檢驗檢測機構合并時常見問題研究

柳倩 劉德品 孔娜 張晴晴 張厚全

（1.滕州市綜合檢驗檢測中心，山東滕州 277599；2.國家機床產品質量監督檢驗中心(山東)，山東滕州 277599）

0.引言

運行多年的檢驗檢測機構都有其符合自身實際情況的組織架構和管理體系。兩個甚至多個檢驗檢測機構合并時不可避免地會遇到很多問題。

1.檢驗檢測機構合并時可能會出現的問題、原因和對策

問題1：因涉及多學科領域，技術管理層負責人、質量負責人的候選人員專業知識均不能完全兼顧。

原因：綜合類檢驗檢測機構，學科跨度大，而一般的專業技術人員可能精于一個學科，且涉及多個領域，但要做到面面俱到卻是難以實現。對策：不同學科領域按規模或人員占比，推薦1～3名有多年從業經驗的技術主管，組建一定規模的技術管理層，從中推薦技術管理層負責人和質量負責人各一名，以作決策。涉及技術類的重大問題要通過技術管理層討論研究決定，超半數技術管理層成員提議即刻召開會議。

問題2：不同學科領域要求差距大，受控文件、報告模板等不容易兼顧。

原因：學科門類多種多樣，除了一些通用的理化類試驗，各學科都有其獨特的試驗方法、關注點以及表達方式。對策：受控文件、報告模板等完全的整齊劃一其實也沒必要。可以從學科關聯度、實際操作需要來考慮，相近的幾個學科、相似的實際操作可使用同一類文件。比如，可以由技術管理層共同商討確定3～5個報告模板，每個領域的技術主管根據實際情況選擇并確定報告模板，一經確定，就不要輕易變動。如確需變動，需召開技術管理層會議討論研究。

問題3：合并后管理體系文件研討、編制、宣貫不到位。

原因：直接原因可能是檢驗檢測機構中有個別較為強勢，或個別機構原有的管理體系較為成熟完善不愿改變，或編制人員工作風格等，根本原因還是技術管理層未達成共識。對策：合并后就是一個整體，不能厚此薄彼，否則，會影響實驗室的有效運行。只有檢驗檢測機構內所有人明白了管理體系，才能更好地開展工作。首先要達成共識：管理體系文件要兼顧所有學科領域，是實驗室有效運行的指南；其次管理體系文件的研討、編制、宣貫要按部就班地實質性完成，絕不能形式主義。

2.如何開展合并工作

影響實驗室運行能力的要素主要有機構、人員、場所環境、設備設施、管理體系5個方面[1]。在檢驗檢測機構合并時，可從這5個方面入手，綜合考量。

2.1 機構

合并后，機構仍舊是依法成立并能夠承擔相應法律責任的法人或者其他組織，需要明確組織架構及管理、技術運作和支持服務之間的關系，遵守法律法規，維護公正和誠信，保護客戶秘密和所有權。檢驗檢測機構立足之本是檢驗檢測技術，所以行政可與技術并行，不宜讓行政來主導技術，否則，檢驗檢測很容易失去獨立性[2]。

2.2 人員

合并時，人員流動一般較小，而崗位的變動稍大。抽樣員、檢驗員、設備管理員等基層一線人員崗位變動不會太大。崗位有所變動且影響實驗室運行質量的主要是以下人員。

2.2.1 最高管理者

指機構合并后最高領導。職責主要是調研各機構實際情況，構建組織結構，協調各方，平衡兼顧，指引發展方向。需要有一定的管理經驗，并廣開言路，絕不能偏聽偏信。

2.2.2 技術管理層負責人

技術管理層負責人負責全面技術運作，比如技術能力評價、技術培訓、設備交叉使用規范等，需要組織能力強、公平允正，關系到實驗室能否有效運轉與發展，要慎重選擇。

合并時，或按規模，或按績效，各學科領域均成比例地推薦技術主管，組建一定規模的技術管理層。由技術管理層討論推選出幾名候選人，最后由最高管理者綜合考量，任命一名技術管理層負責人。

2.2.3 質量負責人

需調動所有部門開展工作，最好由管理層領導出任。質量負責人的職責是確保管理體系得到實施和保持，需熟悉資質認定和實驗室認可標準，原則性強，具有組織質量管理體系有效運行和持續改進的管理能力。平衡各方質控訴求，綜合各領域實際情況，合理編制并有效推行管理體系。

2.2.4 授權簽字人

合并后授權簽字人數量過多，在減少人員時要注意避免因為學科交叉，檢查不到位而導致授權檢驗檢測范圍的漏項。同時，要兼顧小眾檢測領域，核查檢驗員、監督員、審核人員、批準人員是否足夠合理安排檢驗檢測活動。如果不夠，則該領域授權簽字人不應減少。

2.3 場所環境

全面調研、綜合考量、充分研討試驗場所是保持原狀還是資源共享。可以繼續保持原有的試驗場所，也可以統一調配，劃分不同領域或檢驗小組，內部進行資源共享，但是這種情況下，需要由專門人員或制定專門作業指南來規范公用試驗場所的質量控制工作。

2.4 設備設施

充分調研、研討設備設施是保持原狀還是資源共享。合并后，設備可以由照舊管理、使用，各機構需向技術管理層定期匯報設備使用和管理情況。也可以由質保科室統一編號管理、共享使用，但是這種情況下，需要指定專門的科室或人員牽頭對設備進行維護保養、檢定/校準等。同時，加強試驗前后的狀態確認和設備的期間核查，做好設備交叉使用下的數據溯源管理。實驗室應將從事實驗室活動所必需的設施及環境條件的要求形成文件[3]，合并后，將場所環境、設備設施等相關要求以作業指導書等形式確定下來。

2.5 管理體系

質量手冊、程序文件、作業指導書、記錄等4層文件構成了質量管理體系。合并研討時需組織技術管理層會議，討論各檢驗檢測機構原管理體系優劣，征求各學科領域意見，協商確定新的體系文件。質量手冊和程序文件是實驗室管理的指導性文件，需綜合各方優勢，制定初版試行一段時間后，由技術管理層會議匯總反饋意見，修改后再試行一段時間后進行定版。

3.如何提升合并效率

3.1 技術管理層負責人、質量負責人的能力服眾

推進管理體系的建立和運行是一項長期、專業而煩瑣的工程。要做到平衡兼顧不容易，如果能力不足或者威望不夠，那許多工作可能會無法平衡兼顧，反反復復做無用功。不光影響士氣，還有可能兩位負責人始終不敢下定論，采取擱置處理，最終致使機構成員無所適從，今后工作將無從開展。

3.2 打好專業基礎

管理體系其實就是規范檢驗檢測流程，使得數據可溯源、人員操作正確、檢驗方法得當，最終確保數據可靠性。合并時管理體系中質量手冊、程序文件是指南，最基礎的工作如作業指導書、操作規程、原始記錄等還是應由各專業領域自行完成，打好專業基礎將檢驗檢測方法讀通摸透，在實踐中反復驗證不斷修正提升。

3.3 兼容并蓄，溝通交流

檢驗檢測機構合并涉及到實驗室的方方面面。硬件的合并還容易些，交接即可。而體系文件等軟件的合并需要所有成員同心協力、互相幫助才能完成。真誠交流、如實反饋，才能建立并有效運行符合具體實際的管理體系。

4.如何縮短甚至避免合并造成的對外檢驗檢測活動的中止影響

兩個或多個檢驗檢測機構合并時，可以由其中資質較全且有效期較長的機構申請擴項，將其他機構所需的項目全部擴項。擴項后由該機構申請名稱變更，變更為合并后的新的單位名稱。在擴項、名稱變更的過程中，這些機構已通過的資質認定項目均可繼續進行檢驗檢測，不會出現對外檢驗檢測活動的資質中止現象。體系文件的整合也可與檢驗檢測機構擴項、名稱變更同步開展工作。

5.結語

檢驗檢測機構之間合并，其實也是對管理體系文件進行有效梳理的好時機，去粗存精、優化提升。