淺析人民法院電子訴訟檔案的管理與利用

石潔

摘要：當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)與人們的生活密不可分，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，人民法院的電子訴訟檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子訴訟檔案的管理與利用是現(xiàn)階段人民法院檔案工作的重要組成部分，對(duì)司法為民、公正司法起著重要作用，隨著人們法律意識(shí)的增強(qiáng)，電子訴訟檔案的利用率也越來(lái)越高。

關(guān)鍵詞：電子訴訟;檔案管理

Abstract： In today's society， the Internet is inseparable from people's lives. With the rapid development of science and technology， the information age has come， and the electronic litigation files of the people's courts have emerged as the times require. The management and utilization of electronic litigation files is an important part of the archives work of the people's courts at this stage， and plays an important role in justice for the people and justice. With the enhancement of people's legal awareness， the utilization rate of electronic litigation files is also increasing .

Key words： electronic litigation; file management

一、電子訴訟檔案的特性

電子訴訟檔案是人民法院在訴訟活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值且應(yīng)歸檔保存的電子訴訟文件，包括法律文書(shū)的電子文本、電子證據(jù)、電子庭審錄音錄像，以及案卷歸檔后經(jīng)數(shù)字化處理或同步數(shù)字化產(chǎn)生的紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本等。電子訴訟檔案利用更加方便、快捷，與傳統(tǒng)紙質(zhì)訴訟檔案相比，其存在以下特性：

1.依托性。電子訴訟檔案必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)上，依托法院檔案的信息管理平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)通信及交換來(lái)完成，依靠檔案信息管理系統(tǒng)中各模塊功能來(lái)充分展顯其優(yōu)越性并發(fā)揮作用。

2.特殊性。電子訴訟檔案存放的載體比較特殊。一種是在線存儲(chǔ)，主要包括檔案專(zhuān)用存儲(chǔ)服務(wù)器、云存儲(chǔ)等。一種是離線存儲(chǔ)，主要包括存儲(chǔ)密度較高的光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。

3.便利性。電子訴訟檔案的建立，為提高審判效率，促進(jìn)審判方式的改革奠定了基礎(chǔ)。利用者通過(guò)自己的用戶(hù)名、密碼登錄后提交申請(qǐng)、待檔案部門(mén)審批后足不出戶(hù)即可實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的借閱，既節(jié)省精力、又節(jié)約時(shí)間，明顯提高辦案效率。對(duì)一些動(dòng)態(tài)形式的錄音、錄像檔案也可進(jìn)行在線瀏覽。

4.共享性。電子訴訟檔案通過(guò)法院檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱、下載，即在同一時(shí)間，不同地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)訴訟檔案信息資源共享，突破了傳統(tǒng)調(diào)檔方式上的局限性，大大提高了訴訟檔案的利用價(jià)值。

5.不穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案相比，由于電子訴訟檔案存放載體的多樣化，使其具有不穩(wěn)定因素。因其制作方式的特殊性，可以說(shuō)電子訴訟檔案既是原始的，又是復(fù)制的。如果遭遇管理系統(tǒng)故障、病毒入侵等情況時(shí)，有可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失或損壞。因此，目前各級(jí)法院均采用了“雙套制”保存管理模式。

二、法院電子訴訟檔案的現(xiàn)狀

（一）訴訟檔案電子化的發(fā)展

近幾年，各級(jí)法院已逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。以筆者所在的法院為例，從最初的手動(dòng)登記、檢索到現(xiàn)在的電子接收、檢索、統(tǒng)計(jì)分析，訴訟檔案經(jīng)歷了從輔助管理——應(yīng)用管理——網(wǎng)絡(luò)管理發(fā)展的全過(guò)程，無(wú)論是硬件配置還是軟件開(kāi)發(fā)都進(jìn)行了深度的研究與探討。現(xiàn)統(tǒng)一使用的全省法院檔案信息管理系統(tǒng)已完全實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案在線提交、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等功能，已初步達(dá)到了檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。

（二）電子訴訟檔案的利用優(yōu)勢(shì)

在訴訟活動(dòng)中，法官、律師、案件當(dāng)事人等各方主體因調(diào)查取證參考等需要均會(huì)到法院要求調(diào)取訴訟檔案。過(guò)去查閱訴訟檔案在窗口進(jìn)行，受工作時(shí)間、服務(wù)場(chǎng)所限制，查閱時(shí)間長(zhǎng)，工作效率低。電子訴訟檔案建立后，現(xiàn)代化的管理手段大大提高了訴訟檔案的檢索利用的效率。

1.快捷、高效地服務(wù)審判，提高辦案效率。

實(shí)行電子訴訟檔案網(wǎng)上借閱后，法官可在辦公室電腦上，通過(guò)簡(jiǎn)單的操作即可實(shí)現(xiàn)借閱、下載、打印等服務(wù)，不受工作時(shí)間和服務(wù)場(chǎng)所的限制。在年度（季度）訴訟檔案抽查、復(fù)查和執(zhí)行部門(mén)集中執(zhí)行需要大批量調(diào)卷時(shí)，更顯示了電子訴訟檔案利用的優(yōu)勢(shì)，幾分鐘就能完成過(guò)去花數(shù)天才能完成的調(diào)檔任務(wù)，快捷、高效，辦案效率也大大提高。

2. 快速、便捷地服務(wù)社會(huì)，實(shí)現(xiàn)司法為民

律師、案件當(dāng)事人等在調(diào)檔窗口可隨到隨查，不用因檔案被借走而徒勞奔波。特別在全省法院電子訴訟檔案三級(jí)共享對(duì)內(nèi)、對(duì)外異地查閱功能開(kāi)放后，律師與當(dāng)事人可到省內(nèi)就近的法院調(diào)取自己所需的訴訟檔案，真正實(shí)現(xiàn)了便捷、高效的司法為民服務(wù)。

三、做好電子訴訟檔案管理及利用的主要措施

（一）加強(qiáng)電子訴訟檔案管理，提高利用效果

電子訴訟文件的收集、整理是電子訴訟檔案管理重中之重，電子訴訟檔案的歸檔質(zhì)量直接影響到其利用效果。

1.分層管理，明確責(zé)任。審判業(yè)務(wù)部門(mén)將與案件有關(guān)的全部電子文件、庭審錄音錄像與紙質(zhì)檔案進(jìn)行校對(duì)，確保完全一致后方可提交歸檔，其應(yīng)對(duì)電子訴訟案卷質(zhì)量負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)通過(guò)在線接收或離線存儲(chǔ)方式將案卷相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于檔案專(zhuān)用存儲(chǔ)服務(wù)器上進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查，對(duì)電子訴訟檔案立卷質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.提升標(biāo)準(zhǔn)，提高質(zhì)量。目前，筆者所在法院訴訟檔案按冊(cè)掃描和存儲(chǔ)文件，數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)為單頁(yè)JPG掃描格式，200DPI分辨率彩色掃描。實(shí)踐中，我們偶爾會(huì)遇到證據(jù)（如：當(dāng)事人提交的病歷、醫(yī)療費(fèi)發(fā)票等）原件字跡偏淡，導(dǎo)致圖片保存不清楚時(shí)，我們均單獨(dú)采用提高DPI分辨率，調(diào)整色階的方式來(lái)改善圖片質(zhì)量，確保電子訴訟檔案真實(shí)與完整，提高利用效果。

（二）規(guī)范電子訴訟檔案利用方式， 確保信息安全

電子訴訟檔案的利用方式有以下三種：1.直接利用。直接利用是指經(jīng)檔案部門(mén)審批同意，通過(guò)法院檔案信息管理系統(tǒng)直接在線查閱所需電子訴訟檔案并打印。直接利用打印后的材料經(jīng)加蓋人民法院檔案證明專(zhuān)用章，與檔案原件具有同等效力。因此，為保證案件當(dāng)事人的合法權(quán)益，檔案部門(mén)對(duì)電子訴訟檔案利用者身份需進(jìn)行嚴(yán)格審查。2.網(wǎng)上查閱。網(wǎng)上查閱，是在一定的權(quán)限范圍內(nèi)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將電子訴訟檔案數(shù)據(jù)傳輸給電子檔案利用者查閱，對(duì)是否打印也可進(jìn)行限制操作。通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的轉(zhuǎn)換方式實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流。該方式的利用過(guò)程，法院檔案信息管理系統(tǒng)可做到全程跟蹤監(jiān)督，使用相對(duì)安全。3.提供拷貝。拷貝主要是將電子訴訟檔案可查閱內(nèi)容的原始數(shù)據(jù)通過(guò)光盤(pán)、U盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)等載體提供給相關(guān)單位或個(gè)人。此種利用方式特點(diǎn)是方便、快捷，但存在信息安全隱患。

針對(duì)以上三種利用方式，檔案部門(mén)可結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行選擇使用，根據(jù)電子訴訟檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效管理。對(duì)涉及、國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私及不公開(kāi)的案卷材料不宜提供拷貝;針對(duì)網(wǎng)上查閱的方式，網(wǎng)管需定期根據(jù)各法官變動(dòng)情況對(duì)利用權(quán)限進(jìn)行及時(shí)更新，確保電子訴訟檔案的信息安全。

（三）完善電子訴訟檔案利用制度，發(fā)揮利用優(yōu)勢(shì)

電子訴訟檔案利用是紙質(zhì)訴訟檔案利用的一個(gè)延續(xù)，檔案利用的相關(guān)單位或個(gè)人需嚴(yán)格執(zhí)行最高人民法院和國(guó)家檔案局印發(fā)的《人民法院訴訟檔案管理辦法》及《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》的通知規(guī)定。法院的檔案部門(mén)通過(guò)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)訴訟檔案進(jìn)行收集、整理，一方面實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案的電子化管理，另一方面滿(mǎn)足了電子檔案利用者的需求。我們?cè)诖_保電子訴訟檔案真實(shí)、完整的前提下，也要促進(jìn)電子檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。因此，在建立電子檔案管理制度的基礎(chǔ)上，要充分發(fā)揮電子訴訟檔案的利用優(yōu)勢(shì)，完善其利用制度顯得尤為關(guān)鍵。

首先方式更新要跟上。過(guò)去法官辦案，習(xí)慣于使用紙質(zhì)卷宗，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，我們也可通過(guò)制度來(lái)幫助他們進(jìn)行利用方式的改變。我們盡量?jī)?yōu)先提供電子訴訟檔案，減少紙質(zhì)檔案的損耗，這樣既發(fā)揮了電子訴訟檔案利用價(jià)值，又延長(zhǎng)了實(shí)體檔案的壽命。其次，結(jié)合各家法院的實(shí)際情況，對(duì)于電子錄音、錄像檔案的利用原則、利用范圍、借閱方式等進(jìn)行深入研究，制定相應(yīng)的規(guī)章制度。最后，對(duì)于不同介質(zhì)載體復(fù)制、拷貝的利用，可增加相應(yīng)的審批手續(xù)，并提醒使用方妥當(dāng)保管使用后及時(shí)銷(xiāo)毀。

（四）加強(qiáng)電子訴訟檔案日常管理，確保數(shù)據(jù)完整

1.做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失

電子訴訟檔案一般采用在線或離線方式存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)使用檔案專(zhuān)用存儲(chǔ)服務(wù)器，筆者所在法院的電子訴訟檔案服務(wù)器的數(shù)據(jù)均統(tǒng)一由省法院存儲(chǔ)在云端，鑒于訴訟檔案的重要性，我們也采取了離線存儲(chǔ)及異質(zhì)載體的備份方式，一份備份至移動(dòng)硬盤(pán)，一份備份至光盤(pán)，避免數(shù)據(jù)丟失。

2.加強(qiáng)日常管理，避免數(shù)據(jù)損壞

離線存儲(chǔ)內(nèi)容均記錄在磁性介質(zhì)或光學(xué)材料上，如磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。由于其保管的特殊性，對(duì)于抵御外界不利因素的能力較弱，所以有可能會(huì)出現(xiàn)因保存不利而出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的情況，其對(duì)周?chē)h(huán)境有著較高的要求。存放時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源、并與有害氣體隔離，溫度控制在17℃～20℃，相對(duì)溫度控制在35%～45%范圍內(nèi)，避免數(shù)據(jù)損壞。

3.采取防控措施，確保檔案利用

電子訴訟檔案利用必須在保證各介質(zhì)安全的前提下進(jìn)行。各級(jí)法院應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系，加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)安全等級(jí)防護(hù)。嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，防止病毒及黑客入侵，防止檔案在傳輸過(guò)程中泄露審判機(jī)密。法院系統(tǒng)的電腦安裝硬件防火墻，經(jīng)常更新防病毒軟件，定期進(jìn)行防病毒掃描，設(shè)置使用權(quán)限，禁止任何人對(duì)電子訴訟檔案信息進(jìn)行篡改，確保檔案正確完整的利用。

（五）開(kāi)展訴訟文件電子元數(shù)據(jù)收集，提高利用水平

元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。筆者所在法院的檔案信息管理系統(tǒng)與法院綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)有效連接，給訴訟檔案元數(shù)據(jù)的歸檔打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。元數(shù)據(jù)通過(guò)對(duì)電子文件的內(nèi)容特征、載體的環(huán)境特征以及電子檔案形成過(guò)程中的環(huán)境和背景信息的描述，記錄電子檔案的相關(guān)屬性和背景信息。元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中所存儲(chǔ)的信息與電子檔案的信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等是一一對(duì)應(yīng)的，是電子檔案的原始狀態(tài)的記錄。檔案部門(mén)通過(guò)元數(shù)據(jù)的特征可以快速檢索，并能夠確認(rèn)電子檔案的真實(shí)性與完整性，元數(shù)據(jù)可以保證電子訴訟檔案數(shù)據(jù)安全，有利于電子訴訟檔案的長(zhǎng)期保存。因此，開(kāi)展訴訟文件電子元數(shù)據(jù)的收集是電子訴訟檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提高電子訴訟檔案的開(kāi)發(fā)與利用水平的必由之路。