如何實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案管理動態(tài)化
——山東省濰坊市奎文區(qū)的實(shí)踐與探索

☉ 傅曉麗 于麗萍

奎文區(qū)婚姻登記中心免費(fèi)為登記結(jié)婚新人制作電子證照

隨著我國社會的飛速發(fā)展和法治建設(shè)的日益完善，涉及不動產(chǎn)、戶口、繼承等眾多領(lǐng)域的婚姻登記檔案，日益引起重視，利用率越來越高，發(fā)揮的作用也越來越大。在信息化時代，實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案動態(tài)化管理是婚姻登記工作發(fā)展的必然趨勢。新時代，做好婚姻登記檔案管理工作，要緊抓發(fā)展機(jī)遇，充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源，努力實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案管理的數(shù)字化、動態(tài)化、智能化，使婚姻登記檔案信息更豐富、更準(zhǔn)確，從而提升婚姻登記服務(wù)效率和便民性。

實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案管理動態(tài)化的必要性

婚姻登記檔案管理工作是婚姻登記文化精髓的重要展示窗口之一。在現(xiàn)代技術(shù)飛速發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案管理動態(tài)化十分必要。

一是明確財產(chǎn)關(guān)系的需要。婚姻登記確立的是人身關(guān)系，但其背后更重要的是財產(chǎn)關(guān)系。在我們接待的當(dāng)事人中，有一種情形值得重視。當(dāng)事人父母離異后一方死亡，當(dāng)事人在處理死亡一方的財產(chǎn)繼承問題時，往往要查詢父母的離婚檔案，查看關(guān)于財產(chǎn)分配的約定。工作中，這樣的案例不在少數(shù)。由此可見，婚姻登記檔案在明確財產(chǎn)關(guān)系中發(fā)揮著越來越重要的作用。奎文區(qū)現(xiàn)存的婚姻登記檔案包括從1994年建區(qū)保存至今的資料（另收集了部分建區(qū)前的婚姻登記檔案），雖然年份跨度不長，但檔案查詢率在全市一直遙遙領(lǐng)先。查詢者利用這些檔案解決了諸如買賣房屋、購車、公證、繼承、辦理護(hù)照等實(shí)際問題。

二是普及電子證照的需要。電子證照作為具有法律效力和行政效力的專業(yè)性、憑證類電子文件，日益成為市場主體和公民活動辦事的主要電子憑證，是支撐政府政務(wù)服務(wù)運(yùn)行的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。自2020年10月26日開始，山東省婚姻登記機(jī)關(guān)為新領(lǐng)取婚姻登記證的當(dāng)事人同步簽發(fā)婚姻電子證照，并在“愛山東”APP上展示。疫情加速了普及電子證照的步伐，也推動了將原始紙質(zhì)婚姻登記檔案電子化的進(jìn)程。普及電子證照的過程有很多環(huán)節(jié)需要理順，很多流程需要優(yōu)化，要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入、掃描紙質(zhì)檔案、建立存檔數(shù)據(jù)庫以備查詢等。智能婚姻登記檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，實(shí)現(xiàn)了婚姻登記檔案查詢的智能化、規(guī)范化，優(yōu)化了婚姻登記檔案應(yīng)用的流程，提升了辦理效率。

三是降低婚姻登記工作風(fēng)險的需要。先進(jìn)信息技術(shù)在婚姻登記檔案管理中的有效運(yùn)用，是婚姻登記檔案管理水平的主要評價指標(biāo)之一。大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，能有效降低重婚率。在婚姻登記檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，如果當(dāng)事人存在故意隱瞞婚史、騙婚等情形，登記機(jī)構(gòu)工作人員受客觀條件限制，很難進(jìn)行準(zhǔn)確判斷。如今婚姻登記信息系統(tǒng)越來越完善，部分法院判決的離婚檔案和殯葬數(shù)據(jù)也逐步實(shí)現(xiàn)了互通共享，這為工作人員辦理婚姻登記提供了有效的數(shù)據(jù)支撐。

奎文區(qū)加強(qiáng)婚姻登記檔案動態(tài)化管理的創(chuàng)新舉措

近年來，奎文區(qū)不斷規(guī)范婚姻登記檔案管理工作，利用新技術(shù)提升婚姻登記檔案管理的動態(tài)化，取得了積極的成效。

一是強(qiáng)化硬件支撐。先進(jìn)的設(shè)備是實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案管理動態(tài)化的基礎(chǔ)。奎文區(qū)婚姻登記中心配備了先進(jìn)的硬件設(shè)施，采購了掃碼槍、電子手寫屏、高拍儀等外接設(shè)備，為電子婚姻登記檔案的歸檔、使用以及下一步電子身份證的識別應(yīng)用提供了硬件支撐，進(jìn)而為婚姻登記檔案動態(tài)化管理提供了基礎(chǔ)保障。下一步將配備指紋識別器、服務(wù)評價器等外接設(shè)備，更好助力婚姻登記檔案動態(tài)化管理工作。

二是著力做好婚姻登記檔案補(bǔ)錄和掃描工作。積極爭取財政資金，通過政府購買服務(wù)的形式，組織專業(yè)力量開展新中國成立以來的婚姻登記檔案補(bǔ)錄工作，確保補(bǔ)錄信息準(zhǔn)確無誤。區(qū)婚姻登記中心通過招標(biāo)購買第三方服務(wù)，于2021年5月1日開始了婚姻登記檔案補(bǔ)錄和掃描工作。補(bǔ)錄工作結(jié)束后，從省信息中心拷出數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，確認(rèn)后集中導(dǎo)入山東省婚姻登記管理信息系統(tǒng)。

三是注重創(chuàng)新和人才培養(yǎng)。2021年，奎文區(qū)婚姻登記中心設(shè)計(jì)的便于捆扎的物件收容箱和具有防潮功能的置物箱被國家知識產(chǎn)權(quán)局授予實(shí)用新型專利。區(qū)婚姻登記中心立足于婚姻登記檔案未來發(fā)展趨勢，制定總體規(guī)劃，明確發(fā)展思路，注重強(qiáng)化婚姻登記檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，健全工作人員培訓(xùn)機(jī)制。目前，區(qū)婚姻登記中心有2名工作人員獲得檔案管理副研究館員職稱，有1名工作人員被聘請為首屆民政部社會事務(wù)工作專家委員會成員、山東省民政標(biāo)準(zhǔn)化委員會委員。

進(jìn)一步完善婚姻登記檔案動態(tài)化管理的對策建議

由于歷史和客觀因素，奎文區(qū)婚姻登記檔案管理工作還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，需要進(jìn)一步完善和強(qiáng)化。

一是提高認(rèn)識水平。現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用對婚姻登記檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響。隨著山東省婚姻登記管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，信息共享更加充分，殯葬、法院離婚信息等電子檔案被錄入系統(tǒng)。要深刻認(rèn)識新技術(shù)對實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案管理動態(tài)化的重要性，提高覺悟，積極作為。

二是健全管理制度。婚姻登記檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)化和系統(tǒng)性的工作，必須要有完善的管理制度予以規(guī)范，這是促進(jìn)婚姻登記檔案管理動態(tài)化、科學(xué)化的必然要求。婚姻登記有專屬特性，涉及到公民重要隱私，法定性和保密性更強(qiáng)。婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位工作實(shí)際，建立健全婚姻登記印章、證書及數(shù)據(jù)等事項(xiàng)的管理制度，按照統(tǒng)一的規(guī)章制度開展工作，確保依法依規(guī)行政、程序合法，從而保證信息的保密性，使當(dāng)事人的合法權(quán)益得到有效保護(hù)。

三是完善管理機(jī)制。在婚姻登記檔案管理工作中，要關(guān)注業(yè)務(wù)流程中新技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。業(yè)務(wù)人員在運(yùn)用現(xiàn)代科技進(jìn)行婚姻登記檔案保管時，要在動態(tài)管理方法中產(chǎn)生專注度標(biāo)準(zhǔn)，并將專注度標(biāo)準(zhǔn)與便利度標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。要協(xié)調(diào)有關(guān)單位完成資源優(yōu)化配置的集中輸送，避免系統(tǒng)的建設(shè)造成資源消耗。

四是優(yōu)化數(shù)據(jù)查詢。數(shù)據(jù)查詢最重要的信息單元是著錄項(xiàng)，對每個婚姻登記檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目著錄是檢索的前提。因此，在婚姻登記檔案信息解析時，所展示的個人婚姻登記檔案信息內(nèi)容要具有一定的廣度和深度，以保證系統(tǒng)管理的婚姻登記檔案信息豐富，具有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)性，否則很難滿足用戶的多次搜索需求。在設(shè)置名稱的類型時，更要注重從查詢使用的角度考慮。