基于信息化時代背景下醫院檔案管理和建設的思考

李亮亮

（福建省寧德市中醫院 福建寧德 352100）

隨著我國經濟建設的發展和人民生活水平的提高，居民對于醫療的需求也越來越高。傳統的醫院檔案管理工作也逐步引入了信息技術，檔案辦公室的業務也發生著重大變化，有效地推動著醫院各項工作的發展。

醫院檔案信息化建設的重要性

在整個醫院工作中，檔案管理始終處于附屬地位，很長一段時間改進不大，但是事實卻為醫院管理者敲響了警鐘，如果不加快信息化的進程就會拖醫院發展的后腿，影響到醫院的長遠發展。計劃經濟時期，醫院檔案辦公室很少見到繁忙的景象，但是隨著科學技術的發展，醫院體制改革的進程，很多醫院的醫療水平都在提高，從掛號到就診，從治療到康復都與網絡技術密切相關。檔案辦公室雖然增加了人員編制，但是信息化管理不到位，仍然整天窮于應付，管理效率不能得到有效提升?？梢?，在信息化背景下，沒有互聯網大數據、資料庫、云網絡的支持，醫院檔案管理效率就無法提升，沒有捷徑可走，只能踏踏實實地搞好信息化檔案管理建設，才能走出困境，這是不二的選擇。

目前醫院檔案管理工作的現狀

信息化時代，各機關單位的辦公室工作的科技含量越來越高，各種先進的辦公設備不斷引進和升級，無紙化辦公成為了可能，信息化建設成效顯著。而在很多醫院，尤其是中小醫院檔案辦公室的改進明顯滯后。

醫院對檔案管理工作的重視程度不夠。醫院管理者對醫院檔案管理工作重視不夠，把資金投入到醫療設備的購置和其他系統的建設中，對于檔案室建設仍然采取傳統的管理方式。其原因是對于檔案管理工作還缺乏足夠的重視，還用過去的眼光來看待已經變化的檔案管理工作，沒有把它看作是一個重要的醫療管理資源，只把它當作一項“后勤”工作來對待。往往把所有的檔案資料統統放進一個系統或多個系統里，由于設備不匹配、人崗配置差，并沒有對不同的檔案進行合理分類，也沒有對所有資料進行完整的計算機錄入形成電子檔案，處于一個雜亂無章、查找困難、遺漏缺失的狀態，給正常的醫院工作帶來負面影響。

信息化管理需要升級換代。隨著我國現代化醫院越來越多，醫療水平也逐步提高，信息化檔案管理建設的滯后，阻礙了醫院總體工作的發展，醫院檔案管理信息化建設必須加快[1]。由于檔案管理工作沒能緊跟信息化的進程，醫院內部現代化檔案室建設明顯滯后，管理標準停滯不前，形成了檔案數量急劇上升與管理能力不足的矛盾，有的檔案塵封已久變為“死檔”，白白地占用了本來就拮據的存放空間。有些醫院的檔案由各科室自行管理，專人管理成本太高，兼職管理又不規范，造成了管理上的混亂，出了問題無法追責，由于保管不善很容易損壞和丟失。在一些醫院的檔案室我們可以看到這樣的情景，檔案柜殘損嚴重，很多隨意堆放，當使用查找時費時費力，更談不到檔案資源的整合和有效利用。其原因主要是管理方式沒有升級換代，只停留在低水平的信息化管理階段，而且升級的欲望很低，使得檔案管理工作不能與其他建設同步發展。

檔案管理人員綜合素質不高。由于醫院管理者對檔案管理工作重要性的認識不足，在人力資源管理上沒有硬性的要求，導致了醫院檔案管理部門的專業化建設失衡。在檔案管理人員的配置上，多是年齡較大，或接近退休年齡的員工，文化程度不高，學歷偏低，真正具有檔案管理專業學歷背景的專業人員少之又少。這一崗位人員的交流不多，有的一干就是十幾年，習慣了傳統的管理操作方式，對于新事物接受能力很低。信息化檔案管理也不是一次建設永遠適用，需要根據科學技術的進步升級換代，很多檔案管理人員缺乏深造的機會，思想觀念落后，管理水平止步不前，缺乏創新活力。

醫院檔案網絡管理系統存在隱患。在很多醫院的管理工作中，制度建設處于重要地位，醫療、人事、行政、后勤管理等制度相當齊全規范，而醫院一級涉及檔案管理的制度不多，或者只是進行了原則性的規定，具體的規章制度一般由檔案室或科室自行制定，既缺乏權威性又不統一規范，而且檔案管理很少體現在績效考核中。在有些大中型醫院，信息化檔案管理有了很大的提高，這種無形的財富雖為醫院建設提供了豐富的資源，但存在的安全隱患卻沒有引起足夠的警惕。醫院檔案管理工作也屬于基本性的保障工作，具有較強的政策性、專業性和機密性特征[2]。但是，由于信息化檔案管理的水平不高，出現了一系列的網絡安全問題，使管理者心存芥蒂，甚至是望而卻步。醫院檔案管理一般都設有防火墻，對重要的檔案資料形成保護，并對相關的數據進行篩選和過濾。但是，由于很多醫院的網絡系統相對落后，并沒有隨著網絡技術的發展而更新，經常受到黑客和病毒的攻擊，嚴重地威脅著醫院檔案管理系統的正常運行。

關于醫院檔案管理信息化建立的思考

根據我國醫院檔案管理工作的現狀分析，可以發現存在的問題帶有一定的普遍性，最主要的原因是管理者在對信息化檔案管理建設在思想認識上的偏頗，投入不夠，設備和人員的配備都明顯不足，改進的策略和措施應該從以下幾個方面入手。

提高對檔案信息化管理工作的認識。一是，要深入學習和落實《檔案法》，依法建檔歸檔。醫院要從上至下開展檔案管理宣傳工作，醫院領導要帶頭宣講，讓醫護人員和職工都能夠認識到做好檔案管理工作的重大意義，更好地支持檔案的建檔和歸檔工作，形成全員檔案管理的意識格局和氛圍。二是，要進一步明確檔案管理建設工作的必要性和重要性。領導要積極思考，并做出全面的規劃，對檔案管理方面存在的問題認真地加以整改，使之符合信息化檔案管理工作的要求。要深入分析和探索目前制約醫院檔案管理工作的主要因素，弄清其作用和效能無法發揮的難點，敢于突破，敢于擔當，開辟醫院檔案管理工作的新局面。三是，要加大資金的投入，軟硬件配置要到位，為信息化檔案管理建設創造必要的條件。要對檔案管理工作進行合理布局，醫院主要負責人要牽頭主抓，并把落實情況列入績效考核的重要權重指標，獎懲結合，年終兌現。提高檔案信息化管理建設的進程，要提高全體員工的認識，發動醫院各部門的管理者和員工共同參與，對信息化檔案管理建設給予物力和智力上支持和配合，共同獻計獻策。

完善醫院檔案信息化管理制度。信息化檔案管理建設必須要以完善的管理制度做保障，才能達到高效有序，為了實現這一效果，管理制度的制定要以先進的互聯網技術為主要內容[3]。

首先，制定統一的信息化檔案管理制度。運用行政和法律手段對分散的病歷檔案實行進行統一管理，建立以醫院檔案室為核心的管理體系，形成完善的搜集、整理、報檔、歸檔制度，充地發揮病案資料在醫療業務中的資源性作用。

其次，醫院檔案管理辦公室的檔案庫要進行徹底的改造，對原有的軟硬件進行升級，使之符合現代化檔案管理工作的需要。升級以后，要建立一個具有前瞻性的信息化檔案管理制度，全面貫徹落實上級部門信息化檔案管理工作部署，制定出具有針對性的實施細則，不打折扣，使醫院在信息化建設過程中有章可循。

再次，進行科學的分類管理。為了確保這項工作的順利展開，要根據檔案項目的增加和內容的增多進行分類管理，信息資料能夠全面準確地反映醫院的整體發展狀況，并把紙質檔案資料錄入電子計算機系統，形成完整的電子檔案，并進行數據化、智能化的編制，能夠方便地查找和檢索，更好地為醫院醫療和患者服務，真正起到檔案資源的作用，確保檔案管理工作的有效性和準確性，并及時地為醫院領導決策提供有價值的參考。

加強對檔案管理人員業務培訓。病案資料能夠讓臨床醫護人員全面了解患者發病、演變、治療、發展的過程，能夠體現患者在診治的過程中采取的措施和手段是否有效。所以檔案管理人員需要對檔案管理業務有更多的了解，具備應有的素質。

第一，制定人才培養計劃。檔案管理人員的素質高低直接影響著檔案管理的水平，醫院在制定人才培養計劃時，要把檔案管理人才的培養列入進去，有針對性地培養高素質的檔案管理人才。要采取多樣化的培養方式，比如專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等等。理論要結合實際，多深入臨床一線調查研究，掌握最新的檔案資料的形式、內容、作用，更好地為醫療業務服務。

第二，選配優秀的檔案管理人員。根據醫院檔案管理人崗配置不盡合理的現實，除了對在崗人員進行合理調配外，要把主要工作放在人員的培訓上。檔案管理本身技術含量并不高，但是并不等于不需要綜合素質高的人員，至少應該有檔案管理專業背景的管理者引領，才能緊跟檔案工作發展的趨勢，不至于拖醫院主要業務工作的后腿。

第三，建設檔案管理專業團隊。檔案管理這一團隊雖然面臨著很多不利因素，但是不能就此不思進取，敷衍了事，要順利實現醫院檔案管理信息化必須建立起專業的管理團隊，知識不足要繼續學習，技能不足要培訓提高。檔案管理的全體人員都要熟練掌握計算機知識和技術，開展技術學習和練兵活動，考核不符合要求的要及時淘汰，通過檔案管理建設使檔案這一寶貴資源發揮出自身的最大效用和價值。

完善和升級醫院檔案管理系統。醫院的檔案管理工作不是可有可無，更不是無關緊要，它關系到醫院內部的信息化管理系統運行是否通暢，是否安全的大事。沒有信息化檔案管理的支持，醫院的整體醫療效率就會降低，完善和升級醫院檔案信息管理系統，是提高醫院的醫療服務水平的需要，也是保證整體運作效率和安全的需要。所以有些醫院的檔案管理系統必須盡快改進和完善。

首先是硬件建設，這是實現檔案高效信息化處理的基礎，必須做到能用夠用；其次要升級醫院檔案管理防火墻，把檔案管理和使用控制在一個安全的范圍內，避免檔案資料的泄密和流失最后，要積極引進最新的信息化檔案管理技術，盡快實現檔案管理的大數據快速高效處理功能，必要時聘請具有豐富工作經驗的高級檔案管理人員協助構建。

綜上所述，信息化時代給檔案管理工作提供了寬闊的想象空間，實現醫院檔案管理信息化建設不僅是形勢的發展需要，也是醫院現代化建設的重要組成部分。這是一項相對復雜的系統化工程，直接影響著醫院醫療水平和治療質量的提高。雖然醫院檔案管理的現狀并不樂觀，但是只要我們認真地去思考，并付諸于行動，在認識上不斷提高，在管理上嚴格制度，在配備上落實到位，在技術上緊跟潮流，就一定能夠為醫院的現代化建設提供更好更多的檔案資源，促進醫院的發展和進步。