檔案資源助力企業經濟發展

張 嶺（雙遼市工業和信息化局）

■ 前言

在知識經濟時代背景下，加強經濟各領域檔案資源管理工作具有重要的價值，能有效促進重要資源信息在經濟生產活動中發揮出更大的作用。檔案是人類寶貴的財富，是反映歷史事實、服務現代社會的載體。在人類發展的各個階段，檔案的名稱有所不同，檔案的載體也不斷變化，但檔案的特性不會改變，檔案的價值和作用也日益凸顯。新時期，檔案在經濟活動中發揮著越來越重要的作用，檔案綜合反映著政治、經濟、文化等方面的情況，具有豐富的信息容量，成為黨和政府制定經濟政策的重要信息渠道。檔案工作做得好是檔案轉化為生產力的關鍵。同樣，經濟發展也決定著檔案管理的環境條件，二者相輔相成、互相促進。

在很長一段時間內，我國社會主義市場經濟建設沒有現成的經驗可以借鑒，為了避免出現重大決策失誤，事業單位從檔案資源中尋找依據和參考，充分發揮檔案服務社會經濟的職能。近年來，隨著信息技術的高速發展，檔案管理向網絡信息化管理模式過渡。網絡信息化模式下的檔案管理大大提高了工作效率，能夠實現檔案的快速查詢和完整保存，給檔案的存儲、搜索提供了極大的便利。同時也大大降低了檔案管理成本，促使檔案能夠更好地為社會發展提供服務。

■ 現階段檔案資源服務經濟發展管理中存在的問題

為更好地適應市場經濟加速度發展的全球經濟一體化的大環境，不論是企事業單位，還是政府機關，都需要切實做好做實重要經濟活動相關信息檔案的管理工作。但是，在檔案資源管理助力經濟發展過程中，依然存在著一些不足之處。

（一）檔案管理經濟服務意識不強，思想決定行為

部分機關對檔案管理工作的重要性認識不足，對檔案工作與經濟發展的聯系認識不清。片面地認為檔案管理工作只是政府機關的一種簡單的、事務性工作而已，是無足輕重的。因此，機關單位在經費、人員和設備方面對檔案工作的支持力度十分有限，導致部分檔案信息化建設進展緩慢，傳統檔案管理模式與現代化企業辦公模式無法實現有效銜接，檔案服務經濟職能不能得到充分發揮。此外，部分檔案管理人員工作積極性不高，缺乏成就感，被動服務狀態很普遍，導致檔案管理與企業經濟發展不協調。

（二）檔案管理信息化程度不足

隨著市場經濟和信息技術的發展，機關單位檔案信息化工作已經完全展開，傳統的紙質辦公逐步被淘汰，借助計算機等信息化手段來進行檔案資料的整理和搜索已經成為常態。但是部分機關單位檔案管理信息化水平一直徘徊不前，特別是基層機關單位的檔案信息化建設。檔案信息化管理需要將原來的紙質資料掃描或者轉移到網絡平臺上，限于人力和物力的不足，很多紙質檔案依然沒有被錄入系統，處于分散狀態。另外，在檔案信息化管理過程中存在建檔標準不統一、管理程序不規范等問題，檔案信息化受到極大的阻礙，甚至出現重要檔案資料丟失的問題，帶來安全隱患。

（三）檔案管理制度不健全

完善的制度是提高檔案管理水平的重要保障。一直以來，由于對檔案管理工作不重視，部分機關單位沒有將檔案管理工作納入工作規劃中，既沒有制定完善的檔案管理規定和制度，也沒有明確劃分檔案管理的責任，更沒有指定專人負責專門的檔案類別。隨著工作的進行，檔案管理中的弊端開始顯現，例如檔案借調時沒有登記好往來記錄，造成檔案資料丟失，也無法進行追責。

（四）檔案管理經濟服務實效弱

首先，檔案管理人員缺乏主動服務意識，檔案工作被動性和單一性問題一直存在。檔案工作人員不能主動了解檔案用戶的需求，不能有針對性地提供檔案服務，制約了檔案的服務質量和范圍。其次，受法律制度、工作性質等因素的影響，部分檔案沒有列入政務公開的范疇，檔案信息不對外開放，導致檔案利用率下降，檔案轉化生產力的功能較弱。最后，部分檔案缺乏完整性和系統性，有的僅僅收集了文書材料，忽視了聲像資料；有的在檔案管理過程中出現丟失或磨損；有的檔案信息系統缺乏檢索工具，導致檔案資料查詢困難，這些因素都會影響檔案服務能力。

（五）檔案管理人員水平有待提高

檔案管理人員的素質良莠不齊，有的檔案管理人員缺乏上進心和事業心，工作中敷衍了事、得過且過。也缺乏主動服務意識，不能創造性地開展工作。再加上檔案工作既繁雜又枯燥，檔案管理人員往往身兼數職，身心疲憊且待遇水平不高，因此檔案管理人員流失現象比較普遍。盡管有的檔案人員工作熱情高，事業心和責任心比較強，但并非檔案專業出身，專業技術水平不足。再加上機關單位對檔案管理重要性認識不足，管理人員頻繁更替，不能為檔案管理人員提供系統的、專業的培訓，導致檔案管理人員的素質和能力滯后于檔案管理促進企業經濟發展工作的需要。

■ 加強檔案資源管理服務經濟高質量發展的策略

加強檔案資源管理，助力經濟高質量發展，必須立足于檔案資源管理的服務價值，從經濟生產活動的實際需要出發，并與之高度契合，真正實現優化檔案資源管理工作，進一步助力經濟高質量發展。

（一）加強宣傳、增強對檔案管理服務經濟建設意識

思想決定行為，只有從思想上重視起來，真正認識到檔案服務經濟發展的重要性，才能切實提高檔案管理與企業經濟發展水平。檔案管理是一項全局性、系統性的工作，需要機關全體人員的積極參與和配合。新檔案法明確規定了機關單位在檔案管理工作的職責所在。作為機關單位領導，要認識到檔案工作的重要性，要積極學習和貫徹《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，將檔案管理規范化建設納入機關管理議事日程，認清檔案工作的新形勢、新特點，把檔案工作的重點轉移到為經濟發展服務上來。圍繞經濟建設這個中心，使檔案工作與經濟發展同步進行，對檔案管理更加科學、有效，同時密切關注經濟建設的新發展、新動向，隨時了解社會對檔案信息的需求情況，及時提供服務。同時，還要加大宣傳力度，在機關單位內部大力宣傳檔案管理規范化建設的意義，讓機關全體工作人員認識到檔案管理工作與自己密切相關，能夠主動配合檔案管理部門的工作，充分發揮檔案信息化管理的作用。

（二）提高檔案管理信息化水平

檔案信息化管理是未來的發展趨勢。作為檔案管理部門，要加快檔案信息化建設的步伐，加強檔案工作的數字化建設。隨著行政機關工作的開展，檔案資料越來越多，為了方便管理，需要將紙質文件轉換成電子文件，以圖片、文本和音頻的形式進行存儲，不僅查詢方便，而且實現了海量存儲。針對紙質文件較多的特點，可以借助掃描技術來進行快速掃描。值得注意的是，有些紙質文件上有領導簽名，掃描的話可能無法識別，我們可以通過保留圖像的方式來存儲。除此之外，檔案管理部門還要建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數據庫，將散落各部門的材料及時收集起來充實到數據庫平臺，以便查詢和檢索需要。另外，人工智能、大數據等新型技術的進步也給檔案信息化管理帶來了契機，新興數字技術與傳統檔案管理工作的融合，將在檔案文本挖掘、數據整合等方面發揮更加重要的作用。例如作為新興信息技術，云計算技術用于檔案管理工作中，可以將檔案信息存儲于多個數據中心，并建立副本，即便數字檔案丟失，也可以在云端對數據進行恢復，大大提高了可靠性。

（三）加強檔案管理制度建設

機關單位要不斷完善檔案制度建設，用制度來指導、約束和激勵檔案管理人員的行為。首先，結合檔案管理工作崗位的職能要求，完善管理規章，制定檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用的制度規范，明確檔案管理流程，確認檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護、分類等相關標準。其次，明確檔案管理責任，嚴格考核制度，將責任落實到個人。定期開展考核，對考核不合格的人員進行批評教育，嚴重的進行處罰或者轉崗。對于表現優秀的人員進行表彰和獎勵。最后，落實檔案保密制度。檔案管理關乎行政機關職能的發揮，涉及經濟、政治領域的諸多國家機密，具有重要的價值。如果泄露出去將對國家安全和人民生活帶來巨大的風險，因此機關部門要建立嚴格的檔案安全制度，一方面對存儲檔案的計算機安裝防火墻和殺毒軟件，使用數據加密技術對檔案資料進行保護。另一方面，加強對檔案管理人員的管理，檔案管理人員憑借密碼登錄，不相干人員禁止登錄或者下載檔案資料。

（四）強化檔案管理的經濟服務價值

檔案不僅對本單位有重要的參考作用，而且服務經濟發展方面作用顯著。檔案管理部門要加強檔案服務功能的開發。一方面，國家工作人員通過了解檔案可以提高服務效能、優化人力資源管理、做出合理經濟決策。另一方面，努力將涉及民生的檔案開發出來，滿足人民群眾的查檔要求。檔案管理部門應當在依法公開政務信息的基礎上，進一步做好企業信息公開工作，逐步擴大信息公開范圍，最大限度發掘和提取可利用的檔案信息，并將其匯編成高質量的檔案資源庫，加強檔案的服務功能，把檔案工作者的積極性調動到為經濟發展做貢獻上來。