企業內部控制環境下的合同管理分析

徐英浚

摘要：當今社會，健全的內控管理制度是企業健康發展的需要，也是面對市場風險與挑戰的需要。企業應嚴格按照內控管理相關要求開展工作，但由于部分企業及管理人員存在法律意識、管理意識淡薄，漠視企業規章制度的行為，大大降低了內控工作在合同管理方面的執行力，給企業經營管理帶來較大的風險隱患，因此，加強企業對合同的管理監督勢在必行。

關鍵詞：企業內部控制;合同管理;分析

引言

合同管理是企業內部控制的重要風險管控點。企業單位合同管理內部控制主要把握以下幾點：如何規范合同簽訂流程，特別是合同簽訂前招標文件的審核、審批流程;如何監督招投標流程、合同履行情況;如何防范與控制合同訂立、履行中存在的風險;如何合理制定合同會簽流程等。也就是說將內部控制融入到合同訂立、執行、監督的所有環節，但在實際工作中還存在一些問題。

1企業合同管理存在的主要問題

1.1不重視對合同的全要素管理

在內控管理領域，當企業建立起一個內控體系之后，真正的合同風險往往不是來自于合同本身，而是來自于合同外因素，尤其是不可控因素（例如合同交易對手企業本身刻意隱瞞重大履約風險、自身經營出現深層次危機等）。因此，針對這種情況中企業應當重視和加強對合同的“全要素”管理。但是在現實中，一些企業為了短期的經濟利益或者自己任期內企業的效益，盲目忽視交易對象主體存在的重大破產風險，盡管簽訂的合同內容本身合法合規、風險可控，但是簽約后會給企業帶來不可逆的風險。

1.2合同會簽流于形式

合同會簽要求會簽人員具有相對專業的經濟法、財務管理、招投標管理、政府采購等相關知識，如果沒有建立規范的會簽流程，沒有規定采購中心、辦公室、審計科、財務部等職能部門相應的工作職責，未明確針對合同的哪些內容或模塊進行審核把關，參與會簽的各個職能部門在會簽過程中會存在隨意性、僅審核表面上的流程是否到位，而不會去深入思考合同這樣簽訂是否合規、合法、合情、合理，其中是否存在相應的廉政風險問題。

1.3合同起草和審核不嚴格，審批時限過長

合同起草和審批過程中，如果出現合同文本錯誤或文字表述不當，甚至違反國家法律法規的現象，很可能造成合同無效或經濟活動違法違規等后果。在傳統紙質合同流轉審批模式下，因審批人員外出，導致合同簽訂程序無法正常推進，各環節審批時間留痕不清晰，責任難以追蹤，影響了工作效率。

2基于合同管理視角下企業內控制度的構建策略

2.1建立合同履行情況評估制度

評估的內容主要包括：一是合同執行進度。對雙方在合同約定的時間內對應的工作內容與成果完成的情況進行檢查，檢查是否出現了延誤以及發生延誤的原因。二是檢查質量情況。對工程質量和供貨質量以及工作成果是否和驗收標準相符進行檢查，對于返修工的效果，還要檢查其是否與需求相符。三是檢查收付款情況。對合同對方是否根據合同進度將支付工作完成的情況進行檢查，檢查支付金額是否符合合同的約定以及發生延誤的原因。四是檢查合同履約情況。要檢查在合同的履行過程中，是否有違約、預期違約、合同修改、補充、無效、解除以及無法履行等情形存在。五是檢查合格供應商和承包商以及客戶的信用評審情況。對于合格供應商和承包商的評審，主要對其履約狀況、技術以及專業能力、工作配合、服務質量等因素進行評估，對于客戶的信用評審來說，主要是評審客戶的償債能力、守信程度以及履約狀況，對客戶的信用等級進行確定。

2.2合同簽訂時期的控制

組織談判小組進行談判，談判小組只能承諾自己授權范圍內的事務，可進行保密的管控談判策略和談判過程。談判的過程和結果都要記錄，并且談判雙方要簽字確認。然后根據談判的結果來編寫合同的文本，并由公司的職能部門審核，主要審核合同是否合法，內容是否嚴密和可行。把合同進行分級授權管理，在限額的范圍內可以批準簽訂合同，超過限額的合同，要有管理權限的上級審核通過后才可以授權公司對外簽署，合同簽字蓋章之后要登記編號然后歸到檔案部門管理，有關財務收支的要留一份原件給財務部門記賬所用。

2.3確合同會簽流程，明確職責

在合同管理制度中明確各職能科室職責，建立規范的會簽流程。比如要求在合同管理制度中明確經辦職能科室負責人對本部門所負責的相關合同按照管理流程進行審核、簽字;內部審計科要求對合同的嚴謹性、合法性、規范性、可行性進行審核;財務部門對支付方式的合規合理合法性進行審核;監察室對合同的廉潔性進行把關;法律顧問對合同的合法合規合理性進行審核;分管領導審核批準分管范圍內的合同;單位一把手負責批準單位所有的合同并進行合同簽署。應當加強對合同訂立的管理，明確合同訂立的范圍和條件。對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等工作人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保管。

2.4開展合同管理內部審計工作

對于合同管理審計來說，它主要是審查和評價合同管理工作的合規性以及合同管理內部控制制度的有效性。其主要內容包括：一是對合同管理各項制度與流程的建立情況進行審計，還要審計其執行的總體情況。二是審查合同確立的必要性，對合同項目是否納入年度計劃進行檢查，檢查其是否完成立項審批，檢查合同內容與范圍是否和計劃以及立項吻合，檢查資料的齊備與否。三是審查合同采購（委托）方式，對其是否根據要求對限額以上的項目進行招標的情況進行審查，審查其招標程序是否合規，對于未使用招標形式的要檢查其是否完成了審批。四是檢查合同的相關資料，檢查合同簽訂方的資信證明文件是否與合同資格的要求相符，對于和簽約有關的往來函件和談判記錄等審核資料要檢查其是否完備，對于合同履行中的檔案資料是否完備進行審核。

結束語

合同是企業管理權利義務的重要保障和依據，具有法律效應。合同歸口管理部門和主辦部門應嚴格按照內控管理規程執行，提升合同管理內控制度的執行力，強化過程管理，并對合同管理進行全面監督檢查。此外，還應完善合同考核追蹤和責任制度，充分發揮單位內控檢查、紀委“大監督”等作用，在內控規范管理合同和防控風險的過程中，確保合同管理工作依法合規開展，提高企業經濟效益，穩步推動企業邁向高質量發展之路。

參考文獻

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