提升高校辦公室行政管理能力途徑研究

臧 健

（鹽城工學院后勤管理處，江蘇 鹽城 224051）

W省是教育大省，高校數量全國排名第一，在高校所有部門中，辦公室作為一個系統化、全面化、綜合化的部門，工作職責不僅是上級指示的傳達，下級意見的反饋，協調各部門之間的工作，還有日常行政管理綜合事務的方方面面，辦公室行政管理能力的高低直接影響高校內部日常管理運行效率和高校可持續發展的動力。但通過對目前W省高校行政管理工作的調研結果來看，還是存在很多不足之處，如制度落后、責任不清、人員素質不高，信息化程度低等方面。因此，為推進高校在新時代的發展，對存在的不足方面的原因進行剖析，提出科學的解決方案，找到提升W省高校辦公室行政管理能力的有效途徑。［1］

一、W省高校辦公室行政管理過程中遇到的問題

（一）辦公室行政管理制度建設落后于時代發展

辦公室行政管理制度是辦公室日常工作的指導方針，對W省高?，F有的辦公室管理制度調研后發現普遍存在以下問題：1.制度的內容過于陳舊，一些內容明顯已經在現有的工作流程中被取消或者更新了，這樣的制度不再適合甚至于阻礙辦公室的工作；2.一些制度的內容空乏，大多是一些框架內容，崗位職責模糊不明晰，甚至崗位間的工作有重疊的現象，責權的不明確，直接導致工作方向不明確；3.事務流程過于復雜，事務辦理手續繁多，總認為經手人越多，一旦發生問題，則責任相對較小，一旦流程環節出錯，就要重啟流程，導致辦事人員跑斷腿，直接影響辦事效率。

（二）缺乏科學有效的行政管理責任體系

辦公室作為學校行政管理部門中間日常運作的“中樞神經”，承擔著協調各部門工作的重要作用。高校辦公室是一個服務型的機關單位，事務多而雜亂，面對辦理業務的人員缺乏積極的服務意識。領導在進行工作分配時存在隨機性的指定人員，總認為都是一起工作，整個處室一盤棋不分彼此。這個模式存在嚴重的弊端，一旦出現問題需要追責時，會出現沒有因明確責任體系而導致責任互相推諉的現象，以至于再碰到類似事件時大家都退縮不愿接此工作，破壞辦公室的辦公形象，導致辦理事務效率低下，影響到其他部門的工作進度，如果任其發展，最壞的情況就是“中樞神經”癱瘓，整個學校的綜合管理系統體系被破壞，嚴重損害學校和所有教職員工的切身利益。因此，建立健全科學合理的管理責任體系，責任到崗到人，有效地規范辦公室行政管理人員的工作態度。［2］

（三）辦公室崗位人員綜合素質過低

很多人認為辦公室的工作沒有技術含量，只要肯吃苦耐勞，辦公室的崗位誰都能干，且辦公室崗位是距離領導最近的職位，方便以后的職位晉升，這就使得辦公室崗位成了人人眼中的“香餑餑”，但實際辦公室崗位是需要很多技能：接人待物、撰文寫稿、處理應急事務等等。一些工作既要依據規范的處理方式，還有一些需要靈活的方式解決，這些都要通過崗前培訓的方式進行人員的培養。但很多高校對于辦公室的重視程度不夠，對于人員的培訓意識缺乏，領導往往通過選用所謂的“自己人”工作并著重培養，得不到重視的人員要么消極怠工要么尋求換崗。這樣形成的辦公人員結構不合理，能干的人員少，而多數人員的綜合素質能力得不到培養，形成不了科學的人員構架，直接影響辦公室的綜合事務管理能力。要通過崗前職能培訓體系的建立選拔人員，營造和諧的工作環境，留住老人，培養新人，有利于促進辦公室行政管理能力的提升。

（四）辦公室行政管理信息化平臺建設滯后

當前社會已進入信息化時代，W省高校都在進行智慧化校園建設，高校作為科研成果的撫育基地，辦公室為提高工作效率，引入信息化系統輔助工作是必然趨勢，但從實際效果來看，都普遍存在以下問題：1.利用率低下，辦公系統功能強大，涉及辦公室日常工作的很多方面，很多單位實際應用中僅僅只是作為文件的審批、文件傳閱、文件歸檔等等使用，完全沒有發揮系統的實際作用；2.線上線下重復工作，系統的引入本質是減少人員的跑腿工作，很多單位為文件存檔，領導實際簽字備案等，線上審批完還要線下打印并請相關人員簽字備案，失去引進系統辦公的初衷；3.領導缺乏對信息化建設的重視，系統是需要更新迭代和日常維護的，而很多高校缺乏這方面的意識，不愿在這方面進行投入，往往只是解決信息化的有無，卻并沒有將其利用好。

二、提升W省高校辦公室行政管理能力的途徑

（一）科學高效優化制度建設

辦公室行政管理水平的高低與其制度制定的是否科學合理密切相關，科學合理的制度建立有利于規范辦事流程，責任到崗，有效地提高辦公室的辦事效率。針對W省高校辦公室管理制度的優化，首先，梳理制度內容，刪除過于陳舊的內容；其次，辦事流程進行簡化，辦公室事務屬于服務型、窗口型工作，服務人員的口碑是對工作好壞的衡量，縮短不必要的辦事環節，不僅提高工作效率，也提升辦公室管理能力；再次，責權劃分明確，對崗位職責進行明確細分，要做到一崗一責，工作互不重疊，避免追責時互相推諉；最后，在以制度引導辦公室行政管理事務的過程中，不能只強調規范，也要注重辦公室成員的人文關懷，在同事生日時送上生日蛋糕和祝福等等，這可以提高工作人員的幸福指數和歸屬感，激勵工作熱情，形成良好的工作環境。

（二）強化監督管理，提高服務意識

高校辦公室作為綜合事務性部門，為全校師生服務，與全校所有部門都有相關的業務往來，督查服務的過程能為學校高層的決策提供一些合理的參考建議，而要做好督查服務，首先，高校作為教育單位，黨組織模式管理理念在辦公室行政管理過程中貫徹執行，以此為基礎，不斷優化監督制度，增強行政管理執行力，在這過程中，辦公室與其他部門二級辦公室保持無障礙溝通，管理時要注意方式方法，增強辦公室組織協調能力。其次，督查服務有助于提高行政管理的效率，適當的督查能避免工作中出現的懈怠情緒，提高工作的主動性，也能找到工作環節中的漏洞，不斷完善科學合理的制度建設，提高辦公室的行政管理能力。再次，提高工作人員的服務意識，辦公室作為窗口服務型崗位，耐心、笑容、客氣用語及茶水服務等等服務行為在行政管理事務中的作用不容忽視，服務意識是行政管理過程中的重要環節。［3］

（三）注重人員引進，提高人員培訓意識

組成辦公室的基本單位是人，行政管理能力的強弱由人的工作能力來決定，而人員的工作能力可通過人員的引進和入職培訓等手段進行培養，在這過程中要注重：

1.辦公室崗位在招聘人員時，要進行必要的能力測評，不同崗位進行相對應的測評，比如申報文秘崗位的要求文筆能力測試，接待崗位進行面試測評等等，堅決杜絕“因人設崗”。

2.利用高校自身信息平臺，創建獨立的辦公行政能力培訓網站，并與手機APP互連，讓人員可以根據自身的崗位在相應的培訓平臺在線進行培訓，靈活使用自己的空閑時間隨時隨地進行培訓，結合線上考試和年底綜合能力測評，適當的獎勵激勵考核優秀人員，提高人員主動參加培訓，提高自身能力的意識。

3.行政管理人員不能“埋頭苦干”自己的事情，還要具備綜合事務處理的協調能力，辦公室人員定期會晤，將在工作中碰到的難題進行討論分析，得到最優處理方案，通過該方式既提高辦公人員的行政管理能力，又能形成辦公室的和諧工作環境。

4.辦公人員在職務職稱評審的時候，營造一個公平公正的晉升環境，有能力者上的政策使得人人信服，并能促進后面人員查找自身的不足并努力提升自己，形成人人自覺學習提升辦公能力的和諧辦公環境。

（四）搭建信息化平臺，推進無紙化辦公理念

1.利用現有的智慧化校園網絡，創建專門的辦公室人員培訓網站，可將辦公室崗位的培訓資料，培訓視頻進行上傳方便人員學習；利用高校自身科研優勢，制作一些培訓考試程序，以考試的方式督促人員參與學習培訓；設立辦公人員在線交流群，方便辦公人員在線討論相關工作，促進辦公人員之間的和諧關系，有助于行政管理能力的提高。

2.領導要重視OA辦公系統在辦公室行政管理過程中的重要作用，在大數據背景下，系統不僅能夠推動無紙化辦公的進程，也能通過數據分析，領導對學校的一些決策提供參考意見。只有將系統充分利用，將其價值展現引起領導重視，才能推進無紙化辦公的進程。

3.全面推進無紙化辦公進程，梳理辦公OA系統的功能模塊，將辦公室所有崗位辦事流程進行科學合理規范化后，以系統線上辦事方式體現出來，比如安排會議，合同簽訂、文件審閱，賬務簽閱等，在系統辦理事務的過程就是檔案材料的存檔過程，需要簽字明確的地方可以附件的形式留存，使辦公人員將雙腿解放出來，避免浪費工作時間，提高了工作效率。

4.系統要想用得順，日常維護是必不可少的。系統維護需要專業人員，高校這方面的人員不缺，但要做到專人維護，以便在系統進行升級改造時，系統維護人員能夠給出科學合理的意見。如果沒有專人維護，也可以將系統的日常維護進行托管，人員只管使用系統，避免工作精力分散。

綜上所述，隨著W省高校發展，高校間的競爭越發激烈，辦公室的行政管理能力成為增強高校綜合競爭力的一個重要指標，體現了高校內部管理的合理性，執行力的通暢性，對高校自身發展來說意義重大。要充分考慮高校作為教育科研機構發展的實際需求，對高校辦公室行政管理過程中的問題進行改正或優化，高效高質量的辦公室工作讓高校保證發展的活力，實現可持續發展。