大數據時代下檔案利用服務探析

張軒煒

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-7368

摘? 要：隨著互聯網和移動網絡的高速發展以及社會的信息化，大數據成為社會和科技發展的必然結果，海量的數據為信息提供重要的資源，大眾對于數據的挖掘和信息的有效利用越來越重視。大數據、與技術的發展，也對我國檔案利用服務提供了新的模式，該文從大數據時代下檔案利用服務的意義出發，對我國檔案利用服務的現狀進行淺析，并針對目前存在的問題給出相關對策，提高檔案資源的利用性，開發檔案利用服務的新路徑，使檔案資源價值得到充分的發揮。

關鍵詞：大數據? ?檔案利用服務? ?檔案價值? ?檔案信息資源

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）08（a）-0034-03

Analysis of Archives Utilization Service in the Big Data Era

ZHANG Xuanwei

（Guangxi University for Nationalities， Nanning， Guangxi Zhuang Autonomous Region， 530006 China）

Abstract： With the rapid development of the Internet and mobile networks and of social informatization， big data has become an inevitable result of the development of society and technology. Massive data provides important resources for information， and the public is increasingly engaged in data mining and effective use of information. The development of big data， and technology also provides a new model for archives utilization services in China. Starting from the significance of archives utilization services in the era of big data， this paper analyzes the current situation of archives utilization services in China， and gives relevant countermeasures for the existing problems， so as to improve the utilization of archives resources and develop a new path of archives utilization services， So that the value of archives resources can be brought into full play.

Key Words： Big data; Archive utilization service; Archive value; Archive information resources

1? 大數據時代下檔案利用服務的意義

1.1 檔案管理效率有所提高

大數據背景下，海量和類型豐富的數據為檔案資源提供了更多的信息，由人工對檔案信息資源進行分類整理的傳統模式，已經無法滿足大數據環境下對種類繁雜的數據信息的管理，可能因為整理不當對一些檔案信息資源造成損壞和遺漏，導致用戶在對檔案信息資源進行利用時，無法及時滿足其需求。因此，利用大數據、云計算等技術的優勢，可以對豐富的檔案信息資源進行高效的整理，實現海量、多類型數據結構的整合，對提高檔案管理效率有了極大的幫助[1]。

1.2 檔案信息資源的查詢更加便利

檔案的種類是人們對檔案進行分類認識的結果。認識性分類存在于觀念之中，其劃分標準可以從多個角度用多種方法，沒有明確的界限，只要有認識意義就有結果存在，是其對檔案現象的認識。目前檔案界常用的分類結果主要有公務檔案與私人檔案;歷史檔案與現行檔案;文書檔案、科技檔案與專門檔案;中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案和舊政權檔案這四大類。檔案種類劃分的繁多，對于人們在對檔案信息資源進行檢索查詢時因個人認識觀念的不同存在誤差，這就會影響檔案信息資源的有效利用，但隨著大數據技術的發展，對于數據的管理不再是單一的，其可以將個性化非結構性的數據進行兼容，并對其進行深入分析，使得人們在對檔案信息資源查詢時更加便利快速地找到自己所需要的信息，提高了檔案資源的利用效率[2]。

1.3 深度的數據挖掘，提升了檔案價值

從檔案利用角度出發，檔案信息需求者往往只注重自身的需要，與其相關聯的檔案信息資源容易被忽視，這是傳統方式下檔案利用服務的缺失。通過利用大數據技術與檔案工作的有效融合，對海量的檔案信息數據進行深度挖掘，進行多層次的檔案分析，發現檔案必要數據信息，將相關信息進行整合，形成一個復合完善的開放檔案信息系統，檔案信息需求者在查詢利用檔案時不再是單一的，使更多的關聯檔案可以被發現利用，充分滿足社會利用檔案的需要，與此同時也提升了檔案的價值。

2? 大數據時代下檔案利用服務的現狀

2.1 目前存在的問題

2.1.1 專業技術人才的缺乏

隨著社會信息化，信息和信息技術在如今日新月異的發展中存在巨大潛能，各個領域以及政府都在想盡辦法開發信息技術、充分利用信息，以此來提高自身工作的效能和質量。無論從檔案的管理還是檔案的利用工作，都是需要對數據信息進行采集、篩選、整理、歸納和分析，這就需要具有專業知識技能的高水平計算機技術操作人員，利用大數據技術對數據深度分析，為檔案的利用服務打下堅實的基礎。因此，專業技術人員的缺失問題需要引起關注，政府和高校應加大對相關專業的人才培養，有效解決專業人才的缺失問題[3]。

2.1.2 檔案信息安全無法得到保障

隨著大數據時代和移動網絡的高速發展，在海量的種類豐富的數據信息可以利用的同時也存在著信息安全問題。大數據時代下，在對檔案數據管理的過程中，檔案信息與計算機網絡的共享互通，由于網絡安全防控的不到位，潛在的網絡病毒無法建立安全的網絡環境，可能導致檔案數據的丟失和信息的泄漏，檔案的信息安全無法得到保證，以至于檔案信息在共享時失真，為后續檔案的利用服務造成不必要的損失[4]。

2.1.3 非結構化數據分析存儲技術還未成熟

結構化數據和非結構化數據是大數據的兩種類型。結構化數據是人們更容易利用的數據類型，它是整齊格式化以及高度組織化的數據，具有明確的關系，可以用統一的結構加以表示，目前已經有相對成熟的分析工具;非結構化數據不易組織和格式化，其本質是結構化數據之外的其他數據，沒有預定義的模型對其整理，它可能是文本的，也可能是非文本的圖片、音頻、視頻等應用程序，對其收集、整理和分析存在較大的難度，用于挖掘非結構化數據的分析工具還處于發展階段。因此，豐富的非結構性檔案數據的存儲和分析是一項重大挑戰，這些文件形式多樣、占用存儲空間大，如何對它們進行有效處理，關系著檔案利用服務的發展。

2.1.4 檔案資源分散，缺少專業的檔案資源平臺

大數據背景下，信息數據種類繁多，數據庫類型也逐漸增加，檔案信息資源分散在不同的數據庫中，呈現出碎片化的狀態，阻礙了檔案信息資源的共享，影響檔案價值的有效利用。目前，我國對于檔案信息資源有了初步的分析和整合，但是統一化、規范化和標準化的檔案資源平臺還沒有建立，檔案信息資源碎片還分散在各級各區域的檔案部門系統中，檔案信息資源的互通共享難以實現，檔案資源需求者無法從專門的檔案資源平臺檢索的自己所需要的信息，無法滿足用戶個性化需求，從而影響檔案信息資源的有效利用[5]。

2.2 對未來大數據時代下檔案利用服務的展望

2.2.1 建設檔案信息化社會

大數據時代下，檔案信息資源的采集、處理、保存和利用都展現了較強的優勢，在檔案利用服務方面也有較大的轉變，由傳統的檔案到現在逐漸發展的數字化檔案，我國正在逐步形成檔案信息化。因地制宜的發展檔案信息網絡化是建設檔案信息化社會的基礎，也是對大數據時代下檔案利用服務的展望，通過網絡自動化辦公，在對檔案進行利用時可以實現自動化查詢服務，為用戶提供個性化服務，以數字化檔案信息為內容，加以大數據、云計算等技術進行管理。與此同時，檔案管理與利用相關的法律法規、管理制度也需要及時更新、進一步完善，為后續工作的開展提供保障。

2.2.2 觀念上的轉變

在大數據背景下，傳統檔案管理陳舊固化的思想亟需發生轉變。在思想方面由以往的被動行為轉變為主動行為，對于數據信息的高速增長，我們應該從以往被動接受的狀態中跳脫出來，轉向對數據主動深度的挖掘，有效地分析預測檔案信息資源。在服務方面，由粗放服務模式轉變為精細服務模式，隨著檔案服務流程的優化升級，公眾越來越追求個性化的精細服務，需要檔案工作人員、檔案服務部門針對用戶的信息需求，深度挖掘檔案信息資源，發現檔案的深層次價值，有效提高檔案利用服務。

3? 大數據時代下檔案利用服務的策略

3.1 加強復合型人才的培養

在大數據時代下我國的軟件開發公司較多，相對的編程人員也有數百萬，但是在檔案的開發研究過程中，對專業人才的要求比較高，這不僅要求其有專業的檔案知識，還要具備計算機專業技能，培養檔案學與計算機相結合的復合型人才，實現對檔案信息資源的深度挖掘，發現檔案價值的潛在意義，使檔案在利用時可以對未來的生產經營活動產生積極影響[6]。同時，對檔案館各部門的人員定期開展培訓教育，加強職業道德素質的培養，調動其積極性，挖掘現有檔案工作者的潛力，相關單位也應積極配合復合型人才的培養，可以推動聯合培養，加強高等院校和教育機構與檔案政府部門的合作，開展對復合型人才培養的計劃并進行實施。

3.2 保障檔案信息資源安全管理

大數據背景下檔案利用服務的安全問題也是重中之重，在檔案信息資源被利用的同時，要注重檔案資源的保密性，對于一些涉及國家機密以及個人隱私的檔案，在收集、整理、歸檔和利用時，首先要加強防范意識，對數據庫的管理要有完善的制度條約，檔案的查詢和調取要有嚴格的用戶身份認證，避免檔案信息的泄露和竊取。與此同時，用戶的檔案信息也要嚴格保密，從宏觀層次上加強對用戶信息的監督管理，利用相關技術隱藏用戶隱私信息，做好用戶身份驗證的第一道防線。其次，要做好檔案信息資源存儲安全技術體系，防止檔案資源在移動網絡和大數據的環境下，遭到網絡病毒以及黑客的侵入，導致涉密檔案信息的泄露，這就需要加強計算機技術的應用，對數據庫系統做好安全防護[7]。

3.3 推進網絡檔案建設，實現信息有效共享

隨著社會信息化，大數據技術的不斷發展，應將傳統的檔案管理和現代化計算技術相融合，創建順應時代發展的、新型的檔案管理模式，更好地滿足公眾對檔案信息資源的需求，符合社會信息化的標準，這就要對傳統的檔案利用服務模式進行改革，推進網絡檔案的建設，將檔案信息資源的管理提升到更高的水平。同時，網絡檔案的建立不僅僅是對檔案管理工作的提升，也是對檔案信息資源的共享提供更多可能，現代社會發展中，信息資源的共享已經成為社會發展的必然趨勢，因傳統觀念形成的信息閉環需要被打破，實現信息間的有效交流才是關鍵，以此來促進檔案信息資源之間的互通。

3.4 注重檔案資源整合和專業平臺的搭建

大數據環境下，數據信息呈爆炸式增長，檔案數據呈碎片化狀態，對檔案資源的整合尤為重要，對檔案信息化進行歸類處理，利用各種計算機軟件對檔案工作的各個環節進行分析，尋求最優的處理方法。首先，建立統一的專業檔案信息資源處理平臺，使各級檔案管理部門在處理檔案信息時規范化、標準化，也有利于各級政府以及企事業單位檔案資源的整合，檔案資源在后期也可以得到有效的利用。其次，由于移動網絡的快速發展，一些應用程序的頻繁使用，檔案部門可以積極開發專門的檔案應用程序，建立檔案查詢利用服務微信公眾號，使公眾可以隨時隨地對檔案資源進行利用，加強了檔案利用的時效性，促進檔案資源開發利用工作的有效進行。

4? 結語

大數據時代下，傳統的檔案管理方式發生改變，數據信息對社會產生激烈的競爭，也為社會的信息化發展起到推動作用，在新形勢下，公眾對檔案利用服務也有更高的要求，檔案利用服務具有多維度的特點，需要將主觀與客觀相結合，從多層次各個方面對檔案信息資源進行加工處理，提高檔案信息整合度，對檔案價值進行有效挖掘。針對用戶的檔案信息需求，制定個性化檔案信息利用服務是今后大數據時代下檔案信息利用服務的發展重點，要對檔案利用服務方式進行創新，利用新興技術與專業知識的有機結合，建立符合我國檔案事業發展規律的檔案利用服務體系，并配備完善的綜合反饋評價體系，形成一個優化的檔案利用流程，更好地提升檔案價值，推動社會信息化良好發展。

參考文獻

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[2] 羅振霞.大數據時代背景下檔案利用服務創新發展策略分析[J].山西青年，2020（14）：209.

[3] 石鳳華.大數據背景下檔案管理與利用服務創新途徑[J].文化產業，2020（12）：127-128.

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[5] 張紅妍.大數據背景下的檔案管理與利用服務研究[J].中國管理信息化，2020，23（4）：199-200.

[6] 鄒燕琴.人工智能+檔案[D].濟南：山東大學，2020.

[7] 徐佳銘.基于智慧服務的數字檔案信息服務研究[D].南昌：南昌大學，2019.