危化品商貿企業內部信息傳遞控制的財務流程設計

劉麥芝

（襄陽錦融財務管理有限公司，湖北 襄陽 441000）

一、理論概述

《危險化學品安全管理條例》第三條：本條例所稱危險化學品，是指具有毒害、腐蝕、爆炸、燃燒、助燃等性質，對人體、設施、環境具有危害的劇毒化學品和其他化學品。

“內部控制”是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施的、旨在實現控制目標的過程。建立和實施一套統一、高質量的企業內部控制規范體系，有助于提升企業內部管理水平和風險防范能力，促進我國企業進入國際市場、參與國際競爭。

“信息與溝通”作為內部控制五要素之一，是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通，是實現內部控制的重要條件。

“內部信息傳遞控制”是企業內部控制規范體系中企業業務層面控制之一，是企業內部各管理層級之間通過內部報告形式傳遞生產經營管理信息的過程。

二、危化品商貿企業現狀

危化品商貿企業一般不設倉庫，都是由專用車輛從采購地直接運輸到銷售地。

車輛及運輸從業人員一直在供應商與客戶之間奔波，導致財務經營信息資料傳遞不及時。

商貿企業利潤率一般都比較低，資金周轉率要求比較高，采購都是款到發貨，銷售回款賬期也比較短，所以，不管發票是否開具，往來賬基本是日清月結。

危化品是化學品，它的單價跟石化品一樣和國際期貨接軌，每天都在變動。

三、excel表格設計及財務管理流程

鑒于危化品商貿企業上述的現狀，企業內部信息傳遞控制依靠ERP等財務軟件是達不到企業內部控制目標的。為了避免內部信息傳遞過程中出現以下這些風險：（1）內部報告系統缺失，功能不健全，內容不完整，可能影響生產經營有序進行；（2）內部信息傳遞不通暢、不及時，可能導致決策失誤、相關政策措施難以落實。為了達到企業內部信息傳遞控制的目標，應當根據企業發展戰略、風險控制和業績考核要求，結合危化品商貿企業生產經營特性，采用現代信息技術，例如：微信、QQ、丁丁等工作群，利用功能強大的excel表格功能，設計一套危化品專用的excel表格體系，結合ERP等財務軟件制定一套財務管理流程。

（一）excel表格體系

采購明細表的作用：（1）可以核算采購商品的明細數量金額，登記付款明細，及時結算應付賬款的實時余額；（2）可以直觀綜合反映采購金額和對方發票的開具金額，本月合計的采購合計數據是本月末已經采購但是對方沒有提供發票的余額，本月合計的開票合計數據是本月已經提供的發票金額，本月合計的商品名稱單元格的數據是采購金額和開票金額的合計數額，也即本月合計采購金額。

財務軟件里面可以單項查詢到：采購金額、開票金額、付款金額，未開票金額、已開票金額的余額。但在實際經營管理中，查詢的應付賬款余額都指的是開票和未開票合計在一起后的實時余額。

填制采購明細表時，當收到對方開具的發票后，在采購欄里填寫發票金額的負數，開票欄里填寫發票金額的正數；也可以理解為：收到發票時，在途商品（采購）減少，庫存商品（開票）增加。

表1 采購明細表（應付賬款明細表）

發貨明細表與采購明細表的格式和作用是一樣的，就是開具發票時，理解為發出商品（發貨）減少，應收賬款（開票）增加就可以了。

（二）成立工作群

第一，成立以車牌號為名稱的車輛運輸工作群，有幾輛車就成立幾個工作群。每輛運輸車輛的運輸人員，財務部門及相關人員，采購部，銷售部，組成一個工作群，運輸人員在裝卸貨發生時，就把數量發到工作群里，當把貨物安全運卸到客戶處，就把發貨單和出車單填寫清楚完整拍照發到工作群里。

第二，成立以采購部門的業務員為代表的采購工作群，群成員由采購主管、業務員、往來賬會計、出納、財務主管、總賬會計等組成。采購主管把每天的采購限價發到群里，業務員每天把采購計劃及采購單價發到群里，出納把付款信息發到群里，往來賬會計把業務員分管的供應商余額及時發到群里。

第三，成立以銷售部門的業務員為代表的銷售工作群，群成員由銷售主管、業務員、往來賬會計、出納、財務主管、總賬會計組成。銷售主管把每天的銷售限價發到群里，業務員把每天的銷售計劃及銷售單價發到群里，出納把收款信息及時發到群里，往來賬會計把業務員分管的客戶余額發到群里

（三）財務管理流程設計

運輸車輛根據業務發生時的數據，及時完整地填制出車單、送貨單，并拍照發運輸工作群里；次月初，把紙質的出車單及費用單據、送貨單送達財務，并做好費用報銷手續。

采購部門主管及業務員及時把采購計劃及采購限價、采購單價及時發到采購工作群，根據往來賬會計發的即時余額，做好付款計劃并發放到群里。

銷售部門主管及業務員及時把銷售計劃及銷售限價、銷售單價及時發到銷售工作群，根據往來賬會計發的即時余額，做好銷售回款計劃及催款計劃。

出納及時把運輸人員的預支款及時發到運輸工作群，把付款金額及時發到采購工作群，把收款金額及時發到銷售工作群，出納還要做好收付款的日記賬，票據的日記備查賬，并及時和總賬會計、往來賬會計定期和不定期核對。

往來賬會計，根據運輸工作群，采購工作群，銷售工作群的各個部門發布的信息，及時把采購數量金額、銷售數量金額分別登記到財務軟件的采購管理模塊和銷售管理模塊，同時把采購數量金額、銷售數量金額、采購付款金額、銷售收款金額、發票開具金額及時登記到excel表里中的應收賬款、應付賬款明細項里，并結算出應付賬款、應收賬款的即時余額，把即時余額分別發到采購工作群和銷售工作群；次月初，必須把財務軟件里的采購、銷售數據和excel明細表的數據核對并相符，把各明細賬和總賬會計進行核對并相符。

總賬會計把發票的開具和取得數據及時發到采購工作群和銷售工作群。根據各個工作群里的數據及時整理填制每輛車的“車輛裝卸運雜費用綜合表”，根據運輸車輛月初送達的紙質單據，核對“車輛裝卸運雜費用綜合表”里的數據的準確性，并根據核對的準確數據和往來賬會計的明細賬相核對并相符，做好各項費用的報銷工作、根據人力資源部門的資料做好工資的核算發放等。

財務主管根據“車輛裝卸運雜費用綜合表”提供的信息，匯總分析企業經營狀況、毛利率，根據采購計劃、銷售計劃、付款計劃、收款計劃等，實際采購銷售數據，實際收付款的情況，計算存貨周轉率等，做好資金的籌劃工作，為企業決策者制定短期經營計劃，中長期戰略提供數據支撐。

表2 發貨明細表（應收賬款）

四、強化財務管理的建議

財務管理應根據每個企業的不同經營特性，制定適合本企業的內部控制措施和財務管理流程。要不斷對企業的內部控制措施和財務管理流程的運行進行有效性的評價，不斷改進優化內部控制措施和財務管理流程；不能完全寄希望于財務軟件，要合理巧妙利用excel表格和工作群作為輔助工具，及時準確地提供財務數據，積極地參與到企業日常經營活動中，而不是只做企業經濟活動的事后記錄總結者。