流動人員人事檔案管理信息化研究

陳鏡雯

摘要：由于流動人員檔案管理工作可促進社會經濟有效運行，應對檔案管理工作質量與效率加以重視，不斷對思維進行創新，對檔案管理工作進行規范處理，在此基礎上對流動人員人事檔案管理信息化進行深入探索與研究，為企業單位實現正常運行提供保障。

關鍵詞：流動人員;人事檔案管理;信息化

在互聯網科學技術不斷創新優化基礎上，為推動企業單位有效運行，流動人員檔案管理相關工作者，應對傳統管理模式進行不斷革新，以順應時代發展新需求。流動人員檔案管理相對復雜，其中所涉獵內容較為廣泛，可促進社會經濟健康發展。在科學技術不斷優化創新基礎上，加之互聯網大數據技術被廣泛應用于社會各領域發展中，為檔案管理工作的順利開展提供了保障，但檔案管理混亂、信息泄露等問題也常有發生。就流動人員人事檔案管理工作而言，工作量與工作難度日漸增長，從外部環境方面分析，為信息化的流動人員人事管理工作創造了條件與空間，因此，集合信息化技術開展人員檔案管理的信息化轉型工作至關重要。

一、流動人員檔案管理現狀

在科學技術不斷革新優化前提下，科學借助信息化技術對流動人員檔案管理進行建設，可實現企業單位正常運轉。檔案管理是一項具有科學依據的技術方法，但就當前國內各大企事業單位的流動人員人事檔案管理工作實際來看，創新、優化改革是時代進步發展的必然導向，為順應時代發展潮流，應對流動人員檔案管理工作加以重視，對流動人員檔案資料信息進行妥善保管，并對其進行詳細記錄。

二、流動人員檔案管理的主要問題

（一）流動人員檔案管理部門工作繁雜。流動人員人事檔案管理對工作人員綜合素養與工作能力有較高需求，工作人員還應該具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力，在檔案管理工作分配的過程中負責檔案實際管理的部門主要是由縣級或市級的公共就業部門、單位進行服務以及各市縣級的人力資源社會保障部門所管轄的單位負責。但檔案管理工作相對來講比較枯燥，工作內容比較單一，且相關部門尚未達成真正的統一，因此，流動人員在調取保管自身檔案時，常會出現各種困難，且檔案管理制度未經完善會導致資料及信息收集和整理不及時，規章條款與檔案實際運行狀況也缺乏系統整理。用人單位通常將人事檔案委托給相關管理部門進行保管，所以流動人員難以在短時間內實現檔案信息調取。

（二）管理對象流動性較強。如果企業單位缺乏完善的監管體系，檔案信息將會欠缺完整性，且檔案管理管理對象流動性極強，流動人員檔案管理工作主要包含取消與企業勞動關系人員檔案、尚未開始就業的高校學生學籍檔案、留學生檔案、外企工作人員任職檔案等，這些人員頻繁更換工作崗位與居住地，具有流動性強的特點，將會阻礙檔案管理工作的有效開展。

（三）管理服務內容相對單調。由于流動人員檔案所記錄的人員信息并不全面，這些檔案記錄的相關信息主要用于傳統用人機構與機關部門人員信息登記，但對現代企業考察人員綜合素質規范并無實際意義，因此，無法滿足現代企業針對流動人員的招聘需要。

（四）管理服務的信息化水平比較低。流動人員檔案管理部門工作人員在工作過程中缺乏溝通、信息化水平較低、難以實現信息資源的有效共享，導致流動人員檔案管理質量難以實現快速提升，且企業單位各部門人事檔案管理正處于初步建設時期，相關設備設施還有待完善。各內部系統未形成有效的協同合作模式，各部門系統之間缺少一個全面、開放、共享的檔案網絡化管理系統。例如缺少陳列擺放檔案的柜子，多數檔案多是單頁沒有經過裝訂，容易混淆，從而降低工作效率。

三、流動人員人事檔案信息化管理的主要路徑

（一）改變檔案管理思路，建立大數據共享理念。想要有效提高工作人員對檔案管理的重視度，應該要改變傳統觀念與認知，轉變工作人員工作態度。隨著信息化技術的快速發展，大數據技術日漸成熟，而大量的流動人員檔案數據也需要依靠大數據技術進行處理，要想保障流動人員人事檔案管理信息化建設，首先應轉變思想，將大數據共享理念融入信息化建設工作中。人力資源公共服務中心需采取必要的宣傳手段將大數據建設的重要性進行普及性宣傳，檔案管理部門領導應該要制定詳細的工作規范守則，并對工作人員進行定期考核與培訓，要求流動人員檔案管理工作者對自身工作職責及工作范圍做出明確了解，為流動人員檔案管理工作質量的有效提升提供保障。同時激發管理及工作人員主動學習大數據有關的知識內容，檔案管理工作人員還需要提升自身的綜合素養與專業能力，明確檔案管理工作的主要任務，對工作進行妥善安排，確定工作目標，推動檔案管理工作創新發展。

（二）強化基礎，推動軟硬件優化更新。信息化時代的顯著特點即是快速發展的科學技術與信息化技術，在此背景下，對相應的軟硬件要求顯著提高。為改變檔案管理工作人員的工作狀態，提升工作積極性，檔案管理部門應該引進硬件設施，并對其不斷優化與更新，通過改變檔案管理工作人員的工作狀態，進而激發參與工作的熱情，檔案管理工作也能順利進展。對流動人員檔案管理工作開展所需硬件設備質量安全進行定期檢查，如發現損壞現象及時更換與處理，并將相關記錄收錄在信息化平臺監管設備體系中。與此同時，結合流動人員人事檔案管理平臺應用情況來看，多數人力資源公共服務中心平臺所使用的系統軟件均存在一定的兼容性問題，使得其在應用過程中對軟件環境過于依賴。

（三）技術更新，加速數據庫及網絡建設。為從根本上實現企業單位正常運轉，相關部門應對流動人員檔案管理工作加以重視，對數據庫及網絡進行加速建設，以滿足企業發展需求，增強檔案管理工作人員的工作能力與服務意識。數據共享的流動人員人事檔案數據庫是核心，大數據、云計算以及相關的信息化技術是實現數據管理的主要手段，通過查找檔案，能夠明確相關項目具體發展、運行情況，也能夠提高工作效率。再者，相關企業單位檔案管理部門需制定完善的工作規范守則，將具體責任落實到個人，對工作內容進行科學合理安排，明確工作目標，為流動人員檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。使得各個部門能夠進行更為深入的合作、共享、互動，實現信息資源有效共享，為流動人員人事檔案信息化管理工作運行提供便利，以此推動企業單位高效發展。

（四）培養人才，提升檔案管理隊伍綜合素養。在開展流動人員人事檔案管理時，應注重人才的有效培養，定期對相關工作人員進行培訓考核。這就需要相關責任單位在兼顧信息化建設的同時加大人才培養投入力度，進而提高檔案管理隊伍人員的綜合素質。從根本上提升檔案管理隊伍綜合素養，提高相關工作人員的工作能力與工作水平，為流動人員人事檔案管理工作有效運行奠定堅實基礎。因此，企業單位應對人才培養加以重視，增強對檔案管理工作人員的培訓力度，使其滿足新時期人才建設需求。始終堅持以科學發展觀為基本原則，引入先進的流動人員檔案基礎管理的設備設施及優秀管理人才。建立健全完善的獎懲機制，以此提高檔案管理工作人員的工作積極性，增強對對待工作的認真態度與工作歸屬感，為流動人員檔案管理工作順利開展提供便利。在檔案管理體系中融入現代化信息技術，能夠有效提升檔案管理工作效率，并遵循科學發展原則，實現企業單位開展流動人員檔案管理工作的根本目的。

四、結語

當前，在現代化社會主義經濟發展新時期，流動人員檔案管理工作在保障企業單位正常運行發展過程中顯得愈發重要。企業單位應對流動人員檔案管理工作加以重視，對相關制度進行優化創新，以適應流動人員檔案工作新要求，在明確掌握檔案管理工作發展現狀基礎上，結合流動人員人事檔案管理中存在的問題，積極引入信息化時代先進技術，提高流動人員檔案管理工作者的綜合素養及工作水平，使其滿足新時期流動人員人事檔案管理工作需求，為流動人員檔案管理工作正常運行提供保障，使檔案管理工作成為企業健康發展的強大推動力，為企業單位實現可持續發展奠定堅實基礎。

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