醫改背景下醫院文書檔案的管理和利用分析

摘要：基于醫改背景下，各醫院管理層對文書檔案管理工作引起重視，詳細探究各科室的工作內容與信息資源類別，會隨著工作進展產生大量的信息資源，還需改變傳統化的管理理念與管理模式，選擇分級管理方式、精細化管理模式等，細化各部門及人員的工作內容、工作職責，引導各部門及管理人員積極參與，借助先進技術手段創建智能化管理平臺，促進醫院文書檔案管理工作智能化、信息化發展，并有效圖書檔案資源利用率，為各項醫療工作有序開展奠定良好基礎。

關鍵詞：醫改;醫院;文書檔案;管理;利用

引言：

在我國政府部門大力支持下，我國醫療領域的綜合實力與醫療水平等顯著提升，強化醫院綜合實力，探究與掌握醫院文書檔案在醫院創新發展中的重要“角色”，在此方面加大管理力度，制定完善的管理力度，能保證文書檔案管理工作的規范性、標準性，并以智能化管理方式為主，顯著提升醫院檔案管理水平，為醫院創造良好效益，滿足不同群體就醫需求，充分說明文書檔案在醫院內容發展中的重要性。

一、醫院文書檔案管理特點

（一）專業性

醫院在醫療領域中是一個“主體”，會在各項工作開展階段產生相應的信息資源，而產生與記錄的過程會形成標準化的文書檔案，內容更完善、形式多樣化，成為各項工作參考的重要依據。分析文書檔案對醫院各項工作開展的影響性，還需在管理階段注重較強的“專業性”，如：醫院發展計劃制定、院務管理制度編制、醫療研究會議開展等，均突出文書檔案管理工作的專業性特點。

（二）階段性

因醫院內部所包括的科室較多，為保證整體質量與效率，還需行政部門積極參與，依據自身職責與任務把管理制度全面落實，在細節管控中達到預期標準與目標。但各科室所負責的工作內容不同，所產生的信息內容也有明顯的差異性，在文件資料儲存與管理階段出現分歧。對此情況，要依據醫院文書檔案管理工作的階段性，把具體的管控制度全面實施，在實踐中取得良好成效，并能掌握常規問題的影響因素與具體問題，實施成效才會有良好的基礎保障。

（三）綜合性

大部分醫院的文書檔案管理工作均有獨立化、專業化的管理隊伍，考慮文書檔案完整儲存，還會配置相應的儲藏室、管理人員、機械設備等，通過對醫院文書檔案進行綜合化的管理，在檔案類型劃分上就能細化處理。再加上各項政策的約束管控，保證文書檔案管理工作的政策性、規定性、專業性等，既能合理把控各文件內容的真實性，又能探究各科室的工作內容與使用需求，有效增強各科室文書檔案的互通性，從而提高醫院文書檔案資源利用率。

（四）保密性

醫院在文書檔案管理方面加大投資力度，引進先進技術與配套設施，核心目的就是能保證檔案內容完整，能為各科室的使用需求提供有利條件。對此，也說明醫院對文書檔案管理工作的關注與重視，在基礎條件方面不斷完善，通過基礎條件充足控制檔案內容保密性，各科室在檔案內容獲取與使用的過程中有不同的要求、權限等，保證醫院文書檔案只限于本院工作人員查閱與使用，避免泄露患者及醫院的相關信息，避免引發醫患糾紛問題。

二、醫改背景下醫院文書檔案管理策略

（一）醫院重視度提升，投資力度加大

當前，大部分醫院在文書檔案管理方面加大投資力度，無論是硬件設施還是軟件應用等，均能為文書檔案管理效率提升帶來積極影響。首先，財力方面得到良好支持，能引進技術手段、配套設施、培養專業化管理人員與隊伍，為后續工作開展提供便捷條件;其次，人力、物力合理投入，結合人員專業能力與個人優勢，合理分配工作崗位，細節人員工作內容與職責，依據檔案管理制度嚴格把控，符合檔案管理具體要求;最后，加大人員培訓力度，強化人員政治思與職業素質，要本著嚴謹的工作態度，有較強的責任心，獨立操作基礎設施與相應軟件，強調檔案管理工作質量與效率，能為醫院長久發展帶來積極影響。

（二）嚴控檔案管理標準，創新多樣化的管理模式

在人員上崗前，均會經過專業化的崗前培訓活動，目的是幫助人員詳細掌握《歸檔文件整理操作必讀》內容，并把領導部門的檔案管理理念、工作要求等全面落實，有助于提升檔案管理水平。以此為基礎，采用精細化管理模式，先對人員工作內容與工作崗位詳細劃分，細節人員責任，強化人員管控意識，并在日常管理過程中發揮專業能力，避免在細節上引發故障問題;其次，在日常工作中領導層也會與管理人員積極交流，目的是在各環節中嚴格把控，無論是檔案分類還是編目、保存等，要求人員能對管理方法靈活運用;最后，把所制定的統一制度全面落實，影響著檔案管理模式的合理性、科學性，從而才能實現預期管理目標。

（三）注重檔案管理安全性，杜絕常規問題持續發生

與電子檔案存儲方式相比較，文書檔案存儲必須有獨立化的儲存室，各醫院在文書檔案分類管理中有不同的要點，有的是按照科室進行檔案劃分管理，有的是根據檔案類別分配與儲存，還有的是按照檔案存儲時間嚴謹管控等，無論采用哪種方式進行管理，均要注重檔案管理重要性，在各個環節中均設置專業化的管理人員，可在細節把控中提升工作質量。

例如：醫院創設獨立化的文書檔案儲存室，要控制室內溫度、濕度等，避免損壞檔案紙張。再加上管理人員的日常管理，無論哪個部門對檔案的查閱，均需依據工作要求與借閱流程規范操作，待權限審核通過后，才能完成相應的借閱工作。同時，借閱部門還能把文書檔案按照規定的時間及時歸還，有效規避檔案丟失問題持續性發生，既能保證文書檔案管理工作的安全性，又全面化管控文書檔案，符合醫院管控工作的實際標準與要求。

三、提高醫院文書檔案利用率的相關措施

（一）引進現代化技術手段，提高資源利用率

第一，醫院文書檔案所記錄的信息內容必須真實、可靠、完整等，每項工作環節中所產生的信息數據均需詳細記錄，探究傳統化人工管理方式已經無法滿足現代化醫院創新發展需求，建議醫院在此方面加大現代化技術手段的引進與應用力度，保證醫院檔案資源科學、合理地發展。

第二，檔案信息使用合理。醫院在各環節中搜集、儲存重要的信息資源，目的就是能為各項工作開展提供參考依據，尤其是在醫患糾紛解決方面，能為醫院及患者合法權益合理保護，各方均能結合法律法規積極履行自身職責與義務，在條件允許的情況下，醫院能組建專業化的研發隊伍、管理隊伍等，主要負責醫院文書檔案管理工作，始終強調信息資源合理、完善。

第三，提高信息資源利用率。結合各科室工作職責的細化，能采用精細化管理模式在細節上嚴格把控，針對常規問題及影響因素全面掌握，有相應的預防方案與措施，能一邊管理一邊提升工作質量，實施效果才會有較強的突出性。再加上各科室對文書檔案內容的正確應用，顯著提升信息資源利用率，成為醫院穩定發展的核心內容之一。

（二）制定完善的管理制度，全面落實與科學化管控

管理制度是開展文書檔案管理工作必不可少的基礎條件之一，在此方面需醫院深度探究，各科室均能參與到管理制度制定與實數環節中，有助于提升文書檔案管理工作質量與效率。其中，在管理者制度制定的過程中，要控制其規范性、合理性，選擇分級管理方式，先由各科室獨立化監管文書檔案，控制檔案內容完整、精確;再由醫院的檔案管理部門進行統一化的監管，有助于從不同角度發現管理問題，與具體的科室檔案管理人積極交流，便于第一時間解決問題，避免在后續環節中出現問題，保證文書檔案管理工作有序實施;最后，依據管理制度的標準與要求，要求醫院每年對文書檔案進行認真的檢查，各科室的檔案管理人員設定具體的管控權限，要保證檔案入庫階段就符合管控要求，才能保證整體成效。

（三）創建數據管理系統，促進醫院文書檔案智能化發展

通過醫院在此方面的積極投資，能把眾多技術手段正確應用，考慮文書檔案儲存過程中的影響因素，為避免文書檔案丟失或損壞對后續工作的影響，可創建數據管理系統，以圖紙或其他文檔為對象，以子文檔為核心內容，只是在表達形式上展現出新穎的特點，也為各部門提供多種使用版本，依然能提升文書檔案資源利用率。同時，新技術手段正確應用，還能促進醫院文書檔案智能化、信息化發展，與醫院整體創新發展目標保持一致，在實踐中展現出較強的效果，保證文書檔案管理工作能隨著醫院發生不斷創新，在多種管理模式的運用中取得良好成效。

結語：

醫院在開展文書檔案管理工作階段，重點考慮到管理人員專業能力與專業素養，避免人為因素影響整體效率與質量。再考慮醫院文書檔案管理工作崗位既重要又特殊，為保證文書檔案管理工作重要意義充分呈現，在人員聘用與管理的過程中要“慎重”，在條件允許的情況下組建專業化的管理隊伍，推動醫院文書檔案管理工作有序實施。

參考文獻：

[1]劉倩伊.醫院文書檔案信息化管理模式的構建研究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2026（01）：17-18.

[2]李靜.論醫院文書檔案管理存在的問題及改進策略[J].黑龍江檔案，202，32（06）：36-36.

[3]王明霞.醫院文書檔案的信息化管理與利用分析[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2019，6（96）：179-179.

作者簡介：盧玉娟（1977-06-），女，漢族，本科，河北石家莊人，館員（檔案管理），現工作單位：石家莊市人民醫院。