高校教學管理信息化的戰略思考

吳 冰 吳 平

1.北京郵電大學 北京 100876；2.南京工業大學 江蘇南京 211816

高校是人才培養的重要陣地，隨著時代的不斷發展，社會對人才的需求也發生了相應的改變，而這就要求高校對教學管理適時加以調整。當前，高校教學管理水平雖然得到了整體提升，但是由于信息化建設緩慢、信息管理效率低、信息協調困難、組織管理不適用等原因，導致教學管理結果依舊不盡如人意，長此以往，勢必會對高校教學管理工作開展造成一定阻礙。因此，為了更好地促進高校教學管理工作開展，在當前背景下必須從高校教學管理信息化的問題現狀著手，對高校教學管理信息化的體系構建予以探討。

一、管理信息化的概述

(一)概念

管理信息系統需要借助于信息處理功能，其工作管理具體可以概括為首先對數據信息加以收集，然后對數據信息加以處理，最后對數據信息加以儲存。通常而言，管理信息系統主要會以網絡技術為基礎，以先進的管理思想為根本，無論是訪客還是管理人員，都可以在被允許的條件下進入系統界面，基于自身需求，獲得相應的數據信息。管理信息系統在實際運行過程中，其所需的支持主要包括軟件、硬件支持及內網支持。除此之外，為了使管理信息系統操作更為便捷，主要可以將其分成四個模塊。一是決策支持模塊，決策支持模塊具有優越的數據分析能力和人機交互能力。與此同時，為了使決策支持模塊的決策準確性得以提升，必須根據已知信息構建相應的信息模型。模型主要可以分為兩類，一類沒有任何規律可言，另一類相對固定，但是缺乏穩定性。二是系統控制模塊，該模塊的作用較大，其關乎高校的管理系統是否迎合現代化信息管理模式的發展方向，在該模塊中常見的系統控制方式有現場總線、分散控制和集中控制三種。信息化、自動化是未來辦公的一個重要趨勢，管理者順應這種趨勢，通過對資源調配、流程優化等方式，使所有工作能夠構成一個整體[1]。在這樣一個整體中，能夠使信息更好地實現共享，而這對于管理效果的強化是極為有利的。

(二)特點

管理信息系統的特點，主要可以概括為以下幾點。一是管理人員可以基于特定需求在較短時間內獲得所需的信息，進而能夠更好地掌握為未來發展方向及竅門；二是人機系統不僅技術性較強，而且具有良好的人性化特點。借助人機系統，管理人員能夠更好地施展拳腳，確保能夠使管理效果最大化；三是在管理信息系統中存在的內容比較多，其囊括的范圍比較寬泛，具有顯著的綜合性特征，這一特征就要求管理人員在系統使用過程中要對進展情況實時加以關注，以便適時對其加以調整；四是管理信息系統不僅需要先進的信息技術作為支撐，而且需要科學的管理方法提供保障，只有這樣，才能為管理者科學決策奠定良好基礎[2]。

(三)結構

高校信息管理系統之所以具有較強的管理優勢，主要歸功于管理系統中結構的完整性，所以作為管理人員首先就要確保該系統能夠正常運行，而且要保障系統得以優化設計。在結構構建過程中，信息源是必不可少的重要構成部分，主要負責數據信息的收集工作。信息源在數據信息收集完成后，會將收集到的數據信息傳輸給處理器，處理器再對海量的數據信息加以處理加工，以此來為管理者決策制定提供依據。

二、高校教學信息化管理的問題現狀

(一)組織結構缺乏適用

經過幾十年的發展，當前高校信息化管理組織結構已相對成熟，且管理方式比較常見，即分級上報且管理崗位眾多，基于這種情況下，當面臨一件管理事項時，高校內部門與部門之間需要進行溝通，或者以會議的形式進行討論，最終才能確定，這樣一套流程下來，需要耗費大量時間。雖然精細化管理可以在一定程度提高管理效果，但是如果管理過于精細化，也會成為一種阻礙，如果這種阻礙一直得不到解決，勢必會對信息互通、資源共享造成一定阻礙。由此可見，現有的組織結構已經沒有辦法為信息建設提供足夠的力量支撐。

(二)系統缺乏穩定性

我國從20世紀末就開始步入信息化教育的道路，之后各大高校也踴躍加入信息化教育建設隊伍中。在信息化教育初級階段，由于高校招考數量較少，教學管理壓力相對較小，使得管理系統設計較為簡單。而隨著高等教育改革的不斷深入，高校招考人員日益增多，教學管理壓力日益增大。在此背景下，高校傳統管理模式下的管理方式已經無法迎合現當代高校教育教學的實際要求。但是管理系統又是確保教育教學工作正常開展的基礎和保障，所以在實際工作中就不得不使用管理系統，這會使管理系統面臨更大的壓力，會陸續出現系統漏洞，而這勢必會對系統管理效率造成不利影響。而系統一旦出現崩潰現象，會導致數據丟失或損壞的風險成倍增加，之后即使進行系統修復，也很難使數據恢復到正常狀態[3]。

(三)信息協調存在困難

高校的教務系統一般是根據內部部門或者崗位職責等進行分類的，這樣雖然可以使各部門職責劃分更為明顯，但是也會使各部門只注重于自身工作，即使一些部門存在職能交叉形式，但是這些部門在工作過程中也會側重于本部門的主要工作。各部門對于相關管理工作缺乏積極、有效的溝通，又沒有從全局出發關注教學管理進度，而這也使教育部門不僅需要被日常工作所煩擾，而且需要花費大量時間、精力對各個部門的工作予以協調。由此可見，信息協調存在困難勢必也會對信息化建設造成一定影響。

(四)信息管理成效偏低

信息管理成效偏低是高校教學管理普遍存在的現象，而要想有限應對這一現象，必須找出這一現象產生的根源。高校結構組織復雜，各個部門又缺乏溝通協調，從而致使各個部門之間的工作相互影響。例如，學生如果需要對自己的學籍信息予以變更，則要第一時間登錄教務系統提出申請。管理部門要根據教務系統申請立即為學生修改，修改后再將學生信息放置到相應的班級中。如果管理部門沒有及時按規操作，會導致教師無法查看該同學的信息，這就會對高校學生信息的報送和考核等產生不利影響。

(五)傳輸渠道相對閉塞

信息傳遞順暢與否會對教學管理效率產生直接影響，但是從當前的現狀來看，高校由于缺乏對于現當代信息管理技術的充分認知，所以在展開管理工作時很難將現代管理技術的優勢展示出來，正因為缺乏現代管理技術的有力支持，使得業務整合、資源共享等相關工作效果欠佳。當前已經有不少高校意識到這一問題，并積極借助移動技術、網絡技術進行創新，但是管理效果并沒有得到改善。除此之外，還有許多部門在教學管理過程中只專注于本部門工作，而對其他部門工作遇到的問題及進展缺乏關心，而這也是導致信息傳輸渠道閉塞的一個重要原因。

三、高校教學信息化管理的體系構建

(一)需求分析

為了增強信息化管理體系建設效果，高校必須對信息化管理體系建設需求加強了解。具體而言，主要包括功能模塊需求和系統結構需求兩方面內容。首先是功能模塊的需求，在信息化管理體系中各模塊發揮的作用以及需求存在明顯差異，所以管理人員只有在充分了解各模塊需求的基礎上，才能夠發揮出教學管理系統的作用。而不論是教學管理系統的改進抑或是設計，都必須遵循以人為本的基本原則。具體來說，可以通過增加口令、添加代碼、修改權限等方式，對于系統模塊加以維護，確保系統始終處于管理人員的控制之下，這將會對使用人員提供更大的便利性。如系統中的學生模塊主要涉及選課、學費繳納以及注冊等方面的信息；教師管理模式主要負責教師的教學科目、薪酬、補貼等信息；課程安排模塊主要負責課程的分配及調整；教學計劃模塊主要負責今后一段時間的教學安排；考試管理模塊主要負責考試方案的制訂，這一模塊不僅需要向學生提供關于考試的明確信息，如時間、地點等，而且在閱卷完成后學生的考試成績也會上傳至該模塊中，這就為學生了解考試方面的相關信息提供了諸多便利。

教學評價模塊主要負責評價方案、標準的公布，在考評結果得出后，也要及時公布到系統中，以此來更好地接受各方監督；二是系統結構需求。功能全、適應性強是系統結構的優勢所在，所以高校管理人員要對其重點關注。通常而言，高校教學管理信息系統主要由B/C結構和C/S結構構成，其中C/S結構涵蓋所有的部門崗位，主要負責實踐管理、考試管理、課程管理、教師管理、學生管理、教學質量管理、教學計劃管理、系統維護等。B/S結構涉及的主體主要包括訪客、教師、學生。訪客通過登錄系統，能夠知曉教學條件、課程設置、學生培養計劃等。學生通過登錄系統，可以借助系統完成各類信息的查詢或者課程選擇等操作，而教師可以借助該系統完成學生成績錄入、結果查詢等；高校部門或者科室借助該系統可以提供資料、公布成果、管理設施、優化機構、發布公告等[4]。

(二)體系框架

要想確保教學信息管理系統得以充分發揮作用，高校必須對教學信息管理體系框架加以完善。教學信息管理體系框架主要由數據流和軟件平臺兩部分構成。在實際構建過程中，高校需要進一步明確構建的目標，教學信息管理系統的主要作用在于對學校內學生以及教師等人員的服務，所以要盡可能地提升系統的可操作性，使系統更加簡潔明了，從而為高校廣大師生提供更多的便利?；谏鲜鰩c考量，高校需要面向服務的構架，即SOA系統，這套系統是由J2EE和Java技術聯合打造，在這一系統構架上打造軟件平臺，可以使軟件平臺具有優越的協調能力。但是必須注意的是，軟硬件平臺之間無法直接結合，而是需要一定的連接媒介，進而提升硬件平臺與軟件平臺之間的交互性，同時可以借助統一服務接口的方式提升教學管理效果。但是綜合考慮到一些學?？赡懿痪邆湎到y開發實力，所以必須尋求相應的合作伙伴，以此來確保教學信息管理系統得以更好的開發。在實際開發過程中，需要遵循以下四點開發原則。一是要有較強的實用性。教學信息管理系統開發的目的在于為全校師生服務，所以實用性是其不可或缺的重要屬性?；诖?，管理人員可以將微博等作為網絡基礎，為高校師生提供各類信息的查詢渠道，師生只需要智能設備以及網絡，就能隨時隨地從系統中查詢到自己所需要的信息。而當教學計劃、教學安排發生改變時，高校也能及時在系統公布變更結果，以此來使所有師生能夠及時周知此事；二是具有較高的安全性。安全性是所有工作開展的基礎，教學管理工作自然也不例外。為了降低學校信息篡改、外泄風險，必須對系統的安全性加以提升。管理者不僅可以在系統中設置防火墻、訪問權限，而且可以設置身份驗證功能，這樣就能使惡意侵入行為無處遁藏。不過即使系統安全性得以有效提高，高校也要對管理數據做好備份，以防萬一；三是要具有良好的兼容性。隨著信息技術的不斷成熟，高校教學信息管理系統也要做好升級換代工作。為了此后升級換代工作的更好開展，高校要確保管理系統的兼容性要求；四是操作與維護的便利性，高校信息管理系統向全體學生開放，所以在某一時期可能會出現訪問量激增的現象，在此背景下，如果系統負載能力較低，會導致系統出現崩潰或延遲現象。管理者要盡可能保證系統操作頁面的簡潔性，最大限度縮減系統操作步驟，以此來起到提升系統負載力的作用。只有在滿足各類要求的前提下，系統生成的數據流程在能夠得以保障[5]。

(三)保障措施

若要確保教學管理信息化水平，高校首先就要做好信息化平臺的保障，具體來說，主要包括組織、制度、思想等幾個方面。第一，高校管理人員應當從思想上提升對于教學管理信息化的認識并對其形成科學的認知，在此情況下，廣大教職工也會受到高校管理者的影響，產生思想蛻變。與此同時，要做好宣傳工作，具體宣傳工作主要包括兩種，一種是利用微信、微博等線上平臺推送教學管理信息化的宣傳內容，另一種是通過線下張貼宣傳標語的方式予以宣傳；第二，要做好制度方面的保障，高校應當從本學校的實際出發，強化關于制度的建設工作，首先從管理職責方面入手，做好各項管理工作的梳理工作，防止各部門職責出現交叉現象，各工作人員出現一人多職現象。與此同時，高校要定期開展專題講座，對每項工作的要求及內容加以詳細講解，以此來理清教職工的工作思路，確保教學管理信息化工作得以順利開展。其次，要對管理流程加以改進。高校管理者要根據自身實際，對教學管理流程予以設計，并且要在教學管理流程落地后對其應用效果加強關注，如若發現問題，要在第一時間調整。再次，要對獎懲機制加以優化。通過口頭、物質獎勵等方式，對教職人員予以激勵；通過降職、通報批評等方式，對教職人員予以警示，以此來確保教職工能夠更加規范地落實教學管理信息化的各項舉措。最后，要對監督機制加以完善。高校要安排專門工作人員對教學管理信息化的過程予以監督，在監督過程中一旦發現違規現象，要立即將工作叫停，并幫助其立即改正，徹底改正后才能重啟教學信息管理工作[6]；第三，要做好組織保障。高校要以項目的眼光看待教學管理信息化，聘用專業人員擔任這一項目的經理，同時在經理下面要設置數據庫開發顧問、系統構建顧問、業務流程分析顧問三個崗位。其中業務流程顧問負責的工作包括業務反饋、流程監控、數據采集等，主要由各個職能部門的人員構成；系統構建顧問負責的工作包括系統維護、系統設計、系統分析等，主要由網絡人員或管理人員負責；數據庫開發顧問負責的工作包括信息搜集、錄入及分析。通過上述多方共同協同，才能更好地推動高校教學管理信息化項目開展。

結語

綜上所述，信息化是高校教學管理的一個必然趨勢，只有實現教學管理信息化，才能切實提高教學管理的效率及規范性，而這對于高校教學管理現代化發展是極為有利的。因此，在日常教學管理工作中，高校必須對教學管理信息化工作加強重視，從當前存在的問題出發，通過開展需求分析、體系構架、組織保障等舉措，切實提高教學管理信息化體系構建水平，進而更好地促進高校教學管理工作開展。