信息化視域下高校檔案管理問題及對策研究

權諾諾

（曲靖師范學院，云南 曲靖 655011）

我國各高校開展檔案管理工作的最終目的是對教學檔案進行收集總結，從而為相關工作的開展提供高質量服務。21世紀是信息化時代，傳統高校檔案管理工作方式方法在當前背景下受到極大沖擊，想要跟隨時代發展腳步，高校管理者就應該將信息技術應用在檔案管理工作之中，通過信息技術將檔案管理具備的價值充分發揮出來。以往高校開展檔案管理工作過程中，主要采用紙質管理法，隨著信息技術的普及和應用，出現了U盤、光盤等多樣化載體。信息技術在不斷提升，時代在不斷變化，高校應始終跟隨時代發展腳步，開展信息化的管理模式，從而為高校的長遠發展提供動力支持。

一、信息背景下高校檔案管理工作開展面臨的機遇和挑戰

（一）高校檔案管理工作開展面臨的機遇

1.信息技術的普及應用為高校檔案管理工作的開展奠定堅實基礎

信息技術水平的提升是以高科技發展為基礎，網絡技術、計算機及云技術等高科技是高校開展信息化檔案管理的先決條件。上述技術的應用能夠使高校從以往紙質化管理方式向信息化方向發展，并且能夠打破傳統時間及空間上的限制，在檔案管理者及使用者之間建立起有效的溝通［1］。日后，檔案管理工作勢必會向數字化、信息化方向發展。

2.信息技術的普及應用提升了高校檔案管理工作人員專業素養

對信息檔案進行永久保存，是檔案管理工作人員的目標及愿望，信息技術水平的飛速提升為此提供了物質基礎。數字化工作的開展是由人來操控主持的，檔案工作人員能否適應信息化發展，提出自身專業素養，這與檔案管理工作開展情況存在緊密關聯［2］。近年來，我國高度重視各高校信息化建設發展情況，并且制定了相關政策，投入了充足的經濟支持。在此情況下，高校檔案管理工作人員應該認清發展趨勢，抓住機遇，增長自身專業技能及知識，積極與其他工作人員進行溝通交流，使自身素養得到提升，為檔案管理工作長遠發展夯實基礎。

（二）高校檔案管理工作開展面臨的挑戰

1.信息化發展為傳統高校檔案管理工作的開展帶來了極大的沖擊

思想作為實踐的依據和指南，觀念作為行動的引導。墨守成規、因循守舊是高校創新檔案管理工作的障礙。檔案管理工作的開展應跟隨時代發展腳步，做到與時俱進。管理工作人員應對自身功能進行適當調整，滿足社會發展需求。只有這樣，才能夠確保檔案管理工作在信息時代背景下保持充足生命力。檔案管理工作內容是對不同種類的檔案進行整理、編目、保管、利用，以往高校開展檔案管理過程中將紙質文件作為主體，在此基礎上，開展多項工作［3］。信息化技術使檔案載體向網絡化、電子化、智能化方向發展。同一檔案信息能夠同時在磁帶、u盤、多媒體等多種載體上儲存。在此情況下，信息檔案所具備的完整性和真實性成了相關研究者及工作人員的關注重點，以往紙質文件管理方法應逐漸向信息管理方法轉變。

2.檔案管理工作的安全性

在信息化背景下，高校檔案管理工作面臨著許多問題。近幾年來，高校檔案管理工作逐漸向信息化方向發展，且我國大部分高校已經實現網上歸檔，并創建了屬于自己的數據庫及網站，為相關工作的開展帶來了極大的便利性，但同時，網絡具有開放性使管理工作開展的安全性面臨極大的風險。過度依賴國外電子產品、管理工作安全體系缺乏完善性、工作人員未樹立正確的安全認識等問題不容小覷。

二、信息化背景下高校開展檔案管理工作的不足之處

（一）未樹立正確的檔案管理工作認知

時代在發展，社會在進步，高校是為社會輸送人才的主要場所，檔案管理工作開展質量對高校的發展有直接的影響。我國大部分高校已經意識到檔案管理工作開展的重要性，但是部分工作人員仍然未樹立正確的檔案管理工作認知，不能夠以長遠的眼光及正確的態度看待信息化檔案管理工作開展，導致相關工作發展步伐緩慢，過于落后。

（二）信息基礎薄弱

大部分高校缺少信息化檔案管理工作建設資金，不能夠為檔案管理工作的創新提供資金支持［4］。因此，只能采用傳統方法開展相關工作。隨著信息技術的普及與應用，傳統管理方式無法滿足日常工作需求。想要使檔案管理工作效率得到提升，就應該做到信息共享，因此，高校應提升對信息化檔案管理工作發展的重視程度，并加大資金投入力度。

（三）缺乏高精尖人才

部分高校信息化建設落實不到位，導致管理工作人員及專業素養低下，不具備互聯網技術應用及學習能力。這一狀況對信息化檔案管理工作開展有十分消極的影響。當前，大部分高校缺少高精尖檔案管理人才，管理工作人員隊伍專業性有待提升。

（四）無法保障檔案信息安全性

信息化背景下，信息溝通交流十分便捷，人們在享受信息化發展帶來便捷的同時，承擔著文件丟失、信息失竊等風險。部分高校信息技術水平低下，不能夠為信息化檔案工作開展全面提供保障，這一情況限制了相關工作的開展。

（五）管理制度缺乏完善性

當前，部分高校在開展檔案管理工作過程中不具備完善的制度，此外，各高校制度落實力度不到位。部分高校檔案管理工作開展得不規范，這將會對檔案完整性產生消極影響。盡管近年來我國各高校已經落實了嚴格的檔案管理制度，使相關工作質量及水平得到了顯著的提升，但是仍然無法完全滿足當前時代發展需求［5］。高校仍然不具備檔案管理工作監督管理機制。

（六）信息功能受限

當前，我國大部分高校檔案使用效率及開發效率低下，導致這一現象的主要因素是部分高校在開展檔案管理工作時過于封閉，無法實現溝通交流。這樣一來，信息檔案無法進行充分利用。除此之外，部分高校采用傳統檔案管理方式，信息化發展不到位，自然無法開發教學檔案。受上述因素影響，高校檔案管理具備的作用無法得到充分地發揮。

三、高校開展信息化檔案管理對策分析

（一）加快信息化檔案管理建設

想要滿足日常工作需求，高校應加快信息化的管理建設，對互聯網技術進行充分利用，創新傳統管理方式，向信息化管理發展，從而實現教學檔案的應用功能。在開展信息化檔案管理過程中，高校將以自身信息水平為依據，分階段進行，及時解決存在的問題，并對最新建設情況進行全面地了解掌握。除此之外，高校應該提升對信息化的管理工作重視程度，加強相關工作推廣及宣傳力度。信息化管理工作的開展需要多個部門共同努力協作［6］。同時，高校應該不斷對內部管理機制進行完善補充，不論是檔案整理還是檔案開發，應具備嚴格的標準，這樣才能為檔案管理工作質量的提升提供保障。

（二）加大資金投入力度

高校想要落實信息化檔案管理工作，應該加大資金投入力度，只有使基礎設施得以完善，才能夠有效開展相關工作內容。高校應以自身實際情況為依據，量力而行，對基本硬件設施進行完善，為工作人員配好技術設備。除此之外，高校應明確信息化的管理執行標準，相關工作的開展內容均應細化，并以相關標準為依據進行操作。相關工作人員在對檔案基礎資料進行整理之后，需要開展技術處理，對網絡技術進行充分應用，對檔案進行技術化處理，這樣才能夠落實信息的交流與共享。高校開展信息化檔案管理工作的最終目的是對教學檔案進行充分利用開發，這將會對院校之后長遠發展產生促進作用。

（三）確保檔案信息安全性

近年來，互聯網技術在不斷發展與應用，人們對信息安全性有了更高的要求。高校在開展信息化檔案管理過程中，應提升自身網絡技術水平，避免信息泄露導致不良后果發生［7］。此外，相關工作人員在確保檔案完整性的基礎上，應該確保其安全性，為信息化管理工作的順利開展奠定基礎。

（四）培養高素養人才

想要使高校檔案管理工作人員專業素養得到提升，在日常工作過程中，高校在開展信息化工作的同時，應該提升人才培養重視程度，通過外出學習、定期培訓、考核等多樣化方式使檔案管理工作人員專業素養及信息化水平得到提升。除此之外，高校可采取崗位競爭制度來選拔高質量的檔案管理人員。上述方式能夠加強信息化檔案管理工作質量，確保制度的落實。

（五）提升檔案管理綜合效益

高校應通過以下兩方面提升教學檔案管理綜合效益，首先，應該使檔案獲取信息水平得到提升。除此之外，應該對信息設施進行強化應用，加強檔案管理網絡功能，從而為檔案的安全性及完整性提供保障。除此之外，對教學方案進行充分利用，使科研及教育教學需求得以滿足［8］。

（六）提升教學檔案應用效率

在信息化背景下，高校應該對傳統檔案管理方式進行創新，對信息技術進行充分應用，使教學檔案使用效率及服務水平得到提升。高校應該對用戶需求進行充分的分析，明確檔案管理工作方向。除此之外，對網絡技術進行充分應用，創建檢索系統。這樣一來，能夠通過多元化渠道向需求者提供教學檔案，從而將其具備的價值充分發揮出來。

四、結束語

高校檔案管理工作人員應明確工作發展趨勢，跟隨時代發展潮流，對信息化管理理念及管理模式進行學習并應用，對檔案管理資源進行充分開發，只有對最新理念進行積極的學習，才能夠促進檔案管理工作的長遠發展。