新媒體環境對高校檔案管理的影響及對策探討

丁華英

（商丘工學院，河南 商丘 476000）

新媒體的發展給各大領域帶來了新的挑戰以及機遇，特別是在高校檔案管理領域，使得高校檔案管理工作開展過程中傳播形式以及傳播載體越來越豐富，同時進一步拓展了檔案空間，由此能夠看出在新媒體環境下有利于高校檔案管理獲得更好發展。但是與此同時新媒體環境也給高校檔案管理帶來的一定的影響，比如：影響傳統檔案管理方法以及制度等等，為了能夠保證管理效果，就一定要針對新媒體環境對高校檔案管理的影響以及應對措施進行分析探究。

一、新媒體環境對高校檔案管理的影響

（一）影響傳統檔案管理方法，檔案管理相關投入有待加大

高校的檔案管理工作面向學校部門，同時也面向社會機構，其具備為社會服務的公益特性，建立在創造經濟價值的角度分析高校檔案管理，高校檔案管理很難在短時間之內為學校部門帶來直接的經濟效益，但是建立在學術研究的基礎上分析高校檔案管理，高校檔案管理并不屬于教學以及科研等等層面，這種情況下則意味著高校檔案管理也不直接表現為專業的學術研究成果［1］。在以往傳統高校開展檔案管理工作的過程中，通常情況下都是設置檔案管理部門，然后檔案都是由紙質檔案的形式呈現，并且這些紙質檔案都會保存在檔案管理部門當中，通過設置專門的檔案管理工作人員開展檔案管理工作。正是因為如此，檔案管理部門相比較于高校其他部門而言所能夠得到的資金支持以及技術方面的支持具有局限性，在此基礎上檔案管理部門的相關設備以及檔案管理系統等得不到升級改造，而在新媒體背景下，檔案資料可以通過新媒體系統工具將其轉變成為數字化的資料形式，然后在通過制定的檢索工具就能夠準確快速的獲得想要的檔案資料，但是這需要先進得檔案管理系統得支持。由此能夠看出新媒體環境下對于檔案管理得方法有一定影響，存在著檔案管理相關投入有待加大的現象。

（二）影響傳統檔案管理模式，管理人員綜合素質有待提升

在新媒體環境下，隨著數字化技術以及數字化工具在高校檔案管理中的運用，高校檔案管理的工作方法以及手段等等都發生了非常大的改變，傳統的檔案管理模式已經不能夠滿足新媒體環境下檔案管理的實際需求，在此基礎上對于檔案管理工作人員的綜合素質要求越來越高［2］。第一，管理觀念。通常情況下高校的檔案管理工作人員都存在重視管理，輕視利益的管理觀念，這種情況下則導致高校檔案管理部門當中的相關檔案不能夠被高校工作人員充分利用，在此基礎上檔案資源的作用價值就會被逐漸弱化。而在新媒體環境下，數字化的檔案資源開放平臺是基本，學校工作人員可以通過數字化檔案資源開放平臺隨時隨地搜索自己想要的資料，由此能夠看出，應當打破檔案管理工作人員原本所具備的管理觀念。第二，工作能力。新媒體環境下的檔案管理工作需要運用檔案管理系統、檔案管理工具等，更要求檔案管理工作人員不僅要具備檔案管理理論知識以及工作經驗，同時還要具備良好的新媒體檔案管理能力，能夠高效運用檔案管理工具等，由此能夠看出在新媒體環境下檔案管理人員綜合素質有待提升。

（三）影響檔案管理相關制度，檔案管理制度有待優化完善

新媒體環境為高校檔案管理工作創造了更為寬廣的工作平臺，與此同時也為檔案管理工作帶來了更大的挑戰［3］。具體而言，新媒體環境下的高校檔案管理催生出一套新的工作流程，與傳統高校檔案管理工作流程存在較大差異，進而導致檔案管理制度不能更好地服務于新媒體環境下的檔案管理工作。其二，新媒體環境下的檔案管理工作，其檔案資源都是以數字化的形式存儲及呈現，這種情況下檔案面對的群體越來越大，流通的途徑越來越多樣化，因此，需要運用更為強大的規章制度保障高校檔案管理工作的安全。

二、新媒體環境對高校檔案管理影響的對策建議

（一）創新傳統檔案管理理念，擴大檔案管理相關投入力度

在新媒體環境下，高校檔案管理工作必須要做到適應新媒體技術的發展以及新媒體技術和新媒體工作的運用，將新媒體系統以及新媒體技術作為高校檔案管理的基礎性支持，以此能夠更好地推進高校檔案管理工作的開展。眾所周知，高校檔案其主要目的就是為了能夠服務于教師開展教學，開展教研工作等一系列相關工作，這種情況下也就意味著高校檔案管理工作的成果以及發展都離不開學校領導的重視以及支持［4］。在此基礎上，高校檔案管理部門一定要做到努力提升高校領導人員對于檔案管理工作的重視力度，使得檔案管理工作受到領導的重視，在此基礎上使高校領導推動檔案管理部門以及其他部門進行統籌規劃，并結合新媒體環境積極向檔案管理部門引進相關設備、系統以及技術，注重探究借鑒以及吸收先進的新媒體環境下的檔案管理理念，摒棄以往傳統的檔案管理方式。與此同時，還要做到進一步強化高校對檔案管理工作的資金投入力度，進而做到定時針對檔案管理系統以及技術、設備等等進行更新，這種情況下能夠保證新媒體環境下檔案管理相關平臺以及系統能夠穩定運行。

（二）加強檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作人員是開展檔案管理工作的基礎，可以說，檔案管理工作人員的工作能力以及工作水平直接影響檔案管理工作效果，因此，建設檔案管理隊伍也就成了開展檔案管理工作的重要組成部分，而對于一個良好的檔案管理隊伍而言，與檔案管理工作人員的綜合素質存在著十分緊密的關系。想要做到能夠全面提升檔案管理工作人員的綜合素質，可以從以下幾個方面得以實現：其一，檔案管理人員應當重視將自己的傳統檔案管理工作理念實現更新，進而形成與新媒體環境下高校檔案管理工作觀念一致的檔案管理理念。在開展檔案管理工作的過程中，積極主動推進檔案數據數字化進程，及時上傳以及更新檔案資料。其二，應積極開展檔案管理工作人員培訓教育，加強檔案管理理論知識的傳授，并注重開展新媒體環境下高校檔案管理工作手段以及工作技術等方面的培訓教育，以此有效提高檔案管理工作人員綜合素質，使得檔案管理工作人員的工作能力能夠滿足新媒體環境下高校檔案管理工作［5］。其三，應注重整合檔案管理工作隊伍，針對檔案管理隊伍進行工作職能上的劃分，明確檔案管理工作人員的重點工作內容，與此同時還要做到積極引進新媒體環境下的優秀專業型檔案管理人才。

（三）創新優化檔案管理制度，構建完善檔案管理規章制度

高校檔案管理工作在時間的不斷推移之下已經逐漸形成了一套完整的管理制度，但是在新媒體環境下，為了能夠保證高校檔案管理工作能夠順利開展并有效進行，保證高校檔案管理工作的工作效果，在正規的方向上獲得發展，那么就一定要充分重視在新媒體環境下針對傳統檔案管理制度進行創新，進而構建符合新媒體環境下高校檔案管理工作的完善的規章制度。在此基礎上，首先，應根據相關法律法規的規定，實現高校檔案管理工作高標準，嚴格執行檔案管理規定，進而使得高校檔案日常管理工作更加規范。值得注意的是，應根據新媒體環境針對高校檔案管理規定進行合理的創新以及優化。其次，利用門戶交流平臺，全面、系統的公開檔案封裝移交的具體工作流程以及相關注意事項，將學校各個科室的主管資料明確標識，一定要做到準確公開，這種情況下能夠促使高校檔案管理工作效率以及工作質量有效提高，在一定程度上還能夠做到減少高校檔案管理工作壓力［6］。再次，高校檔案的重要程度存在級別的不同，不同級別的檔案需要運用到不同的保密措施，因此，應當根據不同級別保密措施的檔案構建完善的保密審查制度體系，在此基礎上根據不同保密檔案的保密程度來決定檔案信息所公開的內容以及程度，與此同時，檔案管理工作人員還需要做到定期針對檔案的狀態進行檢查。最后，對于要訪問檔案資源的人員一定要做到嚴格審查其身份，確定訪問人的訪問權限，特別是在新媒體環境背景下，因為檔案資源通常情況下都是通過數字化的形式進行保存，故而安全保障技術是重中之重，只有這樣才能夠做到在最大程度上保護檔案資源的安全性與機密性，避免檔案資源泄露的現象以及非法篡改等現象發生。值得注意的是，在構建新媒體環境下的檔案管理完善規章制度的過程中，一定還要重視設立檔案管理人員工作規章制度，以此使得檔案管理工作人員能夠在工作制度的基礎上開展檔案管理工作，有效保證檔案管理工作效果。

總而言之，在新媒體環境下，高校想要更好、更加高效地開展檔案管理工作，那么就一定要充分重視結合新媒體優勢，大程度提高檔案管理工作效果，使得檔案管理工作更加具備特色，充分發揮利用價值。在高校檔案管理獲得更好發展的同時，為高校更好發展奠定良好基礎。