檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

王逸

摘要∶在新時期發(fā)展形勢下，如何做好檔案信息化建設(shè)與檔案管理，適應(yīng)社會新時期發(fā)展需要，值得相關(guān)部門及人員深思，為此，文章從檔案信息化概念及特征出發(fā)，通過對檔案信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的闡述以及當前檔案管理上常見問題的思考，提出一些有利于檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)對策，從而促進檔案管理工作跟上時代發(fā)展的快節(jié)奏。

關(guān)鍵詞∶檔案：信息化建設(shè)：檔案管理

檔案信息化建設(shè)中，工作人員需要積極創(chuàng)新檔案保存和管理方式，做到實體檔案向數(shù)字化信息檔案保存與管理的過渡，以達到長期保存檔案信 息的目標，實現(xiàn)檔案資源的實時共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門已經(jīng)開展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關(guān)部門加大研究力度有效處理當前困境。

一.檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價值

采用信息化技術(shù)對檔案資料進行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低 檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確 地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時間和精力。現(xiàn)階段，大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認識到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性，且在檔 案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息 化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

二.檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題

1.檔案工作的重視程度不夠

目前很多企事業(yè)單位都在向互聯(lián)網(wǎng)媒體轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在較火的短視頻平臺 就是一些企事業(yè)單位宣傳和拓寬業(yè)務(wù)的好渠道。對于檔案管理工作而言，單位相關(guān)負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建 設(shè)的意識和重視程度十分欠缺，導(dǎo)致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發(fā)展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質(zhì)的檔案管理模式，對于新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用并沒有很大的 意愿，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

2.信息資源的運用觀念錯誤

檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻匯編、檔案目錄等內(nèi)容。 檔案信息資源通過開發(fā)利用是檔案資料根據(jù)實際需求，將館藏信息通過查找、整理后成為動態(tài)信息并充分得到應(yīng)用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對檔案信息利用的需求，同時能根據(jù)實際需求將檔案信息進行歸檔整理，并且通過多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個別管理人員并沒有充分利用館藏檔案資源，也沒有和社會生活充分聯(lián)系起來，在實際工作中更側(cè)重于檔案資料的保存，沒有將檔案信息當作重要信息資源。因此，這種重保管輕開發(fā)的觀念導(dǎo)致檔案信息資源利用率不高，也無法發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

3.檔案管理標準不統(tǒng)一，管理規(guī)范性有待加強

在檔案信息化建設(shè)和發(fā)展中，雖然很多應(yīng)用軟件均可滿足電子公文管理的總體要求，但在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，只有部分軟件可滿足 既定的管理要求。這就要求工作人員制定統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理標準。現(xiàn)階段，尚未建立完善的組織規(guī)劃，這是檔案信息化建設(shè)中十分常 見的問題，在信息化建設(shè)的過程中并未制定科學的規(guī)劃和統(tǒng)一的標準，降 低了檔案管理流程的合理性，無法保證檔案的有效利用，影響了檔案管理 工作效率，甚至出現(xiàn)了低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的問題，該種情況也在 一定程度上阻礙了檔案信息的合理應(yīng)用。再者，檔案管理工作不規(guī)范，管 理方法較為落后，與經(jīng)營管理存在脫節(jié)問題，干擾了檔案信息資源管理與 其他環(huán)節(jié)信息管理間銜接的緊密性。

三.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的優(yōu)化對策

1.通過科學的方式對檔案管理機制進行優(yōu)化

對于檔案管理機制不完善等一系列矛盾問題，檔案管理部門應(yīng)當扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)思維觀念，正確認識檔案管理機制的重要性，并結(jié)合具體工作需求，通過科學的方式對檔案管理機制進行改進以及優(yōu)化，從而為檔案管理工作提供重要的參考依據(jù)。在實際操作的過程中，各地企事業(yè)單位必須要制定 與本單位實際工作高度相符的管理機制，對國家有關(guān)法律法規(guī)進行綜合性 考慮與分析，保障檔案管理機制具備相對較強的科學性以及合理性，確保 檔案管理機制的效用得到充分展現(xiàn)。在開展檔案管理工作的過程中，可以 利用完善制度的模式對消除檔案管理工作中所存在的不足之處，妥善處理 檔案管理工作中所存在的矛盾問題。與此同時，還必須完善績效考核機制、獎懲機制，對明確落實檔案管理人員的基本任務(wù)，圍繞檔案管理工作開展 績效考核，要按照相關(guān)規(guī)定給予其一定的獎勵，對于那些以一顆消極態(tài)度 進行工作的人員給予懲處，充分展現(xiàn)出該制度在約束、激勵兩個方面的重 要性作用，保證檔案管理工作的開展是以公平、公正為原則，充分激發(fā)管 理人員的積極性，推動檔案管理工作實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的目標。

2.加強檔案管理體系的完善

為加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展，相關(guān)單位及人員需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念與工作方式，充分認識到檔案工作對單位運轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要性，并根據(jù)有關(guān)部門的政策規(guī)定與制度，對檔案管理體系進行 健全完善。以此為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理工作的實際需要，對檔案管理工作 的具體目標進行明確，并在日常工作過程中對相關(guān)內(nèi)容進行規(guī)范管控，避 免由于操作失誤導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)損壞或丟失。此外，相關(guān)單位還可以借助綜合評價方式開展檔案管理工作質(zhì)量的評價，以此來提高現(xiàn)代檔案信息化管理水平。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的整體質(zhì)量。相關(guān)單位需要采取有效措施不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，這會對 日后檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢產(chǎn)生較大的影響。為不斷提高檔案管理人員的個人素養(yǎng)，首先，選擇專業(yè)知識扎實、專業(yè)技能過硬的檔案管理人員。 檔案管理工作人員在日常工作中除存放檔案外，還應(yīng)合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存 儲和接收檔案，修改并完善檔案，對檔案進行格式化處理。檔案管理人員 也要在日常工作中增強自身計算機操作能力，單位內(nèi)部可定期組織開展專 業(yè)知識與技能培訓(xùn)工作。

4.建立網(wǎng)絡(luò)管理檔案

為了提高檔案管理的效率，需要建立網(wǎng)絡(luò)檔案，筆者針對網(wǎng)絡(luò)檔案的 建立提出了以下幾點意見：（1）互聯(lián)網(wǎng)時代應(yīng)該發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，在單位的內(nèi)部建立相應(yīng)的管理網(wǎng)站和信息服務(wù)平臺，與此同時加強相關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案的使用，從而讓信息化管理更好的應(yīng)用到檔案管理中;（2）單位負責人加大對信息設(shè)備的投人，讓檔案管理人員在設(shè)備使用上更加放心，而良 好地信息設(shè)備不僅能提高檔案管理的效率，還能最大程度上保證檔案管理的安全。此外由于檔案管理信息量大的問題，需要單位定時定期對設(shè)備進行更新和升級，以便滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

結(jié)束語：總而言之，關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)工作，其可以使檔案管理工作的 服務(wù)水平得到顯著化提升，為管理者、應(yīng)用者帶來極大的便利，保證檔案 資源得到良好運用，使檔案管理工作的效用得到充分展現(xiàn)。同時，有關(guān)單 位還必須要進一步強化檔案管理工作，找出檔案管理工作過程中所存在的一系列不足之處，然后結(jié)合具體需求制定科學化、合理化的信息化建設(shè)發(fā)展方案，妥善處理檔案管理工作過程之中所存在的不足之處，使檔案管理 的效能得到充分展現(xiàn)。

參考文獻：

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