基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑

張海楠

（黑龍江省退役軍人服務(wù)中心 黑龍江省哈爾濱市 150036）

檔案作為重要的信息資源，借助于文字、圖像及圖等載體詳細和真實的記錄一些有價值的數(shù)據(jù)信息，而且檔案信息數(shù)據(jù)自身具有較高的史料研究價值，這也使檔案在社會和經(jīng)濟發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理工作融合的不斷深入，事業(yè)單位檔案呈現(xiàn)出數(shù)字化和現(xiàn)代化的特點，在檔案信息存儲和呈現(xiàn)方面，電子媒介廣泛應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案落后的管理模式。特別是將先進技術(shù)引入到檔案管理工作實踐中來，為檔案數(shù)據(jù)信息的存儲、開發(fā)和利用提供重要的技術(shù)支撐，有利于更充分的發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息的重要價值，推動事業(yè)單位檔案管理向現(xiàn)代化和信息化的方面發(fā)展。

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理面臨的機遇

檔案采集的智能化和準確化。當前事業(yè)單位檔案信息資源類型更具豐富性，檔案載體呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢。基于這種情況下，傳統(tǒng)的檔案信息采集方式已無法滿足檔案發(fā)展的要求，不僅受設(shè)備和人員的限制，而且還易受存儲空間的影響。“互聯(lián)網(wǎng)+”與各行業(yè)的有效融合，為存儲空間的擴展提供了更多的便利，這也使事業(yè)單位檔案信息采集和存儲有了強有力的技術(shù)支持。

檔案管理的規(guī)范化。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中進行應(yīng)用，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資料生命周期的精準和有效控制。而且通過網(wǎng)絡(luò)有效的實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)之間的有效銜接，全面提高檔案信息數(shù)據(jù)管理工作的整體水平，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化。

檔案服務(wù)的高效性和便捷性。將“互聯(lián)網(wǎng)+”與事業(yè)單位檔案管理工作相結(jié)合，準確進行檔案信息采集，為檔案信息共享提供更多的便利性，這也為事業(yè)單位檔案服務(wù)的高效性和便捷性提供了良了的條件。而且“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用，進一步簡化了事業(yè)單位檔案管理工作流程，實現(xiàn)對檔案管理成本的有效控制，為檔案服務(wù)整體水平的提升打下了良好的基礎(chǔ)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的意義

滿足檔案使用要求。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，事業(yè)單位為了實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)，提高檔案信息利用率，更好的滿足檔案使用者的需求，則需要做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。不僅要提高檔案管理的信息化水平，還要重視檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，積極構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案編目、檢索和查詢等工作的開展提供更多的便利。并通過對實體檔案加大保護國度，進一步提高檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性，為檔案使用者檔案信息的查閱和提取提供更多的便利。

提高檔案利用效率。事業(yè)單位檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案信息的有效利用，借助于“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理工作相結(jié)合，進一步激活檔案，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。同時還要不斷豐富檔案信息內(nèi)容，打破傳統(tǒng)檔案信息模式化的現(xiàn)象，提高檔案信息更新速率，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息的動態(tài)化管理。另外，還要重視探索電子檔案管理的新途徑，充分利用現(xiàn)代化手段提高檔案利用效率，確保檔案信息價值的實現(xiàn)。

實現(xiàn)檔案資源共享。事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，建立檔案信息中心，為檔案信息化建設(shè)提供有效的指導和技術(shù)支持。同時還要建立具體的規(guī)章制度，保證檔案信息流動渠道的規(guī)范性，并將檔案信息中心作為檔案的唯一收集和發(fā)布者。事業(yè)單位檔案管理工作中涉及到的信息量較大，而且信息呈現(xiàn)出動態(tài)變化的特點，通過構(gòu)建科學的檔案信息庫是實現(xiàn)檔案信息高效利用的前提和基礎(chǔ)。事業(yè)單位通過建立檔案信息庫，實現(xiàn)對檔案信息的集中和統(tǒng)一管理，為檔案信息的隨時調(diào)閱和檔案信息資源共享的實現(xiàn)具有極為重要的意義。

事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑

創(chuàng)新檔案管理意識。在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，事業(yè)單位領(lǐng)導者和檔案管理工作需要積極轉(zhuǎn)變自身的管理理念，加強對檔案管理工作的重視，并增加投入力度，推動檔案信息化管理水平的提升。而且為了提高檔案管理工作的水平，還要定期對檔案管理人員進行培訓，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，并能夠在實際工作熟練應(yīng)用信息技術(shù)手段，全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

加強檔案管理制度建設(shè)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新離不開制度的支持，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實際情況，建立一套完善的檔案管理制度體系，以此來保證檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。同時還要強化對檔案仿睥安全管理，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，其以數(shù)據(jù)形式在數(shù)據(jù)庫進行存儲，一旦出現(xiàn)安全問題，必然會造成大量數(shù)據(jù)信息被損壞。因此在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，事業(yè)單位需要加強檔案安全防范意識，不僅要規(guī)范檔案管理操作，同時還要做好檔案信息備份工作，靈活運用各種先進技術(shù)手段，防止黑客和病毒的入侵，保證檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。

合理運用新技術(shù)推進檔案管理的創(chuàng)新。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，這也對事業(yè)單位檔案管理的科學化提出了更高的要求。基于這種情況下，迫切需要推動檔案管理工和的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息的便捷和高效利用。因此在事業(yè)單位檔案管理工作中，宜配置完善的設(shè)備設(shè)施，并應(yīng)用更為專業(yè)的檔案管理軟件，提高檔案管理的依舊化水平。另外，還要結(jié)合單位自身的實際情況和檔案管理要求，積極開發(fā)檔案信息管理軟件，促進事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間的有效銜接，為檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

重視平臺和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過對檔案信息進行有效管理，即通過開發(fā)檔案信息資源，提高檔案信息的利用效率和利用效果。傳統(tǒng)檔案管理工作中受制于紙質(zhì)檔案的限制，檔案開發(fā)利用難度較大。在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理工作有了先進技術(shù)的支持，而且事業(yè)單位加大了人力、資金和技術(shù)的投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)和人才都得到了進一步的優(yōu)化，檔案信息整合力度增加，互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理工作實現(xiàn)了真正的融合。基于這種新形勢下，需要加快構(gòu)建檔案管理平臺，推動檔案管理的信息化進程。而且在構(gòu)建檔案信息化管理平臺的基礎(chǔ)上，還要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，有效的整合檔案信息資源，并重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的更新，保證檔案信息的動態(tài)性和實時性。結(jié)合事業(yè)單位自身的情況，全面提高檔案的數(shù)字化建設(shè)水平，積極拓展檔案信息服務(wù)渠道，提高檔案信息檢索和查閱等服務(wù)的整體水平，確保檔案利用效率和利用效果的提升。

提高歸檔質(zhì)量，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)。在當前新時代背景下，各種先進技術(shù)不斷涌現(xiàn)出來，這些先進技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作的深度融合，有效的推進了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進程，檔案管理工作的整體水平大幅度提升。在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理人員也需要積極適應(yīng)時代發(fā)展的步伐，針對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行優(yōu)化，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息歸檔的質(zhì)量。而且在實際工作中，檔案管理人員也可以積極與新媒體進行合作，通過了解和掌握網(wǎng)絡(luò)用戶特征，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的收集和分析，進一步提高事業(yè)單位檔案信息的質(zhì)量和價值。

促進系統(tǒng)銜接。事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要將總體布局與戰(zhàn)略布局相結(jié)合，保證檔案信息化管理的針對性和有效性。特別是隨著電子檔案信息數(shù)量的日益增加，事業(yè)單位需要重視信息化系統(tǒng)之間的有效銜接。當前事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)包括的子系統(tǒng)數(shù)量較多，為了保證信息的有效傳輸，各系統(tǒng)要有效銜接，以此來促進檔案信息的共享，而且檔案管理人員也能夠進一步掌握檔案的具體狀態(tài)。特別是檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，還可以增強事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間的有效交流和溝通，并通過構(gòu)建線上信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的高效利用，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價值。

加強檔案信息安全防護。在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作效率大幅度提高，檔案信息化建設(shè)進程加快，這也對檔案信息的安全帶來較大的挑戰(zhàn)。因此事業(yè)單位需要加強對檔案信息安全的防護力度。不僅要重視檔案管理人員安全意識的增強，同時還要進一步明確檔案開放范圍和安全保密工作，保證檔案信息的安全。同時事業(yè)單位還要重視檔案信息管理系統(tǒng)的安全防范工作，設(shè)置防火墻，安裝殺毒辣軟件，并針對硬件設(shè)備和軟件定期進行升級維護。而且在實際檔案管理工作中，還要重視數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復等功能的應(yīng)用，針對檔案信息安全采取綜合性的防護手段，并強化對檔案信息安全風險和安全問題的監(jiān)控、識別和處理，實現(xiàn)對檔案信息的有效利用。

切實提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位在當前檔案管理工作中，要求檔案管理人員要具備先進的檔案管理意識，并能夠靈活應(yīng)用先進的技術(shù)手段，這樣才能保證檔案管理工作獲得較好的效果。因此在實際工作中，事業(yè)單位需要重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，通過增強檔案管理意識，并重視先進檔案管理理念在檔案管理工作中的應(yīng)用，全面提高檔案管理工作的整體水平。事業(yè)單位還要重視對檔案管理工作重要性的宣傳，使單位從上到下都能夠?qū)n案管理工作給予高度重視，并在實際工作中積極配合檔案部門做好檔案信息的收集工作，保證檔案信息的真實性和完整性，為檔案信息的開發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。另外，事業(yè)單位還要積極應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理人員培訓中的應(yīng)用，以此來搭建網(wǎng)絡(luò)培訓班，這樣檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)隨時隨時都能夠進行專業(yè)知識學習，有效的提升自身的綜合素質(zhì)。

在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性更好的凸顯出來。而且通過將檔案管理工作與“互聯(lián)網(wǎng)+”相結(jié)合，也為檔案信息化建設(shè)帶來了新的契機。特別是事業(yè)單位通過引進云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，構(gòu)建檔案信息管理平臺和檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以進一步提高檔案信息檢索和利用效率，更好的發(fā)揮出檔案信息資源的實際效能，使其更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。