企業存貨管理存在的問題與改進措施

王慶豐

（武漢視佳醫眼科門診有限公司，湖北 武漢 430000）

一、存貨管理的重要性

（一）確保企業正常開展經營活動

存貨是一項重要資產，在企業經營管理中扮演重要角色。企業正常發展中，必須儲備一定的原材料、半成品、產成品、耗材等，以確保銷售收入的實現，并且避免因缺料停工而影響合同執行、人力閑置、資源浪費。因此，加強存貨管理不僅能保證企業正常開展經營活動，而且能夠增強企業在生產銷售兩條線的策應能力。

（二）加快企業資金變現速度，提高資金使用效率

存貨的采購、存儲都會占用一定的資金，存貨管理中還會伴隨著報損、盤虧、過期、減值等風險。從采購源頭控制采購量和存貨結構，建立相應的集采中心，最大限度降低采購成本，以在市場競爭中在價格上處于一定優勢。另外，合理控制庫存，調整庫存結構，能夠避免資金被占用，加快存貨的變現能力，加快企業血液的流通，使得企業健康發展。

（三）有助于企業實現全面管理

存貨在企業資產中扮演重要角色，加強存貨管理，優化存貨的進銷存流程，可以大大提高工作效率，降低內耗，節約成本，大幅度提高企業經營管理的質量。

二、多數企業存貨管理現狀分析

（一）存貨管理意識淡薄

企業以銷售業績作為主要考核對象，只注重開源部分，忽視了存貨管理帶來的節流效益。另，存貨管理中工作人員崗位不明確，職責不清晰，管理者能力有限，對事物的預見性不夠，學習能力不強，意識不到存貨在管理中的重要性。再次，企業沒有明確的規章制度，導致存貨管理混亂，賬賬不符，賬實不符，浪費嚴重，產品轉變為滯銷品的幾率大；把控環節薄弱，沒有制度管控，對日常經營影響很大。

（二）存貨內部控制不完善

很多企業沒有自己的內控管理體制，一職多崗，權責不清晰，經常出現有問題不上報、掩蓋錯誤等行為，嚴重影響其他部門的工作進度和效率，使企業蒙受損失。多數企業采購未建立供應商統一檔案，也未進行崗位輪換，導致重要崗位尾大不掉，個別性產品積壓性采購，占用企業資金，最終形成不良庫存而使企業受損。部分企業在實際經營中，只注重費用控制去做節流，沒有把存貨管理推上管理的重點，忽略了存貨管理直接帶來的經濟效益和管理效率。另外，企業缺乏內部審計，不重視內部監督，只求滿足現狀，而忽視流程制度管理，強調收入利潤核算而無視存貨監管，很多時候與供應商對賬差異較大，存在壞賬、呆賬地方較多，大大增加了企業的內耗，導致溝通成本過高，工作效率低下。

（三）缺乏科學的采購計劃

采購部在企業存貨管理和銷售中扮演重要角色，受考核、自身修養、專業能力等因素限制，采購管理中缺乏科學性，未從源頭上做好把控，沒有對市場做充分的了解，沒有對產品做充分的分析，從而導致產品結構不合理，庫存積壓，占用企業資金而一定程度上影響著企業正常經營。一些高管為達成部門年度考核，不惜占用公司資金，肆意采購，無視存貨積壓滯銷給公司整體利益帶來的影響。亦有因個人關系而強行壓著退貨，采取拖延戰略，存貨不能及時退回供應商，往來款也不能對應下賬，賬實短期不相符，影響到各個崗位工作。

（四）人員整體素質偏低、培訓不夠

一線人員基本來自當地的人才市場，工作簡單，替代性強，工作人員不求上進，安于現狀者偏多，工作生活缺少激情，主人翁意識不強，綜合素質偏低，日常管理中不會按財務要求執行先進先出，更不會主動去關注產品有效期，導致部分存貨會變質、過期，即便能夠退回供應商，基本上也是低于進價退回，無形中給企業利潤帶來不小的影響。正是這些因素導致存貨管理上，尤其是進貨、換貨、退貨方面，無人跟進執行，長期漏單丟單，甚至存在存貨丟失現象，雖然員工承擔一部分，但還是給企業帶來了一定損失，這些損失直接是凈利潤的構成部分。另外，上級部門沒有成文的規定和定期的培訓學習，以領導者自居，而未真正深入到基層，沒有通過學習培訓，提高技術。

（五）信息共享不及時

存貨管理是企業的大動脈，是經營管理中的重要組成部分。在實際的管理操作中，存貨的品種多、數量大、流水大，開單準確性、收貨及時性、財務人員入賬的規范性等都會影響到其真實性。受開單時間、流程的影響，單據傳遞不及時，上下賬時間有出入，都會影響著各部門的訂購和銷售，間接地影響著經營管理。較多企業存貨管理與財務管理系統完全分開，日常前端的業務系統能夠正常支撐業務發展需要，但是無法滿足財務核算的要求，業務系統能夠日清日結，而財務核算并不能當天完成，前后時間節點不一致，財務系統不能及時共享業務端的信息，兩者數據來源不一致，信息完全不對稱，會直接影響決策者的判斷和決策。

三、存貨管理中改進措施

（一）完善企業框架結構

企業應根據自身存貨結構和市場容量因素，把存貨管理納入采購、銷售、倉儲部門，遵循科學、高效、制衡、精簡原則，并綜合企業性質、規模大小、發展方向增設相關部門。遵照不相容職務應當分離要求，明確崗位任職條件、工作內容和工作職責，設定具體的崗位，以確保存貨在進銷存各個環節都有匹配的工作人員去執行和監督，整體進銷運營順暢。

（二）建立存貨內部控制體系

企業要建立存貨內部管理制度，整合資源，梳理流程，設置明確的崗位和責任人，加強日常監管和執行力度。合理安排貨款，減少資金占用，提高資金的整體使用效率，提高各部門的工作和銜接效率。設置內部審計機構，實行閉環管理，各部門互相關聯，相互制約，以規避存貨管理風險，優化存貨管理。

首先，涉及存貨管理的相關崗位，嚴格劃分職責權限，各司其職，各盡其責，根據自身業務系統設置相關審批流程和操作權限，上一環節未操作完畢，不能進入下一步工作流程，形成采購、生產、銷售、庫管崗位相互分離，相互制約的控制機制。

其次，制定存貨管理操作流程，明確采購審批、驗收入庫、領用出庫、退換貨手續、單據開具要求、對賬盤點等流程和規范要求，制定符合自身的流程制度，每周對商品進行抽盤，抽盤實行隨機制，不區分系列、價格、銷售量等因素。每月對產品的進銷比進行分析，實地盤點核實，產品有效期到期前是否與供應商聯系退換或者是否做出其他相關處理措施；僵尸產品是否成立不良資產處理小組來按單品落實，針對其他子公司或分公司產品銷售有沒有做到合理的資源調配，是否設立專項的運營管理部門，主抓該項工作。

最后，存貨管理納入管理者和員工的考核，企業不能只以業績和正常利潤為主要考核點，把存貨管理納入考核體系，給予一定的獎懲標準，能大大降低不良庫存形成的概率，降低利潤流失的風險。

（三）工作前置，源頭上控制存貨管理

采購部根據企業經營需要制定采購計劃，采購人員按預算執行采購申請進行采購，合理、科學的采購計劃能夠避免占用企業資金，節約采購成本，提高整體企業經濟效益。

第一，建立供應商評估機制，對供應商的產品、價格、資質、信譽、口碑做充分了解，擇優而定，每年定時由相應部門進行綜合評估，不符合標準的要進行下架，另外選擇。以確保合作供應商提供質優價廉的產品，保證優質的服務，使得企業經營成本下降，經營風險降低。

第二，從訂單采購即開始把控，采購人員評估經濟、市場、通脹等因素對行業的影響波動，根據銷售規模和季節性等因素進行分析進行存貨采購，交由財務部與總經理審批。采購須符合自身日常經營需要，確保供應量的同時不積壓庫存，盡量避免資金的占用；采購人員對自己分管存貨負責，采購入庫、退換貨、盤點落實到個人，計入個人考核指標，源頭上控制存貨采購數量，保證存貨結構的合理性，供應商對賬完整性，商品補給的及時性，避免不必要的損耗給企業帶來損失。

（四）提高員工整體素質和專業水平

存貨日常工作環節的操作都是以人為導向的，提高員工的整體素質，拔高其專業水平顯得格外重要，對提高工作效率，降低運營風險有重要意義。

第一，選賢任能，企業在招聘選擇人才的時候，在專業能力、工作經驗進行把控，由專業人員進行面試挑選，在用人上做好第一關的控制。

第二，培訓，企業對新上崗員工進行企業文化、業務流程制度等方面的培訓，讓員工更有歸屬感和責任心。日常工作中，管理者發現問題進行流程修訂或重申時要不間斷地對流程制度進行培訓，以加強員工對自己工作內容和職責的認識。對新產品、新業務也要及時進行培訓學習，讓員工有進步感，在不斷學習中進步成長。

（五）建立信息共享中心

隨著市場競爭日趨激烈，效率、成本被越來越多的企業所重視，實現業務系統與財務系統的并軌，線上整體化操作，建立共享平臺，工作集中一體化，分工明確，權限清晰，有利于各部門工作順利銜接。采購訂單、驗收入庫、商品出庫、銷售、盤點、入賬等可以實現無縫對接，大大提高工作效率，降低失誤率出錯率，管理者對市場動態正確做出判斷和分析，以在行業競爭中處于有利地位。

四、結束語

財務不僅限于核算，核心部分在管理層面，開源節流貫穿工作始末，而節流在管理中的地位遠不容小覷。當代飛速發展的社會，企業都基本有成型的管理體系，但是想要真正發揮最大效能，還需要不斷地去梳理、優化和監督。以提高工作效率、加快周轉速度、增強變現能力，降低運營成本，增強企業競爭力，實現企業價值最大化。