醫院檔案室信息化建設的現狀和對策

伍志新

（唐山市第二醫院 河北 唐山 063000）

根據衛生部的相關統計，目前國內75%的醫院已建或正在建設HIS（醫院信息系統）。從地區分布看，存在著嚴重的不平衡。華東地區醫院建設HIS比例接近90%，其它大部分地區在45～60%之間，西部地區和東北地區則相地更低；從醫院規?？矗〖夅t院建設HIS的比例達到95%，地市級醫院建設HIS的比例為70%，縣級醫院為50%。總體來說，由于多方面的原因，我國醫院的IT應用相較其他行業依然處于落后狀態。正是由于目前我國許多醫院的業務系統是獨立運作的，這造成了其數據不通和信息孤島現象，對醫護和患者來說都造成了一定程度上的不便?？紤]到醫院信息化建設是打通各業務系統底層數據，統一信息、統一標準、統一流程，讓各項業務流轉起來，數據互聯互通，這樣既便于醫院管理，也避免患者就診時在不同科室來回奔波。而醫院檔案是醫院醫療資源的一部分，在市場經濟逐步建立的形勢下，醫院檔案室如何通過信息化建設工作，更加高效的進行檔案的收集、整理、利用等方面的工作，就成為了當前醫院管理工作中的重要課題。[1]

1.醫院檔案室信息化建設的內涵

檔案信息空間是為電子檔案設計的，采用電子計算機等信息手段，利用現代信息技術處理檔案信息資源，保證檔案資源有效利用的檔案管理系統。醫院檔案信息室建設主要由兩部分組成，分別是紙質檔案的計算機化和電子文件的歸檔與存儲。

目前，根據醫院檔案的現狀，我國許多研究者越來越深刻地認識到檔案的重要性，并取得了許多研究成果。一般認為，醫院檔案包括醫院黨委管理局檔案、醫學科研檔案、專業檔案、基礎設施檔案、醫療器械檔案、財務檔案等考慮到醫院檔案信息化是將醫院在醫療活動、行政管理等工作過程中形成的信息，按照特定存儲方式存儲在相應存儲介質上，并高效利用的一種運作方式。醫院檔案室信息化建設，這可以幫助一線醫護人員對醫療信息資源進行更加合理的應用，不僅僅方便了醫院工作人員對檔案信息進行查詢檢索，而且也能夠為醫院管理決策提供更多的支持。[2]

隨著經濟全球化和社會信息化進程的加快，我國許多大型醫院正逐步進入信息時代。醫院信息化建設提高了醫療工作效率，促進了醫院的全面發展。信息化是信息時代醫院檔案建設的重要組成部分。為適應信息時代的發展趨勢，一些醫院開始開展信息檔案建設，取得了經濟效益與社會效益并重的顯著成效。因此，醫院檔案的計算機化對維護醫院檔案的完整性和原創性，優化醫院檔案資源結構具有重要意義。[3]

2.加快醫院檔案室信息化建設的意義

如果對許多醫院以往的檔案信息管理工作進行探究則可以發現，許多醫院的檔案管理工作中存在有管理模式陳舊、信息更新滯后、信息檢索繁瑣、信息保存困難等方面的弊端，這對于醫院強化檔案管理工作而言造成了負面影響?？紤]到醫療信息是非常寶貴的資源，一旦丟失則后果必將是災難性的。而實施醫院檔案室信息化建設，是新形勢下糾正以往檔案管理工作中不足之處的有效措施，也可以說醫院檔案室信息化的實施，是順應醫療技術進步的必然趨勢。這一舉措不僅有利于醫院檔案管理制度規范化，提高醫院檔案室專業化水平，而且有利于保存更有價值的醫療檔案信息，便于醫療檔案的組織、管理、檢索，節省醫院行政管理費用，形成規范有序的醫院檔案室管理模式。[4]

3.醫院檔案室信息化建設現狀

3.1 對檔案室的特征性認識不足。

醫院檔案室最顯著的特點是專業性，這是這一部門區別于其他領域檔案管理機構的最主要特點，這也為醫院檔案室的科學管理和信息化建設提供了重要依據。現階段我國許多醫院檔案室對檔案的管理、分類和歸檔是雜亂無章、不完整的，這導致了許多醫院的醫療檔案種類繁多，實際使用率低，醫院檔案室在檔案各個管理環節，如收集、分類存儲、統計分析、鑒定和使用等方面都存在嚴重問題，且專業水平較低。這使得部分醫院的醫療檔案門類不全，結構不完善，實用性低、檔案整體內容空泛、檔案格式不規范、檔案門類不全面，較為缺乏醫療研究檔案和醫院設備檔案，因此遠遠不能滿足醫改大環境下醫院的日常運作和使用需要。[5]

3.2 檔案利用反饋率不理想

由于醫院的工作主要集中在醫療服務上，從事檔案管理的醫院工作人員對檔案管理的認識相對較低，對檔案使用的反饋不夠重視，無法發現檔案中存在的問題。長期以來，許多醫院的檔案管理員只負責收集和保存檔案，而不為醫院各部門提供相關的檔案服務，導致醫院部分科室工作人員不了解檔案室的性質和功能，這也使得醫院檔案管理人員的工作無法得到足夠的支持和理解。伴隨著近年來我國許多醫院的轉型運營，檔案管理人員調動頻繁，很多情況下難以提供有價值的檔案研究成果。[6]

4.醫院檔案室信息化建設對策

4.1 加強領導、更新思維

從醫院管理局獲取的醫療活動數據、醫院管理局數據、社會福利數據、醫療糾紛數據等。隨著我院醫療管理水平的提高，醫療技術信息化水平不斷提高。醫療檔案信息化是醫院信息化的重要組成部分。加強醫院信息檔案建設，不僅滿足了醫院信息化發展的需要，而且客觀上提高了醫院管理的水平和效率。在這一過程中，醫院的管理層需要運用創造性思維來加強醫院檔案室的信息化建設，用人力資源變革意識、發展意識來適應當今信息技術和網絡技術的發展情況，實現醫院醫療檔案的信息化管理，為各科室和患者都提供更多便利的檔案服務。

4.2 建立和完善檔案室規章制度

醫院檔案信息化建設不能夠脫離醫院的實際情況，不能變成空談的“空中樓閣”，而是需要院方進行科學合理的研究后才能夠得出結論。醫院領導人員要轉變自身觀念，創新檔案管理思路，著力于醫院檔案信息化建設，從戰略高度對醫院檔案信息化建設進行總體性布局，制定具體工作方案，進而分層、分步推進醫院檔案信息化建設。在這一過程中，醫院檔案管理人員應當對檔案實行制度化、規范化管理，對檔案的形成、積累、歸檔、整理、鑒定、保存和利用等各個環節，都要作出具體明確的規定，制定一套檔案管理制度和辦法，其內容應包括三個方面，分別是醫院檔案管理人員的職能，明確檔案收集整理范圍，確保檔案數據備案率和完整性、準確性符合規定要求。與此同時，院方應當制定檔案室管理的考核內容和考核辦法，其中考核的主要內容為檔案資料的收集是否完整、完整、正確、規范，其質量是否符合規定要求，檔案管理職責是否得到落實，檔案管理制度的落實情況如何，從而提高醫院檔案室管理工作的整體效率。

4.3 堅持服務機制創新

隨著醫療檔案內容的持續增加，醫院檔案工作人員應當通過多種渠道全面收集檔案資料，擴大檔案類別，使檔案管理工作更加專業化，滿足醫院不同科室和醫務人員的需求。為了能夠達到更好地協調效果，醫院檔案工作人員應當主動和其他科室的同事溝通，了解他們對于醫療檔案的實際需要，從而為醫療檔案室營造更加良好的外部氛圍。此外，醫院檔案管理人員除了積極為醫院各項科技活動提供檔案信息外，還應當不斷提高自身參與意識，為醫院的信息化發展建言獻策，參與醫院各科室之間的定期聯系，提高各項檔案服務品質。

4.4 創新醫院檔案室信息化建設思路

院方應當著眼于建設醫院檔案室信息資源庫，這是因為醫院檔案室是反映大量醫療信息的主要渠道。在醫院科研工作中創建檔案室，一方面能夠映射出醫院以往的科研成果，并且在事實上也為醫院后續的信息化工作奠定了重要基礎。

考慮到醫院檔案室館主要收集醫療數據、實驗原始數據和醫療論文等，因此院方應當以信息化建設為基點，從實際出發實事求是的采取行動，從而為檔案計算機化結構的進一步發展創造更好的條件。

4.5 優化、整合財力和人力資源的投入

醫院信息化是一項大規模、緩慢的建設，需要大量的資金和人力支持。一方面，醫院要建立醫院檔案信息化建設專項資金，將醫院檔案信息化納入醫院建設和發展規劃，制定適合當前建設形勢的投資計劃，確保醫院資金的連續性和穩定性，為醫院檔案信息計算機設備建設提供強有力的資金支持另一方面，在學術上，要重點抓好專業干部檔案的信息化建設，吸納更多的醫學、檔案、計算機理論知識和人才，優化醫院檔案工作人員的人員結構，制定科學合理的考核標準，為提高技能和穩定職業干部提供一定渠道。此外，醫院還需要定期培訓醫院檔案工作人員，提高他們的學習能力，更新管理者的工作觀念，提高管理者的素質，為醫院檔案工作的長遠發展做出更大貢獻。

結束語

總之，醫院檔案信息化建設是醫院信息化發展的必然前提。在信息化、網絡化飛速發展的今天，醫院檔案信息化是一個很好的信息化改革工具。因此院方在檔案室信息化建設過程中，醫院在檔案信息化建設時，既要立足于科學性和實用性，又要兼顧先進性和技術性。醫院檔案信息化是一項艱巨而長期的工作，在建設過程中不可避免地會出現這樣的問題。為了有效地解決這個問題，院方有必要制定規范檔案管理制度，加強檔案室隊伍建設并增加資金投入，著力拓展檔案資源，加大信息管理標準化步伐，在高科技水平基礎上實現檔案管理的信息化，實現醫院檔案的信息資源共享?？傊S著醫院管理機制的轉變，醫院檔案室的運行機制也會隨之發生變化。因此，醫院檔案室要努力做好檔案管理工作，并在醫院改革的大潮中發揮更加積極的作用。