論信息化背景下公共資源交易項目檔案如何創(chuàng)新管理與發(fā)展

呂雅暉

（牡丹江市公共資源交易中心，黑龍江 牡丹江 157000）

公共資源交易項目涉及的內(nèi)容和范圍愈發(fā)廣泛，如工程建設(shè)招投標、土地和礦業(yè)權(quán)交易、國有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購（包括招標、競爭性磋商、競爭性談判、詢價、單一來源采購等）、服務(wù)經(jīng)營權(quán)的交易與咨詢服務(wù)、房產(chǎn)和辦公品等物業(yè)租賃交易服務(wù)等等。這些一般都是由公共資源管理部門進行掌控的社會公共資源交易業(yè)務(wù)，只是隨著這些業(yè)務(wù)內(nèi)容的不斷增加、范圍的日愈擴大，產(chǎn)生了比以往更大量的檔案文件。相關(guān)部門在信息化背景下，理應(yīng)致力于探索公共資源交易檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展措施。

一、公共資源交易項目檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展的背景

如今國內(nèi)的經(jīng)濟建設(shè)處于健康可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢，國家將各門類的社會基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目劃入了公共資源交易中心平臺，進行快捷又高效的交易。針對這方面，國務(wù)院還提出了“平臺之外無交易”的基本要求，意味著公共資源交易中心平臺要對其公共資源進行有效的整合，旨在統(tǒng)一對其進行交易與管理，克服了以往分散式招標的資源浪費、監(jiān)管缺位等方面的問題。

而在公共資源地不斷整合、交易與管理的過程中，平臺交易的項目數(shù)量越來越多，公共資源監(jiān)管部門必須要針對各門類的公共資源交易項目建立相應(yīng)的檔案，以規(guī)范公共資源交易業(yè)務(wù)活動［1］。但這也意味著公共資源交易項目檔案管理工作量劇增，檔案管理壓力上升。為了保障公共資源交易項目招標公平、公正、公開，同時也確保公共資源交易項目日后的審查與利用，公共資源交易中心必須要探索公共資源交易項目檔案的創(chuàng)新管理與發(fā)展對策。

二、信息化背景下公共資源交易項目檔案創(chuàng)新管理的價值

目前公共資源交易項目檔案數(shù)量在不斷增加，而中心對其交易項目檔案工作投入研發(fā)力度不足，導致檔案的管理工作效率與工作質(zhì)量沒能得到有效的提升。因此，中心要注重針對當前檔案管理工作的實際情況，并結(jié)合新時期的信息化技術(shù)條件，對公共資源交易項目檔案管理工作進行科學的創(chuàng)新。

首先，公共資源交易檔案的創(chuàng)新管理有利于交易項目檔案存檔的完整性。在紙質(zhì)檔案歸檔立卷工作中，經(jīng)常遇到資料不齊或補交歸檔、補漏增缺的情況，需要拆卷重做。但信息化背景下檔案整理歸檔更便捷，隨時可以查漏補缺，文檔也不易形成存積。同時也避免了在交易活動中形成的文字、圖表、聲像、光盤等不同交易項目檔案資料被毀壞、丟失，讓公共資源交易項目檔案更加齊全、完整。

其次，公共資源交易檔案的創(chuàng)新管理有利于提升交易中心的整體服務(wù)水平。在信息化環(huán)境下開展有效的檔案管理工作，可以促進管理人員主動工作的積極性，同時從某種程度上也增強了主動服務(wù)的意識。利用信息化管理交易項目檔案，更便于單位領(lǐng)導及相關(guān)人員查閱，方便快捷地得到所需要的文件資料，這對于提高公共資源交易項目檔案管理工作質(zhì)量及服務(wù)水平有著積極的作用。

最后，公共資源交易檔案的創(chuàng)新管理有利于項目檔案信息的安全性。目前在查閱檔案時，經(jīng)常是提供整卷檔案，其實只需利用卷中的一部分資料，但實際能夠看到整卷檔案內(nèi)容。顯然，這不利于項目檔案管理的安全性。但信息化背景下可以有針對性地提取檔案中的信息，不必全部提供整卷檔案，確保了檔案的安全性、有效性，同時提高了檔案資料的利用率。

三、信息化背景下公共資源交易項目檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展的途徑

中心要充分利用信息化技術(shù)來優(yōu)化公共資源交易項目檔案的管理工作，保障交易項目檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，可以通過以下的途徑達到目的：

（一）建立互聯(lián)網(wǎng)+公共資源交易項目檔案管理模式

如今信息化的時代發(fā)展趨勢愈發(fā)明顯，“無紙化辦公”成了檔案管理工作的重要發(fā)展模式之一，它可以改變以往公共資源交易項目檔案的紙質(zhì)化狀態(tài)，實現(xiàn)公共資源交易項目檔案的電子化［2］。因此，中心要抓住檔案管理電子化發(fā)展趨勢，充分利用信息化技術(shù)條件來建立起“互聯(lián)網(wǎng)+”公共資源交易項目檔案管理模式，實現(xiàn)公共資源交易項目檔案的電子化管理，讓相關(guān)監(jiān)管部門也可以采取便利化的監(jiān)管操作，提高其監(jiān)管水平。檔案部門要合理采購如掃描儀、防磁柜、電子光盤以及刻錄機等設(shè)備，便于檔案管理人員對電子化的檔案進行長期的科學保管與利用。

為進一步加快公共資源交易信息化進程，提高交易服務(wù)水平和平臺保障能力，在公共資源交易平臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，開發(fā)各類交易資料歸檔功能，部署建成獨立的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公共資源交易業(yè)務(wù)檔案信息收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、查閱等電子化、智能化。電子檔案管理系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，按照建設(shè)工程、政府采購等項目類型，從項目受理、公告發(fā)布、標段信息、保證金繳納、開標評標、中標公示、保證金退還等交易流程，對項目交易資料按照項目分類，交易完成后由系統(tǒng)自動整理，匯總，歸類，同時結(jié)合招標人提交的其他檔案資料，推送相關(guān)業(yè)務(wù)科室審核后完成統(tǒng)一歸檔工作，因此，電子檔案管理系統(tǒng)有效解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量繁多、檢索效率低、保存成本高等難題，打破了傳統(tǒng)管理方式的時空局限，降低了交易成本，能大大提升公共資源交易的服務(wù)水平。

（二）更新檔案信息化管理理念

當前的檔案管理工作仍然存在著為工作而保管，有多少收多少，不給不要，重保管輕利用的思想，不講求社會效益和經(jīng)濟效益的舊觀念。現(xiàn)如今信息化時代，公共資源交易檔案涉及的面越來越廣，使得檔案管理在這期間出現(xiàn)了許多新情況、新問題。特別是觀念陳舊、不能與時俱進，無法結(jié)合現(xiàn)有的工作探索檔案管理的新思路，開拓創(chuàng)新意識不強等，制約了檔案信息化管理理念的更新。

公共資源交易檔案是公共資源交易在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中形成的文字、圖片、影像等重要資料，在一定程度上決定著公共資源交易中心的完善和發(fā)展，要充分認識到檔案信息化管理的重要性，這是改變和完善檔案管理信息化建設(shè)工作的關(guān)鍵。公共資源交易中心要對檔案信息化管理工作進行重新調(diào)整和定位，成立專門的檔案管理信息化管理工作機構(gòu)，配備專人負責檔案管理工作，挑選責任心強、業(yè)務(wù)精，同時掌握現(xiàn)代信息技術(shù)及管理技術(shù)的同志來負責檔案管理工作，將檔案信息化管理工作當作中心的核心工作來抓，以提高檔案管理的科學化、規(guī)范化、信息化和制度化建設(shè)。

（三）建立公共資源交易項目檔案的信息化管理制度

在信息化背景下，中心的檔案部門可以有針對性地建立起信息化檔案管理制度，為項目檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展提供制度支撐［3］。

首先，檔案部門可針對電子化檔案管理流程與細節(jié)管理進行完善，并將其納入信息化檔案管理制度的內(nèi)容之中。規(guī)范收集公共資源項目檔案材料，確定哪些材料是必須歸檔的，明確歸檔期限是多久，并按要求對檔案材料進行嚴格審核，確保材料真實準確完整，最后形成完整的電子卷宗，便于日后查閱。其次，按照《招投標法》《招標投標法實施條例》及《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，完善電子化檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)，以保障電子化檔案管理的規(guī)范化與標準化。在電子化檔案管理過程中，健全的信息化檔案管理制度也是電子化檔案管理過程的基礎(chǔ)，我們只有依據(jù)完善的制度，才能對管理過程實現(xiàn)規(guī)范化、標準化。從而確保新形勢下，檔案信息化管理工作的嚴肅性和安全性。最后，檔案部門要建立起健全與完善的人事管理制度，對檔案管理人員的電子化檔案整理、歸檔、管理與利用等等進行全過程跟蹤與問效，并落實責任到人的管理機制，從多個方面加強公共資源交易項目檔案的信息化管理制度建設(shè)。

（四）增強電子化檔案的安全防范意識

公共資源交易中心要加強電子檔案備份管理，在電子化檔案管理模式下，要將電子檔案備份管理作為管理重點，以保證電子檔案信息安全，對歸檔的存儲載體進行妥善保管，確保存儲介質(zhì)遠離磁場等不安全的區(qū)域，并將存儲介質(zhì)進行獨立存放，控制好存儲地點環(huán)境的溫度和濕度。檔案管理部門要根據(jù)電子檔案的重要性進行分析管理，對普通級的電子檔案存儲介質(zhì)要采取一式三份的管理方式，對于重要項目的電子檔案存儲介質(zhì)，要采用一式四份的管理方式，以滿足檔案資料調(diào)閱的使用需求。計算機設(shè)備上也要安裝防火墻，并采用身份認證等先進技術(shù)防范非法用戶入侵系統(tǒng)，每兩年對電子檔案的有效性進行全面檢查，如發(fā)現(xiàn)電子檔案存在安全隱患，要立即進行處理。

（五）在信息共享理念下推進項目檔案的創(chuàng)新管理

中心要保障檔案部門的檔案資源得到合理的管理與利用，則可引入信息共享理念，在信息化環(huán)境下充分發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢，促進公共資源交易項目電子化檔案的科學合理利用。在這個方面，服務(wù)對象可以在信息共享的過程中第一時間獲取到自己比較關(guān)注的服務(wù)信息，有利于提高服務(wù)對象對公共資源交易項目檔案信息資源的重視度，同時也可增強檔案部門對社會群體的服務(wù)意識，主動為社會群體提供高質(zhì)量的服務(wù)。長此以往，有利于加強服務(wù)對象與中心之間的信息交流，對于促進中心各項業(yè)務(wù)的發(fā)展也有著積極作用。因此，中心的檔案部門要積極引進信息共享理念，優(yōu)化自己的服務(wù)工作，提高服務(wù)對象與監(jiān)管部門對項目檔案管理的滿意度。

總之，國內(nèi)的公共資源交易中心業(yè)務(wù)活動日愈頻繁，涉及的范圍也愈發(fā)廣泛，給項目檔案管理工作帶來了一定的難度。因此，相關(guān)檔案部門要注重依托于信息化技術(shù)來創(chuàng)新自身的檔案管理工作，如建立互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式、建立信息化檔案管理制度、在信息共享理念下推進項目檔案的創(chuàng)新管理等等，最終可實現(xiàn)公共資源交易項目信息化檔案管理的健康發(fā)展。