基于內(nèi)部控制下的中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理分析

李鳳專

【摘要】中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理內(nèi)部控制缺失，導(dǎo)致帶來(lái)控制活動(dòng)等多方面的影響，本文從中小企業(yè)做好應(yīng)付賬款管理的意義出發(fā)，提出了應(yīng)付賬款管理基于內(nèi)部控制層面上存在的問題，并給出了優(yōu)化對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)付賬款;內(nèi)部控制;控制活動(dòng)

應(yīng)付賬款管理成為加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)管理中的重點(diǎn)之一[1]，如果應(yīng)付賬款管理控制活動(dòng)不完善、信息與溝通不暢，不僅會(huì)降低了企業(yè)資金管理效率，還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，因此，完善應(yīng)付賬款管理對(duì)中小企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。

1應(yīng)付賬款管理相關(guān)理論

1.1應(yīng)付賬款概念

《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則—應(yīng)用指南》（中華人民共和國(guó)財(cái)政部令第33號(hào)）：應(yīng)付賬款是企業(yè)因購(gòu)買材料、商品和接受勞務(wù)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而應(yīng)該支付的款項(xiàng)，期末貸方余額，反映企業(yè)尚未支付的應(yīng)付賬款余額。

1.2管理概述及目標(biāo)

應(yīng)付賬款管理指的是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)所應(yīng)支付的賬款處理制度化，以加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，維護(hù)公司信譽(yù)并掌控資金動(dòng)向的科學(xué)管理手段[2]。目的是為了爭(zhēng)取合理折扣，及時(shí)反映和監(jiān)督采購(gòu)資金支出和應(yīng)付情況，提供債務(wù)總額和資金需要量，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?yàn)槠髽I(yè)提供融資功能。

1.3內(nèi)部控制五要素

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（中華人民共和國(guó)財(cái)政部令第07號(hào)）：內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通、控制活動(dòng)和監(jiān)督五個(gè)要素。本文認(rèn)為這五個(gè)要素之間具有相互支撐、緊密聯(lián)系的作用，內(nèi)部控制的好壞取決于這五個(gè)要素能否有效運(yùn)行。

2中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀及問題

2.1中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀

重視程度不夠，存在沒有管理控制，有錢就付，無(wú)錢就拖欠的現(xiàn)象，即使制定了資金計(jì)劃，但控制活動(dòng)尚不完善，內(nèi)部監(jiān)督并不到位，造成部門之間相互“踢皮球”，甚至產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，從簽訂采購(gòu)合同-入庫(kù)單-會(huì)計(jì)審核制單-付款結(jié)算-取得發(fā)票的流程來(lái)看，因?yàn)楦犊罱Y(jié)算在前而取得發(fā)票在后，所以得先把付賬款掛在借方，拿到發(fā)票以后再計(jì)提到貸方核銷，這種賬務(wù)處理方式雖然方便，但會(huì)造成應(yīng)付賬款存在借方余額，就是俗稱的“倒掛”現(xiàn)象。

2.2中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理存在的問題及分析

2.2.1缺乏良好的控制環(huán)境

監(jiān)管制度建設(shè)不夠全面，沒有給財(cái)務(wù)人員安排了解應(yīng)付賬款內(nèi)部控制和合規(guī)操作、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)相關(guān)的培訓(xùn)，員工容易忽略一項(xiàng)工作業(yè)務(wù)的上下游關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致違規(guī)現(xiàn)象多有出現(xiàn)。

2.2.2重復(fù)付款風(fēng)險(xiǎn)

辦理分批付款結(jié)算時(shí)，過于追求簡(jiǎn)便而簡(jiǎn)化資料，僅憑一張付款申請(qǐng)單就可辦理付款結(jié)算，導(dǎo)致在辦理的資金業(yè)務(wù)較多相關(guān)資料沒有及時(shí)分類整理、或沒有及時(shí)附“付訖”證明等情況下，付款申請(qǐng)單重復(fù)出現(xiàn)導(dǎo)致重復(fù)付款。

2.3.3控制活動(dòng)尚需完善

出納人員身兼賬務(wù)處理和費(fèi)用臺(tái)賬登，財(cái)務(wù)部門設(shè)置了應(yīng)收賬款專員卻沒有設(shè)置應(yīng)付賬款專員獨(dú)立專職專崗。發(fā)票管理控制不夠重視、質(zhì)量把控不到位，長(zhǎng)期沒有收到采購(gòu)發(fā)票而導(dǎo)致應(yīng)付賬款出現(xiàn)“倒掛”現(xiàn)象，發(fā)票信息與應(yīng)付賬款賬面信息不符，對(duì)賬耗時(shí)耗力且信息失真。

2.2.4信息與溝通不暢

采購(gòu)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門之間信息沒有協(xié)同，人員流動(dòng)對(duì)外沒有及時(shí)與其他相關(guān)部門進(jìn)行有效信息傳遞，對(duì)內(nèi)沒有合理進(jìn)行工作交接或者交接不清晰、不到位，對(duì)賬問題出現(xiàn)時(shí)部門與部門之間相互“踢皮球”，應(yīng)付賬款長(zhǎng)期掛著錯(cuò)賬無(wú)人處理。

2.2.5內(nèi)部監(jiān)督不到位

沒有獨(dú)立設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督部門，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員身兼內(nèi)審工作，對(duì)應(yīng)付賬款缺少權(quán)威的監(jiān)督和管理。而且，財(cái)務(wù)部門對(duì)應(yīng)付賬款的核銷環(huán)節(jié)欠缺控制，對(duì)采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)等相關(guān)部門沒有起到監(jiān)督，滋生財(cái)務(wù)舞弊。

2.2.6存在問題的原因分析

管理控制方面存在問題源于內(nèi)部控制欠缺，要優(yōu)化應(yīng)付賬款的管理就應(yīng)當(dāng)從內(nèi)控的五要素出發(fā)，進(jìn)而改善控制環(huán)境、規(guī)避重復(fù)付款風(fēng)險(xiǎn)、增強(qiáng)控制活動(dòng)、加強(qiáng)信息溝通與內(nèi)部監(jiān)督。

3中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理優(yōu)化措施

3.1.改善內(nèi)部控制環(huán)境

多開設(shè)員工對(duì)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制和在合規(guī)操作和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)等方面的培訓(xùn)，引導(dǎo)員工認(rèn)識(shí)自己工作中的操作對(duì)上下游環(huán)節(jié)造成的影響，減少違規(guī)現(xiàn)象，努力營(yíng)造出一種全員參與控制的環(huán)境和氛圍。

3.2規(guī)避重復(fù)付款風(fēng)險(xiǎn)

完善財(cái)務(wù)制度，嚴(yán)格把控付款資料，杜絕僅憑一張付款申請(qǐng)單就辦理付款結(jié)算的現(xiàn)象。網(wǎng)上匯款結(jié)算業(yè)務(wù)，效仿現(xiàn)金業(yè)務(wù)管理，匯款結(jié)算業(yè)務(wù)完成后在相應(yīng)單據(jù)上加蓋“銀行付訖”或“已付訖”等印章證明，有效避免重復(fù)付款的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。

3.3增強(qiáng)控制活動(dòng)

完善不相容職務(wù)分離制度，在出納崗位上嚴(yán)格實(shí)施錢、賬的分工負(fù)責(zé)制度，貫徹內(nèi)部牽制的組織原則，設(shè)立不同崗位，體現(xiàn)職權(quán)分明互相監(jiān)督，避免財(cái)務(wù)舞弊;同時(shí)對(duì)發(fā)票管理提起重視，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票核銷的控制，嚴(yán)格要求發(fā)票質(zhì)量，排查區(qū)分哪些發(fā)票屬于正常的未到票，哪些屬于異常的未到票，對(duì)沒有及時(shí)對(duì)未到發(fā)票進(jìn)行追蹤，明確責(zé)任人，建立完善的發(fā)票催收程序。

3.4加強(qiáng)信息溝通

建立清晰的服務(wù)臺(tái)賬管理程序，加強(qiáng)部門與部門之間的有效信息傳遞與分享溝通，發(fā)揮好如：企業(yè)微信、OA系統(tǒng)等服務(wù)工作臺(tái)的作用，使員工對(duì)公司業(yè)務(wù)流程清晰化，及時(shí)準(zhǔn)確地完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)，人員流動(dòng)時(shí)及時(shí)將“接力棒”傳到下一位工作人員手中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息協(xié)同。

3.5加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督

設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部監(jiān)督部門，且保證其權(quán)威性，對(duì)采購(gòu)審批和發(fā)票追索、付款結(jié)算、應(yīng)付賬款核銷、入庫(kù)驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，做好請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)預(yù)算、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單下達(dá)、貨物簽收單、入庫(kù)憑證、發(fā)票等記賬憑證、款項(xiàng)支付等每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督審查[3]，并定期向供應(yīng)商發(fā)送對(duì)賬函證確保會(huì)計(jì)信息記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)驗(yàn)收記錄，避免滋生財(cái)務(wù)舞弊。

4結(jié)論

應(yīng)付賬款管理是企業(yè)和經(jīng)營(yíng)管理中的重點(diǎn)之一，完善應(yīng)付賬款管理對(duì)中小企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義，本文分析了當(dāng)前中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀，并針對(duì)存在問題逐一提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施，希望能給中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理帶來(lái)一些參考。

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