建立文書檔案數字化管理模式的必要性

徐珊珊

摘要：隨著互聯網技術、大數據及云計算技術的快速發展，辦公自動化水平不斷提高，而文書檔案整理歸檔作為一項重要內容，也開始受到檔案管理部門的重視。大數據、區塊鏈等信息技術的不斷發展，為文書檔案數字化管理提供了堅實的技術支撐。然而當前文書檔案管理對于信息技術的應用尚處于初級階段，無法充分發揮數字化管理的優勢和作用。文書檔案是由專職檔案員、辦公人員，對涉及的不同類別、不同重要等級檔案進行管理，通過借助于大數據網絡技術、辦公自動化系統，進行多元檔案信息的搜集、處理、共享與存儲，可以在推進數字化檔案管理的同時，提高文書檔案整理、歸檔效率和質量。

關鍵詞：數字時代;文書檔案管理;管理模式;問題

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出，要積極面對檔案信息資源多樣化的趨勢，加快數字信息資源轉型，并對文書檔案數字化建設提出了新的要求。檔案數字資源雖然突破了空間、時間的限制，便于共享和檢索，但是存在易被篡改的問題，這就需要提高管理技術水平。因此，數字化管理面臨著一系列的挑戰。數字化新時代的到來，文書檔案管理活動需要注入新的管理理念。根據目前文書檔案管理存在的各種問題，需要對大數據和云計算加以充分利用來有效規避存在的不同問題，通過對現代科學技術的利用，不但能夠快速地查詢各種數據，還能夠使各項數據具備完善性。不僅能夠使問題得到妥善解決，還可以從本質上提升文書檔案管理質量，從而使能夠更好地提升服務

質量。

一、數字時代文書檔案管理工作的現實意義

（一）有利于進一步減少文書檔案管理成本

現階段，隨著時間推移以及工作推進，機關單位文書檔案的數量和種類不斷增加。與此相矛盾的是許多機關單位并沒有充足的檔案室為文書檔案管理工作提供充足的空間。同時，一味強調檔案室空間的擴大，勢必會導致文書檔案管理成本的增加。為此，立足于數字化時代的特點，將信息技術應用至文書檔案管理領域，及時對文書檔案進行數字化處理，能夠有效減少機關單位檔案所占用的空間，進一步推進電子化辦公、無紙化辦公，確保文書檔案管理工作可持續化發展[1]。

（二）有利于加快文書檔案管理工作轉型升級

傳統紙質化管理模式中，文書檔案主要以紙質文件的形式呈現，難以實現一站式管理、開發以及利用的目標。該種管理模式下，不僅無法提升文書檔案管理效益，而且還會導致文書檔案管理系統性、科學性以及全面性不足。為了降低文書檔案管理難度、檢索難度和利用難度，增強管理質量，就必須要立足于“互聯網+”時代的基本特點，充分將信息技術應用其中。一方面，借助互聯網終端的文書檔案管理系統，可以快速便捷地對文書檔案進行分類，直接瀏覽相應的文書檔案目錄，構建文書檔案數據庫，便于后期對文書檔案進行開發與利用;另一方面，從信息化的角度對文書檔案進行管理，可以提升文書檔案編目、鑒定、保管效率，打破時間、空間層面的傳輸壁壘，實現一站式管理、開發以及利用的目標。總而言之，數字時代，必須把握信息技術的特點，抓住時代發展機遇，推動文書檔案管理工作轉型

升級。

（三）提高文書檔案開發利用與管理效率

文書檔案資料的鑒定、整理和歸檔，主要在Word、Excel等電子軟件管理的基礎上，利用多種大數據技術、云計算服務平臺，進行多種文書資源的電子化建設。例如，通過文書檔案電子化轉換、電子檔案目錄的建立，打破時間、空間與地域的限制，由領導、管理人員共同參與，展開不同部門文書檔案資源、功能服務的提供與管理。在網絡的支持下，根據不同主體對文書檔案的利用需求，進行檔案管理系統建設、資源服務提供，從而提升文書檔案開發利用與管理效率。

二、數字時代下文書檔案管理存在的各種問題

（一）文書檔案數字化建設不規范

文書檔案具有重要的價值，其是否具備全面性、系統性、準確性、完整性以及真實性，將會直接影響后期的利用。然而，當前部分機關單位文書檔案數字化建設不規范，后期存在重復加工、重復處理的現象。之所以出現這種情況，主要是因為數字檔案在立卷歸檔、管理責任落實、管理標準等方面存在漏洞。一是數字檔案立卷歸檔不科學，嚴重影響信息化建設的質量。一方面，OA辦公系統、文書檔案管理系統之間仍未實現數據關聯，部分已經在OA辦公系統中的電子文件無法同步傳輸至文書檔案管理系統當中，影響了立卷歸檔的效率;另一方面，部分業務部門沒有及時將線上終端的電子文件移送轉交至檔案管理部門。二是管理責任落實不力。部分機關單位尚未將文書檔案數字化建設工作的責任落實到具體的各個業務部門、工作人員，整體缺乏責任意識、規范意識。三是文書檔案數字化建設的標準不明確。部分機關單位建章立制工作滯后，缺乏明確的工作思路，導致數字化建設的流程、內容、分工、目標較為模糊[2]。

（二）文書檔案數字化緩慢

相較于發達國家，我國信息技術在文書檔案領域的應用較晚，部分機關單位的管理理念也沒有相應轉變。典型表現在，文書檔案數字化轉化工作緩慢，許多文書檔案仍然以紙質化的形式呈現，無法應用相關的軟件和技術對文書檔案進行處理，難以適應數字時代的發展趨勢。缺乏可利用的高效設備和軟件，難以朝著信息化、現代化的方向轉型。部分機關單位尚未采購并配備高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施以及文件格式轉化軟件。在這種環境下，紙質類文書檔案轉化為數字類文書檔案的效率不高。人手不足的問題突出。近年來，各個機關單位文書檔案資料的數量激增。然而，部分機關單位文書檔案管理人員的數量卻沒有相應增加。如何在處理存量的基礎上，對增加的紙質文書檔案進行數字化轉化，是困擾著文書檔案管理人員的難題。

（三）技術把控程度低

文書檔案信息化管理以數字信息技術為支撐，若數字信息技術手段融入率偏低，則會對文書檔案信息化管理的落實進程與運行質量產生不良影響。目前，部分單位存在信息技術利用率偏低的問題，具體表現為：辦公系統、公文系統以及檔案管理系統間存在連貫性較弱的情況，使得數據信息共享性偏弱，進而影響“文書檔案一體化”文書檔案信息化管理系統的工作效率;云共享技術應用度偏低，部分單位并未及時采購云存儲空間，使得文書檔案共享建設處于滯后狀態;大數據應用率偏低，主要是指部分檔案管理人員在數據挖掘與查找上效率較低，難以適應文書檔案信息化管理的實際要求[3]。

（四）管理理念有待更新

文書檔案管理根據時代的發展必須要做出適當性的調整，然而目前大多數機關文書檔案管理人員故步自封，對新的管理理念置之不理，在實際工作中依然沿用傳統管理理念，造成電子文書檔案管理不能發揮自身應有的作用，主要體現在以下幾點：（1）未構建全面性的文書檔案管理信息系統;（2）信息化管理技術掌握不全;（3）對文書檔案數據安全缺乏足夠的重視等等。這部分問題的存在對機關文書檔案管理活動的有效展開產生了不良影響[4]。

（五）文書檔案工作制度不完善

文書檔案工作制度存在漏洞，檔案工作人員無法做到有據可依、有章可循，一定程度上影響到文書檔案工作流程精細化水平。文書檔案工作制度的針對性不強，內容較為宏觀，沒有著眼于單位實際情況，缺乏具體實施細則，無法有效應用到檔案工作的各個環節中。績效考核與責任落實等制度內容過于表象化，沒有重點圍繞“檔案規范化、檔案精細化、檔案創新化”的要求優化制度內容。

（六）尚未形成全覆蓋的文書檔案管理體系

現階段，部分機關單位尚未意識到文書檔案工作治理能力現代化轉型的必要性，存在檔案管理機制單一化、條塊分割化的問題。表現為部分單位分管領導對于文書檔案工作的重視度不足，在人、財、物等資源統籌和協調上沒有下足功夫，導致文書檔案工作邊緣化。不斷增加的文書檔案數量與檔案隊伍建設不成正比。例如，文書檔案工作人員的數量不足，專業素質與時代發展、管理需求不匹配。文書資料形成部門對文書檔案工作的支持力度不足，影響立卷歸檔等工作[5]。

（七）文書檔案數字化建設的安全系數低

網絡終端存在各種非法程序以及病毒入侵，為文書檔案管理工作帶來威脅。然而，部分機關單位過于強調對文書檔案的利用，忽視從安全角度對文書檔案進行管理，導致安全保障工作滯后。一方面，技術手段以及管理措施不科學，既沒有對文書檔案數據庫進行加密管理，也沒有采用數字水印、數字密鑰技術對文書檔案本身進行加密;另一方面，文書檔案備份工作滯后，文書檔案被非法加密后難以恢復正常工作。

（八）文書檔案整理歸檔機制落實不到位

當前文書檔案整理、歸檔的工作制度，主要針對紙質化文書內容，進行文書工作人員、檔案管理人員職責的分工，對現有的紙質化、圖片或卡片化文書檔案資源，做全方位的掃描、錄入與管理。但在文書檔案整理、歸檔執行過程中，部分管理主體缺乏對海量文書檔案數據信息展開深層次挖掘、處理分析的主動性，對辦公自動化系統的使用，也由于自身基礎理論知識、專業技術能力的不達標，使日常行政文書檔案、教育文書檔案，以及涉及內部機密檔案文件的管理，出現檔案管理工作落實不到位、重保管輕利用的問題[6]。

三、新形勢下文書檔案管理工作轉型的對策

（一）理順檔案管理機制，實現工作體系全覆蓋

要探索建立文書檔案“四級管理”模式，搭建分管領導負責統籌、文書檔案工作人員負責落實、兼職檔案員負責配合的工作體系，確保管理梯隊完善、單位高度重視、工作職責清晰。一是單位分管領導負責人員配備、經費設施、制度修編、責任落實、績效考核等工作，協調好文書檔案工作人員與其他部門之間的關系，為文書檔案工作開展創造有利條件。二是單位要結合文書檔案工作量、工作難度、工作要求，配備一定數量的工作人員，并開展持續性的專業培訓，打造復合型的專職檔案人員隊伍。三是文書資料形成部門要設置兼職檔案員，負責本部門文書資料的收集、審核工作，及時移交文書檔案工作人員，形成全員參與的檔案工作格局，最大限度地保障文書檔案工作質量。

（二）加快文書檔案工作數字化轉型，實現技術賦能目標

一是要加快傳統載體檔案數字化進程，對紙質文書檔案進行掃描處理，進一步擴大單位電子檔案管理的覆蓋面。二是要探索建立數字檔案室，嘗試將大數據技術、區塊鏈技術、云共享技術、云儲存技術應用到文書檔案工作中。一方面，依托數據鏈條打通文書檔案管理系統壁壘，協同辦公系統及其他信息管理平臺，繼續深化文書檔案線上“一站式”管理、開發、利用工作，加快數據傳輸、數據共享的步伐。另一方面，依托新型技術打造文書檔案數據庫，縮短檢索查閱時間，為單位各項工作提供快捷的信息支持[7]。

（三）織牢文書檔案安全管理網，保障檔案價值

為了更好地保障文書檔案原始性、真實性和準確性，發揮文書檔案決策參考、信息憑證價值。一是要強化網絡安全。機關單位可以通過防火墻、殺毒軟件、區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術對機關單位網絡、數字文書檔案、文書檔案管理系統以及文書檔案數據庫進行加密處理，并查殺病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等相關病毒和非法程序。同時，要明確涉密文書檔案的訪問權限、訪問層級，從事前角度做好安全管控。二是要做好文書檔案備份工作。機關單位可以租借或者購置相應的云儲存終端，依托于云端系統對文書檔案進行封閉式備份，建立可容納海量文書檔案的備份數據庫，便于從事后角度做好安全防范工作。

（四）推動文書檔案數字化建設，為后期管理工作奠定基礎

未來，隨著信息技術的進一步發展，文書檔案勢必會朝著全面數字化、網絡化的方向發展。為此，機關單位必須深入推進文書檔案數字化建設，及時將紙質檔案進行轉化，為后續的管理和利用工作創造有利條件。一是要配備和更新可供利用的高效設備和軟件，優化管理環境。具體而言，可以結合文書檔案管理難度、管理數量以及管理需求來采購相應大型掃描儀器、高拍儀、微縮相機等硬件設施以及文件格式轉化軟件，對紙質類文書檔案進行掃描，并轉化為可供便利存儲、利用的格式。二是可以通過招聘專業兼職人員來緩解文書檔案管理壓力，推進文書檔案數字化轉化工作的進程。

（五）設定完善的文書檔案

各項標準在現階段文書檔案發展背景中展開文書檔案管理要注重遵循相關章程，制定明確的規定要求。各項管控活動要基于規定標準執行操作，這樣才能保障文書檔案管理規范化、科學化發展。現階段我國針對文書檔案管理制定的法律法規主要有保密法、檔案法、歸檔文件整理規則等。各項法律法規制定實施能保障文書管理人員規范化開展文書檔案管理活動。在當前信息化時代環境中，在加速文書檔案建設發展中。要注重基于單位內部發展現狀，構建相對完善的文書檔案理論系統。基于現有力量體系促使管理人員開展各項實踐活動，保障文書檔案理論體系能有效適應自身檔案文書檔案工作要求。此外，在文書檔案發展背景中，相關部門管理人員還要制定完善的檔案技術標準。要在確定員工各項職責基礎上，積極研究各類公文編輯、檔案管理兼容性較高的操作系統。此項系統應用中要注重規范化遵循網絡技術、數據庫技術、信息存儲技術各項標準要求。通過此類系統規范化運用能便于文書檔案管理人員掌握各項操作步驟要求，掌握好文書檔案安全性以及通用性。相關管理部門要注重遵循實踐指導、學術先行基本原則，在理論以及實踐階段要注重組建更為完善的文書檔案一體化管理模式，在實踐探究中提升信息化建設成效[8]。

（六）加強文書檔案整理歸檔的軟硬件建設

大數據時代文書檔案的數字化管理，要引入大數據挖掘技術、網絡云計算服務平臺等，對單一化、紙質化文書檔案的管理模式進行創新。例如，對于文書檔案的電子化建設過程中，應增加自動掃描儀、OCR字符識別儀、廣角數字照相機等系統硬件，以及OA辦公自動化系統軟件。對涉及的海量OA數據信息、非OA數據信息，進行全方位的搜集、批量自動分發、申請歸檔和在線審核，保證從收集、鑒定、分類、歸檔到存儲整個流程的系統化、自動化發展，以此為校內文書檔案數字化建設與管理提供保障。

四、結束語

數字化時代的到來使各項工作都發生了明顯的變化，對機關文書檔案管理而言，不僅是提供了全新的管理視角，還有效地實現了管理模式的創新。作為機關文書檔案管理人員，必須要根據時代的發展作出對應的調整，將先進技術應用到文書檔案管理工作中，從而全面提升機關單位文書檔案管理質量，促使機關能夠提供更好的服務。

參考文獻：

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[4]郭睿.黨委辦公室保密工作應突出的重點探究[J].2021（24）：100.

[5]高海燕.數字時代創新醫院檔案數據管理路徑研究[J].山西檔案，2019（06）：137-142.

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[8]劉玉浩.關于提升文書檔案管理質量的建議[J].辦公室業務，2021（11）：111-112.