基于科學建檔視角下的高校檔案管理研究

■潘 悅

《中華人民共和國檔案法》于2021年1月1日起正式實施，第十九條中明確指出：“檔案館以及機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用。”新修訂的《檔案法》為高校檔案管理的發展指明了新的方向，同時也帶來了新的挑戰和機遇[1]。高校肩負著為國家培養德智體美勞全面發展的社會主義建設者和接班人的重大使命，高校教師是這一重大使命的傳承者和實踐者，而高校檔案則是高校發展歷程中的記錄者和見證者。因此，基于科學建檔視角下，進一步加強對高校檔案規范化、信息化、特色化管理，必將為建設“雙一流”高校提供理論基礎，為提升高校內涵式、高質量發展貢獻重要力量。

一、高校檔案管理現狀

（一）檔案管理體制不完善

當前高校普遍存在對檔案管理不夠重視甚至故意忽略的現象，檔案管理機制體制建設也因此陷入諸多困境。一是高校檔案管理歸口部門不統一。高校檔案管理存在多部門混合管理、多崗位交叉管理、多人員重復管理等現象，例如：高校人事處、組織部、檔案館等各單位分別負責人事檔案、領導干部檔案、各學院檔案管理，而每個檔案歸口單位有不同的歸檔標準以及管理模式，以至于學校難以形成統一、規范的檔案管理工作；二是高校檔案管理規章制度不完整。檔案管理的相關法規、文件以及政策較少，近些年在法制建設背景下高校檔案才逐漸走進大眾視野，但還是不能全面實現依法管檔、依法治檔、依法用檔[2]。在大背景的影響下，高校檔案管理的政策文件也是少之又少；三是高校建設多以教學、科研協同發展為主基線，檔案管理這一教學輔助工作處于整個高校的邊緣地帶。同時，檔案管理工作又具有幕后服務型的特點，各單位檔案管理人員收集、整理、歸檔、保護以及利用檔案等方面意識薄弱，以至于存在一些珍貴檔案資料未被及時歸檔存儲的現象[3]，一定程度上阻礙了高校檔案的發展進程。

（二）檔案管理人員業務水平不足

檔案管理人員學科認同感和職業認同感普遍較低，一是高校檔案管理人員大多并非由專業從事檔案工作人員組成，主要是由專任教師、行政人員或教輔人員任兼職檔案員，而兼職檔案員人事流動較為頻繁，無法形成固定化管理體系。二是高校檔案管理人員老齡化嚴重、專業人才匱乏，只有極少數工作人員進行過專業的檔案專業知識培訓。同時，由于學校對檔案管理的不重視，檔案管理配套資金不足、設備更新換代速度慢，導致當前檔案管理方式已無法適應新時代檔案發展信息化的要求。三是檔案管理人員晉升渠道不暢通。當前高校檔案管理人員存在無明確晉升渠道、無獎勵措施及無政策支持問題，工作人員存在對檔案工作產生懈怠心理，導致工作作風懶散、工作態度消極、工作積極性不高等現象頻發，嚴重影響了檔案工作的進程。

（三）檔案管理信息化程度不高

當前檔案管理工作正處于由傳統人工模式向信息化科學管理發展轉變的重要階段，傳統落后的檔案管理模式導致整體檔案管理水平相對低下、檔案服務效能相對低效[4]。一方面，通過瀏覽多所高校網頁，發現多數高校檔案網頁存在檢索功能欠缺、查閱方式傳統、欄目形式單一等問題，甚至還有一部分學校并沒有檔案官方網頁。而且，檔案建檔及歸檔工作仍以紙質材料為主，檔案查閱程序極為復雜繁瑣，需要多部門領導層層審批才能進行查閱，導致高校檔案利用程度低下。另一方面，在高校人才頻繁流動這一大趨勢下，高校人事檔案也需跟隨人員信息進行調動，調檔工作耗費大量的人力、物力、精力，因此人事檔案出現大量“棄檔”現象，加劇了電子檔案建立的難度。另外，檔案信息化建設需要擁有現代化的硬件設備保障，當前很多高校檔案管理的設備普遍存在老化嚴重、不健全等問題[5]，若在檔案管理過程中硬件設備損壞或操作不當，可能會造成檔案信息受到損壞或丟失的嚴重后果。

（四）特色檔案管理不突出

新時期下的特色檔案是高校檔案非常重要的一部分，如何利用檔案將高校特色辦學理念、獨特辦學特色反映出來是很多高校欠缺的方面。一是不重視特色檔案管理，部分高校未能依據學校自身定位以及發展方向，針對性地收集特色檔案材料，也未將特色檔案進行專項管理[6]。二是特色檔案挖掘不夠。高校依據《高等學校檔案管理辦法》一般情況進行一年一歸檔工作，而檔案管理人員在收集各單位檔案過程由于時間久遠等原因，不能充分將學校的特色檔案資料進行收集和歸納。三是宣傳力度不夠。一方面是檔案線上網絡傳播途徑不暢通，學校官網、檔案館首頁、各類學校公眾賬號幾乎很難見到關于檔案的宣傳內容；另一方面線下宣傳方式多樣性較差，多以傳統宣傳方式為主，學校師生對檔案了解不夠會直接影響檔案的收集工作。

二、高校檔案管理的影響因素

（一）高校檔案管理理念落后

一方面，隨著互聯網技術以及計算機技術的廣泛應用，電子文件和數據資源大規模產生，促使檔案管理工作也從傳統的紙質管理階段向數字化、電子化以及規模化管理階段轉變[7]，但一些高校的管理模式以及對檔案管理的理念還暫未跟上新時代檔案管理的步伐，依然將高校檔案管理的工作重心放在各單位的檔案收集工作上面，未進行檔案的合理利用，導致一些學校具有保存和傳承價值的檔案無法如期保存，造成大量檔案資源的浪費。另一方面，高校檔案管理一直處于學校各項管理工作邊緣地帶，固守傳統的管理理念，無法進一步推動高校檔案事業的發展。高校管理人員應轉變管理思路，從之前被動型管理轉為主動型、服務型管理，真正將檔案獨特的價值作用服務于學校未來發展進程中，為高校圍繞立德樹人根本任務，培養德智體美勞全面發展的社會主義建設者和接班人貢獻檔案力量。

（二）高校檔案管理資金不足

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出：“十三五”時期，中央財政共支持600多個中西部地區縣級綜合檔案館大部分建成、6家區域性國家重點檔案保護中心投入使用[8]。國家現行加大對檔案館及檔案中心的經費投入，但高校作為傳承檔案的重要媒介經費保障不足。一是高校各單位未將檔案管理列入單位年度預算，單位檔案管理員也沒有相應的配套資金支持。檔案管理人員多為兼職檔案員，在自身工作繁重的同時無法適時兼顧檔案工作，會影響部分重要節點檔案材料無法及時收集且歸檔。二是高校檔案資金暫未受到有效監管，一些高校存在高教師資培訓資金用不完，檔案管理人員沒有資金進行檔案培訓，極大程度打擊了檔案人員的工作積極性。建議高校將檔案管理納入年度預算，同時加強資金監管，實現檔案專項經費運用達到最大效益。

（三）高校檔案人才隊伍短缺

高水平人才隊伍是高校發展的根本保障和支撐，而新時代檔案工作對管理人員的專業能力和綜合素養的要求逐漸提高，目前高校檔案工作人員學歷較低、職稱較低、待遇較低等各種問題亟需解決。一是高校檔案專業畢業生較少，主要是因為一方面較少數高校設置檔案專業，另一方面被檔案專業錄取的學生也很難繼續深造，認為冷門專業無法就業，從根源上導致檔案專業人才缺乏。二是高校招聘幾乎很少專門為檔案部門招聘人才，且入職后待遇較低，人員配置較低，嚴重阻礙了檔案人才的發展路徑。三是高校在檔案部門工作的管理人員沒有危機意識、思想觀念落后，逐漸停滯了前進的步伐，影響了檔案管理工作的現代化進程。新時代對檔案管理人員的專業能力與綜合素質都有了新的要求[9]，高校必須提高人才選拔門檻，更新現代化技術，為學校檔案工作提供堅實的后盾。

（四）高校檔案科技創新滯后

習近平總書記在中國科學院第二十次院士大會、中國工程院第十五次院士大會、中國科協第十次全國代表大會上指出：“我們充分發揮科技創新的引領帶動作用，努力在原始創新上取得新突破，在重要科技領域實現跨越發展[10]”。高校是科技發展主陣地，而高校檔案作為高校發展不可缺少的一部分，更需要適應當前形勢創新檔案科技、創新機制。目前高校存在一方面很少為檔案發展及檔案管理人員提供科研平臺，幾乎所有的項目都傾向于一線教師，影響科研人員創新積極性；另一方面檔案工作人員內生創新動力不足，滿足于現狀。高校應將檔案科技規劃管理體系進一步優化，實現理論和實踐課題攻關新突破。

三、高校檔案管理新路徑

（一）建立完善的檔案管理體制

高校檔案管理體制的建設需要“制度+人才”雙管齊下，制度保障是根本，人才發展是關鍵。一是建議高校應將多部門分散式、混合式管理轉變為單一部門集中式管理，在集中式管理的同時建立統一的歸檔標準，實施統一的檔案規章制度，真正做到檔案“一體化”管理；二是建立并改革明晰的檔案管理人員晉升通道，建議充分考量檔案晉升的困難性，設立更加合理、人性化的職稱評審條件，讓工作人員有明確的職業規劃和職業前景。同時，建立專項檔案人事制度改革，實行工作量和績效掛鉤，以此來提高工作積極性和創新性；三是建議加大對檔案工作的專項資金支持，完善檔案館庫建設，更新檔案存儲軟硬件設備，提升管理水平，提高專業人才吸引力度，確保檔案工作順利開展。

（二）提高檔案管理人員專業水平

傳統高校檔案管理工作給師生一種工作簡單、效率低下、保守刻板等印象。首先，要在思想上改變師生固有印象，建議通過“三微一端”客戶端、舉辦專業講座、舉行檔案知識競賽等線上線下相結合的宣傳方式。加強檔案知識普及，提升師生對檔案的認知，了解檔案管理人員的工作職責；其次，建議對檔案工作人員、兼職檔案人員階段性、定期性進行檔案專業知識培訓，不定期對其業務水平進行考核，對考核不合格的人員及時進行督促整改。讓工作人員在思想上重視檔案管理工作，提高全心全意為師生服務的意識；最后，充分考慮當前檔案管理工作信息化、現代化的需求，只有人才發展才能為檔案管理帶來新的機遇，建議通過提高待遇吸納更多專業的檔案青年人才從事檔案管理工作。

（三）推動檔案管理信息化建設

“信息只有在流動、分享中才能產生價值，流動的范圍越大，分享的人群越多，價值越大[11]”。因此，推動檔案信息化進程就要讓信息動態化。首先，將“互聯網+”合理運用到檔案建檔、歸檔、存儲、服務各階段中，讓檔案信息精細化、高效化、可視化。將檔案按照類型進行劃分，不同的檔案類型由專人負責，形成分工明確、權責分明、責任到人的管理體系，確保檔案信息精細化。其次，在檔案存儲過程引進現代多媒體硬件設備以及檔案管理數字化監督，時刻掌握檔案存儲環境是否穩定。最后，將所有檔案應收盡收，選擇適宜公開的檔案進行信息公開，可以通過檔案館館藏參觀或公開到檔案館官網，只有讓檔案信息可視化，才能讓檔案真正走進大眾視野并得到關注。

（四）多方合力建設特色檔案

一是高校根據自身發展特點、發展歷程以及未來發展方向，深度挖掘蘊含學校特色優質檔案進行重點保護和宣傳，為學校推進“雙一流”特色建設做好基礎性服務。二是高校檔案館和學校相關部門聯合挖掘特色活動，并將特色活動成果多方位匯聚為特色檔案成果，充分發揮檔案的利用價值[12]。三是建議高校聯合同省高等院校或者省外同類院校，多方位進行檔案交流活動，利用本校館藏優缺點，互聯互通、取長補短，迸發新思路。四是依托地方優勢，發展特色民族地區檔案研究。

（五）推動檔案“最多跑一次”改革

2016年，國務院總理李克強提出：“持續推進簡政放權、放管結合、優化服務,不斷提高政府效能。”截至今年為止，“放管服”政策已由試點地區蔓延至全國，各地政府已經頒布了400余份與“最多跑一次”改革相關的政策文件[13]。因此，高校檔案“放管服”改革也勢在必行，是改變檔案傳統形象的需要，是實現高校治理能力現代化的前提和保障。一方面，改變傳統“等靠要”服務理念，將檔案管理服務標準定位為“最多跑一次”，真正做到以為師生服務為中心，讓師生少跑路讓服務多跑腿。另一方面，利用“互聯網+”將檔案歸檔、審批、查詢數據化，同時進一步簡化審查流程，提升檔案的利用率。

（六）加強高校檔案口述史研究

高校發展歷程的研究是歷史研究一部分，當前高校發展的研究大多是以文獻檔案為基礎，無法填補現存文獻記錄的空白或不足。口述歷史是對全新史料的挖掘，是深化高校發展歷史研究的有利途徑，為高校文化提供多元方式與創新手段。研究高校的口述史及數字化保護，為增強高校文化自信，實現以文化人，以德育人的目標提供理論參考。

四、結束語

本文通過對新時期高校檔案發展現狀進行分析，高校檔案管理存在體制不完善、人員業務工作能力較差、信息化程度較低、特色檔案不突出等問題。造成這一現狀的主要原因包括：由于高校檔案工作具有保密性、滯后性以及意識淡薄等特點，建議建立多維度完善的檔案管理機制體制、從多方面提高檔案管理人員專業能力、形成精細化、高效化、可視化的檔案管理信息化建設以及合理建設高校特色檔案，真正做到“為黨管檔、為國守史、為民服務”。