以真正確定檔案的可靠性與真實性，也非常容易出現檔案替換、修改等情況的發生。

三、檔案信息管理中發揮紙質檔案價值的對策

（一）及時更新理念，秉承共存理念

在檔案管理的過程中，傳統的管理方式正在逐漸發生改變，開始向著信息化的方向發展[4]。檔案管理人員必須要及時更新自己的管理理念，順應時代發展的趨勢，同時還需要認識到紙質檔案與電子檔案并存的重要性與必然性。首先，管理人員需要樹立終身學習的意識，掌握更多信息化管理的方式和技能，努力成長為全面發展的復合型人才；其次，充分運用管理紙質檔案的經驗，將傳統的檔案管理工作與電子檔案管理融合起來，實現二者的共同發展與相互依存。

（二）把握二者關系，奠定思想基礎

在當前檔案管理的階段，管理人員把握紙質檔案與電子檔案的關系并非易事，二者既存在聯系，也存在差異，需要從辯證的角度進行把握[5]。首先，二者擁有相同的價值與作用，具有較強的研究價值、取證價值以及利用價值。二者雖然運用不同的記錄方式和建立方式，但是其內容都具備傳承性；其次，二者在保管、壽命、整理方法、收集方法以及利用方法上存在差異，管理人員需要認真分析和研究。

結束語

總而言之，在新形勢下，管理人員需要樹立終身學習的意識，順應時代發展的步伐，了解紙質檔案與電子檔案的相同點與不同點，運用現代化的方式管理檔案，做好紙質檔案與電子檔案的管理工作，將二者的作用和價值充分發揮出來。