檔案信息化建設與檔案管理的思考

王逸

摘要∶在新時期發展形勢下，如何做好檔案信息化建設與檔案管理，適應社會新時期發展需要，值得相關部門及人員深思，為此，文章從檔案信息化概念及特征出發，通過對檔案信息化建設相關內容的闡述以及當前檔案管理上常見問題的思考，提出一些有利于檔案信息化建設與檔案管理相關對策，從而促進檔案管理工作跟上時代發展的快節奏。

關鍵詞∶檔案：信息化建設：檔案管理

檔案信息化建設中，工作人員需要積極創新檔案保存和管理方式，做到實體檔案向數字化信息檔案保存與管理的過渡，以達到長期保存檔案信 息的目標，實現檔案資源的實時共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門已經開展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關部門加大研究力度有效處理當前困境。

一.檔案信息化建設與信息化管理的價值

采用信息化技術對檔案資料進行建設與管理，可以在很大程度上降低 檔案管理的難度，將原來的紙質檔案轉化為電子檔案，不僅可以節省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時，相關人員可以利用檔案系統的檢索功能快速且精確 地調取資料，提高檔案利用率與檔案服務水平，節省時間和精力。現階段，大多數企事業單位都已經認識到檔案信息化建設與管理的重要性，且在檔 案信息化建設與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息 化建設水平與管理水平，為自身的經營發展創造了有利條件。

二.檔案信息化建設與檔案管理中存在的問題

1.檔案工作的重視程度不夠

目前很多企事業單位都在向互聯網媒體轉變，現在較火的短視頻平臺 就是一些企事業單位宣傳和拓寬業務的好渠道。對于檔案管理工作而言，單位相關負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建 設的意識和重視程度十分欠缺，導致檔案管理的改革創新受阻，此外，許多企事業單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質的檔案管理模式，對于新型的網絡技術的使用并沒有很大的 意愿，更談不上檔案管理信息化建設。

2.信息資源的運用觀念錯誤

檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻匯編、檔案目錄等內容。 檔案信息資源通過開發利用是檔案資料根據實際需求，將館藏信息通過查找、整理后成為動態信息并充分得到應用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對檔案信息利用的需求，同時能根據實際需求將檔案信息進行歸檔整理，并且通過多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個別管理人員并沒有充分利用館藏檔案資源，也沒有和社會生活充分聯系起來，在實際工作中更側重于檔案資料的保存，沒有將檔案信息當作重要信息資源。因此，這種重保管輕開發的觀念導致檔案信息資源利用率不高，也無法發揮出其應有的價值。

3.檔案管理標準不統一，管理規范性有待加強

在檔案信息化建設和發展中，雖然很多應用軟件均可滿足電子公文管理的總體要求，但在檔案管理信息化建設的過程中，只有部分軟件可滿足 既定的管理要求。這就要求工作人員制定統一的檔案管理系統和檔案管理標準。現階段，尚未建立完善的組織規劃，這是檔案信息化建設中十分常 見的問題，在信息化建設的過程中并未制定科學的規劃和統一的標準，降 低了檔案管理流程的合理性，無法保證檔案的有效利用，影響了檔案管理 工作效率，甚至出現了低水平重復建設和各自為政的問題，該種情況也在 一定程度上阻礙了檔案信息的合理應用。再者，檔案管理工作不規范，管 理方法較為落后，與經營管理存在脫節問題，干擾了檔案信息資源管理與 其他環節信息管理間銜接的緊密性。

三.檔案信息化建設與檔案管理的優化對策

1.通過科學的方式對檔案管理機制進行優化

對于檔案管理機制不完善等一系列矛盾問題，檔案管理部門應當扭轉傳統思維觀念，正確認識檔案管理機制的重要性，并結合具體工作需求，通過科學的方式對檔案管理機制進行改進以及優化，從而為檔案管理工作提供重要的參考依據。在實際操作的過程中，各地企事業單位必須要制定 與本單位實際工作高度相符的管理機制，對國家有關法律法規進行綜合性 考慮與分析，保障檔案管理機制具備相對較強的科學性以及合理性，確保 檔案管理機制的效用得到充分展現。在開展檔案管理工作的過程中，可以 利用完善制度的模式對消除檔案管理工作中所存在的不足之處，妥善處理 檔案管理工作中所存在的矛盾問題。與此同時，還必須完善績效考核機制、獎懲機制，對明確落實檔案管理人員的基本任務，圍繞檔案管理工作開展 績效考核，要按照相關規定給予其一定的獎勵，對于那些以一顆消極態度 進行工作的人員給予懲處，充分展現出該制度在約束、激勵兩個方面的重 要性作用，保證檔案管理工作的開展是以公平、公正為原則，充分激發管 理人員的積極性，推動檔案管理工作實現健康可持續發展的目標。

2.加強檔案管理體系的完善

為加強檔案信息化建設與檔案管理工作的開展，相關單位及人員需要積極轉變傳統的思想理念與工作方式，充分認識到檔案工作對單位運轉與發展的重要性，并根據有關部門的政策規定與制度，對檔案管理體系進行 健全完善。以此為基礎，結合檔案管理工作的實際需要，對檔案管理工作 的具體目標進行明確，并在日常工作過程中對相關內容進行規范管控，避 免由于操作失誤導致檔案資料出現損壞或丟失。此外，相關單位還可以借助綜合評價方式開展檔案管理工作質量的評價，以此來提高現代檔案信息化管理水平。

3.提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接關系到檔案管理的整體質量。相關單位需要采取有效措施不斷提高檔案管理人員的業務能力和綜合素質，這會對 日后檔案管理工作的總體發展趨勢產生較大的影響。為不斷提高檔案管理人員的個人素養，首先，選擇專業知識扎實、專業技能過硬的檔案管理人員。 檔案管理工作人員在日常工作中除存放檔案外，還應合理利用網絡技術存 儲和接收檔案，修改并完善檔案，對檔案進行格式化處理。檔案管理人員 也要在日常工作中增強自身計算機操作能力，單位內部可定期組織開展專 業知識與技能培訓工作。

4.建立網絡管理檔案

為了提高檔案管理的效率，需要建立網絡檔案，筆者針對網絡檔案的 建立提出了以下幾點意見：（1）互聯網時代應該發揮網絡的優勢，在單位的內部建立相應的管理網站和信息服務平臺，與此同時加強相關網絡檔案的使用，從而讓信息化管理更好的應用到檔案管理中;（2）單位負責人加大對信息設備的投人，讓檔案管理人員在設備使用上更加放心，而良 好地信息設備不僅能提高檔案管理的效率，還能最大程度上保證檔案管理的安全。此外由于檔案管理信息量大的問題，需要單位定時定期對設備進行更新和升級，以便滿足檔案管理信息化建設的需求。

結束語：總而言之，關于檔案管理信息化建設工作，其可以使檔案管理工作的 服務水平得到顯著化提升，為管理者、應用者帶來極大的便利，保證檔案 資源得到良好運用，使檔案管理工作的效用得到充分展現。同時，有關單 位還必須要進一步強化檔案管理工作，找出檔案管理工作過程中所存在的一系列不足之處，然后結合具體需求制定科學化、合理化的信息化建設發展方案，妥善處理檔案管理工作過程之中所存在的不足之處，使檔案管理 的效能得到充分展現。

參考文獻：

[1]陳麗穎.李亞珂.朱富成.滕立.劉雙紅.數字記錄時代檔案信息化建設的思考——基于系統論的視角[J].檔案管理，2021（03）.

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