《檔案法》修訂背景下高校檔案管理的趨向與途徑

潘秀明　施秀平

摘 要：《檔案法》的修訂進(jìn)一步推進(jìn)了檔案法制建設(shè)。在這一背景下，高校檔案管理工作也應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，嚴(yán)格落實(shí)新《檔案法》的各項(xiàng)要求，進(jìn)一步提升檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化水平。應(yīng)完善高校檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建多元主體參與的高校檔案協(xié)同系統(tǒng)，推進(jìn)高校檔案智慧化管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：《檔案法》;修訂;高校檔案管理;趨向;途徑

2020年6月，新《檔案法》由全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂通過(guò)，是我國(guó)檔案法制建設(shè)的重要里程碑。新《檔案法》明確提出，要加大對(duì)檔案管理的創(chuàng)新力度，進(jìn)一步提升檔案管理效果，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用[1 ]。這對(duì)推動(dòng)我國(guó)高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 新《檔案法》背景下高校檔案管理工作的新境遇與新要求

新修訂的《檔案法》是國(guó)家對(duì)檔案工作的一次制度創(chuàng)新，為解決高校檔案管理工作存在的一些問(wèn)題提供了法律依據(jù)和機(jī)遇。

1.1 新《檔案法》背景下高校檔案管理工作的新境遇

1.1.1 高校檔案管理的政治價(jià)值進(jìn)一步彰顯。新時(shí)期高校檔案工作要服務(wù)高等教育事業(yè)發(fā)展，服務(wù)廣大師生和教學(xué)科研工作。在高校檔案管理工作中應(yīng)進(jìn)一步凸顯其政治價(jià)值。高校檔案管理部門應(yīng)該對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的政治意義和政治屬性進(jìn)行系統(tǒng)研究和科學(xué)認(rèn)知，并對(duì)新《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，加深廣大檔案工作者的政治意識(shí)和政治覺悟，自覺地在思想上和行動(dòng)上與黨中央關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)部署和要求保持一致。

1.1.2 高校檔案的文化傳承功能得到強(qiáng)化。高校檔案管理作為高校改革發(fā)展的重要內(nèi)容，應(yīng)主動(dòng)地配合高等教育改革，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作與高等教育改革同向同行。新時(shí)代，高校檔案工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案收集整理向傳承高校文化、資政育人的方向轉(zhuǎn)變，既是高校文化建設(shè)的信息源泉，也是高校文化傳播的重要載體，檔案文化作為高校文化的重要組成部分，應(yīng)與當(dāng)前高校教育改革相結(jié)合，對(duì)蘊(yùn)含高校文化的檔案資源深入挖掘，更好地引領(lǐng)校園風(fēng)尚，充分發(fā)揮檔案文化的傳承功能。

1.1.3 高校檔案信息化轉(zhuǎn)型提檔加速。高校檔案管理具有非常強(qiáng)的實(shí)踐屬性，隨著新《檔案法》的出臺(tái)和頒布，對(duì)高校檔案管理工作也提出了新的要求，高校檔案管理工作應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，注重高校檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)、方式方法、技術(shù)手段等方面的創(chuàng)新。高校檔案管理工作應(yīng)主動(dòng)引入信息技術(shù)，將其作為促進(jìn)檔案工作模式創(chuàng)新和發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α?/p>

1.2 新《檔案法》背景下高校檔案管理工作的新要求

1.2.1 加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。高校檔案工作的開展離不開相應(yīng)的制度規(guī)范約束，新《檔案法》明確要求，建立健全檔案管理工作制度，加大對(duì)檔案管理工作制度落實(shí)力度，確保檔案管理工作有據(jù)可循，有章可依。新《檔案法》的出臺(tái)為高校檔案管理工作的開展提供了基本遵循，因此高校應(yīng)對(duì)新《檔案法》的相關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)和貫徹，并將其中的指導(dǎo)思想和基本觀點(diǎn)與高校檔案工作相結(jié)合，進(jìn)一步提升高校檔案工作的系統(tǒng)性、制度性和規(guī)范性。

1.2.2 提升檔案管理的專業(yè)化水平。新《檔案法》的出臺(tái)對(duì)高校檔案管理工作的專業(yè)化水平提出了更高要求。當(dāng)前部分高校對(duì)檔案工作重視不足，沒有為檔案部門配備專門的辦公設(shè)備和專業(yè)人才，檔案部門開展工作困難較多，信息化建設(shè)相對(duì)滯后。而新《檔案法》出臺(tái)的背景下，高校既要引導(dǎo)廣大檔案管理人員樹立專業(yè)思維，也要加大對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能、責(zé)任感和使命感。因此，高校在檔案管理過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照新《檔案法》的要求，將提升檔案管理工作的專業(yè)化水平作為當(dāng)前工作的重點(diǎn)[2 ]。

2 新《檔案法》背景下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和不足

2.1 信息化建設(shè)與智能化水平有待提升

檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，但當(dāng)前部分高校檔案信息化建設(shè)滯后，智能化水平還難以滿足檔案管理的實(shí)際需要。部分高校對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不足，檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)薄弱，檔案信息化建設(shè)未納入應(yīng)有的議事日程。一些高校對(duì)檔案信息化建設(shè)資金投入有限，沒有足夠的資金用于檔案設(shè)施設(shè)備的更新和換代。此外，并沒有針對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行宏觀規(guī)劃，更多是結(jié)合問(wèn)題進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)，采購(gòu)的設(shè)備缺少系統(tǒng)性和標(biāo)準(zhǔn)性，導(dǎo)致信息設(shè)備參差不齊，難以發(fā)揮整體效能。

2.2 檔案利用水平亟待加強(qiáng)

部分高校對(duì)于檔案資源利用重視程度不足，認(rèn)為檔案管理工作重在管理和保護(hù)，并沒有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次的開發(fā)，難以滿足當(dāng)前學(xué)校教學(xué)和科研需求。此外，部分高校在檔案服務(wù)過(guò)程中，只圍繞著學(xué)校的宏觀發(fā)展和校園文化建設(shè)，并沒有將科研和廣大師生的檔案需求作為服務(wù)重點(diǎn)，在一定程度上也影響了檔案信息資源的開發(fā)和利用。

2.3 檔案工作人員隊(duì)伍不強(qiáng)

當(dāng)前部分高校檔案管理人員更多是從其他崗位轉(zhuǎn)調(diào)而來(lái)，有的兼職，缺少專業(yè)的知識(shí)和素養(yǎng)。由于缺少專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)，高校檔案管理工作難以達(dá)到規(guī)范化和科學(xué)化要求。一方面，檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)，對(duì)信息技術(shù)掌握得不夠全面，加之年齡偏大，在檔案管理工作中更愿意用傳統(tǒng)思維來(lái)解決問(wèn)題。另一方面，檔案管理人員缺少創(chuàng)新意識(shí)，并沒有結(jié)合當(dāng)前高校發(fā)展的實(shí)際需要，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。檔案隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定，檔案人員調(diào)整頻率過(guò)高，也影響了檔案管理工作的開展。

3 新《檔案法》背景下高校檔案管理工作的發(fā)展途徑

新《檔案法》背景下，高校應(yīng)將檔案管理工作放在突出位置，及時(shí)研究檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并拿出切實(shí)可行的解決方案，逐步加以解決。

3.1 完善高校檔案工作管理體系

高校應(yīng)給予檔案管理工作足夠的重視，經(jīng)常組織檔案管理人員對(duì)新《檔案法》進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并采取措施落實(shí)新《檔案法》的相關(guān)要求。完善高校檔案管理工作制度體系，并結(jié)合新《檔案法》的具體要求，做好檔案工作制度創(chuàng)新，為高校檔案收集、整理、歸檔、開發(fā)、利用提供相應(yīng)的制度保障，通過(guò)完善頂層制度設(shè)計(jì)，確保高校檔案工作上下一盤棋。應(yīng)健全檔案資源體系。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息資源的合理利用和開發(fā)，就需要不斷豐富高校檔案資源，對(duì)高校在發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中的各類有價(jià)值檔案做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，并加強(qiáng)與相關(guān)單位聯(lián)系，進(jìn)一步提升檔案收集效率，不斷擴(kuò)大和豐富高校檔案信息資源。還應(yīng)加大對(duì)高校檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的能力和素質(zhì)，契合高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的實(shí)際需要。

3.2 構(gòu)建多元主體參與協(xié)同管理體系

高校要想按照新《檔案法》的相關(guān)要求落實(shí)好檔案管理工作，僅僅依靠高校檔案管理部門顯然力不從心。因此必須通過(guò)多元主體的構(gòu)建，進(jìn)一步提升高校檔案管理效率，解決高校在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的碎片化和信息孤島問(wèn)題。高校應(yīng)從檔案管理工作開展的實(shí)際需要出發(fā)，組織有關(guān)部門和人員針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)研究，拿出可行的解決方案。還應(yīng)建立完善的科學(xué)考核體系，充分發(fā)揮考核激勵(lì)機(jī)制的作用和價(jià)值，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理部門及其工作人員的工作積極性。檔案管理人員要主動(dòng)與其他部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，加大對(duì)各類歸檔文件材料的收集力度，通過(guò)協(xié)同管理體系的構(gòu)建，進(jìn)一步提升高校檔案管理工作效能[3 ]。

3.3 構(gòu)建高校檔案智慧化管理體系

在推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)將智慧管理系統(tǒng)作為高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。一方面，應(yīng)主動(dòng)引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)和系統(tǒng)開發(fā)。另一方面，應(yīng)嚴(yán)格按照新《檔案法》要求，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，更好地滿足當(dāng)前高校發(fā)展對(duì)檔案的利用需要。而要想對(duì)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)利用，就需要檔案管理人員具備相應(yīng)的能力和擔(dān)當(dāng)。高校檔案管理部門應(yīng)加大人才隊(duì)伍建設(shè)力度，引入高素質(zhì)人才，培訓(xùn)提高現(xiàn)有人才，為高校檔案信息化建設(shè)提供扎實(shí)的人才保障，以便更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，服務(wù)高校發(fā)展和教學(xué)科研工作。

《檔案法》的修訂為高校檔案管理工作的開展提供了新的法律依據(jù)，有利于高校進(jìn)一步重視檔案管理工作，建立健全檔案管理工作體系，推進(jìn)檔案信息化智能化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，進(jìn)一步提升檔案管理工作效能。

參考文獻(xiàn)：

[1]甄子瑩，吳玫，顏祥林.新《檔案法》視域下高校檔案工作未來(lái)發(fā)展的整體性思考[J].檔案管理，2021（02）：13—14.

[2]葉景青.新修訂檔案法背景下地方院校檔案工作發(fā)展思路探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（31）：80—82.

[3]江萍，丁艦豐.從檔案管理到檔案治理——新時(shí)期高校檔案工作模式探究[J].檔案與建設(shè)，2020（08）：45—48.

（作者單位：潘秀明，福建省龍巖學(xué)院;施秀平，福建省寧德師范學(xué)院）