扶貧檔案的歸檔與利用工作

侯麗萍

歷時5年，截止到2020年4月11日，經省政府批準同意，靖宇縣退出貧困縣序列，全縣55個貧困村全部脫貧退出。其間產生了大量的扶貧照片、錄音、錄像等電子檔案，扶貧產業項目、基礎設施項目檔案，精準識別、精準施策、精準退出檔案，綜合文書類檔案。如何做好精準扶貧檔案歸檔工作，全面真實記錄我縣脫貧攻堅成果和歷程，具有十分重要的現實作用和歷史意義。

一、進一步增強責任意識，加強組織領導

各鄉鎮、各行業部門要協調聯動，密切配合，強部署、建制度、勤指導、抓培訓。要增強政治擔當和責任擔當，堅持“黨委政府統一領導、扶貧部門組織協調、檔案部門監督指導、相關單位各負其責”的工作機制，不斷加強組織領導。成立扶貧檔案收集整理領導小組，一把手負總責，分管副主任協同，強化統籌安排，壓緊壓實責任，把精準扶貧檔案工作與鄉村振興工作同部署、同實施、同檢查，形成橫向到邊、縱向到底的聯動工作機制，進一步抓細抓實本單位精準扶貧檔案的收集整理工作。

二、完善工作制度和辦法

嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國務院扶貧辦印發的《關于做好精準扶貧檔案工作的意見》《精準扶貧檔案管理辦法》等有關規定，結合我縣實際情況，對我縣精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限進行梳理、規范、細化，進一步明確檔案范圍和保管期限，制定我縣的精準扶貧檔案管理辦法和保管期限表，并抓好組織實施。

三、明確分工，確保扶貧檔案收集歸檔

縣扶貧部門在精準扶貧檔案工作中負責抓好組織協調，按期完成縣級扶貧部門的扶貧照片、錄音、錄像等電子檔案，扶貧產業項目、基礎設施項目檔案，精準識別、精準施策、精準退出檔案，綜合文書類扶貧檔案檔案收集、整理和歸檔工作;縣檔案部門面向全縣各鄉鎮各部門召開精準扶貧檔案收集整理培訓班，對檔案數量眾多的鄉鎮，要深入到鄉鎮進行監督指導和培訓，確保完成全縣精準扶貧檔案材料的整理歸檔工作;各鄉鎮負責本級及所轄村屯扶貧檔案的收集、整理和歸檔工作。鄉鎮扶貧檔案涉及面廣而細，應確保應收盡收，應歸盡歸，全面展現整個脫貧攻堅的過程;縣脫貧攻堅領導小組成員單位負責完成本行業部門和幫扶部門政策幫扶和資金幫扶等扶貧檔案材料的收集、整理和歸檔工作。

四、深化收集、分類與開發利用

（一）檔案收集。進一步加強溝通聯系和協作配合，明確歸檔責任，將記錄和反映本單位精準扶貧工作的各種門類文件材料和有關電子、照片、錄音、錄像等各種載體的材料收集齊全完整，確保應收盡收、應歸盡歸。

具體收集范圍：1.本級和上級成立扶貧工作領導小組及責任分工文件材料和黨委、政府及扶貧工作領導小組制定的政策性文件、決策部署材料和重要業務性文件。2.本級扶貧工作領導小組會議記錄、紀要、扶貧工作重要會議和重大活動材料。3.扶貧工作中重要問題的請示與上級的批復、重要業務問題的往來文件。4.本級和上級扶貧簡報、典型事跡、媒體宣傳、脫貧攻堅表彰獎勵、扶貧培訓等材料。5.精準扶貧工作的照片、錄音、錄像等資料。6.本級和上級領導同志關于精準扶貧開發的重要指示、批示、論述材料。7.本級和上級扶貧規劃、減貧規劃、督查、監督、巡檢、評估等材料。8.精準識別、精準施策（產業項目、基礎設施項目）、精準脫貧退出。

具體可分為三個階段實施：一是查漏補缺階段。按照相關文件要求，切實做好本部門扶貧檔案材料的收集、留存、整理工作以外，還要再次梳理，確保各年度精準扶貧材料真實、齊全、完整。二是試點實施階段。選取幾個行業部門或鄉鎮由檔案部門分別開展扶貧檔案歸檔培訓指導，確保縣級和試點鎮扶貧檔案完成歸檔立卷。三是集中推進階段。由檔案部門集中開展扶貧檔案培訓指導，確保各鄉鎮、各部門所有扶貧檔案完成歸檔。

（二）檔案分類。按照上級文件要求將扶貧檔案分為綜合管理類、精準識別類、精準施策類、精準脫貧類和貧困戶管理類，每一類保管期限分為永久和定期兩種，定期分為30年、10年。

綜合管理類：所有本級上級政策類文件、會議記錄紀要、領導重要批示，脫貧攻堅表彰獎勵、扶貧培訓，宣傳報道、照片、錄音、錄像等資料。精準識別類：貧困村（戶）識別標準程序有關文件材料、確定初選對象形成的重要材料、貧困人口、貧困村名單、動態調整人員明細表（調進調出）、其他識別材料。精準施策類：幫扶任務分配明細、貧困村第一書記明細，項目主管部門與項目實施部門簽訂項目實施責任書，財政專項扶貧資金建設項目一覽表，財政專項扶貧資金項目幫扶協議，財政專項扶貧資金項目收益分紅協議，其他施策材料。精準脫貧類：貧困村（戶）脫貧標準程序有關文件材料，預脫貧相關情況統計材料，貧困村信息采集表，貧困村退出核實單，貧困村退出（摘帽）公示材料，關于送審貧困村脫貧名單的報告，其他脫貧材料。

（三）檔案數字化與開發利用。檔案作為一種原生信息資源，為適應當下新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。歸檔保存的精準扶貧檔案，應開展檔案數字化工作，配備檔案管理軟件，積極推進精準扶貧檔案信息化建設，做好向檔案館移交檔案工作，為精準扶貧檔案在社會主義經濟建設和精神文明中的開發利用夯實基礎。

利用檔案軟件，對扶貧檔案進行全文著錄、掃描，形成了紙質文件和電子文件一并歸檔工作，實現檔案的計算機檢索。在檔案管理上，建立了檔案借閱、保密、利用、庫房管理等各項管理制度，分別裝訂上墻。建立完善了收發文、統計、利用、交接、溫濕度、借閱等簿冊。根據檔案管理業務規范，每類檔案都制定了分類方案、歸檔范圍及保管期限表，建立健全了全宗卷。庫房的各類檔案都進行了標識并有序排列。在檔案利用服務上，為單位扶貧工作方案、規劃、計劃的編制，資金審計、對口幫扶、光伏扶貧等重大項目的實施提供了準確依據。為各鄉鎮發展產業扶貧項目（貝母、藍莓、大榛子種植）、基礎設施項目的可研報告及預算提供了有力的依據，使我縣的精準扶貧工作開展得有聲有色。2016年，我單位大鵝養殖扶貧項目由于種種原因，致使扶貧資金流失，在法院開庭時檔案室提供了合同、林照、相關文件等重要證明材料，為單位挽回扶貧資金500萬元。從而體現了檔案在現實利用中的重要作用。近年來，累計提供檔案資料利用8600多卷次，5800多人次。對技術檔案資料及時更新并在單位網站上公布，對作廢資料檔案及時下架并按時銷毀。在檔案資料的編研上，積極撰寫組織沿革、大事記、基礎數字匯編、立卷說明、全宗介紹、利用實例匯編等編研材料。

五、規范檔案室設施建設及檔案保管條件

檔案室設施建設是維護檔案安全、保障檔案提供利用率的需要，主要包括檔案用房、檔案密集架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防塵、防蟲、防霉及計算機網絡存儲設備等。從本單位實際出發，最大限度地維護檔案的完整與安全，方便檔案的利用，維護檔案的完整。

檔案用房建筑是檔案保管的重要一環。檔案用房建筑設計要遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則。新建辦公樓時，檔案用房要納入計劃，提出檔案用房的建筑要求。要按照功能區分原則，力求達到功能合理、流程便捷。檔案用房要實行三分開，檔案業務工作室、檔案庫房和閱檔室分開。為了便于安全管理，檔案業務工作室、檔案庫房和閱檔室應設置在同一樓層。檔案庫房面積應能容納本單位形成的全部檔案，并能容納本單位自行保管的全部檔案。

檔案庫房以東或南朝向為宜，墻壁要具有隔熱、防潮性能，在樓層安排上不用一樓地下室和最高層，檔案庫房應集中布置，遠離易燃易爆場所，不能緊鄰衛生間等潮濕有污染源的部位。要符合檔案防護的基本要求及防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物。

六、強化監督指導

為進一步加大精準扶貧檔案歸檔工作力度，需成立縣級精準扶貧檔案工作督導組，各鄉鎮要成立本鄉鎮扶貧檔案工作指導組，負責指導轄區內各村扶貧檔案材料的整理歸檔工作，保證精準扶貧工作的各種文件材料應收盡收、應歸盡歸，推動精準扶貧工作可追溯、可查詢、可評價，確保脫貧攻堅成果經得起歷史檢驗。

（作者單位：靖宇縣鄉村振興服務中心）