試論新冠肺炎疫情防控專題檔案的收集

蘆宏偉

摘 ?要：本文以河南省疾病預防控制中心新冠肺炎疫情防控檔案收集實踐為依據，在分析疫情防控檔案的形成特點基礎之上，提出檔案收集原則，探索建立突發公共事件下的檔案應急收集機制。

關鍵詞：疫情防控;檔案收集;疾控機構;機制;突發事件

Abstract： Based on the collection practice of COVID-19 prevention and control Archives of Henan Provincial Center for Disease Control and Prevention， this paper proposes the collection principles of Archives based on the analysis of the formation characteristics of epidemic prevention and control Archives， and explores the establishment of Archives emergency collection mechanism under public emergencies.

Keywords： Epidemic prevention and control; Archive collection; CDC; Mechanism; The emergency

1 疫情防控專題檔案的形成特點

1.1 內容的專業性。疾控機構疫情防控檔案內容集中包含三個方面：一是新冠肺炎流行病學調查數據，包括病例的傳染源、追蹤和判定密切接觸者數據、病例的發病和就診情況、聚集性疫情傳播特征和傳播鏈數據等。二是密切接觸者醫學觀察健康狀況監測數據，包括密切接觸者基本信息、接觸信息和健康監測信息。三是實驗室監測數據，包括新冠病毒檢測標本送檢表、檢測結果數據等。從內容上看，這些文件與行政公文相比，具有較強的專業性。

1.2 形成的系統性。疫情防控專題檔案形成是圍繞疫情防控工作產生的，每一部分有較強的系統性。將此次疫情防控檔案作為一個完整、獨立的系統去管理，符合文件形成規律。以流行病調查數據為例，從病例的傳染源信息，到密接者的時間、地點、活動范圍信息、發病就診數據、傳播鏈數據等，這些文件材料系統記載和反映了該病例的產生、發展、傳播的整個過程，在后期的收集和整理過程中，必須尊重文件形成的系統性聯系。

1.3 產生的突發性。第一，由于突發公共衛生事件的不可預測性，文件形成主體的不確定性，客觀上使得文件材料的形成和積累具有很強的隨機性、非程序性。第二，文件的形成主體具有臨時性和不確定性。隨著突發公共衛生事件的發展，有關的防控指揮機制也必然要隨著事態的變化而做出調整。以河南省疾控中心（下稱中心）為例，2020年1月16日成立疫情防控工作組，全力開展防控工作。隨著疫情形勢的變化，1月26日后，中心隨著疫情防控工作需要調整專項工作組及職責安排，以應對下一步工作需要。因此，內部機構及其職責的變化客觀上造成文件形成的不確定性。[1]

1.4 來源的分散性。一方面，文件形成主體具有分散性。從中心層面看，在此次抗疫斗爭中為河南省委、河南省政府制定防控政策提供決策支持，形成大量文件材料;從中心內部看，各個疫情防控工作組在抗擊疫情過程中形成很多文件材料：如流調數據、實驗室檢測數據。外部文件則指的是支援湖北抗疫人員生活、工作中形成的文件材料。另一方面，文件的保管場所具有分散性。全面抗擊疫情過程中，由于人手有限，文件材料收集往往只由兼職文書人員負責，甚至是防疫人員自己整理保管。而他們普遍缺乏文書材料收集、整理的專業知識，又往往造成文件材料形成、整理、暫存都較為分散。

2 疫情防控專題檔案收集原則

2.1 及時劃定文件收集范圍。檔案人員首先要了解本單位應急指揮工作組的權責劃分、業務職能、成員構成、工作開展等基本情況;其次，檔案人員要熟悉各個防控工作組文件材料的形成、積累情況;最后，基于本單位實際，及時出臺文件材料收集范圍的指導性文件。以河南省疾控中心為例，在疫情防控工作開始之初，就將檔案工作人員編入綜合協調組，著手準備文件材料的收集工作。并適時推出《關于切實做好疫情防控期間文件材料收集與保管工作的通知》，要求做好文件材料的收集工作。

2.2 疫情防控檔案要應收盡收、應歸盡歸。2020年2月7日，國家檔案局官網發布《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知明確要求：“將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。”中心以此為遵循，迅速做出響應。[2]

一是在本單位內部下發《關于切實做好疫情防控期間文件材料收集與保管工作的通知》《檔案文獻資料收集統計表》，要求各業務處所負責同志對本處所文件資料和實物進行分類統計，按照文件歸檔范圍進行報送。

二是做好臨時性文件的現場收集。疾控人員在疫情防控期間工作量大、時間緊，客觀上造成了有些重要的臨時性文件散存在業務部門或者個人手中。

三是征集個人手中的文件資料。疫情防控期間，中心大量的業務專家被派往省內各地市指導工作。對這部分文件資料，實行“隨報隨收”的原則，盡力保證疫情資料的齊全、完整。

2.3 加強對文件收集的監督指導。在疾控系統內部，各業務處所由于人員緊張，經費有限，往往并不設專職文件管理機構。負責文件收集和立卷的人員大都由業務人員兼任。疫情暴發時，他們既受到時間精力限制，又缺乏專業的文書立卷知識，導致歸檔文件質量參差不齊，影響后期檔案的整理和利用。因此，加強對業務部門文件材料收集工作的監督和指導是十分必要的。

為實現重要文件材料應收盡收的工作目標，中心辦公室一方面加強對歸檔文件質量的檢查，每周都定時定點派出辦公室檔案管理專業人員深入各業務機關，巡回指導檢查文件材料收集工作;另一方面加強文件收集工作的宣傳。在疫情防控文件收集工作開始之初，加大宣傳力度，保證文件歸檔活動的順利進行。同時，提高檔案管理人員意識，認識到只有認真做好疫情防控文件的整理、保管工作，拿出更多更精彩的編研成果，才是對疫情防控文件集中歸檔工作的最佳宣傳和動員。

3 做好疫情防控專題檔案收集工作的幾點思考

3.1 提高領導重視與加強部門之間協作。疫情防控專題檔案收集工作，涉及面廣，時間跨度長，牽涉部門眾多，實際操作難度大于常規文件的收集。從中心疫情防控專題檔案收集工作經驗來看，筆者認為獲得領導對疫情防控專題檔案收集工作的重視與加強部門之間的合作，可擁有以下幾方面優勢：一是直接影響疫情防控專題檔案的收集政策在各部門實踐中的貫徹力度，進而影響最終的收集效果;二是領導的重視是疫情防控檔案收集專項工作獲得人、財、物的關鍵保障;三是上層領導的關注能夠有效提高檔案從業者的工作積極性和創造性;四是領導的關注、部門的協作，使各處所相關人員能有效把握疫情防控文件收集的最佳時機，避免重要文件遺失或遭到破壞。

3.2 建立及時有效的檔案收集制度。疫情防控專題檔案收集制度應包括清晰明確的歸檔范圍、檔案收集責任人制度、詳細的檔案收集統計表、檔案移交報送手續等要素。疫情防控檔案收集制度既要保證科學嚴謹，使疫情防控文件材料做到應收盡收;又要簡單方便，通俗易懂，保證非檔案專業人員能夠“按圖索驥”，照單全收。

中心此次疫情防控專題檔案收集的經驗是：適時發布專題檔案收集通知并安排相關人員采取措施;收集范圍要科學、清晰，在全省疾控系統嚴格執行。具體來講，中心2020年2月下發《關于切實做好疫情防控專題檔案收集工作的通知》，明確劃定疾控機構疫情防控專題文件材料的收集對象、范圍，并下發到全省的疾控系統，指導文件材料收集工作。3月，中心下發《檔案收集統計調查表》，要求對全中心各處所單位疫情材料進行全面調查、報送。并首次將上述工作貫徹落實情況納入到各部門、各具體負責人的年終考核評分中去。12月，根據前期收集到的文件，開始編寫中心疫情防控工作大事記。并根據編寫需要，及時對不完整的文件進行補充收集。

3.3 激發檔案專業人員的工作熱情。從此次收集工作實踐來看，無論是領導的重視、部門之間的協作，以及有效的檔案收集制度，并不能充分決定疫情防控專題檔案收集工作的質量。能夠決定最終工作水平的是文件收集的主體——檔案工作者。

檔案工作者十分了解本單位檔案管理活動的實際情況，以及收集疫情防控專題文件材料所要面臨的實際問題。通過常年在檔案管理實踐中積累的經驗，他們可以給出一些解決具體問題的辦法，保證檔案收集工作的質量。以河南省疾病預防控制中心為例，檔案部門統歸中心辦公室管理，在疫情防控工作籌備之時，檔案部門就主動要求加入中心疫情防控綜合協調組，開始籌劃疫情防控文件收集。隨著抗疫斗爭進入白熱化，檢驗檢測數據、流行病調查數據、每日向上級遞交的疫情報告等文件越來越多，檔案部門開始與時間賽跑，及時下發文件收集通知，劃定材料收集范圍，搶收珍貴的防疫資料。疫情防控取得階段性成果后，檔案人員下發《檔案收集統計表》，要求各業務部門向中心辦公室報備疫情文件的收集積累情況，為下一步做好檔案的整理和開發利用做好準備?？v觀整個過程，檔案人員的重要性在于：用敬業的態度做好文件材料的收集工作，用專業的思維制定文件收集制度，用積極的工作熱情不辭辛勞指導各部門做好文件收集工作。

3.4 探索建立突發事件檔案收集機制。筆者根據檔案收集與應急機制的一般性概念，將檔案應急收集機制定義為：在突發公共事件背景下，組織內部圍繞實現特定的檔案收集目標，建構起來的應急組織結構和行動程序。檔案應急收集機制的內涵強調：第一，在形成動因上，檔案應急收集機制是為了彌補突發事件中檔案常規接收制度的遲滯而建構起來的，目的是減少突發公共事件下重要專題檔案的散失。第二，檔案應急收集機制是一個完備的組織管理系統。包含人、財、物、檔案資源和制度環境等諸要素。其功能發揮依靠于系統內要素之間及要素與外部環境作用的結果。檔案應急收集機制的建立、存續、結束的過程實質上是組織內部特定檔案管理目標建立及實現的過程。在突發公共事件來臨之際，如何把握先機，及時有效地將應急防控專題檔案收集完整，是檔案業界應該關注的重點。

*本文是河南省檔案局2020年科技項目的階段性研究成果，項目名稱為：河南省疾控機構新冠肺炎疫情防控專題檔案的管理及利用策略研究;項目編號：2020-R-42。

注釋與參考文獻：

[1]向在仁.宣傳學概論[M].成都：四川省社會科學院出版社，1988：20.

[2]中國國家檔案局[EB/OL].[2021.4.5].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/cfc8c422e68f4d3aae46389a3c470a5f.shtml.

（作者單位：河南省疾病預防控制中心行政辦公室 ?來稿日期：2021-08-20）