ERP信息化建設對學校財務工作的促進

韋映琦

摘 要：在傳統的學校財務工作處理中，其多依靠財務人員人工錄入，不僅耗時，還增加了錯誤率。且隨著國家、社會對教育事業的愈發關注，相關的資金投入逐年加大，學校的規模、教育工作者等都在不斷的增加，在促進我國教育事業發展的同時，也對財務人員帶來了很大的工作壓力，原有的財務管理模式已然不滿足，結合現代信息化的發展，各種各樣的新型財務管理工具被應用到財務工作中。本文立足學校財務工作實際，著重探究ERP信息系統在學校財務工作中的應用，使其發揮解放人力、優化財務組織框架的作用，不斷提高學校財務工作質量和時效性。

關鍵詞：ERP信息化建設;學校;財務工作;存在問題;優化路徑

ERP系統在財務工作中的應用已經十分普遍，就整體市場情況來看，相較事業單位而言，企業的應用更廣泛、深入。學校作為事業單位的一種表現形式，在日常工作中也在不斷向企業靠近，借鑒其優秀的管理辦法，而ERP系統的使用，不僅利于學?？拷F代市場，還有利于學校提高自身管理能力，由此，本文對ERP系統在學校的應用研究，有一定的閱讀價值。

一、ERP信息化建設

ERP系統即企業資源企劃，最初定義為應用軟件，隨著其理論的不斷完善和企業應用的效果愈發顯著，逐漸被商業化，現已成為企業管理中的重要理論之一。ERP信息化建設，要基于現代信息技術的基礎上，結合大數據、互聯網+等信息化產物，為企業提供科學的數據信息支持。而今，ERP系統已經不僅僅應用在企業管理中，在事業單位以及其他機構組織中都會看到ERP系統的管理觀念。通過對ERP系統的應用，能夠幫助經濟組織重塑業務流程，實現規范化管理，最終提高企業的管理效率和經營水平。本文重點提到的學校財務管理，雖與企業不同，不以盈利為目的，但ERP系統的應用對自身內部管理來說，也起到了重要作用。

二、ERP信息化建設在學校財務工作中的重要性

（一）提高了學校財務管理能力

相對傳統人工處理數據的工作模式，引進ERP系統后的財務處理，極大的提高了學校的工作能力。信息化的出現，基本上實現了辦公自動化，但辦公自動化不是簡單的將線下工作轉移到線上，而是通過科學、先進的信息技術改變傳統線下記賬、入賬的復雜手續，由繁入簡，節省工作時間，創造更大的經濟效益。ERP系統是一款通用型的財務管理工具，必定首當其沖，在學校對其不斷進行應用時，一是能夠發現自身財務管理存在的問題，進而優化解決，二是能夠借助ERP系統為跳板，創建更適合自身發展的個性化管理平臺，不斷提升財務管理能力。

（二）清晰化學校財務狀況

具有事業單位性質的學校，其主要工作內容是提供教育服務，營運資金主要源于國家財政和學費收入等，雖不用為資金發愁，但是對學校內部而言資金的管理工作仍十分重要。對于學校負責人來說，自有資金存量是其對自身規模等的評判標準，也是其后期擴大招生、教學改建等活動的主要支撐。而通過ERP系統，能夠讓學校內部各項資源得以具體化、數據化，更清晰明顯的展現單位財務現狀，從而更好的確定未來發展方向，不斷提高決策的科學合理性。

二、ERP信息化建設下學校財務工作存在問題

（一）未正視ERP系統作用

對于學校來說，尤其是事業單位性質的學校，其主營業務是教育、教學工作，像ERP這類系統，屬于后臺輔助管理工具，且學校不需要為運作資金籌謀，其財務工作只需滿足日常經濟往來即可。因此，學校對ERP系統的運用，很多都是追趕潮流，為了跟上時代變化而已，于自身而言，尚未完全深入認識到ERP系統在財務工作中的優勢。此外，ERP系統的真正應用，需要得到學校領導的支持，發揮領導的權威性作用，但目前學校的領導雖具備專業的管理技能，但對于財務方面的工作不甚熟悉，像ERP這類財務系統，對基本的操作和學習并不多，這種情況下無法發揮ERP系統在財務工作上的作用。

（二）ERP系統應用不熟練

當前學校的財務管理模式不斷向企業靠近，愈發的市場化、制度化，ERP管理系統的應用，則是其向現代市場靠近邁出的重要一步，也是改善傳統人工核算模式的重要舉措，但在ERP系統的選擇上仍存在著問題。其一，由于ERP系統對于從事教育服務型的學校來說，關于相關的研究并非主要工作，而市場上提供的ERP系統具體類型卻有很多種，自身匹配度高的管理系統，對學校后期的核算范圍、部門工作等都有著很緊密的關系。例如系統中的側重點、模塊分解，包括后期升級時的系統過渡等細節問題，這些對具體執行人員都有著較高的要求，相關知識理論的不清晰，降低了ERP系統與學校的適配性;其二，ERP作為系統性管理工具，對部門、職員之間有著較強的邊界要求，根據組織框架劃分模塊等。但是由于學校受人員、規模等的影響，無法保證專人專崗，很多均是身兼數職，這種職位劃分無法滿足ERP系統的范式運轉，阻滯了財務工作的正常運行。

（三）人才隊伍缺失

與現代信息化的接軌工作，需要有專業人員推進，但當下學校普遍缺少應用型人才，除了掌握日常的財務處理外，還要掌握一定的信息科技。第一，就當下學校財務部門人員構成來看，很多都是招收的財務專業的學生，再加上學校的賬務處理并不難，只是不斷重復、略微枯燥，長期的復制式操作無法讓財務人員得到拓充知識框架的機會，更不利于學校向現代化靠近;第二，關于線上財務管理系統的入職培訓工作不到位，對于多數學校來說，都是在人員流動的時候招聘人才，缺少人才儲備的意識，且人員入職后受各種因素的影響。除非學校集體組織，否則充實自身、學習信息化新產物的時間和精力很少，缺少ERP應用經驗，無法真正熟練操作，難以展開日常的賬務處理，無疑增加了財務工作人員的壓力，難以發揮個人價值。

（四）資金支持度低

上述提到，學校的主要工作是提供教育服務，關于后端薪酬管理、資金管理等均是輔助作用，再加上有國家財政的幫助，學校關于財政建設方面自然缺少更多的關注。人力、物力、財力的支持力度不夠。人力主要是綜合性人才的輸入，上文已詳細解釋;物力則是足夠支撐的硬件信息系統，很多學校的計算機設施只是為了滿足線上溝通的需要，未考慮到對較大信息系統的承載力等問題，難以支撐ERP系統的實際運轉使用;財力則是指其關于該方面建設的資金投入力度不足，難以搭建起高質量的財務處理平臺。學校內部財務部門的整體信息化氛圍不強，無法推動其財務處理有質的進步。

（五）學校工作量驟增

隨著國家對教育工作的愈發重視，各大小學校也在積極響應國家政策，擴大招生、提高教學質量，越來越多的優秀人才加入了教師行業，除了教育事業蒸蒸日上以外，財務部門對于學校全員的人力財務管理工作量也驟增。比如目前學校數據十分分散，缺少系統管理，上級其他部門要數據如基本工資、薪級工資、績效工資一年總量等，以及人員分類數據如控制數、在編的、聘用的等，所有數據均是由人工錄入到表格中，通過匯總然后進行計算。這種核算方式雖然更加精確、細致，但不適用人數較多的情況，無法滿足全員要求。且在工作量日漸增大的情況下，難以保證數據的準確性和真實性，不利于學校財務管理工作施展，為此，對ERP系統的應用已然亟不可待。

三、ERP信息化建設下學校財務工作優化路徑

（一）普及基本ERP信息系統內涵

要想使ERP信息系統在學校中深度應用，就必須從學校人員的思維意識上入手，使其充分認識到ERP信息系統的作用，繼而積極主動的學習相關理念。首先，做好學校領導層、管理層的思想工作，向其普及基本的ERP信息系統知識，同時通過日常會議、宣傳手冊等手段，將ERP信息系統內容潛移默化的滲透到日常工作中。其次，ERP信息系統作為財務管理中的一種，其主要應用方面自然落實到了財務部門，尤其要重視財務人員的個人技能培養，同時打開ERP系統與學校其他財務系統的接口，實現數據高效傳輸，不斷提高財務工作效率。

（二）選擇適配度高的信息系統

ERP系統類型多樣，學校要想從整體上提高財務工作質量，就要篩選出匹配度強、性價比高的ERP系統。針對學校的教學模式和財務工作模式，其在選擇信息系統時要考慮到以下三方面因素：一是供應商質量以及后續服務質量。就當下學校發展現狀來看，多數學校不具備單獨研發財務系統的能力，那么在對外選擇時就必須注重系統建設的性價比，ERP系統內部涵蓋模塊多，前期投入資金較多，后期的維修、更新等都需要制度等的保障。因此，學校在選擇供應商時，可采用“招標選型”法，篩選優質ERP系統供應商，提高基礎系統質量;二是供應商的供應類型和思維模式符合教育行業對ERP系統的需求應用。學校與企業對ERP系統的需求有所不同，學校必須考慮到自身的屬性，在對企業進行借鑒時也要對供應商進行差異性分析;三是合理的價格和收費模式，受學校工作性質的影響，其在該方面的重視程度較低，學校必須重視供應商的收費形式和價格，形成供應鏈管理模式，保證ERP系統的持續運轉。

（三）引進綜合性人才

除了硬件系統的支撐，ERP系統主要功能作用的發揮還要依靠專業人才的推進，學校必須注重財務部門復合型人才的培養工作。對外，學?？芍苯右M具有ERP系統運用經驗的財務管理人才，明確人才招聘標準，打開招聘渠道，吸納專業化、年輕化的人才加入;對內，學校必須從整體上給到財務人員再學習、再培訓的時間和機會，通過內訓師、外部機構等形式為其傳授ERP系統的操作流程和要求，這批人員本就明確學校財務工作流程，提高其ERP系統的操作能力，能夠強化自身人才儲備，將個人價值最大化。同時，學校還可改善其用人機制，強化部門之間、職員之間的工作交流，提高財務數據信息的流動性，對于優秀財務職員安排深造、進修等獎勵。通過供血式和造血式雙重工作，全面提高學校財務人才質量，加大對ERP系統的應用程度，以此保障學校財務工作順利進行。

（四）加大財力、物力支持

學校要想改善當下財務工作現狀，對ERP系統的應用是重要的途徑，而學校ERP系統運用的氛圍感還需要財力、物力上的支持。其一，學校必須加大ERP系統建設資金支持力度，從塑造自身形象出發，提高學校知名度，擴大企業的資金來源，建立一定的資金管理模式，充分預留財務信息化建設的資金;其二，學校必須做好承載ERP系統運行的硬件設置建設，保證計算機質量，確保其能夠維系ERP系統的運行。

（五）合理設置ERP系統板塊

學校規模的擴大、招生人數的增加，帶來了更大的財務核算量，為此在基本ERP系統引進后，必須做好系統內部不同模塊的設置，使其能夠單獨運行，又能夠形成整體條例清晰的財務數據。第一，優化ERP系統的組織框架，按照部門工作內容對學校部門進行專業分工，相關財務方面的職位一一對應，明確基礎的組織框架和運行規范;第二，設置考勤管理系統，這是ERP系統中重要的子系統，結合學校個人休假、出勤、加班等制度，設置相應參數，使ERP系統能夠自動計算職員加班、請假后的薪酬構成，從而生成完整的考勤薪酬體系;第三，強化ERP系統運行時的動態監管，實現數據實時更新、財務數據共享。通過ERP系統將職員與財務管理進行聯系，便于學校職員查詢薪酬數據、績效數據等，同時財務部門也可通過ERP系統監督學校各部門、崗位的工作情況，以此確定職員的年終獎勵等，不斷提升學校管理質量。

四、ERP系統在學校財務工作中的應用效果

受現代經濟市場的影響和先進財務管理系統的普及，學校已經在不斷的摸索、試錯下形成了自身的ERP信息系統，其在學校的教學工作中、財務處理中也發揮了巨大的作用。

實現了系統集成化運行。ERP系統與學校其他系統之間的接口被打開，數據之間能夠高效傳輸，系統間可以并行運轉，ERP系統逐漸成為了學校日常的管理工具，這也是ERP信息系統最基本的職能，成為了集物流（學校固定資產）、資金流、信息流為一體的軟件管理系統，實現跨部門，甚至是跨學校的聯動，實現集成化應用，為學校提供更完善的數據體系和信息共享機制。

實現了學校業務流程再造。這也是ERP信息系統提升管理效率的明顯表現，ERP信息系統應用成功的前提，是其對學校傳統的業務工作流程進行了修飾，使其充分配合ERP信息系統的需求，形成新的業務流程模式，使其更趨于合理化，擴寬了學校的面向市場，為其吸引了更多生源，提高了家長、教師和學生對學校的滿意度。

不斷提升了學校管理質量。ERP信息系統最先應用到企業中，也正是其在企業中成效顯著，極大的促進了企業管理質量，其應用范圍才會變得愈發廣泛，在事業單位上的表現同樣如此，學校在不斷使用ERP信息系統的同時，相關使用人員的綜合素質也在被不斷提升，ERP信息系統幫助學校培養了一批現代化、專業化的雙專業職工隊伍。為了更好的衡量ERP信息系統在學校財務工作上的作用，一些學校與三方管理咨詢公司合作，借助其管理評價指標體系，對學校的管理水平進行綜合評價，發現其管理質量大幅提升，另外評價作用并不僅限于本身，通過評價，能夠為學校建立一個今后可以不斷進行自我管理的機制，這也是ERP信息系統常常被人忽視的重要作用之一，ERP系統可在一定程度上解放學校相關財務工作者，實現線上全過程動態監管，極大的節約了人力、物力，提升了工作效率，降低了人力成本，管理效能顯著提升。

提高了學校績效管理的準確性、及時性。ERP信息系統為學校提供的信息不僅是財務方面，還包括其他多方面內容，而這些信息在學校決策和管理上發揮了重要的作用，在學校ERP信息系統運用日漸成熟之后，學校根據自身的實際需要，設計出了一套動態監控績效變化表，能夠及時反饋和修正日常問題，同時將個人的工作成果與相應的獎懲連接起來，通過月度、季度以及年度匯總后，綜合評判學校職員的工作能力和工作質量，以此確定職工獎勵，達到了提升工作效率、激勵職工工作熱情的作用，實現了ERP系統的良性循環，不斷提高學校的內部管理質量，更好的踐行其社會服務、教書育人的服務性質。

五、結束語

綜上所述，ERP系統在學校財務工作上的應用，不僅是當下學校日益增加的財務工作量的需求，也是現下經濟市場發展的要求。學校只有結合自身財務工作實際，不斷摸索，形成個性化的ERP管理系統，才能夠使其發揮真正促進財務工作、提升財務工作質量的作用。由于對相關文獻、理論等解讀不精準，視野狹窄，提出的相關建設難免淺顯，未來會不斷的深入學習，力求提出更行之有效的優化方案，進一步加強ERP信息系統在學校中的應用，但就目前學校ERP系統應用效果來看，還有很大的提升空間。

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