探究電子檔案管理在檔案管理中的應用

申桂海

摘 要：隨著信息技術的不斷發展與進步，各行各業的電子化建設成為必然趨勢，科技的發展也有效推動了自動化辦公和無紙化辦公的發展。如今，在各行各業的檔案管理工作中也逐漸開始實行信息化、數字化建設，電子檔案的運用，充分發揮其優勢，可有效彌補傳統紙質檔案管理工作中的不足，有利于提高檔案管理工作的效率，有效提高檔案的安全性。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;優勢

引言

隨著時代發展，傳統的檔案管理方式難以有效滿足當前社會發展的需要，因此檔案管理方式的變革是大勢所趨。基于此，各行各業在進行檔案管理工作時，應該采取更加有效、便捷的管理辦法。如今，運用信息技術展開電子檔案管理，可以有效實現檔案的高效化整理、歸檔和存儲，用戶在進行檔案查閱時也會更加便捷，從而有效提高檔案管理的效率和信息的安全性。

一、電子檔案在檔案管理中的優勢

信息技術的發展推動檔案管理的電子化建設，電子檔案管理可以有效彌補傳統檔案管理方式的不足之處，從而促使檔案管理工作的效率獲得改善，為用戶提供更加高效、便捷的檔案管理服務。加強電子檔案管理與傳統檔案管理的有機融合，可以確保檔案管理工作的高效化開展和實施，是新時代檔案管理方式發展的必然趨勢。

1.建立電子檔案，進行電子檔案館，需要運用計算機、磁盤等相關電子設備，對信息進行數字化處理。相較于傳統的紙質檔案，可以有效節省存儲空間，檔案信息的獲取、利用也變得更加高效、快捷。

2.將信息進行電子化處理，建立電子檔案，檔案信息與載體之間可以相互分離。用戶可以只對部分檔案進行查詢，從而減少檔案信息泄露的風險。

3.檔案信息進行電子化存儲，不具備人工可讀性，可有效提高檔案信息的保密性。

二、電子檔案在檔案管理中的應用

（一）增強信息管理意識

現代社會發展迅速，高效和便捷成為新時代的核心關鍵詞，傳統的檔案管理方式已經無法滿足人們的實際需求，對檔案管理辦法進行改進勢在必行。因此，電子檔案出現在人們的工作和生活中，檔案管理工作的效率得到了有效提高。為順應社會發展，加大檔案管理電子化建設力度，可以促使電子檔案可以在不同行業和領域中充分發揮自身優勢，相關人員需要針對電子檔案管理建立完善的標準，明確電子檔案管理的流程和要求，可有效提高電子檔案管理的規范性，避免出現檔案管理混亂的情況出現。

（二）提高電子檔案網絡安全

將信息進行電子化處理，建立電子檔案，需要依托計算機設備，為確保電子檔案中信息的安全性，需要定期對檔案管理系統進行維護和升級，提高系統的性能以及安全性，確保將檔案的安全管理工作切實落到實處。首先，檔案管理人員需要接受專業培訓，幫助管理人員樹立安全管理意識，提升管理人員的專業素養，如要求管理人員定期對檔案管理系統的硬件與軟件進行維護與升級;其次，需要加強電子檔案存儲設備的管理工作，定期對存儲設備進行檢查與維護;再次，檔案管理部門需要聘請專業的技術人員負責電子檔案的網絡安全管理工作，以便更好的應對不法分子的網絡攻擊行為，確保檔案信息的安全性;最后，規范電子檔案管理流程，避免因為相關工作人員對電子檔案進行管理時，由于操作不當，造成電子檔案中的信息泄露，消除可能存在的安全隱患，可確保電子檔案管理的安全性，提升電子檔案的保密性。

（三）加強信息化人才建設

檔案管理信息化建設，需要注重信息人才培養，建立專業性強的信息化管理團隊，才能高效展開電子檔案管理工作。首先，檔案管理人員需要參加專業培訓，提升管理人員的信息化素養、計算機操作能力、信息的收集分析能力等;其次，加強電子檔案管理流程中人員之間的有效溝通，確保檔案管理工作的各個環節可以有效銜接，減少安全隱患;最后，電子檔案管理人員必須掌握信息的收集、整理、分類、傳輸等技能，確保管理人員可以勝任工作。

（四）加強電子檔案各環節的管控

1.在建立電子檔案時，需要將信息歸檔的時間標注清楚，并明確電子文件的版本、類型、格式等。建立電子檔案時，相關工作人員需要確保信息的完整性，并確保電子檔案中的信息與紙質檔案中的信息保持完全一致。

2.進行電子檔案信息的收集與整理，要確保信息的及時性，全面性，電子檔案的管理需要嚴格按照相關規定對數據進行信息備份，對電子檔案信息做好相關登記工作，可有效促使電子檔案管理效率提升。

3.進行電子檔案移交，需要各部門之間進行有效的工作銜接，確保交接工作嚴格按照檔案交接流程進行，避免出現信息泄露等風險問題。電子檔案交接完成后，需要檔案管理部門進行統一管理。

4.建立電子檔案、存儲電子檔案、管理電子檔案，在一系列電子檔案管理流程中，相關工作人員，必須嚴格把控電子檔案的安全性，利用多種形式對電子檔案進行保存，可以有效避免電子檔案丟失，保存電子檔案的方式包括光盤、硬盤、移動存儲介質、異地存儲或云存儲等。

結語

總而言之，社會的快速發展，對于檔案管理方式提出了更高要求。在信息技術飛速發展的現代社會，加強檔案管理電子化建設勢在必行。在電子檔案管理過程中，需要各部門人員加強電子檔案管理意識，提高相關工作人員的整體水平以及專業素養，嚴格按照電子檔案管理制度開展檔案管理工作，確保電子檔案管理的網絡安全性，才可有效發揮電子檔案在檔案管理中的作用，為用戶提供更加高效快捷的電子檔案應用服務。

參考文獻：

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