區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中運用分析

董 敏

（濰坊職業(yè)學院 山東濰坊 261041）

區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的運用，不僅能提升管理工作的信息化、智能化和自動化水平，還能提高檔案信息的處理質(zhì)效水平。隨著我國的現(xiàn)代化建設的穩(wěn)步推進和檔案管理工作的復雜化、大體量化發(fā)展，應在合理運用區(qū)塊鏈技術(shù)的基礎(chǔ)上，推進其在電子檔案管理中的深入應用。

在電子檔案管理中應用的區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈技術(shù)并不是一種單一的技術(shù)，而是技術(shù)方案的集合。具有去中心化、不可篡改、可追溯、和匿名化的特點，而且穩(wěn)定性強、對檔案信息處理的效率高，還能豐富檔案資源，現(xiàn)階段在電子檔案管理中區(qū)塊鏈技術(shù)應用主要有以下幾種：

分布式賬本。一直以來，傳統(tǒng)的電子檔案管理都具有典型的中心處理特點，且一般在檔案室或檔案管理處被集中處理保管，而電子檔案信息的收集、整理、立檔、歸檔也需要檔案管理部門統(tǒng)一開展工作。而區(qū)塊鏈技術(shù)中的分布式賬本具有去中心化的管理特征，不僅支持多個時間節(jié)點的同時錄入，還支持新檔案的直接錄入，當需要改動或更新錄入數(shù)據(jù)時，則需要得到全部節(jié)點的檔案管理人員同意，同時被修改的檔案信息數(shù)據(jù)痕跡也會被記錄在每一位檔案管理人員的數(shù)據(jù)庫中。就以往電子檔案管理的流程來說，區(qū)塊鏈技術(shù)中的分布式賬能夠有效減輕企業(yè)電子檔案管理部門在數(shù)據(jù)處理上的工作量，實現(xiàn)了檔案管理工作內(nèi)容、范疇的進一步升級。另外，被修改的電子檔案管理記錄可以直接被各個節(jié)點的檔案管理人員所共享，保證了各類檔案信息與企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)上傳、接受和傳輸過程中的透明性、真實性和完整性[1]。

非對稱加密。雖然區(qū)塊鏈技術(shù)應用在電子檔案管理中能實現(xiàn)信息的整合共享，但并不表示缺乏加密性，這就要提到區(qū)塊鏈的另一技術(shù)——非對稱性加密。在以往的電子檔案管理過程中，許多企業(yè)的檔案管理部門都會采用單鑰密碼系統(tǒng)的對稱加密方法，對單一秘鑰的依賴性很大，且安全性很大程度上只受唯一秘鑰的影響，一旦出現(xiàn)丟失和實效事件，那么整個加密系統(tǒng)就會癱瘓。很明顯隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的日漸復雜化，單鑰對稱的加密方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段電子檔案管理工作的需要了，因此，應升級檔案信息的加密技術(shù)。而區(qū)塊鏈技術(shù)的非對稱加密功能有兩種秘鑰形式，公鑰和私鑰，且加密秘鑰和解密秘鑰互不相同，私鑰交給個人保管，公鑰可以向公司檔案管理部門公開，能夠進一步適應當前的網(wǎng)絡環(huán)境的安全保密要求，有利于檔案管路部門的信息化建設創(chuàng)新。

共識機制。電子檔案管理有極強的專業(yè)性要求，檔案管理的內(nèi)容和流程都有嚴格的行業(yè)標準。傳統(tǒng)的電子檔案信息管理環(huán)境，受企業(yè)不同部門之間管理制度的壁壘限制，檔案管理部門的信息化建設水平也存在參差不齊的現(xiàn)象，許多人事和財務流動的電子檔案信息格式存在明顯不兼容的現(xiàn)象，甚至讀取有誤，十分不利于檔案管理水平的信息化建設。而區(qū)塊鏈技術(shù)的共識機制可以借助去中心化的共識算法來進一步提高電子檔案的安全和信任問題，還能不斷拓寬電子檔案管理的適用模式與應用場景，實現(xiàn)檔案管理部門的合作互信并約束、規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)的寫入標準。

區(qū)塊鏈技術(shù)運用在電子檔案管理中存在的弊端

缺乏完善的監(jiān)管體系。完善的監(jiān)管體系是先進信息技術(shù)應用的重要保障，區(qū)塊鏈作為新型的信息處理手段，為不同行業(yè)的電子檔案信息管理工作都帶來了新機遇，特別是高等教育、醫(yī)療衛(wèi)生、人力資源等領(lǐng)域中，然而，也不可避免地帶來了監(jiān)管風險挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的電子檔案管理模式中，一般都是由上一級的檔案主管部門負責，而上級檔案管理部門由于需要負責的檔案管理工作量更大，監(jiān)督管理的內(nèi)容和執(zhí)行力度也受到了一定限制和弱化。區(qū)塊鏈最早應用于金融經(jīng)濟投資領(lǐng)域，重視用戶的個人財產(chǎn)信息和數(shù)據(jù)保護是其最大特點，不僅如此，分布式賬本功能還讓非檔案部門也自覺參與到檔案管理工作中來，這就要求檔案管理的監(jiān)督和監(jiān)管機制體系有所創(chuàng)新、升級，因此為了盡快提高區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的高質(zhì)量應用，應在以往事前監(jiān)管、制度監(jiān)管、內(nèi)容監(jiān)管和流程監(jiān)管的基礎(chǔ)上，加強機制和技術(shù)監(jiān)管，確保形成完善、健全的檔案管理閉環(huán)[2]。

帶來新型安全漏洞。雖然傳統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)有一定的局限性，但面臨的安全信息威脅也比較單一，因此，出現(xiàn)檔案信息安全危機時能及早被發(fā)現(xiàn)且事后搶救的困難程度不大。然而作為新興信息技術(shù)的區(qū)塊鏈技術(shù)，在電子檔案信息管理的應用中仍處于初步探索階段，不可否認地是，現(xiàn)階段的電子檔案信息化管理建設和信息化技術(shù)水平仍處于比較滯后階段，互聯(lián)網(wǎng)的信息安全威脅也處于復雜變化的狀態(tài)中，與區(qū)塊鏈技術(shù)在相互對抗中協(xié)同發(fā)展，切實為區(qū)塊鏈在電子檔案管理中的應用帶來了更多的信息安全威脅，也為區(qū)塊鏈在其他領(lǐng)域的部署與深入應用帶來多方面風險。除此之外，區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點也在逐步改變電子檔案管理的技術(shù)、內(nèi)容和體系，檔案管理的許多信息節(jié)點涉及到更多部門和機構(gòu)，因此，對節(jié)點的信息安全防護能力也提出了更多要求。

技術(shù)應用維護成本高。正如上文所述，區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特征，對電子檔案管理的各個節(jié)點操作有了更多的要求，還寄托于檔案管理的信息化水平有更高的標準。當前大部分企業(yè)的檔案管理部門信息化建設都處于初級階段，僅僅可以滿足基本的電子檔案管理需求，然而隨著檔案管理工作量的大幅度提升和檔案管理主體的多元化，讓許多檔案管理部門百上加斤，明顯無法游刃有余的接受大容量的電子檔案管理挑戰(zhàn)。不僅如此，區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)信息跟蹤和管理服務效率，對傳統(tǒng)檔案儲存和處理器有了更多要求，應破解在響應時間和管理效率中的難題，才能解決在技術(shù)應用和維護成本中的瓶頸。

區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應用策略

完善應用監(jiān)管體系，提高管理能力。為了確保區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的高質(zhì)量應用，首先，要做好頂層設計，通過完善區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的監(jiān)管制度，不斷提高檔案管理的信息化建設水平。考慮到區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理領(lǐng)域的應用還處于初級階段，相關(guān)企業(yè)要重視檔案管理部門工作制度的完善，應聘請金融和檔案管理領(lǐng)域的專家共同商討并制定區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理和監(jiān)督的制度體系，確保制度上無缺失，相應地，政府部門也要設立相關(guān)的資金扶持和政策支持，以確保有效促進該項技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的全面發(fā)展。其次，由于區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應用，切實豐富了管理節(jié)點主體和對象客體，因此，還要健全體系的管理后端和參與管理節(jié)點前端的協(xié)同監(jiān)督制度，特別是上級檔案管理部門機構(gòu)應承擔更多的行政司法執(zhí)法職能，在監(jiān)督流程和管理業(yè)務上應給予各個節(jié)點相應的監(jiān)理授權(quán)，確保監(jiān)管體系扁平化，保證監(jiān)管制度的質(zhì)效水平。最后，還要進一步更新監(jiān)管手段和監(jiān)理內(nèi)容。就傳統(tǒng)的電子檔案監(jiān)管體系來說，明顯針對的是檔案管理的制度、流程和內(nèi)容，而隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的深入應用，應結(jié)合區(qū)塊鏈的特點，加強對檔案信息數(shù)據(jù)痕跡的監(jiān)管，同時，還要加強對電子檔案管理技術(shù)的監(jiān)管，確保技術(shù)的更新與創(chuàng)新應用。相應地，監(jiān)管方式也要形成閉環(huán)，保證監(jiān)管執(zhí)行力度輻射到電子檔案管理的事前、事中和事后，保證檔案信息形成、收集、整理和保存等環(huán)節(jié)的質(zhì)量效率和安全保密，不斷滿足新時期視域下對電子檔案管理的多方面要求[3]。

加強電子檔案的信息安全管理。保密、安全、準確、完整是檔案管理的鐵則，如果不能保證基本要求，那么效率和質(zhì)量提升就會毫無意義，因此，區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應用，要先解決在信息安全管理上的問題。加強信息安全技術(shù)、制度和流程的安全與創(chuàng)新可以從以下幾方面入手：第一，確保信息安全技術(shù)的先進性，及時更新?lián)Q代。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的日益變化中，在應用區(qū)塊鏈技術(shù)時，應對電子檔案信息的形成過程、產(chǎn)生收集、歸檔管理和檢索應用等各業(yè)務環(huán)節(jié)進行全方位的安全風險評估，通過信息化預警技術(shù)確保電子檔案信息的動態(tài)管理和全程監(jiān)控水平。第二，針對區(qū)塊鏈技術(shù)去中心化的特點，要細化各個節(jié)點參與電子檔案管理的職能權(quán)責，加強檔案信息數(shù)據(jù)的備份和搶險機制，保證電子檔案信息的完整、準確。第三，還要針對性提高檔案管理部門人員和用戶的網(wǎng)絡風險防范意識、信息性安全意識和危機意識，加強對網(wǎng)絡節(jié)點和服務器的安全性能測試。

優(yōu)化信息資源配置，促進科學發(fā)展。為了確保區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案信息安全管理中的長遠發(fā)展和建檔存檔效益，應通過合理規(guī)劃，不斷優(yōu)化電子檔案的信息化資源配置，才能發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)的最大價值。一方面，檔案管理部門要加強對基礎(chǔ)硬件設施資金投入，確保服務器、信息處理和數(shù)據(jù)存儲設備的先進性，緩解高強度電子檔案信息管理的壓力；另一方面，要推動電子檔案管理的扁平化發(fā)展，在小范圍的試點工作中不斷積累經(jīng)驗，提高理論與實踐水平，不斷優(yōu)化用戶體驗。另外，還要提高檔案信息更新的效率，及時備份和清除老舊數(shù)據(jù)，確保區(qū)塊鏈技術(shù)的信息流通效率，降低技術(shù)應用成本。

綜上所述，隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的深入應用和廣泛普及，受到了各行各業(yè)的普遍重視。不僅要在電子檔案管理中合理運用區(qū)塊鏈技術(shù)的功能，還要正視現(xiàn)階段電子檔案管理工作和區(qū)塊鏈技術(shù)在應用磨合中的發(fā)展不平衡性，通過積極探索科學應用策略，不斷發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)的強大優(yōu)勢。