互聯網趨勢下圖書館檔案信息化管理新路徑

劉惠梅

(煙臺職業學院 招生與就業處，山東 煙臺 264670)

隨著互聯網發展趨勢愈加蓬勃，各行各業均在互聯網技術作用下產生形態變化。在城市公共服務中，圖書館是重要的服務機構，可為人們提供舒適、便捷的閱讀環境[1]。這一形勢下，為助力圖書館更快、更好發展，教育部門指示利用信息技術重點強化圖書館檔案管理信息化建設。圖書館將信息技術作為載體，搭建智能化、信息化管理系統，為讀者提供實用、快速的檔案資源檢索服務。

一、互聯網趨勢下圖書館檔案管理信息化的意義

(一)提升圖書館檔案管理工作效率

在圖書館工作領域，信息化檔案管理是重要組成內容之一。圖書館檔案管理工作的方式及效果，在一定程度上能夠反映出圖書館的綜合管理水平[2]。通過增強信息化及數字化建設，圖書館可進一步優化檔案管理工作流程。管理者使用現代信息技術，掃描圖書館內紙質檔案，使紙質資料變為電子版形式，為后續查找信息、存儲信息提供便利。圖書館檔案轉變為電子信息可以使管理者的工作更加便捷，形成電子化工作環境，提高檔案管理工作效率[3]。相較于傳統圖書館檔案管理形式，信息化管理機制既能夠優化圖書館檔案的存放環境，還能為管理者快速找到資料提供數字化基礎。信息化檔案管理方式可有效壓縮工作時間，提升檔案管理工作效率。圖書館檔案信息化之后可有效避免惡意篡改信息等不良紕漏隱患。另外，圖書館檔案實施信息化管理后，可實現信息集成化管理，大幅減少檔案管理占據的空間范圍，進一步合理管控檔案信息管理成本。由此，有關部門應提高對于建設信息化管理機制的重視，打造良好的圖書館檔案管理工作環境。

(二)保障檔案信息存儲質量

互聯網時代下，圖書館通過引入信息化技術，可延長檔案信息的存儲時間，保障資料內容的清晰度。相較于紙質檔案存儲，信息化資料不存在腐蝕、模糊、體積大等問題，可保障存儲數據質量。圖書館檔案管理通過不斷升級與創新，可增強圖書館檔案信息的存儲期限與安全性[4]。同時，信息化圖書館檔案可以方便用戶快速檢索時間跨度大的信息，提供安全的查詢、閱讀條件。基于信息技術，圖書館可建立全面、完善的圖書館檔案管理系統，增強檔案管理的工作性能。信息化檔案管理方式能夠擴大管理工作覆蓋面，打造信息長期存儲與信息安全的檔案管理環境，進而保障檔案信息存儲質量。圖書館檔案信息化管理可繼續拓寬業務范圍，豐富業務內容，創造良好的技術支撐。科學開發圖書館檔案信息化管理系統，可以突破傳統管理方法在空間與時間中受到的約束，進一步提升信息化管理工作質量。

(三)快速匹配用戶個性化要求

新時期互聯網背景下，圖書館檔案資源通過共享的形式，方便用戶根據自身需求快速找到資料。相較于傳統的檔案信息存儲方式，信息化圖書館檔案無需耗費大量的精力與時間，不需要搬運，同時還能提高資料整理與分類的效率。傳統圖書館檔案信息管理需要許多個管理者，而且容易因人為因素出現整理錯誤、存儲丟失、分類不正確等問題。社會資源和圖書館檔案信息均講究共享，滿足不同用戶對于信息的需求。互聯網趨勢下，圖書館檔案管理部門遵循信息共享原則，持續優化檔案管理的工作環境、工作方式與工作體系。推進圖書館檔案信息化進程，能夠為讀者創造一個良好的閱讀環境，便于讀者進行個性化信息搜索[5]。讀者在圖書館內可以根據自身實際需要，進行科學的檔案信息檢索，獲取更好的閱讀體驗并提高對圖書館的支持度。

(四)豐富學習資源獲取方式

互聯網趨勢下，讀者在閱讀或瀏覽信息過程中，更加重視資源獲取方式及資源信息時效性。推進圖書館檔案管理實現信息化建設，可以匹配每位讀者的差異化閱讀要求，豐富學習資源獲取方式。近幾年，高校圖書館、社會圖書館與企事業單位圖書館持續強化信息化建設，構建文明的網絡平臺。借助大數據技術，圖書館檔案信息化管理更加便利，從而為讀者提供更加豐富的檔案資料。讀者在使用信息化圖書館檔案時，不僅可以閱讀資料，還可以下載信息。圖書館對檔案進行信息化管理，有利于為讀者創造高效、便捷的搜索與下載平臺。同時，在圖書館檔案信息化平臺內，讀者除了獲取平臺內已有資料，還可與其他讀者溝通，獲取更多資源。同時，讀者在平臺內可以直接與管理者建立線上交流，提高社會經濟效益。

二、圖書館檔案信息化管理過程中存在的問題

在互聯網技術應用于圖書館檔案信息化管理進程中，經過各界人士研究探討，已然取得良好進展。然而在運行過程中出現了一些亟待優化的問題，不僅影響圖書館檔案管理的發展步調，還對圖書館檔案管理方式升級造成阻礙。

(一)缺乏對紙質和電子檔案之間關系的認識

在社會進步及時代發展的影響下，圖書館檔案管理方式不斷優化與升級，在新舊管理方式更替的過程中，缺少對兩種管理方式的認知。有關部門在建造圖書館檔案室的過程中，逐漸重視信息化管理及應用。傳統紙質的保存方式在圖書館檔案管理方面依然具有一定優勢，不能直接被替換掉[6]。若為了擴大圖書館檔案信息化管理，管理者忽視了傳統紙質，將會阻礙圖書館獲得深遠的發展成果。但是，在管理圖書館檔案過程中，有些管理者并未正確認識新舊管理之間差異與聯系，尚未形成科學的思想認知。由此，管理中出現較為明顯的弊端，僅單純推動信息化管理建設，卻忽略紙質記錄檔案資料的重要性。為推動圖書館檔案管理在未來領域中的良好發展，管理者有必要重視認知問題，并積極解決建設過程中遇到的問題。只有明確理解兩種圖書館檔案信息管理之間的區別與聯系，才能確保圖書館檔案管理環節始終科學化發展。

(二)信息化檔案管理制度不健全

圖書館檔案管理在信息化構建和運行方面，出現了一定的發展局限，究其原因是檔案管理的工作流程不健全。由于信息化檔案管理制度中存在不健全和滯后問題，管理效果一直難以取得理想成績。一方面，圖書館檔案管理的相關人員缺乏正確的管理規則，側重于引入新技術，而不研究如何有效融合新舊技術。由于缺少健全的信息化檔案管理制度，現階段圖書館檔案信息化管理效果與預期目標之間存在差距。另一方面，工作人員對信息化管理的細節處理不合適，容易增加信息風險，削弱工作效率，致使管理成果表現出明顯的局限性。而圖書館檔案信息化管理制度尚且不夠規范，并未明確規定工作流程，缺少詳細的管理工作。在檔案信息化管理工作方面，管理者若缺乏合規的檔案梳理工作導向，則難以準確開展信息管理工作。另外，圖書館檔案信息化管理制度沒有說明工作中具有創新或突出表現的人才將獲得何種獎勵。由此，檔案管理者在開展創新工作或執行特定的檔案管理工作時，缺乏可參考的管理制度，容易產生不合理、不科學的操作或工作方式。這種工作狀態會對信息化檔案管理產生嚴重的制約，限制檔案管理效果發揮。

(三)檔案信息化管理建設不系統

現階段圖書館檔案信息化管理正逐步推廣，持續引入信息化技術，進行信息化檔案管理。但圖書館檔案信息化管理的效果還不夠明顯，缺少健全且具體的信息化建設體系，導致檔案管理功能難以充分發揮。一方面，國家尚未根據圖書館檔案信息化管理工作。制定明確的執行標準或規定，致使諸多圖書館檔案管理的信息化建設處于停滯狀態，或存在一定的發展約束。另一方面，圖書館檔案管理工作對于系統建設、信息查詢等方面還存在許多發展問題。究其原因，圖書館檔案管理的有關部門尚未正確認識信息化體系建設的重要性。由此，工作人員在具體管理檔案過程中難以執行具體的建設性工作，反映出檔案信息化管理建設的系統性不夠強。若有關部門不重視對信息化的管理，則會嚴重約束檔案管理信息化發展及建設，甚至會在一定程度上限制圖書館檔案管理的發展及建設步調。

(四)檔案管理工作者的綜合素質有待提升

在圖書館檔案信息化管理水平中，檔案管理者的綜合素質是影響工作水準的關鍵因素。但是，從現階段來看，有關管理部門尚未對檔案管理團隊形成足夠的思想重視，也沒有著重思考圖書館檔案管理建設及發展中對人才的需求方向。在此情況下，通過現有制度形成的檔案管理隊伍在綜合素質、工作思想方面有待提升。從信息化檔案管理系統來看，檔案管理者無論是態度還是思想均不夠堅定與明確，尚未掌握全面、切實可用的操作方法或運行方式，致使檔案管理工作的操作行為缺乏規范性。另外，檔案管理者對于信息化技術或服務項目操作的掌握較為片面，容易對信息化管理產生誤區，進而降低整體檔案管理工作質量。關于圖書館檔案信息化管理領域的工作，圖書館檔案管理團隊的人才儲備問題較為嚴峻。

三、互聯網趨勢下圖書館檔案信息化管理的創新路徑

(一)升級檔案管理信息化的基礎設施

隨著圖書館建設與發展，有關部門應強化檔案管理工作，順應互聯網發展趨勢的要求，科學引入信息化系統與相應的基礎設施。為創造更好的工作環境，圖書館須積極進行信息化創新及優化，確保檔案管理效率更高。由此，有關部門應著重升級硬件設施，如升級計算機設施、創建健全的信息化管理系統，并完善檔案信息化管理工作的服務功能及內部結構。此外，有關部門應將資金用于增添基礎設施，增加掃描儀、服務器等信息化管理設備。與此同時，還應注意信息化設備出現老化問題，及時更新老舊設備，避免出現設備功能落后或故障等情況。為確保圖書館檔案信息化管理工作較為有序且科學，圖書館應注意收集和整理內部檔案信息，根據實際管理要求制定健全且可執行的信息匯總系統。有關部門可遵循互聯網發展趨勢，利用現代化信息技術將圖書館內部檔案分類并進行儲存，以便為后期檢索資料或優化檔案提供依據。圖書館檔案管理者有必要建設并優化網絡環境，從而充分發揮信息化管理的服務功能，提高管理工作的規范性與科學性。

(二)完善信息化檔案管理工作機制

相關部門有必要將檔案管理工作機制改革設置為高度關注內容，確保信息化功能可以真實有效地產生作用。為有效展開檔案管理工作及為科學管理工作者提供主要參考依據，相關部門應深層次分析檔案管理工作的詳細要求，規范工作機制、流程及操作步驟。有關管理部門應根據檔案信息化管理準則，創新圖書館管理工作機制，從而明確管理流程并為檔案管理工作者指明政策方向。同時，有關部門應制定科學的監管機制，提升每位員工的責任意識，要求每一位檔案管理員均依據圖書館規定開展工作。這種工作方式可有效避免因為操作不規范所導致的各種管理風險。此外，多個部門間應結合互聯網發展趨勢強化溝通與合作，創新或創建檔案信息化管理的線上資源共享平臺及工作機制，從而為完善信息化檔案管理工作機制提供現實依據。

(三)重塑原檔案資料庫

雖然在互聯網趨勢下圖書館檔案信息化建設的重點是搭建信息化管理體系，但有關部門在建設過程中，不能忽略對于原版紙質檔案的管理。圖書館檔案管理者應用辯證的思想看待兩種檔案形式，綜合使用信息化管理和傳統管理兩種模式，充分發揮每個模式的作用及優勢。基于此，有關部門應結合互聯網發展趨勢及圖書館的實際情況，創建綜合性檔案信息管理系統，擴大檔案管理的覆蓋面，達到更理想的信息化管理效果。互聯網趨勢下，圖書館檔案信息化管理員在將紙質檔案變為電子版檔案時，應備份和管理紙質檔案，實現檔案的雙重安全保障。信息化操作過程可有效降低因信息化系統出現故障而丟失信息的風險。同時，有關部門應有效整合紙質檔案資源，建設原檔案資料庫，進而豐富圖書館內部檔案信息種類并增加檔案數量。重塑原檔案資料庫應符合圖書館的發展趨勢，提供準確的檔案信息，滿足讀者差異化閱讀需求。

(四)建設高素質人才團隊

為推動圖書館積極開展檔案信息化管理創新及改革，有關部門須重點提升整體團隊的素質。圖書館可以和高校建立合作關系，創新圖書館檔案管理專業人才培養方式，為圖書館儲備豐富的高素質人才。同時，有關部門須順應互聯網趨勢，對現有檔案信息化管理團隊進行專業化培訓。一方面，根據圖書館檔案信息化管理工作的創新點與改革點，有關部門應組織圖書館檔案管理團隊共同學習，從而提升綜合素質和專業技能。另一方面，有關部門通過分析圖書館檔案信息化管理團隊的優勢與劣勢，并針對劣勢設計專門的培訓內容或邀請相關領域的專家前來舉辦講座，全方面提升團隊人才的綜合能力。建設高素質人才團隊不僅要提升職業素養，還要加強專業能力，確保高效快速地完成圖書館檔案信息化管理工作。另外，有關部門應高度重視提升團隊整體素質，并從圖書館建設發展的現實角度出發，規范并具化檔案管理工作的操作流程。

綜上所述，在城市、校園等建設發展的過程中，圖書館建設非常關鍵。而檔案管理工作對于圖書館建設而言是非常重要的一個環節，屬于基礎性工作。有關部門及相關主體有必要根據互聯網發展趨勢，在檔案管理工作中積極引入現代化信息技術，搭建智能化、數字化檔案管理平臺，進一步更新升級圖書館檔案管理工作。如此，方可實現資源整合與共享，為民眾提供現代化閱讀環境。