論事業單位檔案信息化建設的問題與對策

■王愛珍

一、問題

目前，事業單位檔案信息化建設還存在一些問題，主要是：

（一）缺乏統一的管理規范

在事業單位體制改革的大背景下，很多單位都在加強信息系統的建設，但在實際應用中，由于各單位之間存在著部門之間的關聯性差、適應性差等問題，很難通過單一的文件管理來實現對各類文件的查詢和檢索，導致了資源共享性差。隨著時代的發展，檔案的涉及面越來越廣，內容也越來越豐富，但由于工作流程和規范性的落后，導致了檔案工作的效率大打折扣，很難發揮其應有的作用。

（二）資源配置不足

在事業單位信息化建設中，軟硬件設備的配備是事業單位管理工作的重要組成部分。在現有的基礎設施中，加強對檔案信息和資料的存儲，是推進檔案管理信息化的關鍵。目前，我國大多數事業單位的硬件設備都比較落后，其主要原因是審批手續復雜、回復遲緩，信息化建設缺乏資金支持，導致硬件和軟件更新滯后，無法持續推進檔案管理信息化建設。除此之外，缺少必要的其他實際措施也是造成信息化發展緩慢的重要原因。

（三）缺乏專業管理人才

檔案信息化建設再怎么健全，也離不開人的介入。要加快檔案事業的信息化建設，就必須選用具有較強專業素質和擁有與時俱進思想的人才。從發展的視角來看，由于信息技術的發展滯后，使檔案管理的工作在很長一段時間內被邊緣化，有的地方還存在著人才短缺的問題。有的單位在招聘檔案管理人員時，為了確保組織的完整性，對檔案管理人員的招聘要求有所降低，比如有的單位不設置考核內容、不限制專業門類、不注重工作經歷等問題，從根本上阻礙了信息化發展。有的機關檔案管理人員呈現出老齡化嚴重的問題，這就導致了他們的思想觀念落后、專業技能不足、主觀能動性低，沒有清楚認識自己工作的重要性，逐漸成為信息化建設道路上的阻礙。

（四）檔案信息化程度較低

計算機技術的迅速應用，為提高檔案工作的工作效率打下了堅實的基礎。但是，在實踐中，有的機關還沒有建立起與之相適應的管理體系，無法實現檔案的信息化管理。有些網站建設完成后，由于缺乏必要的管理與維護，無法正常運作，無法有效地實現信息化管理的功能。

二、對策

（一）明確檔案信息化建設的規范標準

傳統的檔案管理工作是以實物方式進行的，而隨著信息技術的飛速發展，檔案的信息化管理工作也得到了有效的應用。新形勢下，為充分發揮檔案共享的作用，必須進一步明確和完善檔案信息化管理體制，提高檔案信息化管理的規范性與標準性。按照國家相關規范，結合我國國情及發展特點，制定內部管理體系，嚴格執行各項管理規范和相關法律法規。歸檔管理資料所使用的軟硬件規范必須統一，為實現檔案資料的高度共享打下良好的基礎。

（二）完善檔案信息化服務設施

要搞好檔案工作，必須充分運用計算機、網絡通訊等信息技術，利用先進的設施和設備，做好檔案的收集、儲存和分類工作。要加大對檔案管理的經費投入，引進掃描儀、刻錄機、計算機等必要的檔案管理信息系統。同時，加強檔案管理人員對有關設施和設備的使用管理，保證其科學合理地使用，從而提高檔案的使用壽命，減少檔案的信息化建設費用。

（三）實現檔案信息資源共享

隨著新形勢的發展，更多的機構向信息化方向邁進，事業單位要實現自身的發展，就必須與社會發展保持密切的關系。為確保社會群眾、社區居民及時得到信息的反饋和相關的服務，我們可以在網站上對公眾進行信息公開，以網站的形式回答疑問或提供相關的服務。通過對網上咨詢的反饋、查詢和實時存檔工作，實現檔案網站與單位內部網的聯網，實現智能辦公系統的自動化，實現檔案資源的共享。利用因特網技術，建立了一個特定的國家或區域內的特定網絡，使各部門之間的檔案管理信息能夠在線上進行共享，加強各部門之間的溝通。在建設檔案資訊網站時，必須選用具有較高安全性、良好口碑、符合國家有關規范的檔案資訊網站。要加強與其他部門的溝通，在信息化方面加強思想和技術交流，并結合自身的具體情況，結合各部門的具體情況，形成個性化的檔案管理信息系統。

（四）加強檔案信息化安全

在檔案管理工作中，要加強對檔案工作的安全保障，提高檔案工作的安全運行水平。由于互聯網的高度共享，為機關檔案數據的安全帶來了很大風險，在實際使用中，要從安全的角度出發，做好檔案的網絡安全防范工作。要科學地維護檔案管理系統，并要強化防火墻和殺毒軟件的設置。同時，在日常管理、使用過程中，要利用好除濕除塵等設施，以保證檔案資料的安全。

（五）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員的業務素質水平直接關系到檔案信息化的實施。因此，在檔案信息化建設中，通過加強培訓，強化教育和指導，使有關工作人員能根據自己的能力和素質情況，適時地進行專業知識的更新和提高。通過聘請專家學者到單位進行有針對性的內部培訓，提高檔案管理人員運用計算機技術的能力，豐富新技術在檔案工作中的運用；同時，要加強檔案工作人員的思想政治工作，激發他們的工作熱情，明確職責，使其全力以赴地投身于檔案工作。

三、成效

（一）有利于節約檔案儲存空間

傳統的文件管理過程，包括收集、歸納、存儲等，以紙質文件為主要存儲方式。但由于年代和存儲條件的限制，紙質文件的缺點也逐漸顯露，易造成文字不清、破損等問題，如受潮、蟲蛀等，從而影響到文件的完整性。將信息化建設與檔案管理結合起來，在單位內部進行信息化管理，既能避免以上問題，又能降低儲存空間和管理難度，還有利于維護好的檔案儲存環境。

（二）有利于提升檔案管理效率

檔案的查找、排序、核對在傳統的檔案管理工作中主要依靠工作人員手工完成，而這種管理模式往往造成檔案管理中的差錯，在海量的檔案中查找會增加工作難度，嚴重影響機關檔案管理效率及質量。新形勢下，把信息化與檔案管理結合起來，不但可以緩解人力資源的不足，而且可以簡化檔案查詢過程。按照信息化、智能化的要求完成檔案的管理，既可以降低人力成本，又可以促進單位各項工作的快速開展。

（三）有利于提升單位信息化水平

檔案工作是事業單位綜合管理工作的一個重要環節，加強檔案管理信息化建設，不但可以促進事業單位信息化的發展，也可以加速事業單位信息化建設發展水平。同時，也能促進單位建立健全的綜合信息化體系，真正促進事業單位的高質量發展。