高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設現(xiàn)狀及其途徑淺析

馬文青 林 峰

（山東醫(yī)學高等專科學校，山東 濟南 250002）

0 引言

高校檔案包括高校師生的個人信息、高校科研成果信息、高校重要活動信息等，這些串聯(lián)起來記錄的是高校的整個發(fā)展軌跡，對高校來說意義非凡。雖然越來越多的高校越來越重視檔案管理工作，但不可否認的是基于各種原因，我國諸多高校在檔案管理上還存在許多不足之處，對此，建設高校檔案管理質(zhì)量保障體系是各高校當前首要工作之一[1]。

1 高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設的意義

1.1 保障高校持續(xù)健康發(fā)展

在高校的日常管理工作中，包含著檔案管理這一重要組成部分，高校檔案管理工作的質(zhì)量，在一定程度上對高校的持續(xù)健康發(fā)展有著直接影響。一旦高校的檔案管理工作出現(xiàn)問題，則會產(chǎn)生連鎖反應，關(guān)聯(lián)到高校的正常教學管理，從而導致教師的教學和學生的學習遇到阻礙。所以，高校檔案管理工作質(zhì)量保障體系的建設，不僅僅是檔案管理工作本身的需要，更是保障高校持續(xù)健康發(fā)展的需要。

1.2 保障高校師生信息安全

高校師生人數(shù)較多，每位師生的個人信息都記錄在個人檔案之中，所以，高校檔案管理肩負的責任重大，關(guān)乎全校師生的個人信息的安全。對高校師生檔案和人才培養(yǎng)計劃進行分類儲存，是高校檔案管理工作的職責所在，一旦在工作過程中發(fā)生紕漏，將會導致高校師生的個人信息外泄，造成直接損失，嚴重影響高校管理工作。因此，構(gòu)建高校檔案管理質(zhì)量保障體系，提升檔案管理的安全系數(shù)，能最大限度保障高校師生的個人信息安全。

2 高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理質(zhì)量意識不強

我國較多高校在檔案管理方面的重視程度不夠，從高校管理層到高校師生并未真正意識到檔案管理的重要性，所以對檔案管理工作的監(jiān)管力度不夠，導致檔案管理工作人員的質(zhì)量意識不強。另外，檔案管理本身的工作環(huán)境和工作內(nèi)容都比較沉悶、煩瑣，工作人員長期面對檔案的整理、歸納、儲存事務，難免產(chǎn)生倦怠心理，從而導致對工作的熱情日漸消磨，所以表現(xiàn)出工作敷衍了事，更談不上盡職盡責提高檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

2.2 檔案管理工作計劃不全

在較多高校管理者的認知范圍內(nèi)，覺得檔案管理工作不過是將高校師生的檔案存儲起來，受這一認知的影響，許多高校在開展檔案管理工作時，雖然意識到了其重要性，也對檔案管理工作開展了合理的部署，但是從長遠的眼光來看，這份檔案管理工作計劃職能實現(xiàn)短期的工作目標與成效，缺乏對檔案管理的長遠規(guī)劃。雖然說，高校檔案的查看使用次數(shù)不多，但每一份檔案對每位師生來說都是至關(guān)重要的，工作計劃的不周全，將導致檔案管理工作中出現(xiàn)銜接問題，為今后的檔案調(diào)用埋下隱患。

2.3 檔案管理工作規(guī)范不夠

檔案管理制度不完善和管理工作不規(guī)范，是較多高校在檔案管理質(zhì)量體系建設中面臨的普遍問題。一方面，高校的檔案從收集到借閱，沒有一套完善的管理制度來保障其保密性和安全性，各個環(huán)節(jié)的管理缺失都將造成檔案信息被泄露，甚至是檔案的遺失，有的高校檔案還包括高校的科研成果信息，這些信息的泄露或遺失將為高校造成難以挽回的重大損失。另一方面，造成檔案管理工作不夠規(guī)范的重要原因之一，工作人員身兼數(shù)職，并非專業(yè)專職人員，導致檔案管理部門并未單獨運營管理，從而在檔案的查閱、借閱上顯得過于隨意，能夠直接或間接接觸到檔案的人員較多，職責劃分不清，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，亟須建立一個嚴格有效的規(guī)章制度來約束工作人員的行為舉止，也保障檔案的安全[3]。

2.4 檔案管理工作設施不好

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和計算機信息技術(shù)的成熟，各行業(yè)都進入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說也不例外，計算機信息技術(shù)的錄入、存儲、搜索、查閱、傳遞等功能，能在很大程度上提升高校檔案管理工作的效率。但是在我國部分高校的檔案管理工作中，仍以傳統(tǒng)人工存儲和管理為主，對時間、精力的耗費較大，并容易出現(xiàn)人為的誤差，導致檔案管理的精準度不高。阻礙現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理工作中大面積應用的主要原因有2點：一是高校并未投入大量資金購置與檔案管理工作相配套的軟硬件設施，二是缺少現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)人才。所以，想要全面提升檔案管理質(zhì)量與效率，必須正視時代發(fā)展趨勢，加大資金投入和人才培養(yǎng)，及時更新管理工作方式。

2.5 檔案管理人員水平不高

據(jù)了解，我國諸多高校對檔案管理工作不夠重視，以致在檔案管理人員的任免上，通常由高校教師或行政秘書兼任，他們本身有教學行政工作，在檔案管理工作上的時間和精力投入不足，再或者聘請教職工家屬擔任，往往缺乏對高校檔案的了解，也沒有專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗，特別是面對信息化數(shù)字檔案的管理，更顯能力不足。我國高校檔案管理人員的整體專業(yè)技能不高，在很大程度上影響了檔案管理工作的開展和質(zhì)量。

3 高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設的途徑

3.1 培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識

高校檔案管理工作的順利開展建立在全員共同參與的基礎之上，只有每位與檔案管理相關(guān)聯(lián)的工作人員，包括高校檔案管理部門及其他院系領(lǐng)導、檔案信息收集整理人員等，都樹立高度的責任意識，嚴格按照工作流程操作，才能確保高校檔案管理質(zhì)量保障體系的順利實施，取得提高檔案管理質(zhì)量的實效。對此，首先，讓工作人員樹立集體觀念，在明確并完成自身工作任務的同時，積極配合同事的交接事務，保持密切、愉快的合作關(guān)系；其次，嚴格把控檔案管理流程中的每一個環(huán)節(jié)，將每個環(huán)節(jié)的職責要求、操作標準、責任義務都細化，確保每個環(huán)節(jié)的工作不出紕漏；最后，可以借助較為先進的科學管理手段，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率[4]。總之，在進行高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設之前，要培養(yǎng)工作人員的質(zhì)量意識，從而營造一種以質(zhì)量提升為目標的工作氛圍。

3.2 健全檔案管理規(guī)章制度

任何工作都應嚴格按照對應的規(guī)章制度來執(zhí)行，高校檔案管理工作也不例外，制定一套完整的管理規(guī)章制度，是質(zhì)量保障體系建設的重要組成部分。首先，要根據(jù)檔案管理內(nèi)容，分別針對檔案收集、檔案整理歸類、檔案核對歸檔、檔案查閱和借閱、檔案傳遞保密等各個工作環(huán)節(jié)，制定相應的規(guī)章制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)工作人員的操作行為，并成立專門的檔案管理小組，對工作過程中出現(xiàn)的各種問題進行協(xié)調(diào)解決。其次，制定詳細的檔案檢查制度，高校檔案資料相對繁雜，要保障整個檔案管理質(zhì)量，需要對檔案資料開展細致全面的檢查，檔案檢查制度中要明確檢查內(nèi)容和方案、檢查結(jié)果的通知、違規(guī)問題的處理等，實現(xiàn)檔案質(zhì)量提升的最終目的。最后，制定檔案收集整理歸檔的具體要求，比如，檔案資料的收集整理需要保證統(tǒng)一的立卷、編號、規(guī)格等，以便后期統(tǒng)一管理查閱。

3.3 完善檔案管理設施購置

隨著計算機信息技術(shù)的成熟，檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，而數(shù)字化檔案的建設離不開數(shù)字化設備的支持，對此高校應加大資金投入，購置計算機、數(shù)據(jù)存儲設備、互聯(lián)網(wǎng)平臺、檔案管理軟件、殺毒防護軟件等軟硬件設施，實現(xiàn)現(xiàn)代科學化檔案管理。除此之外，對于那些紙質(zhì)檔案的存儲，高校應嚴格按照國家檔案室的相關(guān)標準，建立專門的檔案庫房，購置相應的微機、密集架、掃描儀、裝訂機、空調(diào)等設備，確保檔案的安全。

3.4 加強檔案管理人員培訓

檔案管理工作看似簡單、瑣碎，實則專業(yè)性較強，工作人員是整個檔案管理的具體執(zhí)行者，他們的業(yè)務能力水平和職業(yè)素養(yǎng)的高低，直接決定高校檔案管理質(zhì)量的好壞，對此，各高校應重視檔案管理人員的業(yè)務培訓，提升他們的綜合職業(yè)素養(yǎng)。首先，高校應為現(xiàn)有檔案管理人員提供更多的線上線下培訓機會，從檔案管理質(zhì)量意識到業(yè)務能力，通過培訓使其得到大力提升，并在一些線下培訓學習中，促進各高校檔案管理人員之間的交流溝通，通過相互探討完善自身工作上的不足；其次，高校應一改檔案管理人員待遇和職稱方面的劣勢地位，改善他們的工作環(huán)境，從薪資待遇到職稱評比給予一定的政策傾斜，以此激勵檔案管理人員繼續(xù)學習的積極性，也能吸納一些具備檔案管理專業(yè)知識的高學歷人才應聘高校檔案管理職位，提升檔案管理人員的整體管理水平。

3.5 構(gòu)建檔案管理獎懲制度

檔案管理工作是高校諸多重要工作開展的基礎，其工作質(zhì)量有著非常重要的意義，想要保障檔案管理質(zhì)量除了通過上述途徑之外，還需要結(jié)合各高校自身實際情況構(gòu)建獎懲分明的體系，督促高校檔案管理工作的有序開展。比如，對檔案收集、整理、歸檔合乎規(guī)范的管理人員，對積極學習現(xiàn)代化檔案管理方式并取得顯著成績的管理人員，對與違反規(guī)章制度的行為說不的管理人員、對捐贈檔案資料的人員，高校應給予榮譽表彰和經(jīng)濟獎勵。相反，對于那些在檔案管理過程中敷衍了事、玩忽職守的管理人員，特別是因個人工作失誤造成高校檔案資料損壞或遺失的管理人員，或者嚴重違反檔案各項規(guī)章制度的管理人員，高校應根據(jù)情節(jié)輕重給予處分或追究法律責任[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理在高校諸多工作中占據(jù)重要地位，不亞于高校教學工作和高校管理工作，它不僅關(guān)乎高校持續(xù)健康發(fā)展，還關(guān)系到高校師生信息安全，想要更好發(fā)揮檔案管理工作的積極作用，必須從檔案管理質(zhì)量上進行大幅度提升。對此，各高校可以從檔案管理責任意識的培養(yǎng)、檔案管理規(guī)章制度的健全、軟硬件設施的購置、管理工作人員的培訓、獎懲制度的制定幾個途徑著手，全面建設高校檔案管理質(zhì)量保障體系。