簡述新時代下檔案管理工作內容和模式變化

李曉紅

（濱州市公共就業和人才服務中心，山東 濱州 256600）

一、探討檔案管理的現狀

對比傳統的檔案工作，現代檔案管理的內容較多，且管理模式也摒棄了傳統的紙質化管理，實現了綜合化、同步化管理。值得注意的是，隨著國家的電子信息技術的改革，我國電子政務和電子商業模式也層出不窮，全面刺激了檔案管理工作建設。從檔案管理工作現狀來看，在信息化和客觀需求下，檔案管理的工作呈現了高效化、便捷化以及綜合化的特點，滿足了電子檔案管理的各項綜合需求。與此同時，在網絡信息技術的高速發展下，信息檔案也出現了信息同步化、精準性、一致性的特點，我國的檔案管理也逐漸向綜合化、一體化電子檔案管理方向發展[1]。

二、分析我國檔案管理的工作內容變化

（一）檔案收集整理資料變化

傳統的檔案收集是以紙質檔案為主，大多檔案都是一項議案或者是項目的最終結果，僅僅是一個記錄過程的東西，檔案人員也僅僅只需要坐等檔案形成及時歸檔即可，這種方式無法體現檔案管理的創新性，也沒有照顧所有的人的思想意愿，檔案資料也只是一個生命數據內容。但是在信息時代下，記錄人員可以記錄檔案開始到形成的所有過程，如通過音頻、視頻的方式記錄參與人員的關鍵意見以及成形的內容，也減少了書寫記錄的工作量；可見，現代化的記錄方式可以讓檔案工作具有活力，檔案工作人員也能夠降低工作成本，及時收集檔案信息和知識內容，完成管理任務。檔案管理工作對促進社會基礎建設、構建綜合化社會體系有重要的價值。針對不同的檔案應用需求，檔案的整理方式、管理年限都有明顯區別，我國傳統的檔案管理均以紙質化為主，工作人員也需要負責相應的檔案資料收集、工作整理和歸檔工作。然而在實際的檔案管理過程中，很多檔案管理人員對檔案管理的流程和管理內容認識不明確，無法利用最新的信息管理技術來提升管理質量，降低了檔案管理效率，不利于全面管理[2]。

（二）檔案管理方式變化

傳統的檔案管理是紙質化、人力化的，需要相關單位投入大量的人力和財力，考慮到檔案管理的數量多、管理的過程復雜，相關管理人員要投入大量的資金和財力。此外，傳統的檔案管理需要建立檔案庫房和檔案柜，甚至設置多名工作人員專項管理，在信息內容不斷增加的背景下，傳統檔案的實用性不高，也不利于工作人員及時查閱信息。而利用電子檔案可以提升檔案信息的管理質量和速度，可以保證所有電子檔案的格式和內容，并將一些紙質檔案轉化為電子檔案，加快信息的檢索速度。在互聯網的建設背景下，相關單位對檔案管理的速度、精準度和效率有了更為嚴苛的要求。紙質檔案使用頻繁容易導致檔案管理失誤，如檔案破損、遺漏、放置錯誤等。工作人員要意識到檔案管理模式的變化，創新工作管理內容，采用科學的管理方式，進而適應并促進社會的發展。建議相關單位積極引進高新技術來創新檔案管理，以此來保證檔案的安全性和穩定性。

（三）檔案管理的模式變化

傳統的檔案收集方式較為簡單，檔案管理人員僅需針對檔案的各項內容予以區分，坐等信息內容的形成，最后進行信息收錄。值得注意的是，很多檔案信息都是集合、同步模式，即需要工作人員不斷更新內容，若反復翻閱數據會導致檔案信息受損?？梢?，傳統的檔案管理以人力資源為主要管理源，管理對象也是實體檔案，面對著日新月異的檔案信息，檔案管理的更新、備份、上傳的工作量和工作難度也越來越大。針對于此，信息化檔案背景下，工作人員可以將數據科學存放記錄下來，針對檔案的運用特點，將數據存儲在特殊的磁盤、云盤內，并實現同步傳輸和多平臺共享，這保證了檔案運用的主動性和科學性。在信息化和資源共享平臺建設環境下，相關工作人員要緊抓機遇，了解檔案管理的各項內容，不斷創新，最終提升檔案管理質量[3]。

三、檔案管理的工作模式的變化分析

以上可知，現代化建設改變了檔案管理的工作內容，讓紙質化的檔案信息被賦予生命，依托于信息技術實現資源共享，進而實現信息同步。從檔案管理模式來看，傳統的紙質化檔案的成本高，而且管理效率較低，因此容易出現管理故障，如檔案信息泄露、數據更新不及時、數據信息矛盾等。電子檔案的處理難度較低，工作人員僅需要掌握計算機系統和檔案管理軟件就能夠完成檔案高效管理工作?？梢?，采用合理的檔案管理可以改善其工作模式?，F針對檔案管理模式改變內容和特點予以分析。

（一）檔案管理模式的改變

檔案記錄涉及隱私，工作人員應當遵循相關工作要求，改變傳統的工作意識。首先，工作人員要遵循保密工作，工作人員的各項操作都需要遵循相關法律法規并按照電腦操作執行；其次，在日常信息維護中，檔案管理人員要經常查看檔案信息的保存情況并對信息予以備份，如發現了檔案信息存在問題就需要及時告知本人并填寫相應的文檔，及時保存，預防信息泄露；再者，電子信息的管理模式都依托于計算機系統，檔案人員要及時更新并檢查計算機系統，加強檔案信息輸入管理，預防出現安全漏洞[4]。

（二）檔案儲存方式改變

傳統的檔案保存需要大量的人力、物力和精力，而且因為數量繁多，查閱起來相當費時費力，已經不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設置，在設計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新換代的趨勢?，F代化的檔案館，不但應該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應有能力將紙質文檔轉換成電子文檔，以提高整體檢索速度。傳統的檔案管理方式是紙質化的，特殊部門還需要建立檔案室，為了提升檔案管理質量，現代信息化檔案管理主要依托于計算機內存卡和硬盤、云存儲系統。這幾種方式改變了傳統的紙質化檔案模式，并減少了空間利用，提升了信息傳輸和查閱速度。如傳統的紙質文檔管理的效率極低，檔案信息從建立、審核、儲存、查閱、銷毀耗時耗力，浪費了大量的人力、物力、財力，采用電子管理模式可以確保信息的安全性，且很多的檔案查閱部門都會設置專門的監控系統，查閱人員的各項活動都會被監督，因此也降低了檔案篡改、遺漏發生率?？梢?，信息技術有效促進了檔案管理質量，相關單位要針對信息創新的內容，積極學習先進的管理經驗，運用科學的管理技術來促進管理效果，積極貫徹“以人為本”的管理方針，最終促進管理模式的轉變[5]。

（三）檔案的存儲模式變化

傳統的檔案管理中，檔案管理員都是通過國家、部門相應的編碼來完成檔案信息錄入和收集工作的，這些情況下，檔案管理的方式落后，且工作量大，耗時耗力，反復翻閱紙質文檔也會導致其受損，整個過程處理復雜，管理難度大。在信息化管理環境下，工作人員僅需要采用電子信息收錄的方式，如錄音轉文字、保存視頻文件等就可以保證檔案信息被完全收錄，且視頻操作的方式簡單，工作人員的工作不受時間和環境的限制，操作簡單。經過科學的處理后，電子信息管理可滿足不同的用戶檢閱需求，還能夠方便信息同步收集和即時傳輸，進而實現科學管理目標。

（四）檔案安全管理模式變化

傳統的紙質檔案管理環境嚴苛，現場管理要注重防火、防潮、防爆、防水。電子計算機檔案管理模式雖然簡單，也沒有紙質檔案管理嚴格，但是其也面臨著較大的管理挑戰，如電子信息檔案若出現故障就可能導致原有的檔案數據亂碼、丟失，失去利用價值。我國檔案管理正在全面向電子化信息化過渡，計算機網絡有一定的不穩定性和不安全性，信息丟失或失真現象在所難免，因此，很多單位都配備了專業的技術人員維護、備份檔案，若有異常問題就會被及時檢測，系統也會同步開啟保護模式，暫停系統傳輸，執行反追蹤措施，并對現有的系統進行安全備份。這種處理方式雖然能夠保存原始數據，但是也會增加數據泄露的風險。目前，很多技術人員已經研發了雙服務器同時運行的熱備份系統，即當系統出現故障的時候，一個服務器會直接停止運行，避免信息系統被入侵，且立即啟用備份服務器，保證數據傳輸安全，預防數據泄露，也會保障檔案的相關收錄、傳輸工作[6]。

（五）設備管理模式的變化

對比傳統的紙質檔案，新時代下的計算機網絡構建的電子檔案也存在著一定的建設風險，計算機網絡系統一旦出現故障就會導致計算機儲存的數據完全丟失、無法復原，嚴重時可導致數據泄露，造成風險。對此，檔案管理人員要積極和程序設計人員交流溝通，針對檔案數據的特殊性、數據的保密性設置不同等級的安全應急措施。一方面可以設置數據異地保存備份，借助云數據處理，以防計算機發生故障，相應的技術人員就可以在終端接受信息反饋，因此采用積極的應對措施，預防問題升級，現在也流行采用冷備份機制，這種方法可以保護大部分數據，讓整個數據和應用程序庫處于一個安全運行狀態。另一方面提升權限控制，電子系統可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。在檔案系統中，用戶僅可訪問權限內的數據，但越權行為發生的時候，系統就會對該行為進行跟蹤，識別一些惡意篡改、蓄意破壞的行為，以此來預防網絡中的黑客入侵。病毒防治也是常見的設備管理模式，技術人員可以在檔案軟件中安置一些軟件來保護數據庫，且程序還能夠實現定期查毒、殺毒，避免手機和U盤攜帶病毒，保證服務器、客戶端操作安全[7]。

四、結語

傳統的檔案管理模式落后，需要相關人員專職收錄、分類、查閱和保管，為了保證檔案信息的安全性，查閱人員還需要經過層層把關，預防數據受損。在電子數據的改革下，檔案管理的模式和管理內容也發生了變化，建議相關單位因地制宜，根據時代發展的需要，不斷進行調整、改革、完善和創新，選用科學的檔案管理系統，提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案為社會發揮應有的作用，最終促進自身企業建設發展。