信息化在事業單位人力資源管理中的應用

●劉偉杰

前言

目前，信息技術在社會經濟發展中占據著重要地位，進行信息化建設有利于提升事業單位的核心競爭力。在人力資源管理數據逐漸增多、管理難度不斷加大的過程中，只有實現信息化管理才能夠改善管理現狀，增強管理效果。

一、信息化與人力資源管理概述

（一）信息化

信息化是利用以計算機為主的智能化工具形成新的生產力，并利用其造福社會的過程。信息化在網絡、通信以及數據庫等技術的基礎上匯集數據信息并為人們提供信息服務，有利于提高生活與工作效率，降低成本。信息化具有易用性、靈活性、平臺化、拓展性、安全性、整合性以及移動性等特點。企業在進行信息化管理建設時需構建知識管理平臺、日常辦公平臺、信息集成平臺、信息發布平臺、協同工作平臺、公文流轉平臺以及企業通信平臺。

（二）人力資源管理

人力資源管理是企事業中關于人力資源的政策與活動，常見內容包括員工聘用、調配、薪酬、培訓等。企事業需通過現代化管理方法組織和開展一系列人力資源活動，從而促進企事業發展目標的實現。人力資源管理具有六大特征，分別是人本特征、專業性與實踐性、戰略性與全面性、雙贏性與互惠性、學科交叉性以及系統性與整體性。

二、在事業單位人力資源管理中進行信息化建設的意義

（一）事業單位發展的必然選擇

信息技術對人類社會產生了巨大的影響，經過快速發展已成為人們生活與工作中的一部分。新時期，黨和政府都對事業單位的工作提出了更高的要求、寄予了更多的期望。而人力資源管理在事業單位中發揮著重要作用，因此進行人力資源管理信息化建設是事業單位發展的必然選擇。同時，信息化是人力資源管理轉型的迫切需要。在市場經濟體制改革中，事業單位的發展面臨著激烈的市場競爭，傳統的人力資源管理方式已無法滿足工作需求，急需對人力資源管理進行轉型。信息化管理的流程簡單、效率較高，符合人力資源管理轉型的要求。在人力資源管理中進行信息化建設可將單向管理轉變為雙向管理，提升人力資源的價值。一直以來，職工在單位發展中都處于被動狀態，而利用信息化人力資源管理可以扭轉這一現狀，促進職工的個性化發展。

（二）有利于提高管理效率

與傳統的人力資源管理方式相比，信息化人力資源管理可以為事業單位職工提供溝通交流的渠道，縮短工作耗費時間。例如，事業單位領導可以直接通過人力資源管理系統查看單位人員情況、績效情況，職工也可以直接通過系統當中的職工入口查詢所需信息，例如個人考勤、工資等，可減輕人力資源管理人員的工作壓力，降低管理成本。在這種情況下，職工可以突破層級式管理的約束，進行跨級別交流。從這一角度來說，信息化的人力資源管理可以實現各個部門與各個職工之間的扁平化管理，增強事業單位的反應靈敏性，提高管理效率。

三、信息化在事業單位人力資源管理中的應用不足

（一）缺乏重視

事業單位人力資源管理信息化水平低主要是由事業單位對信息化缺乏重視造成的。首先，大多數事業單位受傳統體制觀念與管理理念的影響較深，管理思想因循守舊，所以無論是領導還是職工在工作過程中都是按部就班，很難接受新鮮事物，且事業單位的職工大都抱有“鐵飯碗”的想法，認為自己只需要做好本職工作即可，即使不創新也不會失業，這種思想導致其不愿意學習新知識。其次，事業單位沒有充分了解人力資源管理信息化，只是應用了計算機和一些簡單的管理軟件，沒有構建功能完善的信息化系統，沒有完善硬件設施與軟件設施。

（二）信息化系統不完善

新時期對事業單位各項工作的要求都更高，在這種情況下，事業單位進行了基礎的人力資源管理信息化建設，但這并不證明事業單位人力資源管理的信息化水平高。因為，在建設過程中，部分事業單位的信息化建設系統不完善，降低了人力資源信息化管理水平。首先，事業單位并沒有構建人力資源數據庫。隨著社會經濟的發展，事業單位的人力資源檔案與數據都會不斷增多，其中存在大量有效信息與無效信息，通過人工分析與處理效率過低，需利用數據庫進行數據信息的采集、統計、分析與處理，但事業單位并沒有構建數據庫，無法有效收集人力資源數據，不能為人力資源管理工作提供數據支持。其次，事業單位沒有構建具有針對性的人力資源管理平臺。很多事業單位缺乏信息化建設經驗，在信息化建設時便借鑒甚至抄襲其他企業或單位的管理平臺與系統，但每個單位實際情況不同，對管理平臺的功能需求不同，直接應用其他平臺并不能滿足自身工作需求。

（三）人才力量弱

管理人員是管理工作與信息化建設的主體，其專業能力與信息技術水平在一定程度上決定著事業單位人力資源管理與信息化建設的水平。然而，事業單位人力資源管理人員的水平遠遠達不到標準要求。部分事業單位進行了人力資源管理人員的調整，端正了其工作態度。但是，工作力度較弱，并沒有從根本上提高人員水平，導致人才力量較弱。從實際情況來看，事業單位的部分職工在工作中仍然自由散漫、不認真負責、不積極學習先進技術，嚴重阻礙了人力資源管理的信息化建設。

四、信息化在事業單位人力資源管理中的應用對策

（一）提高認識，轉變理念

思想意識對行動有指導作用，守舊的思想會影響信息化的應用，事業單位應樹立新的管理理念，提高認知，并加強頂層設計。第一，事業單位應樹立以加強信息化建設為主的人力資源管理理念。事業單位領導以及人力資源管理人員應深入研究信息化在人力資源管理中的價值與意義，充分了解信息化的內涵與特點，分析如何在人力資源管理中應用信息技術。第二，事業單位應樹立以人為本的人力資源管理理念。在知識經濟時代，事業單位不能再將職工當作生產資料，而應將其當作單位發展的第一資源，將職工需求納入到信息化建設中，利用信息技術為職工提供更多的溝通渠道，加強人際關系的協調，滿足職工需求。第三，事業單位應樹立以組織公平感為主的人力資源管理理念，利用信息技術為職工提供良好的工作環境、氛圍，加強監督，促進組織公平感的實現與信息化的建設。第四，事業單位應轉變職工思想，端正職工工作態度，并積極宣傳，讓更多的職工了解信息化的應用，促進不同部門之間的相互配合，為信息化的應用提供幫助。

（二）靈活應用信息技術，完善信息化系統

當前，可應用在人力資源管理中的信息技術有很多，事業單位應加大技術引進與應用力度，完善管理系統。首先，事業單位應高度重視人力資源管理信息化建設，加大資金投入力度，引進先進技術與設備。事業單位的資金來源渠道相對單一，大多依靠國家財政支持，為此國家應為事業單位的信息化建設提供資金支持與政策支持。同時，事業單位也可以與私營企業合作，獲取一定的資金，并將資金投入到信息化建設當中，完善軟硬件設施建設。軟硬件設施是信息化建設的基礎，其中硬件設施主要包括計算機、傳真機、打印機以及信息存儲器等產品，而軟件設施主要包括各種辦公系統與辦公軟件。其次，事業單位應構建人力資源管理數據庫。數據庫屬于電子化文件柜，具有存儲、備份、截取等多種功能，可以實現海量數據的統一管理與共享。構建人力資源數據庫可以快速采集、分析與處理人力資源數據信息，提高人力資源管理工作的效率。此外，事業單位應構建人力資源管理平臺，完善信息化系統。若缺乏專業人員，事業單位可以通過其他專業公司合力打造管理平臺、豐富模塊、完善功能。人力資源管理系統應具備組織架構規劃、員工事務管理、合同協議管理、薪資福利管理等多個功能模塊。

（三）加強人才培養，提高信息技術應用水平

人力資源管理人員在人力資源管理信息化建設中至關重要，只有加強培養，提高其專業水平與信息技術應用水平才能推動信息化建設。首先，事業單位應增強職工的職責意識，消除其抱著“鐵飯碗”不會被開除的不良心理，加強職業素養教育，端正其工作態度，使人力資源管理人員高度重視信息化建設工作。其次，事業單位應對人力資源管理人員進行信息化培訓，讓其在掌握Word、Excel、PPT 等基礎辦公軟件的基礎上學會應用數據庫、信息化平臺與系統，并提高其應用大數據、云計算等先進技術的應用能力，讓人力資源管理人員學會利用信息技術完善人員招聘、培訓、薪酬、社保等方面的機制，提高人力資源管理效率與水平。此外，若職工操作錯誤也會導致計算機損壞，因此事業單位應普及計算機、傳真機等設備的基本操作和維護方法，避免出現操作錯誤。

（四）增強安全意識，加大系統維護力度

實現人力資源管理信息化、構建人力資源管理數據庫與平臺有較多的優勢，但是也有一定的不足，例如安全性相對較低，很容易出現信息泄露、信息丟失等問題，而事業單位部分信息需要保密，一旦泄露或丟失將會造成嚴重后果。因此，事業單位應增強安全意識，加大信息化系統的維護力度，通過先進技術保護數據信息。第一，事業單位應從硬件設施入手。設備管理部門需科學制定信息化設施的管理制度，安排專業人員進行設施保養與維修，降低設備出現故障的幾率。同時，管理人員需詳細記錄設施保養與維修情況，充分掌握設施狀況。第二，事業單位應從軟件設施入手。計算機網絡經常會出現系統漏洞、病毒入侵、黑客入侵等情況，可能會造成信息泄露或丟失。事業單位需通過數據加密技術對信息進行加密處理，增強信息傳輸的安全性，并對數據信息進行備份保存處理，避免數據丟失造成的損失。也可利用數字與簽名認證技術判斷計算機網絡使用者的身份，防止非法入侵人員進入網絡系統，降低數據信息被非法人員盜取的幾率，保障數據信息的安全性與完整性。

五、結語

實現人力資源管理的信息化不僅是事業單位發展的必然趨勢，也是客觀要求，事業單位應提高認識，對信息化人力資源管理進行頂層設計；靈活運用各種信息技術，科學把控信息化應用的方式；加強人才培養，增強信息化技術應用能力，提高人力資源管理的信息化、系統化水平。