企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境下的合同管理分析

徐英浚

摘要：當(dāng)今社會(huì)，健全的內(nèi)控管理制度是企業(yè)健康發(fā)展的需要，也是面對市場風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)的需要。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照內(nèi)控管理相關(guān)要求開展工作，但由于部分企業(yè)及管理人員存在法律意識(shí)、管理意識(shí)淡薄，漠視企業(yè)規(guī)章制度的行為，大大降低了內(nèi)控工作在合同管理方面的執(zhí)行力，給企業(yè)經(jīng)營管理帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患，因此，加強(qiáng)企業(yè)對合同的管理監(jiān)督勢在必行。

關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部控制;合同管理;分析

引言

合同管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)。企業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制主要把握以下幾點(diǎn)：如何規(guī)范合同簽訂流程，特別是合同簽訂前招標(biāo)文件的審核、審批流程;如何監(jiān)督招投標(biāo)流程、合同履行情況;如何防范與控制合同訂立、履行中存在的風(fēng)險(xiǎn);如何合理制定合同會(huì)簽流程等。也就是說將內(nèi)部控制融入到合同訂立、執(zhí)行、監(jiān)督的所有環(huán)節(jié)，但在實(shí)際工作中還存在一些問題。

1企業(yè)合同管理存在的主要問題

1.1不重視對合同的全要素管理

在內(nèi)控管理領(lǐng)域，當(dāng)企業(yè)建立起一個(gè)內(nèi)控體系之后，真正的合同風(fēng)險(xiǎn)往往不是來自于合同本身，而是來自于合同外因素，尤其是不可控因素（例如合同交易對手企業(yè)本身刻意隱瞞重大履約風(fēng)險(xiǎn)、自身經(jīng)營出現(xiàn)深層次危機(jī)等）。因此，針對這種情況中企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視和加強(qiáng)對合同的“全要素”管理。但是在現(xiàn)實(shí)中，一些企業(yè)為了短期的經(jīng)濟(jì)利益或者自己任期內(nèi)企業(yè)的效益，盲目忽視交易對象主體存在的重大破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，盡管簽訂的合同內(nèi)容本身合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控，但是簽約后會(huì)給企業(yè)帶來不可逆的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2合同會(huì)簽流于形式

合同會(huì)簽要求會(huì)簽人員具有相對專業(yè)的經(jīng)濟(jì)法、財(cái)務(wù)管理、招投標(biāo)管理、政府采購等相關(guān)知識(shí)，如果沒有建立規(guī)范的會(huì)簽流程，沒有規(guī)定采購中心、辦公室、審計(jì)科、財(cái)務(wù)部等職能部門相應(yīng)的工作職責(zé)，未明確針對合同的哪些內(nèi)容或模塊進(jìn)行審核把關(guān)，參與會(huì)簽的各個(gè)職能部門在會(huì)簽過程中會(huì)存在隨意性、僅審核表面上的流程是否到位，而不會(huì)去深入思考合同這樣簽訂是否合規(guī)、合法、合情、合理，其中是否存在相應(yīng)的廉政風(fēng)險(xiǎn)問題。

1.3合同起草和審核不嚴(yán)格，審批時(shí)限過長

合同起草和審批過程中，如果出現(xiàn)合同文本錯(cuò)誤或文字表述不當(dāng)，甚至違反國家法律法規(guī)的現(xiàn)象，很可能造成合同無效或經(jīng)濟(jì)活動(dòng)違法違規(guī)等后果。在傳統(tǒng)紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)審批模式下，因?qū)徟藛T外出，導(dǎo)致合同簽訂程序無法正常推進(jìn)，各環(huán)節(jié)審批時(shí)間留痕不清晰，責(zé)任難以追蹤，影響了工作效率。

2基于合同管理視角下企業(yè)內(nèi)控制度的構(gòu)建策略

2.1建立合同履行情況評估制度

評估的內(nèi)容主要包括：一是合同執(zhí)行進(jìn)度。對雙方在合同約定的時(shí)間內(nèi)對應(yīng)的工作內(nèi)容與成果完成的情況進(jìn)行檢查，檢查是否出現(xiàn)了延誤以及發(fā)生延誤的原因。二是檢查質(zhì)量情況。對工程質(zhì)量和供貨質(zhì)量以及工作成果是否和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)相符進(jìn)行檢查，對于返修工的效果，還要檢查其是否與需求相符。三是檢查收付款情況。對合同對方是否根據(jù)合同進(jìn)度將支付工作完成的情況進(jìn)行檢查，檢查支付金額是否符合合同的約定以及發(fā)生延誤的原因。四是檢查合同履約情況。要檢查在合同的履行過程中，是否有違約、預(yù)期違約、合同修改、補(bǔ)充、無效、解除以及無法履行等情形存在。五是檢查合格供應(yīng)商和承包商以及客戶的信用評審情況。對于合格供應(yīng)商和承包商的評審，主要對其履約狀況、技術(shù)以及專業(yè)能力、工作配合、服務(wù)質(zhì)量等因素進(jìn)行評估，對于客戶的信用評審來說，主要是評審客戶的償債能力、守信程度以及履約狀況，對客戶的信用等級進(jìn)行確定。

2.2合同簽訂時(shí)期的控制

組織談判小組進(jìn)行談判，談判小組只能承諾自己授權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，可進(jìn)行保密的管控談判策略和談判過程。談判的過程和結(jié)果都要記錄，并且談判雙方要簽字確認(rèn)。然后根據(jù)談判的結(jié)果來編寫合同的文本，并由公司的職能部門審核，主要審核合同是否合法，內(nèi)容是否嚴(yán)密和可行。把合同進(jìn)行分級授權(quán)管理，在限額的范圍內(nèi)可以批準(zhǔn)簽訂合同，超過限額的合同，要有管理權(quán)限的上級審核通過后才可以授權(quán)公司對外簽署，合同簽字蓋章之后要登記編號(hào)然后歸到檔案部門管理，有關(guān)財(cái)務(wù)收支的要留一份原件給財(cái)務(wù)部門記賬所用。

2.3確合同會(huì)簽流程，明確職責(zé)

在合同管理制度中明確各職能科室職責(zé)，建立規(guī)范的會(huì)簽流程。比如要求在合同管理制度中明確經(jīng)辦職能科室負(fù)責(zé)人對本部門所負(fù)責(zé)的相關(guān)合同按照管理流程進(jìn)行審核、簽字;內(nèi)部審計(jì)科要求對合同的嚴(yán)謹(jǐn)性、合法性、規(guī)范性、可行性進(jìn)行審核;財(cái)務(wù)部門對支付方式的合規(guī)合理合法性進(jìn)行審核;監(jiān)察室對合同的廉潔性進(jìn)行把關(guān);法律顧問對合同的合法合規(guī)合理性進(jìn)行審核;分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)分管范圍內(nèi)的合同;單位一把手負(fù)責(zé)批準(zhǔn)單位所有的合同并進(jìn)行合同簽署。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對合同訂立的管理，明確合同訂立的范圍和條件。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等工作人員參與談判，必要時(shí)可聘請外部專家參與相關(guān)工作。談判過程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當(dāng)予以記錄并妥善保管。

2.4開展合同管理內(nèi)部審計(jì)工作

對于合同管理審計(jì)來說，它主要是審查和評價(jià)合同管理工作的合規(guī)性以及合同管理內(nèi)部控制制度的有效性。其主要內(nèi)容包括：一是對合同管理各項(xiàng)制度與流程的建立情況進(jìn)行審計(jì)，還要審計(jì)其執(zhí)行的總體情況。二是審查合同確立的必要性，對合同項(xiàng)目是否納入年度計(jì)劃進(jìn)行檢查，檢查其是否完成立項(xiàng)審批，檢查合同內(nèi)容與范圍是否和計(jì)劃以及立項(xiàng)吻合，檢查資料的齊備與否。三是審查合同采購（委托）方式，對其是否根據(jù)要求對限額以上的項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)的情況進(jìn)行審查，審查其招標(biāo)程序是否合規(guī)，對于未使用招標(biāo)形式的要檢查其是否完成了審批。四是檢查合同的相關(guān)資料，檢查合同簽訂方的資信證明文件是否與合同資格的要求相符，對于和簽約有關(guān)的往來函件和談判記錄等審核資料要檢查其是否完備，對于合同履行中的檔案資料是否完備進(jìn)行審核。

結(jié)束語

合同是企業(yè)管理權(quán)利義務(wù)的重要保障和依據(jù)，具有法律效應(yīng)。合同歸口管理部門和主辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照內(nèi)控管理規(guī)程執(zhí)行，提升合同管理內(nèi)控制度的執(zhí)行力，強(qiáng)化過程管理，并對合同管理進(jìn)行全面監(jiān)督檢查。此外，還應(yīng)完善合同考核追蹤和責(zé)任制度，充分發(fā)揮單位內(nèi)控檢查、紀(jì)委“大監(jiān)督”等作用，在內(nèi)控規(guī)范管理合同和防控風(fēng)險(xiǎn)的過程中，確保合同管理工作依法合規(guī)開展，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，穩(wěn)步推動(dòng)企業(yè)邁向高質(zhì)量發(fā)展之路。

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