基于新《檔案法》的企業(yè)檔案信息化建設研究

邢娜

摘要：當前企業(yè)在開展檔案信息化工作中存在軟硬件資金投入有限且缺乏持續(xù)性，檔案信息化水平與企業(yè)整體信息化水平發(fā)展不均衡，促進企業(yè)檔案信息化工作發(fā)展相關法規(guī)缺失等問題。新《檔案法》的出臺，較好地解決了上述問題，條文中有關企業(yè)檔案信息化方面的規(guī)范，為企業(yè)開展信息化工作，促進電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通，推進電子檔案的單套制管理等大開方便之門。企業(yè)應以此為契機，完善電子檔案管理相關制度，制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，推進電子檔案管理系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作轉型升級。

關鍵詞：檔案法 ?檔案信息化? 企業(yè)檔案

1 引言

檔案信息化是指以信息技術為核心，推動檔案管理工作由過去基于傳統(tǒng)載體管理模式向以電子數(shù)據(jù)為主要對象的管理模式轉變，配套進行數(shù)字檔案資源管理、檔案規(guī)章重建等工作，以此適應電子檔案的特點，推進檔案管理的規(guī)范化、標準化與高效化。隨著信息技術的深化，企業(yè)各項業(yè)務的信息化應用程度也在同步加深。提高企業(yè)的檔案信息化工作，對實現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式轉型，促進檔案管理利用更加便捷、高效意義重大。筆者所在企業(yè)作為以基本建設為主要業(yè)務的單位，每年生成大量結構化、半結構化和非結構化電子檔案，轉變傳統(tǒng)檔案管理模式，建立新型的適應海量電子檔案的管理模式極為迫切。

2企業(yè)檔案信息化發(fā)展困局

新《檔案法》出臺前，企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化工作轉型長期面臨無頂層法律支撐的困局。導致出現(xiàn)諸多問題，如檔案信息化設施投入有限，檔案信息化水平與企業(yè)整體信息化水平發(fā)展不均衡，電子檔案單套制管理遲遲不敢推進等問題。

2.1 檔案信息化設施設備投入有限

檔案信息化工作資金投入多，產(chǎn)生的社會效益、經(jīng)濟效益不明顯，且運行過程中需要持續(xù)的資金投入。對于以追求經(jīng)濟效益為主要目標的企業(yè)，易將檔案信息化的投入作為企業(yè)的負擔和成本，給予有限的支持，進而影響檔案信息化工作的良性發(fā)展。很多企業(yè)完成一次檔案信息化建設后，一兩年內便再無資金支撐，導致檔案管理系統(tǒng)無法持續(xù)升級，問題逐漸增加，風險持續(xù)加大，檔案信息資源安全問題開始顯現(xiàn)。尤其在檔案信息安全方面，有限的資金使得檔案人員無力引進更先進的安全技術，對電子檔案的耐久性、讀取情況、維護條件等造成隱患。

2.2 檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)融合不深

檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的各業(yè)務系統(tǒng)融合不深的問題普遍存在，從法規(guī)層面分析，缺少檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)融合發(fā)展的硬性要求是出現(xiàn)這一問題的主要原因。辦公自動化系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等各類業(yè)務系統(tǒng)在設計時各自為戰(zhàn)，沒有考慮與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，導致無法有效進行信息資源的整合和利用，作為檔案人員，在系統(tǒng)融合上更多地只能尋求領導支持，欠缺強制性的法律依據(jù)，使得這一問題遲遲難以解決。

2.3 數(shù)字檔案資源建設顧慮重重

國家檔案局檔案館（室）業(yè)務指導司司長孫鋼曾經(jīng)指出“數(shù)字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡單查詢共享階段，缺乏綜合數(shù)據(jù)挖掘和深度整合”。這一表述也貼切企業(yè)數(shù)字檔案資源存儲開發(fā)現(xiàn)狀。一方面企業(yè)電子檔案越來越多，雙套制的管理要求實質上與無紙化辦公，借閱辦公資源的要求是背道而馳的，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同時保存，加速了傳統(tǒng)載體檔案“溢庫”問題，同時讓人員本就不多的檔案部門被迫投入更多時間精力，而且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化形成的副本還存在難以完全與紙質檔案相匹配的情況，加劇了紙質檔案的重疊和冗余。此外，電子檔案的法律地位遲遲沒有明確，由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案的技術特性迥異，具有易更改、易消失、完全依賴各種軟件、系統(tǒng)，對載體依賴性不強等特點，使得長期以來電子檔案是否具有與傳統(tǒng)載體檔案同等的法律效力一直爭論不休，無法定論。進而導致檔案信息化工作的建設方針、運行機制與傳統(tǒng)檔案館差異較大，電子文件歸檔制度、電子檔案的鑒定標準等雖不能完全適用于當前環(huán)境下的檔案信息化工作需要，卻又不敢貿然更改的尷尬境地。

3 新《檔案法》為企業(yè)檔案信息化帶來的契機

3.1新《檔案法》的頒布，為企業(yè)檔案信息化工作發(fā)展提速提供了堅實保障

新《檔案法》第三十五條明確規(guī)定企業(yè)需加強檔案信息化建設，同時還要采取措施加強檔案信息安全。此規(guī)定實質上使企業(yè)開展檔案信息化工作資金有了著落。基于法律的強制性，有望打破過去信息化資金申請難，總量少，撥付無法持續(xù)的不足。檔案信息化工作內容主要包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設等內容。幾塊業(yè)務均離不開資金支持，通過持續(xù)的資金注入，才能確保開展檔案工作無后顧之憂。當然，也需注意，在獲得開展信息化工作的資金后，也需做到資金使用適度適量、與建設需求一致即可。在檔案資源數(shù)字化方面，可優(yōu)先對利用率高的檔案進行數(shù)字化，根據(jù)資金落實程度分批開展數(shù)字化工作，以保證合理的成本效益比。同時，根據(jù)《檔案法》要求，檔案人員還應注意信息安全。對系統(tǒng)管理人員及各部門利用人員應分別設置相應的管理權限與利用權限，嚴格限制不同角色的操作行為，并通過數(shù)字水印、簽名、加密等技術防止電子檔案被非法侵權、修改、復制。在數(shù)字化外包過程中，檔案人員需嚴把操作流程，防止檔案信息不當傳播。此外，還需不斷完善電子檔案安全保密制度、管理維護制度，對檔案進行數(shù)據(jù)備份、異地保存等，確保檔案信息安全。

3.2 新《檔案法》的頒布，為企業(yè)檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)互聯(lián)互通奠定法律基礎

多數(shù)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)存在難以與業(yè)務系統(tǒng)暢通交流和便利共享的現(xiàn)狀。不同的數(shù)據(jù)格式、各異的元數(shù)據(jù)信息阻礙了電子文件的有序歸檔。新《檔案法》對此也提出明確要求：企業(yè)應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互連接。為盡可能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加強對電子文件的前端控制，檔案館人員應積極按照《檔案法》要求，在各業(yè)務部門進行系統(tǒng)建設時主動對接，規(guī)范著錄項目及相關元數(shù)據(jù)。同時，針對有些企業(yè)檔案信息系統(tǒng)存在老化、數(shù)據(jù)安全風險較大，難以與業(yè)務系統(tǒng)對接的問題，要及時開展系統(tǒng)更新?lián)Q代工作。在檔案管理系統(tǒng)布局方面，可制定統(tǒng)一的檔案信息化工作要求，以解決可能的數(shù)據(jù)結構沖突，背景信息、結構信息存在差異等問題，常見的解決方式有集中式管理和分布式管理。集中式管理對檔案人員信息化水平要求低，熟練數(shù)據(jù)上傳、利用操作即可，系統(tǒng)維護成本低，但受網(wǎng)絡環(huán)境影響大，并發(fā)數(shù)量過多時可能出現(xiàn)系統(tǒng)反應緩慢等問題。分布式管理響應速度快，出現(xiàn)問題不會對全局造成影響，但維護成本高。檔案人員應根據(jù)企業(yè)情況，調研、協(xié)商后確定。

3.3 新《檔案法》的頒布，為企業(yè)檔案信息資源建設向前推進注入定心劑

新《檔案法》第三十七條指出，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這一規(guī)定的出臺，徹底解決了困擾檔案工作多年的電子檔案法律憑證問題，明確賦予了電子檔案憑證作用，這也意味著開展電子檔案“單套制”管理已無法規(guī)層面的障礙。目前檔案工作人員可將重心放在基于單套制管理模式的技術實現(xiàn)方面，采取有效措施收集分散在各個部門的電子檔案，分層次有步驟地設立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫及多媒體數(shù)據(jù)庫，進一步優(yōu)化館藏結構，并探索信息資源利用的新模式，通過信息系統(tǒng)收集、歸納、分析利用者的行為方式，挖掘隱藏信息，洞察使用者的行為偏好，完善系統(tǒng)算法，提高檔案信息資源利用效率，樹立開放共享思維，積極完善檔案資源共享機制。從當前國家信息化發(fā)展趨勢不難看出，傳統(tǒng)的檔案資源管理方式已無法完全適應電子檔案居主流的環(huán)境，必須圍繞電子檔案的特點，按照國家、行業(yè)標準，借鑒相關企業(yè)如目前已通過驗收的示范數(shù)字檔案室建設經(jīng)驗，充分利用新《檔案法》賦予的權力，積極實現(xiàn)本企業(yè)檔案工作轉型。

參考文獻

[1]周峰林.大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案館（室）建設——專訪國家檔案局檔案館（室）業(yè)務指導司司長孫鋼[J].浙江檔案，2013（08）11.

[2]國家檔案局.數(shù)字檔案室建設指南（檔發(fā)〔2014〕4號）