新時代科技檔案管理模式創新若干措施探究

王淑娟

摘 要：本文對新形勢下創新科技檔案管理模式的舉措進行分析與探究，希望為相關人員提供一些幫助和建議，助其更好地創新自身的科技檔案管理模式，通過科技檔案的科學化管理促進單位的發展與進步。

關鍵詞：管理模式;科技檔案;創新;探究

隨著經濟社會的發展，人們進入知識經濟時代，科技檔案管理迎來了新的機遇和挑戰，各單位和企業應采取有效的創新舉措，實現科技檔案管理的現代化建設。筆者認為，推進新時代科技檔案管理模式創新，可以采取如下幾個方面的措施。

1 充分認識創新科技檔案管理模式的意義和要求

對于單位或企業來講，檔案管理工作水平的高低可以作為衡量其管理效果、業績的標準。在其發展過程中，科技檔案的作用不容忽視。科技檔案管理既能將可靠性、有效性較高的第一手資料提供給單位或企業，幫助其提升業績;又可以將充足、大量的信息資源提供給單位或企業，以便于確定未來發展的方向，科學制定發展方案和措施。不僅如此，健全、創新的科技檔案管理機制還能夠推動單位或企業的發展，提高經濟效益及市場競爭力。面對不斷發展的國內外形勢，單位或企業應積極改革并創新科技檔案管理機制，嘗試先進的管理機制，找到與自身發展相適應的科技檔案管理機制[1 ]，推進科技檔案管理工作。

推進科技檔案管理模式創新，應堅持統一管理科技檔案的基本原則，順應科技文件材料及檔案的自然生成規律，確保科技檔案的準確性與完整性，保持科技檔案管理模式創新的正確方向。

2 進一步完善科技檔案管理機制

在新時代，完善科技檔案管理機制能夠提高檔案管理工作的規范化、科學化和標準化。一般來說，進行檔案相關工作時需要將《檔案法》作為主要的法律依據，結合科技檔案利用開發條例、暫行規范、工作辦法等法規規章，按照單位具體的科技生產狀況，健全并完善科技檔案管理機制，并使該機制具備較高的操作性和詳細性[2 ]。

2.1 規范科技檔案管理流程并嚴格要求

在產生、積累、歸檔、收集、審核、存放和使用的全過程中，科技檔案管理都有相應的工作規定和細則。對按照科技檔案管理機制嚴格進行檔案管理工作的人員，單位應進行一定的物質或精神獎勵。反之，對不遵守單位制度、條例來管理科技檔案或管理工作不到位的工作人員，應進行教育和批評，要求其端正工作態度，及時整改。

2.2 全面加強科技檔案利用體系建設

單位應加強檔案管理人員的基礎性工作，構建一個全面的檢索制度，設計多功能、全方位、系統、實用的檔案檢索方法，將良好的檔案利用渠道提供給單位[3 ]。單位有關領導也應在完善科技檔案利用工作方面加以重視，改變以往的分散式、傳統型檔案管理模式，創新為集中式、現代化檔案管理模式，為科技檔案的精準利用與開發提供條件，培養、引進專業的檔案管理人才，推進科技檔案管理的現代化與標準化，使單位獲得完善的科技檔案服務。在這一過程中，應對科技檔案管理相關的互聯網技術尤為重視。

2.3 建立健全科技檔案管理制度

2.3.1 應明確建檔要求、建檔機制，確定建檔的具體范圍，使建檔機制納入到科技檔案管理機制中。應將科技檔案的產生、積累、收集職責落實到部門與個人，并將科技檔案管理納入到單位科研工作流程和環節中，使其成為檔案管理人員月度、季度、年度考核的重要指標[4 ]。

2.3.2 應構建保密機制。單位應按照自身具體明確的科技檔案保密范圍，定期做好機密等級的調整工作，構建機密檔案審批、查閱的權限管理機制。具體工作時，需將檔案保密和檔案利用開發間的關系協調好，避免科技檔案在利用環節出現泄密等情況[5 ]。

2.3.3 應針對科技檔案管理機制來制定全面的配套機制。如管理人員機制、資料借閱機制等，以上機制都應堅持公開、透明的原則，張貼于檔案部門或檔案室的明顯部位，方便使用者更好地了解遵守。

3 不斷更新科技檔案管理方法與設施

大量檔案管理實例表明，只有使用和更新管理方法，才可以讓科技檔案管理真正實現現代化。在網絡信息技術高度發達的今天，科技檔案出現了多種類型，檔案的數量也呈爆發式增長態勢，極大地增加了檔案部門的工作量。由此發現，進行科技檔案管理，管理人員應采用先進、科學的管理方法，開發利用科技檔案，使科技檔案更好地為單位的生產和科研活動服務。與此同時，單位應根據科技發展狀況更新科技檔案管理設施，通過先進的計算機信息系統管理科技檔案，提高其準確性和效率，便于檔案信息的儲存和取用，人力大大節約。因此，單位應及時更新科技檔案管理方法與設施，確保檔案管理工作的先進性[6 ]。

4 及時采用新的科技檔案管理技術

由于人們在學習、生產、生活中普遍運用網絡信息技術，檔案管理新技術的應用和檔案信息共享的實現成為了單位和企業必須解決的現實問題。為此，應采取一些必要措施，解決這一問題。

4.1 加大硬件投入

單位應投入更多的資金用于科技檔案管理，做好服務器、計算機、掃描儀、刻錄機、照相機、復印機等硬件設施的完善及配備。

4.2 加強網絡信息系統建設

單位應引入并使用先進的網絡信息技術，在信息共享、電子化、辦公自動化的條件下不斷強化自身的檔案管理網絡，構建完備的科技檔案數據庫，讓各個部門的人員能夠在網絡條件下進行科技檔案的交流、咨詢和溝通。

4.3 規范檔案信息系統

在加強網絡信息系統建設時，制定新型檔案管理技術應用標準，提高科技檔案管理的規范性，從而創新科技檔案管理模式。

5 進一步開發利用科技檔案

《檔案法》要求檔案機構將便捷的利用條件提供給檔案利用者。一般來說，科技檔案是單位主要的科技信息來源，從這個意義上講，企業應對科技檔案積極主動地進行開發，將其全面深入地利用到自身的生產、科研活動中。為了有效地開發利用科技檔案，檔案管理人員應掌握單位所有科技檔案系統并熟悉編目、機密等級、載體、時間、類型等情況和方法，把握科技檔案的完整度、使用價值、主要內容等。對科技檔案內容掌握得越多、越深入，那么開發科技檔案的效果便越好，特別是對價值高、重要的科技檔案，檔案管理人員應盡可能了如指掌[7 ]。與此同時，檔案管理人員應做好檔案用戶的研究工作。由于單位中各個部門、各個人員的需求不同，其利用科技檔案時也存在一定的差異性，將檔案用戶研究透徹，才可以提高利用、開發科技檔案的有效性與針對性。

6 加強科技檔案管理隊伍建設

科技檔案管理對于工作人員有較高要求，其原因在于科技檔案管理具有較高的科技含量和較廣的內容。良好的工作素質、業務能力、思想意識，有利于最大限度地發揮科技檔案管理的效力。由此能夠發現，檔案管理人員應形成并培養愛崗敬業的工作精神，努力學習新時代的科學技術知識、檔案管理知識，把握信息化的檔案管理方式。與此同時，單位應定期組織全體檔案管理人員開展專業技能、專業知識培訓，將優質的培訓教育條件提供給檔案管理人員，通過提高檔案管理人員素質實現科技檔案管理的創新。

研究新形勢下創新科技檔案管理模式具有重要的意義。相關人員應對當前科技檔案管理的概況有一個全面了解，充分把握創新科技檔案管理模式的作用與價值，通過完善科技檔案管理機制、更新管理方法與設施、采用新型檔案管理技術等多種方式方法，推進科技檔案管理模式的創新，更好地為單位和企業的發展與進步服務。

參考文獻：

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[7]孫敏杰，李瑞春，王超.對省級農業科研院所科技檔案管理工作的思考——以遼寧省經濟作物研究所為例[J].園藝與種苗，2019，39（04）：92—94.

（作者單位：山東省青島市招生考試院）