高校電子檔案管理問題研究

宋輝宇

（河北政法職業學院，河北 石家莊 050067）

電子檔案對網絡、技術和軟硬件設施的依賴性給高校電子檔案管理工作帶來便利的同時也帶來了風險和挑戰，因此，如何權衡電子檔案管理的利弊，采取必要措施揚長避短，對于高校電子檔案管理工作非常重要。

一、高校電子檔案

高校電子檔案是高校活動電子化的產物，是高校在教育、科研、管理和發展建設中由數字設備生成、處理和儲存的，以二進制數字記錄，通過文字、圖表、圖像、音頻、視頻等方式表示的或已經處理完畢后轉化為具備檔案屬性的電子文件［1］，是電子文件獲取檔案身份、業務系統與電子文件管理系統間進行數據交換，管理權限由文件形成部門向檔案部門進行轉交的過程。

二、高校電子檔案管理

在網絡環境下，電子文件形成是個動態、不斷累加的過程，其形成與歸檔是并行開展的，產生的元數據信息在納入歸檔范圍后自動保存到電子文件管理系統中，這與傳統紙質檔案的形成、歸檔和保存流程是線性的、階段性的有很大的差別。電子文件的質量決定了電子檔案的質量，電子文件元信息的準確完整與否決定了電子檔案的價值屬性和著錄的可用性，為了保證元數據信息完整可靠和電子文件質量，電子檔案的管理工作要前置到電子文件的形成或更早階段。電子檔案的管理涵蓋了電子文件生命周期全過程，包括電子文件的形成、運轉、處理、歸檔和電子檔案的接收、保管、統計、利用和銷毀。

三、高校電子檔案管理優勢

（一）提高工作效率

傳統的檔案管理模式是專職檔案人員完成手工收集、整理、抄錄和核驗，有了檔案系統軟件后還要完成手工目錄錄入、校對、數字化工作，需要投入大量的人力、物力和財力，還不能保證信息的準確性。計算機網絡在檔案管理的應用改變了檔案工作模式，電子文件的產生可以自動完成數據信息的收集和存儲，管理更便捷高效，這對于高校而言無疑是至關重要的。

（二）實現資源共享

檔案是以利用為目的的。傳統紙質檔案管理完全是由人工完成的，檔案利用時需要完成檢索目錄查詢、入庫上架查找、調卷取件復印這一復雜的流程，不僅時間長，少則十幾分鐘多則一兩個小時，還對檔案資料、機器有損害，不利于長期保存。在計算機設備的支持下，電子檔案的出現可以有效改變時間占用長、文件有損害的狀況，同時，借助計算機和網絡可以實現檔案信息實時調取、閱讀，實現檔案資源共享。

（三）減少資源浪費

電子檔案對計算機軟硬件系統有很強的依賴性，通過計算機設備完成電子檔案的收集、整理、利用和統計等管理工作，減少了人工操作和紙質材料的產生，避免了誤操作和人為因素干擾，節省了人力物力財力。高校人員多檔案雜，隨著高校深化教育教學改革和推進內涵外延建設，檔案存量和增量與日俱增，近年來國家重視人事檔案的查證工作，利用次數頻繁，借助計算機設備開展電子檔案的查詢利用，節省了勞動力和時間成本，提高了高校電子檔案管理的綜合實力。

（四）提高傳遞速度

電子文件形成是個動態、不斷累加的過程，其形成與歸檔是并行開展的，產生的元數據信息在納入歸檔范圍后自動保存到電子文件管理系統中，這與傳統紙質檔案的形成、歸檔和保存流程是線性的、階段性的有很大的差別。顯然，在網絡環境下，借助于電子設備，電子檔案傳遞速度明顯高于傳統檔案管理方式的。

四、高校電子檔案管理狀況

信息技術的快速發展推進了高校檔案管理工作現代化進程，同時提也升了密碼破解、信息泄密的概率，給檔案信息的安全帶來了威脅。目前，影響高校電子檔案信息安全的因素有外在環境、技術因素、人為因素、設施設備、體制因素、人員素質等，主要表現在以下幾方面：

（一）管理體系不完善，制度不健全

高校大力推進數字化校園建設，促進了電子文件產生和普及，但電子文件歸檔和管理意識淡薄，導致電子檔案管理工作推進困難；高校人員多流動性大產生的電子檔案數量多且雜，管理不到位造成資源浪費；電子檔案的管理涵蓋了電子文件生命周期全過程，涉及面廣，內容多，對象復雜，高校原有的檔案管理體系和管理制度存在很多不相適應的地方［2］，如：電子檔案的創建、流轉、檢查、利用等缺少具體的規章制度，造成管理漏洞和不到位。

（二）檔案信息化水平滯后

高校檔案管理的軟硬件設備不完善，很多高校的網絡版檔案系統軟件僅限于單機版功能，其他功能尚未使用；檔案管理軟件維護不到位容易發生軟件漏洞、遭受病毒攻擊的問題；集檔案與計算機技術知識于一體的綜合型人員缺乏，信息技術水平制約了高校檔案信息化建設的進程，影響了電子檔案管理工作的發展。

（三）檔案信息安全管理滯后

高校電子檔案管理有諸多環節，涉及諸多部門，存在著很多不確定因素，如：人員素質參差不齊、電子檔案安全防范意識薄弱、保密知識理解認知不足，在工作中誤操作、丟失、損壞、外泄、人為操作現象時有發生；安全保密制度落實執行不到位；高校的辦公、財務、教學、科研、后勤、學生管理等部門都有各自的業務系統，各業務系統的軟件版本眾多且不兼容問題，導致業務系統與檔案管理系統對接時信息無法讀取，以及刪除后沒有任何痕跡等安全隱患，是當前高校檔案安全管理工作的主要難題。

（四）檔案人員隊伍建設滯后

高校電子檔案管理隊伍建設上存在著結構不合理，人員不穩定現象，如：專職檔案管理人員中年長者居多，知識更新和接受新事物的能力慢，年輕人有熱情但不愿意從事該項枯燥無味的工作；外出培訓交流機會少，先進知識和技能了解和掌握有限；職稱、福利待遇保障不到位，留不住人；兼職檔案人員調換頻繁等，制約了檔案隊伍建設發展。

（五）電子檔案儲存成本高

高校電子檔案是電子化活動的產物，具有數字信息非人工識讀性、軟硬件設備依賴性、數字信息集成性和信息儲存高密度性。但是，國家為了保證電子檔案的可靠性要求一式三份進行保存，無形中增加儲存和維護成本。

五、采取措施改進高校電子檔案管理工作

針對以上狀況，高校應因地制宜采取合理辦法、合適舉措加強電子檔案的管理并落實到位。

（一）提高認識

加強理論學習，提高對電子檔案和電子檔案工作的認知，明確電子檔案的管理好壞體現了高校現代化發展建設的程度。加強實踐學習，了解電子檔案管理工作流程，認識到電子檔案管理質量需要全員配合，不是檔案員一人之事。加強法制宣傳教育，提高責任意識，明確電子檔案的信息安全決定了電子檔案價值屬性實現與否。

（二）明確職責

電子檔案管理涵蓋了電子文件生命周期全過程，包括電子文件的形成、歸檔和電子檔案的接收、保管、統計、利用和銷毀。在高校電子檔案管理的整個過程中，高校行政機構、二級學院和業務部門作為電子檔案生成機構的負有電子檔案維護和狀態更新的任務，作為網絡節點負有妥善保管電子檔案副本的責任。電子檔案移交者、部門的負責人、信息技術人員、檔案部門負責人、檔案管理員、單位的行政主管和主要領導等作為網絡節點根據崗位、任務明確管理職責，所有節點共同維護電子文件質量和元數據信息真實、完整、可用。

（三）規范管理制度

現今國家已經從法律層面上制定了相關的法律法規來規范電子檔案的管理，如：《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等。為規范管理，高校根據國家相關的法律法規結合自身實際制定電子檔案管理制度，細化完善檔案信息安全的規章制度，特別是對于在電子檔案管理過程中涉及的諸多環節和個人，如：電子文件的形成者和移交者、二級學院或行政部門的負責人、信息技術人員、檔案部門負責人、專兼職檔案員、行政主管、主要領導和師生等，基于角色、職責、任務和目的的不同分級劃分訪問和操作權限，并嚴格按照管理制度要求完成相應操作，不可超權越級，保證高校電子檔案管理有序開展。

（四）加強基礎建設

電子檔案庫房為電子檔案的保管提供了保護空間，其質量決定了電子檔案價值體現的程度，高校應以《檔案法》《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規范》等建設標準建造高校電子檔案庫房，安裝或配備保護設施設備，營造優質保護環境。電子檔案對網絡具有很強的依賴性，計算機設備、技術和網絡環境是電子檔案存在的基礎，增加投入保障硬件設備的供應、系統軟件的維護、防護軟件的升級和修補，增強應對網絡攻擊的能力。

（五）做好安全防護

主要采取的措施：1.增加防護手段。通過添加水印、防偽標識，開展數字簽名等技術手段增加防護措施加強前端控制，從源頭遏制危險因素。2.采用區塊鏈等先進技術加強安全防護。區塊鏈作為信任載體，基于拜占庭將軍問題在點對點間用數字化代碼建立平等互信關系，通過密碼哈希算法、數字簽名、時間戳等技術手段達成網絡共識，構建一個可信任網絡環境［3］。從技術層面來看，將區塊鏈技術應用到底層構架體系中與業務系統相連，可以實現信息來源可靠、內容真實、規則和合約的可信以及監督、防范欺詐行為，更好地保護電子檔案信息安全。3.檔案信息備份。備份是對檔案信息丟失或損壞后采取的必要補救手段之一，采取定期與不定期相結合的方式進行核驗，落實雙重備份、異地保管工作。4.加強檔案信息安全宣傳，提高保密意識和安全意識，做到安全警鐘要常鳴，安全意識要牢記，安全防范要到位。

（六）專業隊伍建設

高校電子檔案管理工作的開展離不開制度、資金、設備的支持和檔案管理人員的執行落實，高校檔案管理人員的基本素質、知識水平、業務技能決定了電子檔案管理工作開展情況。為此，應加強理論知識的培訓，通過學習業務知識豐富頭腦；加強業務技能練習，聘請專家能手進行現場教學，邊學邊練提高動手能力；加強安全教育，采取現場參觀、舉辦消防專家講座、收聽安全保密會議、不定期測試的方式督促、提高安全風險意識；提高學歷教育，鼓勵專兼職檔案工作人員進修，提高學歷層次和文化素養，打造一支高素質、高技能、綜合性的檔案管理隊伍，滿足高校電子檔案管理工作的需要。