國有企業財務信息化建設研究
——以費用報銷系統為例

陳振盈

（航天信息（廣東）有限公司，廣東 廣州 510663）

一、費用報銷系統信息化的必要性

隨著我國經濟和社會的不斷發展，互聯網技術已成為工作和生活中必不可缺的手段。在“互聯網+”、云計算、大數據等新興技術猛烈發展的今天，財務信息化建設勢在必行，許多大型國有企業紛紛搭建財務共享平臺，用云ERP替換傳統的單機版財務ERP系統，用電子會計憑證代替傳統紙質會計憑證，用費用報銷系統替代傳統紙質報銷。費用報銷作為財務部門十分重要的日常工作之一，對于國有企業全面預算的考核或是最終利潤的完成情況而言都有著重要的影響。通過上線費用報銷系統，運用信息化手段控制履職待遇及業務支出的標準，將費用預算由事后控制轉化為事前、事中控制，利用新興技術審核票據是否重復、真實、合法合規，降低傳統費用報銷依靠人力審核產生的錯誤成本，擺脫了報銷時間和報銷地點的限制，進一步完善了國有企業的報銷流程，對提高費用報銷工作的效率和支出管控的質量具有重要的作用。

二、費用報銷系統較傳統報銷工作的優勢

（一）履職待遇及業務支出方面

為貫徹黨中央及國務院的要求，國有企業會合理確定并嚴格規范企業負責人及員工的履職待遇和業務支出。業務招待的次數、招待客戶重要程度、陪同人數、公務或商務等有著不同的標準，因公出差乘坐的交通工具、住宿、工作餐按出差地點、出差人員級別不同也有不同的標準。在傳統報銷模式下，業務人員往往不熟悉公司的制度標準，部門領導、分管領導都已簽字報銷流程走到財務部，才發現不合規需重走流程，造成報銷效率低下，一旦財務人員審核不嚴，還可能出現不符合規定的費用入賬，引發財務風險。上線了費用報銷系統后，各部門業務人員在填單時，系統會根據不同城市的淡季旺季、人員職級、招待的重要程度等自動帶出標準，超出標準的報銷單據無法提交，減輕了財務人員對履職待遇、業務支出標準進行計算審核的工作，也避免出現超額報銷的情況。

（二）預算管理方面

國有企業通常建立了完善的全面預算管理體系，每年末會為完成企業戰略發展目標并合理地確定下一年度經營目標而進行兩到三輪的預算編制工作，其中費用項目會根據具體明細制定預算指標。在傳統報銷模式下，通常都是到月度、季度或者年度財務部做預算執行情況分析時，才會發現某個期間費用的某項明細超出序時進度或超出了年度預算的情況，使費用預算管控工作難以真正執行到位。上線了費用報銷系統后，每年年初企業各部門會在預算系統錄入各部門年度及月度的費用預算，經各級審批后在系統形成企業當年預算標準。員工在費用報銷系統報銷時，報銷系統會自動對接預算系統的預算數據，點擊報銷明細時可以聯查此明細行對應的費用預算執行情況，超出預算的費用無法提交。財務部審核人員也可以通過報銷系統的查詢統計功能，查詢到各部門各期間已發生的各項費用明細，及時了解各部門支出情況。將費用預算執行的事后控制轉化為事前控制、事中控制，對企業費用實施監控，嚴格控制超預算報銷。

（三）發票電子化方面

國家稅務總局2015年12月起在全國范圍推行增值稅電子普通發票，2020年12月在前期3個地區試點的基礎上在全國新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化，由此可見財政票據電子化已經成為大勢所趨。但在目前電子發票還處于起步階段，在傳統報銷模式下，存在重復打印、重復報銷的問題。上線了費用報銷系統后，業務人員報銷時上傳發票影像，影像系統自動OCR識別發票信息，發票重復時影像無法保存，從源頭上避免了電子票重復報銷的問題。

（四）資金支付方面

在傳統報銷模式下，費用報銷流程到達財務部出納的支付環節時，出納需在excel表中手工錄入員工姓名或對公賬戶的全稱、收款銀行名稱、賬號、金額等信息，需經人工反復檢查，然后批量導入資金管理系統，提交審核。上線了費用報銷系統后，報銷系統對接資金管理系統、對接了財企接口平臺，業務人員在填寫報銷單時選擇收款人后會自動帶出收款人信息，審批通過后到達出納的支付環節，出納只需檢查后進行確認，再由財務部分管領導審核支付，該單據就會通過銀企直聯的方式自動向資金平臺發起支付任務并完成支付，實現了安全快捷的資金支付。

（五）效率方面

在傳統報銷模式下，財務部審核費用的員工需登錄稅局網站查詢發票真偽，核對發票抬頭是否正確；業務人員報銷時必須填寫紙質單據，并由領導簽字審批。單據審核完成后，出納在ERP系統錄入銀行日記賬，總賬會計再根據報銷單通過日記賬手工推送生成憑證；當需要查詢以前月份發生的費用原始憑證時，還需要到會計檔案室翻找紙質憑證。上線了費用報銷系統后，業務人員在報銷時上傳發票影像，通過OCR識別自動與稅局增值稅發票查驗平臺連接，自動進行發票查驗，準確度高；業務人員及領導出差在外，可以通過費用報銷系統的手機端進行填報、審批，擺脫報銷審批時間和地域限制，同時手機移動端需連接VPN才可登錄使用，也確保了信息安全；審核完成的單據通過銀企直聯支付成功后，會通過接口連接ERP系統自動生成憑證，同時可以在ERP系統聯查原始單據影像，提高工作效率，大大減少了財務人員的工作量。

三、費用報銷信息化建設中遇到的問題

（一）業務人員專業素質有待提升

業務人員對費用報銷系統上線工作不夠重視，培訓參與度不高，對國家最新的財務政策不熟悉不了解。在填差旅費報銷單時，對火車票、大巴票等實名制的交通發票、通行費發票可以按規定稅率計算抵扣的政策不清楚，往往需要詢問財務部審核人員。部分報銷單據到財務審核流程時才發現填寫有誤，需要退回重走流程，甚至出現反復修改仍然有錯誤的情況，既增加了審核人員的工作量，也延長了報銷流程，年末還可能造成費用跨期報銷的情況，引發審計風險和稅務風險。

（二）發票內容無法自動識別判斷

國有企業必須嚴格落實中央八項規定、六項禁令的有關政策，針對不合法不合規的事項堅決不予報銷。目前在使用費用報銷系統對票據合法合規性進行審核時，系統暫時未做到校驗發票的開票內容是否包含敏感詞，主要以財務部費用審核人員的專業判斷為主，與傳統紙質報銷流程一致，未得到明顯改善。

（三）信息系統之間未完全對接

國有企業的費用報銷系統與財務ERP系統、主數據系統（包括供應商、物料、客戶準入）、資金管理系統雖已實現了數據對接，但合同審批、出差事前申請、業務招待事前申請、備用金申請等流程均在企業的OA辦公系統中處理，未實現與費用報銷系統的數據對接，需要業務人員走完OA流程后將審批單打印出來，再上傳影像到費用報銷系統。員工的賬號在企業人力資源系統中申請，申請后需在財務ERP系統中開通員工權限，手工將個人信息錄入后才可以進行費用報銷，造成了部分工作的重復。

四、完善費用報銷系統的對策與建議

（一）提升業務人員專業素質，并指定專人報銷

由國有企業財務部牽頭，組織開展費用報銷系統培訓，培訓內容包括企業規章制度中履職待遇、業務支出的標準，國家最新的政策中規定的可以計算抵扣的交通票據類型及可抵扣的稅率，電子普票的抬頭填寫規范，票據真偽鑒別的方法，費用報銷系統的操作流程，OCR影像識別及RAP機器人等新興技術在系統中的應用等，并不定期將國家最新頒布的稅務、票據相關法律法規的內容傳遞給各部門報銷人員學習。除此之外，建議各部門指定一位報銷專員與財務部費用審核人員對接，由其統一負責該部門所有費用的報銷工作，避免了同部門不同人員向財務部咨詢同樣的報銷問題，提高報銷效率的同時也可以減輕財務部審核人員的工作量。

（二）引入RPA機器人審單

費用報銷中對發票內容、發票抬頭、發票號碼、開票日期等發票信息核對工作通常是簡單重復但是對準確率要求特別高的工作，通過將RPA機器人技術應用在發票審核當中，使其嚴格按照寫入的規則自動校驗發票各項信息的合法合規性，可以縮短報銷審核時間、提高審核準確率，并能將費用審核人員從繁瑣重復的核對工作中解放出來，去做更有價值的工作，助力企業實現降本增效。

（三）實現信息系統之間的對接

國有企業應當提高高級管理人員對財務信息化建設的重視程度，以目前已實現數據互聯的費用報銷、財務ERP、資金管理、主數據等信息系統為基礎，討論企業內部的OA辦公系統、人力資源等系統如何在安全的前提下低成本地實現與原有信息系統之間的無縫對接，向系統開發人員提出需求，加大研發投入，運用現代信息技術手段逐步實現跨專業、跨領域、跨部門之間的數據互聯、信息共享，減少不必要的重復工作。同時，也要注意各類信息系統對接后數據的安全性，確保信息化建設的質量及水平。

五、結束語

時代在發展，技術在進步，國有企業作為國民經濟發展的中堅力量，對財務數據質量的要求不斷提高，對財務信息化建設的需求也日益增強。傳統的紙質報銷已經無法跟上時代的步伐，國有企業應以信息技術為手段，完善費用報銷系統，重視財務信息化建設，不斷提高財務管理水平，為長遠發展打下堅實基礎。