新時代檔案管理信息化建設路徑研究

王 淳

（江蘇工程職業技術學院，江蘇 南通 226006）

一、建設檔案管理信息化的重要性

（一）檔案工作人員提高自身素質的需要

這幾年信息化時代的變化，使得高校檔案信息的管理模式都已經發生了改變，傳統的手工操作的檔案管理模式在時代的發展中已經被逐漸地淘汰，信息化的檔案管理技術也已被高校所重視[1]。高校檔案的管理工作在信息化的發展下需要不斷地進行優化，檔案管理人員的自身素質的提升，才能夠有效的保證檔案管理信息化建設的發展，檔案的信息化管理工作與專業的管理人員兩者是需要共同進步的，這樣才能有效地提升高校內的檔案管理工作的效率，提升高校檔案管理工作的質量。

（二）高校檔案業務工作發展的需要

計算機信息技術的不斷發展，使得我國的高校在檔案管理中也更加重視信息化的管理，在目前的高校中其檔案的管理工作能夠直觀地體現出學校的管理水平。高校中良好的檔案管理水平能夠提升校外人士對學校的了解，能夠幫助高中畢業生在對學校進行選擇時，能夠更加清楚地了解到高校中是否有符合自己的專業，使得學生能夠有效地找到符合自己的專業，從而在報名時更具有針對性。同時好的檔案管理還能夠有效地提升學校的知名度，學校的知名度被提升，也就使得高校與外界的交流也越來越多，也會出現越來越多的數據信息需要被管理與分類，加重了高校檔案管理工作的工作業務，因此需要對高校的檔案管理工作進行優化，更快地進行信息化建設地管理，能夠有效地提升高校的檔案管理工作的質量以及工作的效率，使得高校的檔案管理工作能夠更好地服務于社會。

（三）檔案信息資源開發利用的需要

我國社會的不斷發展，社會在發展的過程中，對檔案信息的依賴性也是在逐漸地增強。傳統紙質的檔案在管理過程中的操作方式較為繁雜，同時檔案的存儲時間是有限制的，時間太久就會出現檔案破損等情況，同時紙質檔案在傳遞的方式上也會有一定的局限性與約束性，這種傳統的紙質檔案的管理使得檔案的信息不能最大程度地發揮出自身的價值[2]。隨著時代的變化，檔案管理的信息化建設也在不斷地發展，使得人們意識到檔案管理的信息化建設的優勢，信息化的管理方式能夠更好地對檔案信息進行存儲，同時檔案在進行傳遞中的約束性也有了一定程度地降低。現在高校與外界的交流也是日益緊密，這就需要加強高校內的檔案管理，推動檔案的信息化管理的建設。

二、現階段檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）缺乏專業管理人才

在網絡化和現代化的檔案管理的模式下，這種信息化的檔案管理模式需要專業的人員進行操作，其需要管理人員對計算機技術與網絡技術進行學習并了解，這樣才能夠有效地提升信息化檔案管理的工作效率。傳統的紙質檔案在管理的過程中，是將檔案在校內進行存儲，只需要簡單地進行登記后就能將檔案進行存儲，這種傳統的存儲方式對人員的專業性要求較低，同時檔案在管理的過程中也是較為隨意的，并且不需要專業的人員進行負責，這種管理方式就會使得有重要價值的檔案資料不能有效地被利用，無法發揮出檔案真正的價值[3]。將信息化技術融入檔案的管理工作中，就需要提升管理人員的專業水平，但是目前高校內沒有專業的管理人員，高校中針對專業的信息化管理人員的引進力度較低，使得高校內缺乏綜合素質較高的專業管理人員，就算引進專業的人員，也會因為薪資問題出現人員流失，使得高校檔案管理的信息化建設不能有效地實施。

（二）缺乏完善的配置支撐

信息化檔案管理的工作離不開先進的技術手段以及系統的軟硬件設施，因此建立完善的數字化運行的管理體系是需要加強對網絡環境的了解，同時對設備的需求也較高。這就需要在信息化建設的過程中投入大量的資金進行開展信息化的管理工作，但是我國的各個高校中的財政情況是不同的，導致有些高校中是沒有充足的資金進行開展信息化管理的建設。檔案信息化管理建設在短期內并不能取得明顯的效果，是需要長期進行建設，才能真正地展現出信息化檔案建設的價值。短期內未能有明顯的效果，就導致學校對信息化管理工作的建設不夠重視，這就使得信息化的檔案建設的步伐受到了嚴重的阻礙。

（三）檔案管理存在安全隱患

傳統的檔案管理方式，都是對紙質檔案進行存儲與運用，紙質檔案在存儲的過程中，其保管的年限較久，檔案中的文字就會出現模糊等情況的出現，同時紙質檔案的管理工具也是較為落后的，這就導致紙質檔案在管理的過程中容易出現丟失或破壞等情況，從而導致檔案管理工作的質量得不到提升[4]。高校中的紙質檔案在進行數字化轉變時，也是需要依靠信息公司來進行完成，這就導致高校內的一些重要的文件被信息公司獲取?，F在市面上的信息公司魚龍混雜，缺乏工作的保密意識，使得高校通過信息公司對檔案信息進行轉變的過程中容易出現信息泄露等問題，同時高校內也缺乏一定的安全意識。這就需要高校在檔案管理工作中應重視對數據的保密工作，在信息化檔案管理工作中，應增強網絡化的管理手段。

（四）管理工作不規范

傳統的檔案管理工作其技術性較低，使得高校并未對檔案的管理工作進行重視，但是檔案管理信息化的建設是一項規范性、系統性的工程，這就需要高校對檔案管理工作的重視。在檔案管理信息化的建設中，是需要完善的軟硬件設施，同時還要具備嚴謹的操作流程和嚴謹的保密性[5]。但是目前大多數的高校在檔案管理信息化建設中存在一定的誤區，認為只要有電腦和網絡就能對檔案進行信息化的管理，并沒有真正地了解到信息化的管理工作的內容，就導致高校中檔案信息化管理工作不能夠有效地進行開展，使得信息化檔案管理工作中的漏洞較多。

三、完善檔案信息化建設的優化路徑

（一）提高專業技術人員綜合素質

在檔案信息化管理的建設中，應加強對專業人員綜合素質的培養，人員素質的高低決定著高校檔案管理工作的水平。因此在檔案的管理工作中，管理人員需要定期進行培訓，同時在引進人才方面，優先錄用有著較強的專業知識或者有管理經驗的人才，能夠將其所學的檔案學知識運用到檔案的信息化管理中，保證檔案管理工作的效率能夠得到提升，提高管理的整體水平。管理人員應對計算機技術有著一定的掌握，需要對檔案管理中所需的軟硬件系統進行定期的檢查與維護，防止系統出現問題導致檔案丟失。在人員入職后，還應定期對員工進行考核，提高員工的工作積極性，最大限度地將員工的潛能進行挖掘。同時學校應轉變對檔案管理工作的態度，加大對檔案管理人員的引入，這就需要學校增加人才引進的經費，防止專業人才的流失。

（二）提高高校對檔案管理的重視度

在信息化檔案管理工作的建設中，應不斷提升高校對信息化檔案管理工作的重視度[6]。信息化的檔案建設相較于傳統的檔案管理，其具有快速性、服務性和公共性的優點。信息化檔案建設的優點是檔案管理制度中的核心價值，其信息化的檔案建設能夠有效提升檔案管理的工作效率與工作水平。傳統的檔案管理工作中查詢能力較差，引得大多數的師生并不滿意，但是信息化的建設使得師生可以通過網絡對檔案信息進行查詢，能夠快速有效地查詢到想要了解的檔案信息。信息化的檔案管理工作還能夠有效地提升檔案的存儲時間，提升檔案管理工作的管理水平。

（三）加強安全管理提高防范意識

信息化檔案管理在對紙質檔案進行轉化的過程中需要合理地進行開發，同時還要對原始的紙質檔案進行保護，防止在檔案數字化錄用的過程中出現檔案資料被破壞或丟失等問題。信息化檔案管理工作中還應加強管理人員的安全意識以及保密意識，使得管理人員能夠提升對檔案安全管理的防范意識[7]。檔案管理人員還應定期地對系統進行升級以及維護，保證系統的正常運行，同時還要對檔案進行備份，防止系統損壞造成檔案丟失等情況的發生。

（四）完善高校檔案信息化建設制度

在信息化檔案管理工作中，應對檔案信息化建設的制度進行完善，主要是需要完善信息化檔案的收集制度與整理制度。需要管理人員根據不同的檔案類型，在檔案收集時對檔案的范圍進行調整。比如在對高校中教職工的檔案進行收集時，需要加強對教職工的專業職稱、文化程度以及社會保障等方面進行重點的收集。針對學生的檔案應對其道德素養與社會實踐能力等方面進行重點收集，以此來保證對檔案信息進行收集時能夠關注重點。在對檔案信息進行收集后還要對其進行整理，高校在不斷地發展，其檔案信息也在不斷地增加，這就需要管理人員對檔案進行規劃性地整理[8]。在信息化檔案管理的建設中，應合理地利用現代化的技術，簡化檔案的管理步驟。

四、結語

隨著新時代的發展，傳統的檔案管理工作已經不能滿足于人們的日常需求，因此應對檔案的管理工作進行優化創新。隨著互聯網信息技術的不斷發展，高校的信息化檔案管理的建設在不斷地發展，信息化的檔案管理建設能夠有效地提升高校的發展水平，能夠有效地解決傳統檔案管理中存在的問題，使得檔案管理工作能夠更好地為師生進行服務。