關于學校檔案工作的規(guī)范化與標準化管理研究

房向宇

摘要：在學校的發(fā)展和建設過程中，檔案管理工作是一個十分關鍵的問題，其中會涉及到不同的內(nèi)容，也會對學校中各部分工作的開展造成影響。而傳統(tǒng)使用的檔案管理方式對于檔案管理的規(guī)范化以及標準化難以產(chǎn)生作用，也會影響到學校檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)效果。本文結(jié)合實際情況分析在學校檔案工作規(guī)范化與標準化管理過程中涉及到的具體內(nèi)容，并提出相應的管理措施和方法，希望可以更加順利地開展學校的檔案管理工作，體現(xiàn)出檔案管理的作用。

關鍵詞：學校檔案;檔案管理工作;規(guī)范化管理;標準化管理

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

現(xiàn)如今學校教育體系以及教研工作的改革和發(fā)展不斷深入，而檔案信息會記錄并成在學校的一些特定的歷史，也能夠為學校中不同的檔案使用人員提供充足、完整的信息，讓信息的查詢工作更加簡單方便，查詢的信息結(jié)果更加準確，為學校的建設和發(fā)展奠定良好的基礎。但是實際中學校使用的檔案管理方式通常都比較落后，在應用的過程中存在保密性較低以信息查找困難等問題。使用現(xiàn)代先進的技術(shù)方法開展學校檔案管理工作時，能夠更順利地達到檔案管理的規(guī)范化和標準化要求，本文對此進行研究，希望可以促進學校的發(fā)展和進步。

一、學校檔案工作規(guī)范化與標準化管理的具體內(nèi)容

實際上，學校檔案工作的規(guī)范化以及標準化管理是一個動態(tài)性變化過程，其中涉及到不同方面的內(nèi)容，在學校檔案管理的不同時期，具體的內(nèi)容都并不完全一致。

（一）學校檔案管理組織的規(guī)范化與標準化管理

學校檔案管理工作的開展以及檔案結(jié)構(gòu)的建設完善，需要使用現(xiàn)代化的一些科學指導理論體系，包括系統(tǒng)性原則以及信息化原則，并且使用管理科學的原理，遵循檔案管理工作中的一些客觀規(guī)律和要求，認真細致的處理檔案管理環(huán)節(jié)的各部分問題，讓具體的管理方法科學化水平更高，管理機構(gòu)的高效化更明顯，管理工作的現(xiàn)代化效果更加獨特，讓學校檔案工作的管理和組織都能夠順利進行。

（二）學校檔案管理技術(shù)的規(guī)范化與標準化管理

主要是會涉及到學校檔案資料的記錄以及存儲，還有整理、加工、查詢等多個環(huán)節(jié)，在具體工作中，要使用到一些先進的科學技術(shù)方法，包括現(xiàn)代化的電子計算機技術(shù)以及印刷服務技術(shù)，還有復制技術(shù)等，讓整個檔案管理工作在具體解鎖以及編制還有儲存、閱覽過程中都更加方便，使檔案管理工作的效率更高。

（三）學校檔案資源信息的規(guī)范化與標準化管理

信息化技術(shù)應用在各大產(chǎn)業(yè)中發(fā)揮了重要的作用，讓信息化技術(shù)推動現(xiàn)代社會的發(fā)展和進步，也是未來國民經(jīng)濟發(fā)展的主要方向。檔案資源化是信息技術(shù)在檔案管理領域?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新以及融合的完美實踐方法，能夠通過信息化系統(tǒng)來對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行加工和處理，讓檔案資源的配置效果更好，使各項工作能夠順利開展，讓檔案信息資源的共享效果更加良好。將信息化技術(shù)應用在學校檔案管理工作中，首先是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的合理性建設，也就是說通過信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)來構(gòu)建各種完善的數(shù)據(jù)庫，以資源讓信息的查找更加方便。其次是信息基礎平臺的建設，也就是說讓信息化管理檔案平臺發(fā)揮重要的作用，使儲存的檔案信息用在特定的用途，發(fā)揮良好的效果。

（四）學校檔案保護工作的規(guī)范化與標準化管理

在傳統(tǒng)的學校檔案工作中涉及到的內(nèi)容一般是針對檔案進行的儲存以及檔案設施等方面的保護，現(xiàn)如今信息化技術(shù)應用在檔案管理的過程中發(fā)揮了重要的作用，也為檔案信息存儲的安全性提出了更高的要求，促進了一些新型檔案的產(chǎn)生，包括聲像檔案以及電子檔案，對這些檔案資料進行存儲和管理時需要采取更加先進的技術(shù)方法，這就需要結(jié)合這些新型的檔案存儲載體本身的介質(zhì)特點以及使用方式，還有存儲方式來進行綜合性的分析，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案保護工作。

二、學校檔案工作的規(guī)范化與標準化管理措施

（一）達到學校等工作的基礎管理要求

針對學校的檔案進行管理工作時，要明確公文的制發(fā)是保障管理工作規(guī)范化以及標準化管理開展的重要基礎，如果要做好文書的處理，保證公文制發(fā)的效果，也是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的要求。有很多檔案管理工作人員在搜集文書時可能會存在偷工減料的現(xiàn)象，這就會導致檔案管理工作中存在一些漏洞，而公文制發(fā)的質(zhì)量又會直接影響到檔案管理工作的效果，在對檔案進行收集和錄入時，就需要結(jié)合實際情況來了解公文制發(fā)環(huán)節(jié)的規(guī)范性以及標準化，使其為檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。此外，還需要對公文制發(fā)的檔案收錄管理進行全面、細致的檢查，確保搜集的所有檔案資料格式標準、內(nèi)容正確合理，防止出現(xiàn)一些不規(guī)范的字體，而導致后續(xù)檔案使用過程中出現(xiàn)問題，讓學校檔案管理工作的效果進一步提升。

（二）要提高學校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平

在學校中開展檔案管理工作時，需要有專業(yè)的檔案管理工作人員來提供保障，這些人員在具體工作中需要強化檔案管理保護操作的規(guī)范性以及標準化的處理，他們本身會掌握所有的檔案資料信息，讓檔案管理安全性能得以實現(xiàn)控制。對此，需要學校的檔案管理人員能夠發(fā)揮自身的重要作用，加強對于檔案的保密性管理，尤其是在出現(xiàn)學校的檔案管理人員調(diào)動情況時，就需要安排管理人員去認真細致地開展檔案信息的交接工作，讓交接人員能夠真正了解檔案信息需要管理的重要內(nèi)容，使檔案信息的管理效果更加良好?，F(xiàn)如今國家方面已經(jīng)出臺了一系列的法律條文政策，要求檔案管理人員做好各自的工作，不要將檔案信息泄露給無關的人員。因此需要提高學校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，進而保障學校檔案工作的實際成果[1]。

（三）要保證學校檔案的時效性

學校中開展檔案管理工作時，要及時清理已經(jīng)失去價值的檔案資料，這對于開展檔案管理工作具有重要的影響，對這些沒有任何意義的資料進行清理，能夠更好地保障存儲檔案的可使用性，也能夠空出時間讓檔案卷宗和其他部分的檔案共同配合發(fā)揮作用。一般來說，在學校里檔案管理工作中管理人員要設置特定的時間對檔案的時效性進行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料的使用價值丟失，則能夠?qū)⑵溥M行及時的清理和銷毀。需要對在實效性內(nèi)的檔案資料進行科學的儲存和管理，防止檔案信息的安全性無法保障，也能夠為檔案管理工作的開展提供方便。

結(jié)語：

總而言之，在學校開展的檔案管理工作中，需要結(jié)合實際情況探討實現(xiàn)檔案規(guī)范化與標準化管理的有效方法，讓檔案管理工作的開展更加準確和便捷，促進學校的進步。

參考文獻

[1]黃潔. 淺談中專學校檔案工作的規(guī)范化、標準化管理[J]. 辦公室業(yè)務，2016（03）：122.