大數據時代檔案管理信息化的研究進展

周曉楠

（寧夏大學 寧夏銀川 750000）

伴隨著互聯網科技的飛速進展，大數據時代隨之而來，在大數據背景下，社會媒體呈現出其多樣性，檔案數據呈現出種類多、數量大、變化快等特點，科技檔案的信息化管理隨著科技的發展其保存的介質及方式也隨之而改變，對于檔案管理信息化的研究也隨著科學技術的進步而進一步深入。同時，檔案信息化的管理被應用于企業、教育、醫療等各個方面，極大地為廣大群眾及管理者提供了便利。

企業檔案管理信息化

企業檔案部門在運用現代信息技術對企業中各類檔案資源進行收集、加工、存儲及管理從而履行檔案管理的職能，其實檔案管理信息化的主要體現，該過程中通過對企業網絡平臺所收集的相關檔案信息和共享其信息化的網絡體系[1]。企業作為市場化經濟主體，在其內部實施和開展檔案管理信息化，有利于加強信息的管理，提升檔案管理部門在企業中的作用及影響力，最重要的是通過檔案管理的信息化，提升企業對于信息的把握力，成為支撐企業核心競爭力的一部分內容。2021年1月1日施行的修訂后的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱為《檔案法》）特別增加“檔案信息化建設”部分內容，指出“企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全”“國家鼓勵……企業推進傳統載體檔案數字化”[2]，從政策上、制度上鼓勵和發展企業電子檔案管理信息系統建設，同時注重強調了檔案信息化后其電子檔案的法律效力。

企業檔案管理信息化極大地減少了人力、物力，如國泰君安證券公司通過檔案信息化的全文電子化管理系統減少了相應的檔案管理人員，同時節省了用于檔案存儲的空間，降低了企業用于檔案管理的直接經濟成本，避免了檔案在實際存儲過程中的氧化及磨損等不可逆的損失[3]。通過檔案信息化可以更好地服務于企業同時加強企業的管理能力及提升其核心競爭力。目前企業的競爭力很大一部分來源于人才的競爭，而人事檔案的管理在企業檔案管理中亦占有很大的比重，處理好人事檔案的管理對于人力資源的開發提升企業競爭力具有較突出的作用[4,5]。

然而亦有部分企業對于檔案信息化有著其不同的見解。當今大數據時代下，信息泄露的事件時有發生，對于企業檔案信息化處理，雖然能夠極大地提高信息管理的效率，但是對于其檔案的安全性帶來了極大地挑戰，往往阻礙了企業檔案信息化的進程。同時對于檔案信息化管理過程中相關技術人才的需求及檔案管理所需的相應的硬件及軟件設施同樣是一筆巨大的投入，包括后期維護及升級都需要企業做出相應的投入，同時對于檔案進行線上及線下的雙重的管理來保證信息的正確性及安全性[6]。

教育檔案管理信息化

隨著國家的進一步發展，國民生活水平及受教育水平都得到了極大的提高，對于海量的學生信息的管理給學校及其檔案管理的部門提出的嚴峻地挑戰。在檔案管理工作實踐中，伴有管理方法滯后、教育資源利用率低、檔案人員不重視等問題，嚴重影響著教育資源的運用[7]。尤其是高校學生檔案的管理直接關系到學生的升學與就業，推進高等院校同步紙質及電子檔案材料是《高等學校檔案管理辦法》中所提倡的，同時高校檔案管理信息化是智慧校園建設的重要一環[8]。

在大數據的背景下，學生檔案的復雜性和多樣性對于高校對學生檔案的管理提出了新的要求及挑戰，其檔案數據龐大，處理復雜，檔案信息化的管理顯得尤為重要。依靠對于檔案信息的處理，總結及歸納海量的數據是高校檔案信息化建設的時代需求，傳統的學生檔案填寫繁瑣而且容易丟失，采用信息化的處理模式，使得檔案長期保存，同時查找及修改方便，提升其收集及分類的效率，減少了相應的人力物力。同時依靠檔案數據管理的信息化，使得教師的工作變得簡捷。減輕其工作量提升工作效率[9]。

然而高校檔案管理信息化亦同樣面臨數據安全的問題，此時需要高校專門配以專業信息技術的人才，提升數據防護等級，嚴格保障學生信息安全，避免黑客等組織的盜取來從事相關非法行為。另一方面，高校對于檔案管理重要性其認識仍然不足，其高校信息具有一定的局限性及相應的問題，高校與高校之間無法實現信息的共享，缺乏相應的管理平臺，給檔案管理信息化提出了較高的要求，既要保證信息的安全性又要保證其信息查閱的便利及達到相應信息共享的程度。同時，目前大多數高校仍缺乏高精尖的信息技術人才，對于信息技術人才技術過硬的前提下同時對技術人才的表達交流能力提出相應的要求。

綜上，高校檔案管理信息化應當在具備專業技術人員的前提下，完善相應的數據庫建設，在保證信息安全的前提下提升信息的共享能力。積極運用大數據平臺，健全相關信息的傳輸及處理，制訂個性化的檔案信息，及時提取關鍵信息。積極開發相應的數據平臺，依托平臺實現文件的查閱，同時保證檔案信息的安全，加強高校對于檔案數據管理的相應培訓，完善相應的制度，提升檔案管理人員對于數字化平臺的運用及管理能力。

醫療檔案管理信息化

醫療行業的改革是國家在大健康背景下對于醫療行業提出的新的要求，而大數據時代下，其醫療服務的質量和水平離不開對于病人信息的獲取、處理及傳輸[6]。在信息科學技術的影響下，醫療行業逐步向著智能醫療邁進，借助相應信息處理平臺，使得過去人工模式的醫療檔案電子化，檔案的存儲及查閱不再費時費力，同時節約了診療過程中的時間，調取信息時可以通過關鍵詞的檢索，在極短的時間內查找相應的信息，極大地縮短了檔案管理人員及一線臨床大夫的用于檔案檢索的時間。

目前醫療檔案的管理仍以紙質的檔案為主，相關檔案的保留年限都有一定的限制，同時對于檔案管理過程中查看及存儲時難免有確實及破損，而檔案信息化管理避免了紙質檔案的磨損問題，同時使得檔案的調取更加智能化、便捷化，依托大數據平臺相關操作直接在線上進行，可有效提升辦事效能，大幅縮減時間成本，有助于檔案信息利用率的提升。檔案信息化管理平臺借助大數據的調用，可自動生成檔案使用的歷史記錄，有助于檔案管理人員開展檔案安全的追溯化管理，方便后續各項檔案管理工作的開展。同時，檔案信息化管理平臺內部整合有嚴格的檔案修改權限，系統一般只為借閱者提供可用信息的讀取，從根本上杜絕了檔案信息隨意篡改的風險。同時大數據交互下，能夠精準向借閱者提供授權范圍內的檔案信息內容，如患者的病案信息，隱去私密信息，可有效保護患者的隱私安全等[10-12]。

同樣地，醫療檔案管理信息化的過程必須配備相應地管理人員，巨大地數據的處理對于醫院硬件設施及軟件的配備都提出嚴峻地要求，同時醫院人口集中，人員復雜，其相關信息的安全性也對醫療檔案管理信息化提出了嚴謹的挑戰。這就要求醫療行業相關人員提升檔案管理信息化的平臺的使用能力，同時要求領導者對于信息化平臺應當有充分的把握和了解，對于信息化平臺的建設應當有充分的考慮，包括硬件及軟件設施的配備以及檔案管理人員分配[13,14]。

面對突發而來的疫情，檔案管理在疾病防控方面亦大有可為。增強和完善疫情檔案管理信息化可以為疾病控制中心的科學化管理提供科學的保障，對于海量的疫情檔案的管理，如還停留在檔案管理的初級階段，不遵循信息化趨勢，很難實現對于海量的數據進行處理，從而提取用價值的信息。當然，信息化的同時亦有一定的弊端，目前信息共享的時代下，其對于信息安全化的處理，提升檔案管理信息安全管理是十分必要的。因此需要結合當前醫院實踐中檔案管理經驗，有針對性的對現代化信息化檔案建設從而更好地實現醫院的發展[15,16]。

在大數據時代下，檔案管理信息化是潮流也是趨勢，不僅僅是企業、教育、醫療等行業需要檔案管理信息化，其已經滲透進各行各業，為各行業帶來了極大的便利，同時也對各行業提出相應的要求，依托大數據平臺，在保證信息安全的前提下，提升檔案管理人員的水平，同時配備專業技術人員，加強對于信息化管理軟件的投入，從而真正發揮檔案管理信息化帶來的便利及優勢。