試論藝術院校檔案保護機制的建設

田磊

（作者單位：中央戲劇學院）

為更好地開展藝術院校檔案管理工作，充分利用好檔案資源，實現檔案事業的可持續發展，對檔案資源的有效保護是藝術院校檔案工作的重中之重。那么，建設和推行完善的檔案載體保護機制是實現檔案安全的決定性科學措施。

一、藝術院校檔案概況

藝術院校在正常發展中會形成必要的歷史檔案，是學校“各項活動而積累、形成的具有保存價值的文字、圖表以及電子信息等不同載體信息的總和”。

藝術檔案是藝術院校檔案的重要組成部分，是學校成長和發展的歷史見證。由于藝術檔案是隨著院校的產生和發展而不斷積累的，其中包括學校的科研、教學等活動的記錄，還包括學校不同時期的歷史情況如增、減設專業、課程具體安排等一系列的內容。藝術檔案還反映了學校的師資力量、教學水平、學校的教育特色、文化藝術發展等諸多特點。由于藝術檔案涉及諸多教學檔案，里面體現著豐富的教學經驗，具有相當的借鑒作用，學校可以以此來“對學生開展藝術輔導，利用檔案中的聲像材料進行觀摩學習、示范教學，編定新版教材與教案”，推動教學工作的向前發展。由此可見，藝術檔案不僅是學校改善教學質量、修訂決策、開展教學評估的重要依據，也是“推進重大科研工作的必要條件”。另外，藝術檔案本身具有的藝術特性是無可比擬的。藝術檔案通過教學過程中體現出來，比如藝術檔案中的聲像資料，可以說是學校科研、演出、教學中的藝術精華，擁有很高的價值。

目前，國內藝術院校的檔案內容確實比較多、數量也不小。“藝術院校的檔案經過幾十年的建設，已經形成了比較完整的獨立體系，其發展規模與信息占有量已經十分可觀，綜合開發的基礎與能力已經有了很大的提高。”但是，面對日益增長的檔案生成量，藝術院校切實保護好自身檔案特別是藝術檔案也是學校未來面臨的重要挑戰。

二、藝術院校檔案保護的制度性建設

藝術院校是眾多高校中的一部分，雖然不占主體，但是每年在各項活動中積累、形成了具有保存價值的文字、圖表以及電子信息等不同載體的各類檔案特別是藝術檔案也是數量巨大的，而且也是逐年遞增的趨勢。如何有效管理和保護日益增多的檔案是目前藝術院校必須面對和需要處理的嚴峻考驗。針對挑戰，面對寶貴的檔案財產，各大藝術院校為切實做好對本校檔案的管理，避免造成無法挽回的損失，根據本校實際情況，及時采取并執行有利于本校檔案工作順利開展的保護措施。這當中首先是在制度性上的建設，就是制定本院校相關檔案管理辦法，通過相關辦法實現對本院校檔案的有效保護，這也是藝術院校建立檔案保護機制的重要一環。

（一）檔案保護制度與法律法規的制定

國家已經出臺了權威性的《中華人民共和國檔案法》《普通高等學院檔案管理實施辦法》《藝術檔案管理辦法》等，因此，各大藝術院校基于以上條例都適當性的做了調整，根據實際工作中遇到的問題或者及早發現的隱患，制定出了本校切實可行的檔案管理辦法，這些辦法的實施都對各自檔案的保護起到了指導性的作用。比如，一些藝術院校在保護檔案的制度性建設上可謂科學縝密，為加強檔案工作建設，推進學院檔案工作標準化、信息化管理，科學有效保護學院檔案資源，學校會根據有關規定，結合本校實際情況，制定相應的綜合檔案管理辦法或者更為具體、細節的比如演出檔案管理實施辦法或人物檔案管理實施辦法等。隨著社會發展，檔案的維護要求也在提高，那么相應的制度性建設也要同步，在內容上要與時俱進，不斷更新，以適應檔案發展的新趨勢。

（二）執行與完善

目前，全國各大高校乃至藝術性院校在檔案資料的保護上執行力度總體上仍不夠理想。相當一部分專職人員對藝術類院校檔案管理工作認識不足，認為檔案管理就是裝訂、保管等簡單性事務工作，也無學術研究意義，能夠做到滿足本校內部門的查檔順利。個別藝術類院校未完善對管理人員的崗位職責的內容制定，或相應的規章制度內容不夠全面，甚至僅有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中落實不到位，嚴重影響檔案管理工作的規范化發展。由于各方面的限制，一些學校缺乏信息化管理，工作效率堪憂。值得深省的是，很多藝術院校缺乏專門性檔案管理人才，專業素質不夠理想。隨著高等教學事業的迅猛發展，學校的檔案管理人員配備明顯不足，一些領導消極地認為檔案管理工作可有可無。檔案部門作為“冷部門”，升遷難度大，任職職工也缺乏積極性和主動性。雖然總體上全國高校以及藝術院校在管理制度上制定還是到位的，但是也不能忽視部分院校工作上的不足和問題。當然，大多數藝術院校無論是領導層還是基層都比較重視管理制度的執行，并嚴格對檔案管理人員進行教育與引導，重視對有關人員在管理制度上的培訓，也以此作為對職工工作考核的重要依據，同時在執行過程中發現問題和不足，逐漸完善更新本院校的檔案管理制度或辦法，使之適應現代社會檔案維護不斷發展而提出的新要求，實現與時俱進的良性循環。說到這里，存在執行力不足的院校必須要重新重視起來，不僅要加強對職工的制度性培訓，更要嚴格對其考核，這樣才會有效緩解乃至徹底解決目前的問題。

三、藝術院校檔案保障的技術性建設

藝術院校檔案保護的機制性建設不僅要有制度上的建設，還要有技術上的建設，兩者缺一不可。在技術上的體現主要反映在根據檔案的成分與狀況所采取的安全防護措施。總體上說，檔案保護工作在技術上要做到全面性，涉及檔案整個流動過程中，在檔案管理的各個環節。技術措施要科學合理，要切實防止檔案的損壞，維護檔案的完整與安全。不同載體的檔案材料，其保護性的要求是不同的，技術上要充分滿足，實現檔案長久的使用壽命。很多時候，對待檔案要以防為主，防治相互結合。技術上及時采取有效措施，避免檔案的損毀。倘若檔案無法避免地發生損傷，也要迅速進行妥善治理。

這些年，藝術院校在技術上的建設投入了大量的財力、人力、物力，對傳統的管理模式也進行改革、創新，以前以手工操作為主，現在大量推行信息化運作。針對檔案載體要求具備恒溫、恒濕、防蟲的保存要求，在設備管理、儲藏空間、環境監控等方面均做了大量實際性的技術工作。針對普遍資料采用紙質型，缺少大數據匯總的情況，進行大規模數字化的現代化管理和存儲手段，從而對檔案數據起到了有效地保護，也更便于利用、調取。

（一）檔案載體保護技術的運用與推廣

檔案材料的使用壽命畢竟有限。檔案制成材料以及保管條件都是影響因素所在，保管條件方面比如氣候問題和保管場所等，這種內在因素和外部因素相互結合，會引起檔案材質的迅速變化，進而縮短其使用壽命。倘若未經科學、有效的防護措施，各類檔案包括藝術檔案等寶貴的學校財產將難以長期保存。目前很多藝術院校已經認識到這一點，通過先進技術的大量應用，用于“防止檔案受損，延緩檔案褪變和搶救、修復受損檔案”。

針對不同檔案載體，廣大藝術院校依據科學理念采取相關技術予以妥善對待，最大限度地為檔案實體提供保護。

1.針對紙張檔案類，在用紙選擇上，我國藝術院校普遍遵守國家制定的要求和規定，以《信息與文獻 文獻用紙 耐用性要求》（GB/T24423-2009）和國家檔案局制定的《文字用紙耐久性測試法》，為選擇檔案紙張的基本依據，避免使用不適宜長久存放的紙張。選擇合適紙張作為檔案用紙，是檔案保護的第一步，接下來就是為檔案紙張的保存創造良好的環境，通過添加和科學布置技術設備來提供適宜的溫濕度，防止光和空氣污染物對紙張的損壞，利用除蟲、驅蟲設備，有效殺滅有害生物，另外就是實施工程化管理，對檔案紙張開展科學性的搶救與修復工作。對于紙張上的字跡，考慮到影響的因素很多，為了保護好檔案字跡，很多藝術院校采用先進技術做到防水、防塵、防有害氣體、防熱等等，盡最大限度地保證字跡的長久留存。

2.對于膠片、照片類檔案，藝術院校積極采取有效的科學措施，力求克服會導致檔案損壞的不利因素。比如對于膠片、照片的裝具材料有嚴格的要求，在挑選材料中以紙張、塑料、金屬為主，但也是經過精心挑選和特殊加工后的。針對存放的庫房，也運用科學的技術加以管理，包括控制溫濕度，按照國家檔案局1987 年頒發的《檔案庫房技術管理暫行規定》對其實施保護措施，通過安裝空氣調節機和除濕設備等予以實現，除此以外，嚴格防止陽光照射，保持庫房空氣、環境雙干凈。

3.對于光盤檔案等，一些院校根據其材質同樣在溫濕度、空氣污染以及使用頻率上加以嚴格的管控。

4.害蟲和微生物的預防。害蟲一直是檔案保護和預防的重點對象，如果不加以驅離殺滅，這些害蟲會啃食、蛀損、污染檔案載體，造成檔案無法彌補的重大損失。這些年，隨著科學技術的發展，對害蟲的防治技術有了長足的進步。通過設備控制存放檔案的室內溫濕度，能夠有效抑制其生長和產卵乃至導致死亡。對于入庫前的檔案，一些藝術院校會采取冷凍方法，即將允許放入冷庫的檔案放置其中進行相關處理，能起到很好的滅蟲效果。在庫房的建設上也依據科學保存的理念，采用鋼筋水泥或石質結構，在滿足抗震、防水、防火等技術要求的同時，還能有效預防蟲、鼠的侵害。另外，室內還會放置藥物和化學劑等進行預防滅殺。這些年，隨著科學技術的發展，對害蟲的防治技術有了長足的進步，遠紅外線輻射殺蟲、微波輻射殺蟲、氣調殺蟲等新技術開始在院校檔案保管中予以逐漸采用，效果也確實比較理想。對于微生物的防治，方式與方法與滅蟲有相通的地方，比如控制溫濕度、藥物防霉、庫房衛生消毒等，除以上手段外，物理滅菌和化學滅菌技術的應用對于很多藝術院校有效殺滅對檔案有害的微生物，作用也是非常明顯的。物理滅菌包括冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等，化學滅菌包括酒精滅菌、甲醛滅菌、肉桂醛滅菌還有臭氧滅菌等。

5.隨著科技的發展，檔案載體的多樣性和趨向性越來越明顯，當今社會，磁帶、磁盤、磁卡等大量使用，特別是磁盤（軟盤、硬盤），甚至大有成為生產生活主要的存儲途徑。當然，也就衍生出了大量磁性載體檔案。針對這些檔案的保護，必須采取嚴格的科學技術，否則必然無法有效保存。一些院校，不僅對設置存放環境有嚴格的管控，通過先進設備有效控制存儲場所的干燥、清潔、通風，而且會將磁性載體檔案放置于防磁柜予以妥善保管，避免受到消磁影響而數據丟失，在使用上也避免磕碰、擊打等暴力方式，以正確科學的方式對其進行讀取使用，有效維護重要數據。

6.檔案的數字化和“信息化建設”已是當今時代發展的必然趨勢，在傳統檔案的保護上是非常科學、務實的舉措。隨著信息技術的迅速發展，信息技術在社會生產、生活中的應用越來越深入。針對檔案，特別是藝術檔案的有效保護，藝術院校檔案管理工作中的信息化改革必然是適應發展趨勢的需要。進行資源的信息化建設，在此基礎上，全國各大藝術院校為保護本校檔案資源，都已經在有序開展檔案數字化階段性工程，利用相關的多媒體錄入設備將膠片、劇照、紙質、實物類等不同載體展開數字制作工作，將其轉化為電子檔案并備份，以信息網絡平臺為核心，建立起了可以覆蓋院校整體的檔案信息庫，并進行系統性管理，簡化院校內部的流通渠道，不僅使查閱和利用更為快捷與方便，更有利于最大限度地降低直接使用原件的頻率，進而盡可能避免在使用過程中造成各種形式的損耗或毀壞，對檔案原件起到了實質性的保護，有利于延長檔案的使用壽命，這也是當今乃至未來無論是在教育領域還是其他社會領域基于檔案保管工作的普遍做法。

7.建立檔案災害預警系統也是目前很多院校采取的有效技術手段。在檔案管理場所設置預警監測，建立完善的檔案災害預警監控系統，通過各種監測設備收集有關信息，包括門禁系統、視頻實時監控系統、消防監測系統、防盜報警系統、入侵報警系統、專用通信系統與公安、消防等部門報警聯網系統等等，這些系統的互補設置能夠全面實現對檔案庫藏安全情況的實時監管、預警預報和對危險情況發生的有效補救。面對突發情況，很多藝術院校也非常重視檔案修復工作，力保損失減到最小。

面對紙質檔案的損傷，諸如泥斑、油斑、蠟斑、霉斑等斑跡、斑塊，通常采用“干法去污、濕法去污、氧化去污”等技術方法，具有明顯的去污效果，過程中對檔案造成二次損傷很小。而對于有殘破或者年代久遠而脆弱的紙質檔案來說，一般會采用“修補和托裱”技術，這也是對紙質檔案常見的修復方式，主要是利用漿糊之類的黏合劑，運用上述方法，把專用的紙張通過補或者托裱的形式，已實現原檔案的耐久性。紙質檔案自身還會存在一個不容忽視的問題，就是由于長期放置，在一些因素的影響下，其中的字跡會隨著時間的推移產生擴散、褪色等現象。根據實踐經驗，多數藝術院校會采用“物理法顯示字跡、化學法恢復字跡”這兩類技術方法也是目前比較有成效的修復手段。紙質檔案除以上面臨的情況和問題外，還要面臨酸化風險，紙質酸化后會變黃變脆，所以目前一些高校也會采取去酸技術進行紙質檔案的維護與修復。總之，紙質檔案的修復要考慮各種因素，對癥下藥才能有的放矢。

面對音像檔案載體的問題，如何有效修復，這是藝術院校面臨的現實挑戰，因為藝術教學與表演，藝術院校每年都會形成大量的音像檔案，這些檔案都是院校寶貴而獨具特色的財產，如果因為損傷無法修復導致檔案失去價值，這對學校來說是巨大的損失。我們知道，音像檔案以膠片檔案、磁性載體檔案居多，也是相對脆弱的載體形式。比如膠片，由于長期放置，如若不去精心維護，膠片很容易發生變形、硬化、韌性變差、褪色等等。面臨這種情況，一些藝術院校的工作人員還是很有經驗的，通常采取去塵與去污的方法，以及消除劃傷、折痕、恢復褪色黑白影像等技術舉措，這些技術手段的合理使用對于問題的改善還是很有成效的。而對于磁性載體檔案來講，專業性要求會更高，比如針對磁帶上的污斑，一般會采用四氯化碳、氟利昂這樣的有機溶劑來消除，由于磁帶非常脆弱，清除過程中需要小心謹慎。面對磁帶復印效應，也要根據實際情況予以解決，包括將磁帶放在低溫位置，有利于減弱復印效應，還有經常倒帶也能有效打斷復印效應。如果磁帶受到損傷，磁帶斷裂，只能采取剪接的方式進行修復，這需要工作人員縝密的手法，對于這樣的修復要求，很多院校也在培養手法過硬技術人員。

檔案數字化后雖經過備份，是比較穩妥的保護舉措。但是，在使用原數據或備份數據時，因各種突發性因素可能會導致數據的部分缺失或全部缺失。那么，雖然定期備份不失為一種預防性手段，但是掌握數據恢復技術也是檔案管理人員必須了解或者具備的工作技能。目前，一些藝術院校也在開始在自己的檔案管理機構中開發或者使用第三方數據恢復系統，包括嘗試使用“WinHex、R-Studio、FinalData、EasyRecoery”等數據恢復軟件，遇到突發事故發生后，利用電子系統予以數據的技術恢復，減小數據丟失帶來的損失。

（二）工作人員培訓與實踐

藝術院校大量采用新技術用于檔案載體的保護，使檔案在使用壽命上得到保障。但是，要想順利實現這一目的，負責檔案管理的工作人員就必須全面、熟練地掌握。現在的藝術院校隨著發展，生成的檔案載體多樣，保管的技術要求性越來越高，非常需要建設一支具有現代化科技知識和業務技能的檔案管理隊伍，這支隊伍必須要掌握相應的技術操作與管理能力，才能有效保障檔案的安全。

這些年，全國各大院校特別是藝術院校，紛紛認識到檔案教育的重要性，陸陸續續開展對工作人員的相關技術培訓，很多院校的檔案管理人員已經具備扎實的理論知識、科技知識和現代化的管理手段，他們當中很多人不斷學習、優化自身知識結構、并且越來越重視計算機技術和數字信息的學習掌握，這也是新形勢下檔案工作的必然要求。一些藝術院校定期組織有關人員參加國家檔案權威機構舉辦的相關培訓，涉及很多檔案保護領域的技術性知識。這些培訓班的順利開展，能夠大大提高藝術院校的檔案管理人員的整體水平。除參與國家檔案機構培訓外，還有一些院校也自發性的組織人員培訓，通過培訓，從事檔案的管理隊伍人員在水平和保護意識上都得到增強。一些藝術院校，在開展技術性培訓過程中，為保證和提高培訓質量，會進行相關師資和教材方面的建設，在對檔案工作人員培訓時注重理論聯系實際、學以致用，特別是針對檔案保護領域的新知識、新方法，在實踐中講究實用性。在教材上非常關注相關技術發展的新動態，以此滿足本院校有關人員學習提高的需要。

還有一些院校，為了穩定隊伍力量，保證隊伍的總體水平，對其進行的教育培訓進行了制度性的保障，對檔案人員的技術培訓有了規章可依，這項舉措其實對檔案部門的人力資源總體質量是非常有促進的作用。當然，藝術院校更是在培訓的形式、途徑和組織方式上都在不斷嘗試、改進，培訓更注重實效性。很多院校根據自身實際需要，在檔案保護技術的培訓中也會選擇更為務實的內容，比如基于需求選擇當前更為需要的學習領域。比如，如何有效開展對膠片、照片等載體形式的檔案保護、紙質檔案如何有效防潮、磁性載體檔案（U 盤、移動硬盤和數碼存儲設備等）的數據恢復等等，這些培訓是工作中急切需要面對和解決的，這些務實的培訓能夠切實的解決實際問題，避免檔案的損失，更能調動培訓人員的積極心理，實現良好的培訓效果。有的藝術院校還會組織專題講座形式，不定期的聘請一些檔案專業人員來進行培訓講授，當然這種活動有必須參加也有自愿參加，有關人員通過職責參與或者興趣參與，均能獲得業務上的提高。還有的藝術院校也會開辦檔案保管領域的研討會，也會組織檔案人員在實踐過程中就遇到和預防的問題進行討論與交流，這種形式也非常有助于檔案工作人員的現實問題處理能力。總之，現在大多數藝術院校正在給檔案管理人員更大的發展平臺，努力讓其獲得職業能力的提高，在培養檔案人員檔案的保護意識和知識積累上均作了實質性的舉措。

單件檔案損傷或小部分損傷對于院校來講就已經不是小事，如果面對毀壞性更強、規模更大的災害，比如：水災、火災、地震、臺風、泥石流等，那就是滅頂性的檔案災害了。面對如此多的檔案素材，特別是藝術檔案對于藝術院校來講是尤為的珍貴，過硬的人員素質以及臨危不懼的處理能力，才是保護和搶救檔案的重要保證。很多藝術院校對此非常重視，不定期地就會組織開展相關業務培訓和演習演練，對檔案工作人員講授檔案災害的主要類型及危害，讓工作人員充分清楚認識災害對檔案的危險性。檔案館（室）普遍設置了預警監測系統，有關人員也參與了相關操作與使用上的培訓，力求所有人員均可熟練掌握系統的使用，從而實現人和系統共同對檔案的安全守護。預先設置檔案災害應急預案，并讓所有檔案管理人員熟記在心，使參與者一旦遇到突發狀況或災害發生而臨危不亂，有序開展對檔案的補救措施。針對災害發生后如何對檔案采取正確的施救措施，很多藝術院校根據自身檔案載體的實際特點和檔案規模情況，制定了適合本院校的應急情況下的搶救原則、搶救流程等等，其中搶救原則多以先重點后一般為主，也就是先搶救珍貴、重要檔案，再進一步搶救重要性次之的檔案，這是緊急情況下以最大限度的挽救損失的務實策略。在搶救流程上，根據檔案的受損情況制定切實可行的搶救方案并及時執行，具體內容各院校皆有不同，但均以科學務實為主導。在對檔案部門管理人員進行專門性的業務培訓與定期考核后，從事人員在搶救原則、流程上均有了明確認識，避免事發后無法迅速開展有效營救行動，進而實現貫徹與執行的最終目的。

四、結語

藝術院校的檔案機構不僅應當執行完善的檔案保護領域的制度、辦法以及法律法規，還應當采用先進的檔案保護技術，工作人員要定期培訓，這是一項長期的，不斷與時俱進的大工程。檔案材料的保護決不可輕視，因為它的唯一性決定了的珍貴價值，因此，必須建立和擁有現代化、系統化的保護機制，才是現代檔案事業發展的硬性要求。隨著高等教育的迅速發展，藝術院校的檔案管理專業訴求只會越來越高、挑戰勢必越來越大。